譚罡

摘要：隨著時代的快速發(fā)展和科學技術的不斷進步，檔案的管理發(fā)生了翻天覆地的變化，電子檔案逐漸取代了以往的用紙等保存的檔案。員工可以在網絡上搜索相關文件和檔案，為實際工作流程帶來極大便利。檔案信息的建設已成為檔案管理部門的重要目標。但是，電子檔案歸檔過程中仍存在一些問題，對檔案信息化建設存在一定的影響。本文針對這些問題提出了一些措施，希望能夠加快檔案信息化建設的提升。

關鍵詞：電子檔案歸檔;檔案信息化;建設

中圖分類號：G270.7 ? 文獻標識碼：A ? 文章編號：1672-9129（2018）15-0087-01

Abstract：With the rapid development of the times and the continuous progress of science and technology， the management of archives has undergone earth-shaking changes， and electronic archives have gradually replaced archives preserved in the past. Employees can search for relevant documents and files on the Internet， which brings great convenience to the actual workflow. The construction of archival information has become an important goal of the archives management department. However， there are still some problems in the process of electronic archives archiving， which has a certain impact on the construction of archives informatization. This paper puts forward some measures for these problems， hoping to speed up the promotion of archival informatization construction.

Keywords：Electronic archiving;File Informatization;construction

社會在不斷發(fā)展，現在很多工作和娛樂項目都逐漸變得信息化，信息資源已經變得在人們的生活中舉足輕重。然而檔案其實本質就是一種信息資源，在如今被更多的人士重視起來。在這種機遇和挑戰(zhàn)下，為了完善電子檔案歸檔工作，提高檔案信息化建設步伐，從事檔案工作的人員需要多學習新的技術和知識，熟練應用信息技術來為檔案管理工作進行服務，而如何更好地服務社會主義經濟建設已成為許多檔案工作者面臨的重要挑戰(zhàn)。

1 電子檔案歸檔管理中遇到的問題

高職院校利用電子文件管理檔案，改變了過去的紙張管理，加強了管理信息化程度，提高了工作效率，更好地進行數據保存。但是，電子管理模式，也存在著以下問題：文件有一定的概率是不可讀的，由于電子管理模式，使用計算機技術，這些技術將受到環(huán)境的影響，從而導致文件不可讀現象出現，并可能導致某些數據丟失并影響文件的整體管理。而且，在重視程度的問題上，管理者很少關注電子化的模式，而是將其視為數據和文檔的副本，并且他們仍然更加關注紙質文檔。在這種意識的指導下，管理人員沒有進行電子文件的打印和復制，導致一些重要文件的丟失，影響整體管理。其次便是安全相關問題，在人們逐漸強化電腦操作技術的今天，黑客的人數也成幾何數量增長，那么電子檔案中的一些重要文件就會面臨被復制或者被盜用的風險。對于這樣的行為，中國也采取了強有力的措施來控制它，但這種現象仍然存在，所以，電子檔案歸檔依然有著一定的安全問題。

2 完善電子檔案歸檔工作，提高檔案信息化建設水平

2.1采用科學管理電子模式。電子模式可能會導致文件因系統(tǒng)升級或環(huán)境變化而無法讀取。為了解決這個問題，有必要科學地管理電子檔案運作模式。具體地，在電子模式中，鼓勵著錄存儲文件的方式，以確保文件的可讀性;其次，管理人員需要注意這樣一個事實，即如果計算機系統(tǒng)升級，則需要打印，復制和其他相關文件，數據等，這么做是防止重要數據的損壞或者丟失對以后的工作產生不利影響。高校同時還需要找軟件企業(yè)合作，利用更好的軟件，保障防火墻的有效性和防御力，提高電子檔案的安全性。相關管理人員也應該自己開展工作，統(tǒng)一管理電子信息，避免信息混亂。此外還需要重視電子檔案的安全性，從技術上徹底提高安全等級，消除以上可能出現的問題。再者，高校需要建立并且完善電子檔案歸檔的各種操作規(guī)范和制度，各部門還應相互協(xié)調和監(jiān)督;與此同時，高校還應實施相應的獎懲制度，并通過獎懲來增加員工對檔案的重視程度。

2.2選用合理、科學的檔案信息化軟件。市場上的檔案管理軟件是多種多樣的，不少地方并沒有做到有規(guī)范性地開發(fā)檔案軟件系統(tǒng)，導致檔案管理軟件缺乏通用性和實用性。以核工業(yè)集團為例，由于硬件和檔案規(guī)范化的分類編碼都各不相同的原因，檔案的管理系統(tǒng)有些設備可以正常運行，但有些設備無法安裝，這大大制約著檔案信息化的步伐?？梢钥闯?，檔案管理信息化建設需要有相應的檔案文件管理軟件來實現檔案文件的自動管理?？煞磸褪褂玫臋n案數據只需要進行單次錄入，其數據信息可以在文件部門內部共享。檔案錄入后，軟件可以打印各種目錄以及生成報告，通過模糊查詢、組合查詢或分類查詢，從檔案中檢索所需的文件信息，文件借閱工作更加方便準確。

2.3加強技能培訓，關注檔案信息人才建設。員工素質直接影響管理和質量問題的發(fā)現。所以，高職院校應采取相應措施，加強管理人員隊伍建設，使檔案管理更加科學、技術化。詳細來說，高效需要不斷地對員工進行相關技能和理論知識的培訓以提升相關工作人員的專業(yè)素質。員工培訓不僅要對他們的專業(yè)素質進行一定的培訓，還要對他們的技術能力進行一定的培訓，提高員工的技術水平。同時強調工作中需要經常注意的地方和經常犯的錯誤，做到查漏補缺，不僅需要管理和更新計算機系統(tǒng)，還需要注意信息的存儲。另外，這些要點主要包括系統(tǒng)軟件、信息打印以及光盤存儲的正確方法。在雇用員工之前，應培訓他們了解管理工作中需要注意的要點，以避免因工作失誤而發(fā)生相關問題。

2.4及時做好硬件設備的更新維護。隨著計算機不斷升級，更新和更換，它們在形成電子檔案時所依賴的技術往往已經過時，這是技術在不斷進步造成的必然問題。因此，電子檔案也要進行不斷地“移植”，讓電子檔案能夠在新的技術下得以保存，而不會“消失，不可讀”。做好新舊技術的交替和相關定義參數等的轉換，防止舊檔案不能再新系統(tǒng)使用的情況出現。

3 結束語

總的來講，在如今的信息化時代，高校的檔案信息化管理也面臨的一項巨大的挑戰(zhàn)，但同時，這也是檔案管理進一步發(fā)展進化的機遇。信息化的管理系統(tǒng)對檔案管理工作提供了莫大的便利，但是也帶來一些新的問題，比如安全問題等。有的甚至會對電子檔案的進一步發(fā)展呢產生很大的阻礙，正因如此，高校應當積極地迎接挑戰(zhàn)，采取相對應的措施和政策，突破瓶頸，解決面臨的問題或者未來會出現的問題，不斷完善電子檔案歸檔工作，提高檔案信息化建設水平，保證電子檔案管理的健康發(fā)展！

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