程修光

【摘要】隨著人事制度改革的深入，人力資源活動(dòng)中人事檔案的管理越來(lái)越受重視，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已難以適應(yīng)新時(shí)期的需求，干部人事檔案管理也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，如何控制干部人事檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)成為人力資源管理工作的重點(diǎn)。本文通過(guò)概述干部人事檔案管理工作，簡(jiǎn)要分析了干部人事檔案中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并就如何控制干部人事檔案中的風(fēng)險(xiǎn)提出了幾點(diǎn)個(gè)人看法，以供參考。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案;檔案管理;風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控;策略

一、干部人事檔案管理工作概述

干部人事檔案包含了干部的學(xué)歷水平、工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、專(zhuān)業(yè)技能、技術(shù)水平、職稱(chēng)等多方面的信息，這些信息在干部選拔、職稱(chēng)聘任等方面具有重要參考意義，是做好干部管理工作的重要保障。可以說(shuō)，要做好干部的管理工作，就必須做好干部人事檔案管理工作。一般來(lái)說(shuō)，干部人事檔案管理工作包括以下內(nèi)容：1.收集材料。收集干部本人的檔案材料，如學(xué)歷證明、工作證明等。2.審核并整理歸檔。對(duì)收集到的干部檔案材料進(jìn)行審核，鑒別材料的真實(shí)性，并按照單位人事檔案管理的要求將干部人事檔案材料整理歸檔。3.做好保管工作。將干部人事檔案歸檔后，還需要做好檔案的保管工作，既要確保原有檔案材料不丟失，還要做到及時(shí)更新補(bǔ)充檔案材料。4.做好檔案轉(zhuǎn)遞工作。干部人事關(guān)系的變動(dòng)需要調(diào)動(dòng)人事檔案，因而干部人事檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)做好檔案轉(zhuǎn)遞工作，轉(zhuǎn)出檔案和接收檔案都要按照相關(guān)的制度要求進(jìn)行記錄。

二、干部人事檔案中風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別分析

在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)一些意外狀況，這些意外狀況會(huì)直接影響干部人事檔案管理工作的成效，甚至影響干部人事檔案管理工作的目標(biāo)，我們可以根據(jù)干部人事檔案管理工作的具體內(nèi)容來(lái)對(duì)其中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別分析。從目前干部人事檔案管理的實(shí)際來(lái)看，存在以下風(fēng)險(xiǎn)：1.檔案材料真實(shí)性有待審核。干部的人事檔案應(yīng)當(dāng)具有全面性，是干部本人學(xué)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德等各方面內(nèi)容的真實(shí)記錄，但是在收集材料的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案材料被涂改甚至為了個(gè)人利益?zhèn)卧鞕n案的情況，檔案材料的真實(shí)性需要審核。2.歸檔材料不完整或不符合要求。在審核歸檔階段，干部的人事檔案應(yīng)當(dāng)完整，具有全面性和連貫性。如果檔案管理人員馬虎大意，不仔細(xì)審核，很容易造成歸檔材料缺失、檔案材料不完整的情況，在歸檔時(shí)不符合檔案管理規(guī)范的情況也時(shí)有發(fā)生。3.保管不當(dāng)。在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“五不查”“四不借”等原則，嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案的查閱、借閱手續(xù)。但是在實(shí)際的檔案管理工作中，仍然存在查閱、借閱干部人事檔案未審批及不登記的現(xiàn)象。4.轉(zhuǎn)遞時(shí)檔案審核不嚴(yán)。干部人事檔案隨著干部人事關(guān)系調(diào)動(dòng)而轉(zhuǎn)遞，在此階段，檔案管理人員更應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核檔案信息，既要保證轉(zhuǎn)出檔案的完整性、保密性，也要保證接收檔案的真實(shí)性、全面性。但是在這一階段，有些檔案管理部門(mén)的干部人事檔案轉(zhuǎn)出時(shí)無(wú)法做到專(zhuān)人專(zhuān)遞，接收時(shí)也沒(méi)有對(duì)檔案的真實(shí)性、全面性進(jìn)行嚴(yán)格審核。

三、干部人事檔案中風(fēng)險(xiǎn)控制策略分析

（一）強(qiáng)化干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。要控制干部人事檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)，做好干部人事檔案管理工作，就必須強(qiáng)化檔案管理部門(mén)的干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。應(yīng)當(dāng)做到以下兩點(diǎn)：1.普及檔案風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)，樹(shù)立檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。檔案管理部門(mén)可以通過(guò)普及風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)來(lái)推廣風(fēng)險(xiǎn)管理理念，幫助干部人事檔案管理人員樹(shù)立檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，將風(fēng)險(xiǎn)管理理念運(yùn)用于干部人事檔案管理工作中。2.加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)。干部人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平對(duì)干部人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制的影響巨大，因此檔案管理部門(mén)在樹(shù)立檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可以通過(guò)聘請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行講座、知識(shí)競(jìng)賽等方式，幫助檔案管理人員豐富檔案風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)儲(chǔ)備，強(qiáng)化干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，提升干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理水平。

（二）拓寬干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理視野。風(fēng)險(xiǎn)管理涉及干部人事檔案管理工作的全部環(huán)節(jié)，因而需要考慮的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)很多，再加上風(fēng)險(xiǎn)管理方式靈活多變，要將風(fēng)險(xiǎn)管理理念落實(shí)到干部人事檔案管理工作中，就必須拓寬檔案管理人員開(kāi)展干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理工作的視野?？梢酝ㄟ^(guò)以下幾個(gè)途徑實(shí)現(xiàn)：1.豐富檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行理論知識(shí)教育和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，從而豐富檔案管理人員干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)儲(chǔ)備，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力水平，確保檔案管理人員能以完善的理論知識(shí)和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)去思考干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理問(wèn)題，從而創(chuàng)新干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理方式。2.發(fā)揮激勵(lì)效應(yīng)。檔案管理工作人員對(duì)工作有熱情、有積極性，才有可能主動(dòng)思考如何改進(jìn)工作方式以提升工作效率。因此檔案管理部門(mén)要注意發(fā)揮激勵(lì)效應(yīng)，對(duì)干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理工作中表現(xiàn)突出的檔案管理人員予以表彰，并通過(guò)樹(shù)立典型，宣傳其事跡，發(fā)揮榜樣的作用，激勵(lì)檔案管理工作人員主動(dòng)創(chuàng)新，深化風(fēng)險(xiǎn)管理理念在干部人事檔案管理工作中的應(yīng)用。

（三）完善干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系建設(shè)。干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系是風(fēng)險(xiǎn)管理模式在干部人事檔案管理工作中的具體體現(xiàn)，通過(guò)完善干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系建設(shè)可以幫助檔案管理部門(mén)理清干部人事檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)可能造成的危害程度來(lái)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)或在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)爆發(fā)后及時(shí)應(yīng)對(duì)。具體說(shuō)來(lái)應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：1.建立符合本單位檔案管理實(shí)際的干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系。不同的單位對(duì)于檔案管理的方式不同，對(duì)檔案管理工作的要求也各有側(cè)重，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)結(jié)合本單位實(shí)際來(lái)建立干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系，確保干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系建立后具有合理性和可操作性。2.合理分析風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定應(yīng)對(duì)方案。干部人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都存在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，但是這些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的危害程度并不相同，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)合理分析干部人事檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)方案，盡量規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，但是也要確保一旦風(fēng)險(xiǎn)爆發(fā)，能及時(shí)進(jìn)行有效應(yīng)對(duì)。3.提高信息化程度。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，我們已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，在干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理中，也應(yīng)當(dāng)提高信息化程度。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立本單位獨(dú)立的干部檔案管理平臺(tái)，在保留紙質(zhì)檔案材料的基礎(chǔ)上，將所有紙質(zhì)檔案材料掃描成為電子文件，錄入干部檔案管理平臺(tái)，當(dāng)需要查閱相關(guān)檔案時(shí)，可以通過(guò)關(guān)鍵詞檢索的方式進(jìn)行查閱，提升干部人事檔案管理工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

相較于其他管理模式，風(fēng)險(xiǎn)管理模式具有較好的預(yù)測(cè)性，可以對(duì)管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行分析并予以規(guī)避，即使風(fēng)險(xiǎn)暴露也能及時(shí)進(jìn)行積極應(yīng)對(duì)。在干部人事檔案管理工作中，應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)管理模式，通過(guò)強(qiáng)化干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)、拓寬干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理視野、完善干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系建設(shè)等途徑可以優(yōu)化干部人事檔案管理結(jié)構(gòu)，推動(dòng)干部人事檔案管理方法的創(chuàng)新，提升干部人事檔案管理實(shí)效。

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