張鑫

摘要：隨著信息科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，我國進(jìn)入了信息化時代，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，這就意味著，傳統(tǒng)的檔案管理工作遭遇全新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。將檔案管理與信息技術(shù)進(jìn)行有效融合，不僅可以提高檔案管理工作質(zhì)量與工作效率，同時還可以實現(xiàn)信息化辦公目標(biāo)?；诖?，本文分析了檔案管理與信息技術(shù)有效融合必要性以及有利條件，同時提出檔案管理與信息技術(shù)的有效融合策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息技術(shù)；有效融合

前言：

信息化發(fā)展使全球發(fā)展的必然趨勢，在信息科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能滿足實際工作需求以及社會需要，呈現(xiàn)出檔案管理工作方式落后的情況，造成檔案管理工作質(zhì)量與工作效率下降。因此，將檔案管理與信息技術(shù)有效融合，不僅是滿足實際工作以及社會發(fā)展的需求，還能有效提高檔案管理工作質(zhì)量與工作效率，從而促使檔案管理工作推動單位的有效發(fā)展。

1檔案管理與信息技術(shù)有效融合的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要采用紙質(zhì)文檔進(jìn)行檔案的管理，而歷史性與長久性是檔案的主要特性，由于其特性，在檔案管理的過程中需要對檔案保管的周圍環(huán)境保持時刻的重視。同時，由于紙質(zhì)文檔較為脆弱，這就意味著，紙質(zhì)文檔在遭遇災(zāi)難過程中將面臨十分重大的威脅，甚至導(dǎo)致檔案的損毀，不僅會造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，對于社會還會造成嚴(yán)重?fù)p失。在檔案的反復(fù)查閱過程中，極易出現(xiàn)檔案的損毀，甚至出現(xiàn)檔案丟失的情況，對于國家來說造成十分重要的損失[1]。因此，將檔案管理與信息技術(shù)進(jìn)行有效融合，促使信息化檔案管理的構(gòu)建，形成電子文檔，有效避免由于災(zāi)害、查閱等對于檔案造成的損害以及丟失等情況的出現(xiàn)。由此可見，檔案管理與信息技術(shù)的有效融合不僅可以提高檔案管理工作質(zhì)量，還可以滿足社會發(fā)展的必然趨勢。

2檔案管理與信息技術(shù)有效融合的有利條件

隨著檔案管理信息化建設(shè)不斷發(fā)展，我國檔案管理與信息技術(shù)的有效融合積累了一定的工作經(jīng)驗，對于未來檔案管理與信息技術(shù)之間的融合提供了有利的方向與經(jīng)驗，從而推動檔案管理與信息技術(shù)有效融合，構(gòu)建科學(xué)合理、實用健全的檔案信息化理論體系。同時，檔案信息日益增長的需求同樣也是檔案管理與信息技術(shù)融合的有利條件。隨著信息科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，其應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)大，人們對于信息的需求逐漸增多，而檔案信息以其具備的歷史價值，在社會發(fā)展過程中具有十分巨大的使用率與需求量[2]。因此，積極將檔案管理與信息技術(shù)進(jìn)行有效融合，才能真正滿足檔案信息日益增長的需求。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能真正滿足社會發(fā)展趨勢，檔案管理工作應(yīng)積極轉(zhuǎn)化檔案信息服務(wù)觀念，重視提高社會公共服務(wù)能力。因此，檔案管理應(yīng)積極與信息技術(shù)進(jìn)行融合，有效提高檔案信息資源的使用率，同時以更為靈活的方式開展檔案管理工作，有效提高檔案信息服務(wù)，從而促使檔案管理工作質(zhì)量得到提高。

3檔案管理與信息技術(shù)的有效融合策略

3.1提高檔管理與信息技術(shù)融合意識

檔案管理與信息技術(shù)的有效融合，首先應(yīng)促進(jìn)社會檔案意識以及檔案管理工作人員的信息化意識的提高，在檔案管理與信息技術(shù)融合過程中應(yīng)正確面對信息化對于檔案管理工作所帶來的挑戰(zhàn)，同時深刻理解信息技術(shù)推動檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理工作過程中應(yīng)重視將檔案管理與信息技術(shù)有效結(jié)合作為檔案工作中一項十分重要的工作內(nèi)容來實施，從而促使檔案管理與信息技術(shù)之間可以進(jìn)行有效的融合[3]。

3.2檔案數(shù)據(jù)資料與信息技術(shù)融合

檔案的輸入環(huán)節(jié)主要是檔案數(shù)據(jù)資料與信息技術(shù)融合，這一環(huán)節(jié)是檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，同時也是十分重要的環(huán)節(jié)，因此需要認(rèn)真開展。在輸入檔案數(shù)據(jù)資料的過程中應(yīng)重視數(shù)據(jù)格式的規(guī)范性與統(tǒng)一性，通過這樣的方式使檔案管理具有便利性。同時由于信息技術(shù)與檔案管理之間進(jìn)行有效融合，網(wǎng)絡(luò)安全對于檔案管理工作產(chǎn)生一定影響，為使檔案始終處于安全的狀態(tài)，在檔案數(shù)據(jù)資料輸入以及保存的過程中進(jìn)行有效備份。通過備份在檔案出現(xiàn)更改、損害、丟失等情況時可以及時將檔案進(jìn)行尋回，并且可以作為出現(xiàn)檔案矛盾的重要證據(jù)，有效推動檔案管理工作的健康發(fā)展，同時為檔案工作打下堅實的基礎(chǔ)。

3.3檔案管理工作流程與信息技術(shù)融合

檔案管理工作流程與信息技術(shù)的有效融合主要體現(xiàn)在后臺操作過程中。人民群眾對于檔案管理工作流程的接觸并不是直接開展，但檔案管理工作流程的進(jìn)行決定了人們對于檔案信息化管理的滿意程度。通過將檔案管理工作流程與信息技術(shù)的有效融合，積極實現(xiàn)全自動辦公，從而避免過多人員參與到檔案管理工作中，有效提高檔案管理工作效率[4]。檔案管理工作流程與信息技術(shù)之間進(jìn)行有效融合，構(gòu)建檔案信息化管理體系，進(jìn)而檔案管理工作人員積極參與到維護(hù)系統(tǒng)安全工作中，避免更多人員參與到其他工作中，有效提高檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。要實現(xiàn)檔案管理工作流程與信息技術(shù)有效融合應(yīng)積極制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有效規(guī)范工作流程，從而實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，同時這也是構(gòu)建檔案信息化管理體系的基礎(chǔ)，只有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有效促進(jìn)體系中各種信息的互相融合，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)的暢通，真正實現(xiàn)資源共享，

3.4檔案檢索與信息技術(shù)融合

檔案檢索與信息技術(shù)之間進(jìn)行游俠融合，保證使用者可以利用信息技術(shù)進(jìn)行準(zhǔn)確、及時進(jìn)行檔案信息的搜索。在將檔案檢索與信息技術(shù)進(jìn)行融合的過程中，應(yīng)重要以下兩點(diǎn)：第一，網(wǎng)絡(luò)用戶對于搜索的檔案信息只是可讀，不能對檔案信息進(jìn)行改動，確保檔案信息真實性。第二，檔案檢索內(nèi)容應(yīng)分為完全公開與部分公開兩部分。對于完全公開的檔案信息是所有人都可以進(jìn)行搜索，對于部分公開的檔案信息，需要利用密碼才可以搜索。以這兩點(diǎn)作為檔案檢索安全性提供有利的保障。

3.5提高檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平

檔案管理與信息技術(shù)的有效融合其基礎(chǔ)是檔案管理工作人員具備良好的信息技術(shù)能力，因此提高檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平是融合檔案管理與信息技術(shù)的重要方式。首先，檔案管理工作人員應(yīng)具備熟練的信息技術(shù)操作能力，同時應(yīng)全面了解網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)知識。其次，檔案管理工作人員應(yīng)重視提高自身專業(yè)職業(yè)素養(yǎng)，對現(xiàn)有的檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)水平的培養(yǎng)，提高檔案管理工作人員的信息技術(shù)操作水平，同時提高檔案管理工作人員網(wǎng)絡(luò)安全知識以及相關(guān)信息的掌握情況，促使檔案管理工作人員在開展檔案管理工作的過程中可以積極融合信息技術(shù)，從而推動檔案信息化管理系統(tǒng)的發(fā)展，有效提高檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。

總結(jié)

本文主要針對于推進(jìn)檔案管理與信息技術(shù)融合的策略進(jìn)行了相關(guān)方面的分析，在信息科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理與信息技術(shù)之間進(jìn)行有效融合是符合社會發(fā)展需求，以及實際工作需要的。推進(jìn)檔案管理與信息技術(shù)的有效融合，有效實現(xiàn)構(gòu)建檔案信息化管理體系，有效提高檔案管理工作質(zhì)量，進(jìn)而推動檔案管理工作的健康發(fā)展，同時也實現(xiàn)相關(guān)工作效率的提高，推動社會的和諧發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[4]艾偉.如何推進(jìn)檔案管理與信息技術(shù)的有效融合[J].機(jī)電兵船檔案，2018（03）：39-40.