胡興飛
摘要:傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由工作人員來完成,由于檔案資料的種類數(shù)量比較多,管理工作是非常復(fù)雜的。使用人工操作的方法不但要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間,還不能保證工作的質(zhì)量。在目前的發(fā)展形勢(shì)下,檔案管理工作也得到了升級(jí),各個(gè)單位的檔案管理工作都引進(jìn)了現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備,進(jìn)行了信息化、智能化建設(shè),有效提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但是檔案管理屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作,需要在升級(jí)的基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行鞏固提高,這樣才能保證檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
關(guān)鍵詞:檔案管理升級(jí);鞏固提高;方法
檔案管理工作在得到升級(jí)之后,引入了許多現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備,建立了自動(dòng)控制系統(tǒng),減輕了檔案管理人員的工作壓力,同時(shí)也提高了整體的工作效率。但是在這種工作環(huán)境中,工作人員出現(xiàn)了思想懈怠的現(xiàn)象,過度依賴自動(dòng)化系統(tǒng),對(duì)自身工作的責(zé)任性降低,導(dǎo)致出現(xiàn)了許多問題。針對(duì)這種現(xiàn)象,檔案部門需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理升級(jí)后的鞏固提高工作的重視,采取有效的措施進(jìn)行處理,從而保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。
一、提高工作人員的法律意識(shí)
法律制度在社會(huì)的發(fā)展中有著不可替代的作用,其可以對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行約束,維護(hù)市場(chǎng)的秩序,保證各項(xiàng)工作的順利開展。檔案管理升級(jí)工作想要進(jìn)一步提高工作質(zhì)量,也需要將法律法規(guī)應(yīng)用到相關(guān)工作中,對(duì)單位內(nèi)部秩序進(jìn)行有效管理。許多單位在檔案管理升級(jí)之后,工作人員的工作狀態(tài)發(fā)生了改變,因?yàn)樯?jí)后應(yīng)用了許多現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備,不再需要大量的人力物力,降低了管理人員的工作強(qiáng)度,讓檔案管理工作人員的工作變得輕松,這就導(dǎo)致工作人員的精神出現(xiàn)了懈怠,沒有對(duì)自身的工作進(jìn)行鞏固和完善,而且許多工作人員認(rèn)為自身的工作水平可以滿足檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的要求,認(rèn)為管理水平的提升與自身的工作能力沒有關(guān)系,這種思想和工作態(tài)度對(duì)檔案管理工作的發(fā)展有著一定的影響。許多工作人員的法律意識(shí)不強(qiáng),沒有將法律法規(guī)落實(shí)到實(shí)際工作中,這就無法保證檔案管理工作的質(zhì)量。
從以上內(nèi)容可以了解到,工作人員的法律意識(shí)與檔案管理升級(jí)工作的規(guī)范性有著密切的聯(lián)系,需要在管理的過程中加強(qiáng)法律意識(shí)的培養(yǎng),并實(shí)施獎(jiǎng)懲制度,這樣才能提高工作人員對(duì)法律法規(guī)的重視,在工作的過程中才會(huì)嚴(yán)格按照相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行操作。雖然我國(guó)已經(jīng)針對(duì)目前的檔案管理工作出臺(tái)了相關(guān)的法律法規(guī),但是許多單位卻沒有將其落實(shí)到實(shí)際工作中,無法將法律法規(guī)的效用充分發(fā)揮出來。這就需要相關(guān)單位在開展檔案管理升級(jí)后的鞏固提高工作時(shí),要加大法律的宣傳力度,提高工作人員的法律意識(shí),讓法律制度的作用在檔案管理工作中體現(xiàn)出來,同時(shí)提升檔案管理工作人員的素質(zhì)水平。
二、提高工作人員的工作能力及自身素質(zhì)
工作人員在檔案管理工作中是必要的組成部分,其是各項(xiàng)工作順利開展的保證,同時(shí)其也決定著各項(xiàng)工作的質(zhì)量。要想做好檔案管理升級(jí)的鞏固提高工作,就一定要重視人才的培養(yǎng),建設(shè)一個(gè)高質(zhì)量、高水平的人才隊(duì)伍。并進(jìn)行工作人員的合理配置,保證每個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。
首先,在人才招聘的過程中要根據(jù)單位的需求進(jìn)行人才的篩選,要選擇專業(yè)能力強(qiáng)的人才,同時(shí)還要注重人才的素質(zhì)水平和綜合實(shí)踐能力,對(duì)人才進(jìn)行全方位的考慮,確保招聘的人才可以迅速投入到工作崗位中,適應(yīng)單位的工作環(huán)境,保證工作的順利進(jìn)行。
其次,檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作,其工作內(nèi)容比較單一,需要檔案管理工作人員擁有足夠的耐心。如果出現(xiàn)老員工離職的情況,新員工不能適應(yīng)檔案管理工作的內(nèi)容,無法對(duì)檔案信息資料進(jìn)行有效的管理,就會(huì)影響整體的工作速率,而且也不能實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效應(yīng)用,對(duì)其他部門的工作也會(huì)造成影響。所以,檔案部門在進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)之前一定要做好新老員工的交接工作,保證新員工可以熟練操作各項(xiàng)工作,對(duì)檔案工作的鞏固提高也有著促進(jìn)作用。
最后,檔案管理升級(jí)后應(yīng)用了許多現(xiàn)代化的信息技術(shù)和設(shè)備,這就要求工作人員有較高的專業(yè)技術(shù)水平,可以在開展檔案管理工作的過程中熟練操作各項(xiàng)設(shè)備。相關(guān)單位需要對(duì)工作人員的技術(shù)能力進(jìn)行培養(yǎng),讓工作人員不斷完善自身,充實(shí)自己,還要重視檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)工作,確保工作人員可以更好的完善檔案管理工作,為檔案管理升級(jí)鞏固提高打下基礎(chǔ)。
三、提高制度應(yīng)用水平
對(duì)于機(jī)關(guān)各立檔單位來說,根據(jù)檔案工作的需求,結(jié)合本部門檔案工作的特點(diǎn),建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度,是實(shí)現(xiàn)檔案工作制度化、規(guī)范化的有力手段。各立檔單位,都應(yīng)建立立卷歸檔、檔案保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、銷毀等項(xiàng)制度以及檔案的分類方案、檔案員崗位責(zé)任制等。同時(shí)要把落實(shí)這些制度同貫徹、實(shí)施《檔案法》聯(lián)系起來。在檔案管理制度的執(zhí)行過程中,要批評(píng)有章不循的現(xiàn)象,處理嚴(yán)重違章人員,維護(hù)制度的嚴(yán)肅性。從而,發(fā)揮這些規(guī)章制度在機(jī)關(guān)檔案管理鞏固提高工作中的監(jiān)督和保障作用。
四、提高資料收集水平
每一個(gè)立檔單位都要根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn),全面地、分門別類地收集相關(guān)的資料。這樣,不但能豐富檔案資料的內(nèi)容,而且還為輔助檔案提供資料開展利用工作,打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。否則,資料殘缺不全,缺檔斷代,不但給利用帶來無法克服的困難,而且檔案工作本身也無法鞏固、提高。根據(jù)單位業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同,可以把特點(diǎn)較鮮明,較集中的檔案分離出來,設(shè)立不同的檔案管理區(qū)域,由專人負(fù)責(zé),在“統(tǒng)一組織形式,統(tǒng)一管理制度,統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)”的原則指導(dǎo)下,實(shí)行專門管理,滿足不同崗位對(duì)檔案利用的需要。
五、加大檔案開發(fā)力度
首先,要變“看堆守?cái)偂钡姆忾]式被動(dòng)服務(wù)為開放式服務(wù)。有的檔案管理人員工作比較保守,為了管檔案而管檔案,工作范圍狹窄。這些都不利于檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。所以,檔案工作人員要積極深入到單位的業(yè)務(wù)工作中去,主動(dòng)探求檔案資料的需求信息,從而全面而準(zhǔn)確地提供檔案資料。同時(shí),還應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要,有針對(duì)性地進(jìn)行相關(guān)檔案資料的編研工作,使這種服務(wù)更直接,更條理,更有效。
其次,要抓好年度立卷歸檔工作,對(duì)于各種資料都要定期收集到一起,在年末集中裝訂成卷,使檔案材料門類化、齊全化、規(guī)范化,這樣就能使檔案資料更好地發(fā)揮效用。三是要結(jié)合本部門本行業(yè)的特點(diǎn),認(rèn)真開展編研工作,對(duì)于現(xiàn)有檔案史料,進(jìn)行挑選、加工、編排和評(píng)價(jià),發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
結(jié)語:
檔案管理升級(jí)工作的有序開展,不僅是對(duì)勞動(dòng)力及社會(huì)資源的解放,更是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的社會(huì)產(chǎn)物,是提高檔案管理工作的先進(jìn)力量,因此做好后續(xù)的鞏固提高工作對(duì)檔案管理來說是必然的。只有單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)將鞏固提高工作進(jìn)行制度強(qiáng)化及管理,才能為管理工作的高效運(yùn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),從而保證員工專業(yè)能力的提高及綜合素質(zhì)的培養(yǎng)收到較好成效,使單位的檔案管理升級(jí)工作的鞏固提高得到根本保障。
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