劉雙雙 徐瑩

【摘要】國(guó)有企業(yè)是國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要組成部分，隨著企業(yè)做大做強(qiáng)，辦公效率在不同程度上影響了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展和在同行業(yè)中的競(jìng)爭(zhēng)力。本文首先分析了企業(yè)信息化管理中自動(dòng)化辦公的必要性，然后細(xì)致分析了如何高效利用企業(yè)各類(lèi)自動(dòng)化辦公信息系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】國(guó)有企業(yè)；信息系統(tǒng)；高效管理

一、企業(yè)信息化管理中自動(dòng)化辦公的必要性

企業(yè)信息化管理是大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，辦公自動(dòng)化是實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)。企業(yè)辦公中的合同管理、報(bào)銷(xiāo)管理、資金管理、人力資源管理、電子公文等，如果應(yīng)用相應(yīng)的自動(dòng)化辦公軟件來(lái)進(jìn)行管理，就能夠?qū)崿F(xiàn)高速、高效和高質(zhì)量。隨著企業(yè)中辦公項(xiàng)目的增多，業(yè)務(wù)量增大，采用人工的方式來(lái)進(jìn)行各個(gè)辦公流程和相關(guān)部門(mén)的協(xié)作有很多實(shí)際困難，例如辦公人員時(shí)間有限，因公外出不在辦公室等等。如果應(yīng)用自動(dòng)化辦公，就能夠?qū)ζ髽I(yè)各個(gè)部門(mén)的工作流程、工作處理進(jìn)度等進(jìn)行明示，這樣就可以合理安排自己的辦公時(shí)間，從而提高工作效率。

二、如何高效利用企業(yè)各類(lèi)自動(dòng)化辦公信息系統(tǒng)

（一）合同系統(tǒng)。合同是企業(yè)之間合作的重要文件，也是企業(yè)保護(hù)自身合法權(quán)益的重要證明。所以，企業(yè)在所有的合作中都要簽訂合同，并且要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的層層審批，保證合同的內(nèi)容精確無(wú)誤。鑒于此，合同的簽訂數(shù)量就非常大。辦公自動(dòng)化中合同系統(tǒng)的缺點(diǎn)是閱讀權(quán)限問(wèn)題。雖然合同系統(tǒng)可以提升合同簽訂的速度，對(duì)合同相關(guān)內(nèi)容的審定也不會(huì)受到空間和時(shí)間的限制，但是合同系統(tǒng)文件的閱讀權(quán)限是個(gè)需要改進(jìn)的地方。石油天然氣企業(yè)的業(yè)務(wù)量大，所需要簽訂的合同數(shù)量非常多，不同數(shù)額的合同需要不同級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)審核簽閱。所以合同管理系統(tǒng)的閱讀權(quán)限不能一刀切，需要向著授權(quán)方向改變。當(dāng)合同擬定之后，由發(fā)起人對(duì)需要簽閱合同的領(lǐng)導(dǎo)以及人員授權(quán)，從而實(shí)現(xiàn)合同系統(tǒng)管理的自動(dòng)化，也能確保企業(yè)合同信息的安全。

（二）電子公文OA。電子公文OA雖然在收發(fā)文件和會(huì)議管理以及協(xié)同合作中發(fā)揮了優(yōu)勢(shì)，但是還有許多缺點(diǎn)需要改進(jìn)。第一，電子公文系統(tǒng)中，在收文和發(fā)文過(guò)程中，文件保密沒(méi)有在實(shí)踐中較好應(yīng)用。OA是辦公的一部分，但并不是在OA系統(tǒng)中所有的文件都只能在中石油內(nèi)網(wǎng)中流轉(zhuǎn)，受項(xiàng)目工作環(huán)境的限制，并不是所有的人員都能夠使用中石油內(nèi)網(wǎng)，這樣就導(dǎo)致有一些需要全員閱讀的文件無(wú)法通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行傳閱。如果OA發(fā)文件后沒(méi)有及時(shí)閱讀，還需要發(fā)件員電話告知各個(gè)收件人，就失去了辦公自動(dòng)化的意義。所以，電子公文OA系統(tǒng)要設(shè)置內(nèi)外網(wǎng)權(quán)限，并且與收件人常用的通信設(shè)備關(guān)聯(lián)。這樣就可以在公文發(fā)布之后通知到各個(gè)收件人。另外，收件人的閱讀情況要有所反饋，要對(duì)沒(méi)有打開(kāi)文件閱讀的情況進(jìn)行標(biāo)注。這樣就可以讓發(fā)件人及時(shí)了解到大家對(duì)公文內(nèi)容的閱讀情況，并根據(jù)需要通知個(gè)別工作人員及時(shí)閱讀。第二，對(duì)會(huì)議通知發(fā)布和協(xié)同合作通知，要設(shè)置信息反饋對(duì)話框。這樣可以及時(shí)在OA上溝通和反饋信息，從而有利于會(huì)議組織和協(xié)同工作部門(mén)及時(shí)調(diào)整安排。

（三）人力資源管理系統(tǒng)。人力資源管理系統(tǒng)自動(dòng)化是企業(yè)信息化管理的重要組成部分。在以人為本的發(fā)展理念下，企業(yè)人才資源管理是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化人力資源系統(tǒng)管理之后，可以對(duì)企業(yè)各個(gè)部門(mén)的人才資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)人才的工作精力、潛在職業(yè)能力以及自我職業(yè)生涯規(guī)劃有全面的了解。雖然人資管理系統(tǒng)表現(xiàn)出了諸多優(yōu)點(diǎn)，但是還有很多缺點(diǎn)需要改進(jìn)。第一，各個(gè)部門(mén)對(duì)人才工作情況的評(píng)價(jià)要通過(guò)自動(dòng)化辦公軟件反饋到人力資源管理部門(mén)，從而有利于人力資源部門(mén)和各個(gè)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人才背景的了解。第二，企業(yè)所有員工都要能參與到人力資源管理系統(tǒng)當(dāng)中。企業(yè)工作人員自身的資質(zhì)或者職業(yè)技能得到提升后，可以登錄個(gè)人賬號(hào)來(lái)修改個(gè)人信息。這樣省去了人力資源統(tǒng)計(jì)的麻煩，也能夠促進(jìn)員工的自我提升。因此，人力資源資源管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，可以從眾多人才中快速篩選出與目標(biāo)崗位相匹配的工作人員，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（四）集中報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)。國(guó)有企業(yè)的財(cái)務(wù)管理非常嚴(yán)格，所有的進(jìn)出賬都需要嚴(yán)格按照既定的流程來(lái)辦理。這樣的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)有利于企業(yè)賬目明確，避免徇私舞弊。當(dāng)利用集中報(bào)銷(xiāo)處理提交審批報(bào)銷(xiāo)單據(jù)之后，大幅度提高了辦公效率。但在實(shí)際工作中，報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)還存在一些缺點(diǎn)有待改進(jìn)。第一，企業(yè)內(nèi)各個(gè)相關(guān)部門(mén)都要申請(qǐng)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)賬號(hào)并劃歸所管預(yù)算。所有需要報(bào)銷(xiāo)的人員先在平臺(tái)上進(jìn)行填報(bào)，選用適合的預(yù)算項(xiàng)目，填報(bào)好后提交所屬領(lǐng)導(dǎo)審核，并按照財(cái)務(wù)部門(mén)的相關(guān)要求來(lái)黏貼報(bào)銷(xiāo)單據(jù)。第二，集中報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)的使用方式要進(jìn)行調(diào)整，劃分內(nèi)外網(wǎng)權(quán)限，使在項(xiàng)目上不方便通過(guò)內(nèi)網(wǎng)登錄集中報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)處理報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的人員也可以處理審核報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)。這樣就節(jié)省了財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)人員的時(shí)間，也減輕了一定的工作量，并且提高了工作效率。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公自動(dòng)化對(duì)于提高企業(yè)辦公效率有著重要影響，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理的重要組成部分。在“一帶一路”倡議的引導(dǎo)下，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)會(huì)更上一層樓，國(guó)有企業(yè)作為國(guó)家支柱產(chǎn)業(yè)，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)范圍和規(guī)模都必然擴(kuò)大。這就需要一個(gè)強(qiáng)大的辦公系統(tǒng)來(lái)有條不紊地管理各項(xiàng)工作。因此，國(guó)有企業(yè)所有的工作人員都要熟悉相關(guān)的自動(dòng)化辦公軟件。需要注意的有兩點(diǎn)：一是企業(yè)員工要有持續(xù)學(xué)習(xí)的態(tài)度，能夠快速掌握自動(dòng)化辦公軟件以及軟件升級(jí)后的使用方法。二是企業(yè)要對(duì)辦公系統(tǒng)投資，正所謂“磨刀不誤砍柴工”，及時(shí)更新辦公系統(tǒng)，可以更好地提高企業(yè)辦公效率，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)更好地為工程項(xiàng)目服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張冉.淺談辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)計(jì)術(shù)的應(yīng)用[J].科技展望，2015（25）.