姜慶紅

【摘要】目前，電子信息技術(shù)的發(fā)展越來(lái)越成熟，在事業(yè)單位檔案管理中得到有效應(yīng)用，尤其在檔案保密工作中作用尤為明顯，在新時(shí)期如果仍舊采用傳統(tǒng)的保密方式，則不適用時(shí)代發(fā)展的要求，因此，在電子信息技術(shù)條件下，需要做好對(duì)檔案保密工作的思考與分析。

【關(guān)鍵詞】電子信息技術(shù);檔案保密;分析

眾所周知，隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案保密工作逐漸被摒棄，但是從整體角度分析，在電子信息技術(shù)環(huán)境下怎樣做好檔案保密工作已經(jīng)成為關(guān)鍵所在，需加以重視，鑒于此，本文從理論角度展開(kāi)論述，并提出幾點(diǎn)建議與對(duì)策。

一、傳統(tǒng)檔案保密工作的特征

其一，對(duì)檔案管理人員職業(yè)教育比較重視，大多數(shù)事業(yè)單位在傳統(tǒng)檔案保密崗位招聘時(shí)要求檔案管理人員需經(jīng)過(guò)考核后持證上崗，保證所招聘的檔案管理人員具有良好的職業(yè)素養(yǎng)。其二，因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案載體以紙質(zhì)檔案為主，甚至有相關(guān)人員值守與監(jiān)控，工作人員進(jìn)入檔案室需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，保證檔案實(shí)體的安全性。其三，對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)管理，在傳統(tǒng)檔案管理中需要根據(jù)情況將秘密檔案劃分為多個(gè)等級(jí)，并且加密程度不同的檔案保密方式、監(jiān)控保護(hù)也有所不同，確保檔案的安全性。

二、電子信息技術(shù)對(duì)于檔案保密的優(yōu)勢(shì)

從優(yōu)勢(shì)上分析，利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保密是十分重要的，可以更快捷的傳輸與利用。另外，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保密工作對(duì)比，利用電子信息技術(shù)可以節(jié)省存儲(chǔ)空間，尤其是隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，可以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化處理，實(shí)現(xiàn)超大容量檔案信息存儲(chǔ)，應(yīng)用電子信息還便于檔案管理人員隨時(shí)做好調(diào)用，打破傳統(tǒng)方式帶來(lái)的限制，提高有效性。

三、如何應(yīng)用電子信息技術(shù)做好檔案保密工作

正如上文所言，應(yīng)用電子信息技術(shù)可以積極做好檔案保密工作，在新時(shí)期需要重視電子信息技術(shù)的作用與價(jià)值，多角度地分析與研究，提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

（一）在新時(shí)期樹(shù)立檔案保密意識(shí)，主要為社會(huì)提供各類資料性參考文件，進(jìn)一步發(fā)揮出電子信息技術(shù)的作用與價(jià)值。新時(shí)期，我們要從本質(zhì)上出發(fā)，遵循相應(yīng)的理念與原則，積極樹(shù)立正確的服務(wù)意識(shí)，尤其是需要將服務(wù)社會(huì)作為主要的核心目標(biāo)和主要的工作要求。

（二）嚴(yán)格按照實(shí)際發(fā)展情況，積極構(gòu)建完善的電子檔案查詢利用制度。在電子信息技術(shù)的發(fā)展背景下，電子檔案成為最為主要的載體與模式，不僅改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)載體存在的缺陷，還在一定程度上提高了檔案管理效率，但是因?yàn)槭艿蕉喾矫嬉蛩氐挠绊?，電子檔案安全問(wèn)題備受關(guān)注。為進(jìn)一步提高電子檔案的安全性，需要結(jié)合現(xiàn)狀制定切實(shí)有效的電子檔案查詢利用制度，尤其是需要對(duì)不同秘級(jí)的檔案構(gòu)建不同的審核程序，同時(shí)要密切關(guān)注檔案查閱者，從源頭上避免泄密事件的發(fā)生。

（三）積極做好內(nèi)部信息安全管理。就目前而言，對(duì)安全管理造成影響的主要因素是計(jì)算機(jī)病毒，黑客利用計(jì)算機(jī)病毒侵入各大網(wǎng)站，導(dǎo)致各類問(wèn)題層出不窮，嚴(yán)重制約檔案保密工作的完善性。為改善這一現(xiàn)象需要做好三點(diǎn)：一是拒絕盜版軟件，檔案管理人員在選擇管理軟件的時(shí)候需要選擇安全性高的正版軟件，避免因貪圖小便宜而使用盜版軟件，給計(jì)算機(jī)病毒提供可乘之機(jī)。二是要對(duì)軟盤(pán)加以分析與留意，在密碼檔案保護(hù)中軟盤(pán)也是十分重要的組成部分，要做好嚴(yán)格的控制與管理，避免無(wú)關(guān)人員隨意接觸。三是在瀏覽網(wǎng)頁(yè)的時(shí)候不可隨意下載無(wú)安全保障的文件，遠(yuǎn)離病毒的侵害。還有留意電子郵件，陌生電子郵件切不可隨意打開(kāi)。對(duì)于這一系列的安全問(wèn)題，筆者認(rèn)為要想從根源上加以防范和改進(jìn)，要正確選擇最有效的防毒軟件，并且要經(jīng)過(guò)層層測(cè)試，做好備份工作，如果發(fā)生失泄現(xiàn)象將損失巨大。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在電子信息技術(shù)的發(fā)展背景下，做好檔案保密工作是十分重要的，需要從根源上分析與研究，尤其要充分發(fā)揮電子信息技術(shù)的作用與價(jià)值，并運(yùn)用到檔案管理工作中。當(dāng)然，現(xiàn)階段受到諸多因素的影響，保密檔案管理中存在諸多的缺陷，需要將電子信息技術(shù)應(yīng)用其中，提出可行性建議，保證其相對(duì)安全性，樹(shù)立正確的意識(shí)，構(gòu)建完善的規(guī)章制度，只有真正做到這些，才能從本質(zhì)上做好檔案保密工作，增強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新性與可行性。

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