郭梅

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（ 2018） 9-266-01

摘 要：辦公室作為上傳下達(dá)、上下級(jí)之間溝通、處理時(shí)間的主要部門，在部門中發(fā)揮著重要作用。辦公室的檔案文書管理工作的水平體現(xiàn)著辦公室行政管理的水平。提高檔案管理工作效率，創(chuàng)新檔案文書管理工作方式，提升檔案管理的信息化水平，對(duì)于檔案文書管理水平的提升有重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理 文書工作 辦公室

辦公室檔案文書管理體現(xiàn)著辦公室的信息處理的能力和水平，是辦公室內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)能力的重要體現(xiàn)。提高辦公室檔案文書管理能力，可以提高部門的內(nèi)部管理效率，提升部門的管理水平，為部門的良好穩(wěn)定發(fā)展起到重要作用。

一、辦公室檔案文書管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案文書管理工作的內(nèi)容缺乏創(chuàng)新性

由于大多數(shù)部門不重視檔案文書管理工作，檔案文書管理工作的方式比較陳舊，檔案文書的內(nèi)容缺乏創(chuàng)新性，相關(guān)管理工作人員缺乏創(chuàng)新的能力和知識(shí)，也沒(méi)有現(xiàn)代的檔案管理觀念，檔案文書的利用率不高，嚴(yán)重阻礙了工作內(nèi)容和工作形式的革新。

（二）檔案文書管理的工作方式落后

部門的檔案文書管理的監(jiān)管制度落后，檔案管理人員多為兼職，精力多在主職工作上，缺乏相應(yīng)的責(zé)任心，單位對(duì)檔案管理工作的資金、人力投入也不足，部門無(wú)法有效開展檔案文書管理工作。檔案文書的儲(chǔ)存仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，甚至沒(méi)有專門的儲(chǔ)存室，信息化水平低，在檔案文書的收集、整理、入檔和檢索中仍然采用人工的方式，效率低下，占用人力資源，導(dǎo)致檔案文書的管理工作無(wú)法有效開展。

（三）單位缺乏對(duì)檔案文書管理工作的重視

檔案文書管理工作是部門工作效率的體現(xiàn)，也是部門工作的總結(jié)，對(duì)部門吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、提高行政管理能力有重要作用。但許多部門缺乏對(duì)檔案文書的重視和利用，檔案文書管理工作任務(wù)繁雜。單位缺乏對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案文書管理工作長(zhǎng)期落后于部門的其他工作的發(fā)展，員工工作積極性差，難以做出創(chuàng)新型的改革。

（四）檔案文書的利用率低

要提高對(duì)檔案文書的重視，就必須提高其利用率。多數(shù)單位部門仍然采取傳統(tǒng)的行政管理方式，對(duì)于辦公室的檔案文書，僅僅作為辦公室日常工作的記錄儲(chǔ)存，沒(méi)有挖掘檔案文書的眾多用途，使得檔案文化始終只有記錄功能，難以引起人們的重視。

二、提高辦公室檔案文書管理工作水平的措施

（一）制定完善的辦公室檔案文書管理制度

要發(fā)揮檔案文書的作用，必須制定嚴(yán)格的檔案文書管理制度，保證檔案文書的管理工作在一定的范圍和程序內(nèi)運(yùn)行，使得檔案文書的整理、儲(chǔ)存和查閱更加規(guī)范。提高管理工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，提高檔案文書管理工作的運(yùn)行水平。

（二）提高檔案文書管理人員的綜合素質(zhì)

通過(guò)開展對(duì)檔案文書管理人員的定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)技能，使其能以更為專業(yè)、科學(xué)的方式進(jìn)行檔案文書管理。提高管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，建立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲考核機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)員工的思想待遇，適當(dāng)提高員工的薪酬待遇，并確定檔案文書管理的負(fù)責(zé)人，引進(jìn)專業(yè)的檔案文書管理機(jī)制，促進(jìn)檔案文書的合理保存和利用。

（三）提高對(duì)檔案文書管理工作的重視

要從觀念上加強(qiáng)對(duì)檔案文書管理工作的重視，提高工作人員對(duì)檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，鼓勵(lì)員工自覺參與專業(yè)檔案文書管理的學(xué)習(xí)，增加自身的專業(yè)技能和知識(shí)，樹立檔案文書管理工作的科學(xué)意識(shí)、專業(yè)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。

（四）完善員工制度，促進(jìn)員工的專業(yè)技能的進(jìn)步

單位管理人員要調(diào)動(dòng)員工的積極性，對(duì)檔案文書管理工作及時(shí)予以肯定，適當(dāng)提高員工的福利。在定期的專業(yè)技能培訓(xùn)外，引進(jìn)專業(yè)性的檔案文書管理人才，提高部門辦公室的檔案文書管理工作水平。提高檔案文書工作中的軟硬件設(shè)施水平，改變傳統(tǒng)的工作方式，提高工作效率。

（五）提高檔案文書的利用率

只有提高檔案文書的利用率，將儲(chǔ)存的檔案文書利用起來(lái)，建立檢索查詢功能，促進(jìn)檔案文書的利用開發(fā)項(xiàng)目的實(shí)施，增強(qiáng)管理人員和員工對(duì)檔案文書的重視程度，促進(jìn)辦公室日常行政管理中對(duì)檔案文書的利用。

（六）提高辦公室檔案文書管理的信息化程度

信息化是檔案文書管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。檔案文書管理工作的信息化可以提高工作效率，高效完成錄入、檢索等工作，降低檔案文書的繁雜程度，提高檔案文書保存的安全性和保密性，減少人力資源的浪費(fèi)。引進(jìn)檔案文書管理信息化技術(shù)，聘請(qǐng)專業(yè)的檔案文書管理技術(shù)人才，培養(yǎng)員工的信息化技術(shù)能力，做好軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立防火墻、定期殺毒等保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性和保密性，通過(guò)檢索、分析等功能提高檔案文書的利用率，從而提高辦公室檔案文書管理的工作水平。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公室工作水平和良好發(fā)展與檔案文書管理工作水平成正比。檔案文書管理工作水平的提升有利于辦公室行政管理水平。完善辦公室檔案文書管理工作制度，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理模式和軟硬件設(shè)施，提高工作效率，提高檔案文書的利用率，從而提高辦公室檔案文書管理工作水平。

參考文獻(xiàn)：

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