劉璇

摘 要：隨著我國信息技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計算機(jī)操作系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于社會各個方面，但由于操作者非計算機(jī)專業(yè)人士，計算機(jī)辦公系統(tǒng)又存在一定的復(fù)雜性，所以在應(yīng)用計算機(jī)辦公系統(tǒng)中會出現(xiàn)各種各樣的問題，這些問題會影響辦公程序，甚至對辦公資源造成傷害。本文分析計算機(jī)辦公系統(tǒng)常見問題并提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)技術(shù) 辦公系統(tǒng) 解決策略

計算機(jī)作為高科技產(chǎn)物，具有強(qiáng)大的信息搜集、處理和分析能力，引進(jìn)計算機(jī)辦公系統(tǒng)可以節(jié)約人力，優(yōu)化辦公流程，實施“無紙化”辦公也響應(yīng)了國家綠色環(huán)保的理念。但在應(yīng)用計算機(jī)辦公系統(tǒng)中還存在一些問題，只有解決這些問題，才能更好地推動辦公信息化。

一、計算機(jī)辦公系統(tǒng)常見問題

1.辦公人員的計算機(jī)水平不高

隨著計算機(jī)辦公系統(tǒng)的不斷普及，這對于辦公人員的計算機(jī)水平提出了更高的要求。計算機(jī)辦公系統(tǒng)是以計算機(jī)的應(yīng)用為基礎(chǔ)，要求熟練掌握辦公軟件，且不同行業(yè)有著不同的特點，操作系統(tǒng)也不一樣，具有一定的復(fù)雜性，要求使用者具備一定基礎(chǔ)的計算機(jī)水平，然而，每個辦公人員的計算水平高低不一，年齡較大的辦公人員由于身體的限制對計算機(jī)的接受能力比較薄弱，這就導(dǎo)致了辦公效率的低下。

2.操作失誤導(dǎo)致資料的丟失

由于辦公人員的計算機(jī)水平不高，在操作時難免會出現(xiàn)失誤，例如運用Excel處理數(shù)據(jù)時出現(xiàn)錯誤、退出時沒有保存文檔等情況，這會導(dǎo)致辦公出現(xiàn)差錯，資料遺失。在計算機(jī)辦公系統(tǒng)出現(xiàn)死機(jī)的情況或操作失誤時，辦公人員可能由于緊張等身體情緒，從而采取進(jìn)一步的錯誤行為或者不知道如何操作，這有可能造成辦公資料的遺失或者損害辦公計算機(jī)設(shè)備。

3.計算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)更新不當(dāng)

計算機(jī)的辦公系統(tǒng)屬于長時間使用的系統(tǒng)，系統(tǒng)會依照這個行業(yè)的專業(yè)發(fā)展水平進(jìn)行持續(xù)的變化以及發(fā)展，更新系統(tǒng)的內(nèi)容是為了適應(yīng)新的和復(fù)雜的操作要求。一般來說，計算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)和更新應(yīng)該由專業(yè)的技術(shù)人員來做，但由于非計算機(jī)行業(yè)技術(shù)人員較少，很多企業(yè)都是讓員工來對辦公系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)更新，這很容易出現(xiàn)由于操作不當(dāng)而損害辦公系統(tǒng)的情況。沒有計算機(jī)辦公系統(tǒng)實行良好的維護(hù)更新，也不能發(fā)揮計算機(jī)的效用。

4.防御意識薄弱引起病毒感染

病毒是計算機(jī)最大的敵人，同樣也是計算機(jī)辦公系統(tǒng)最大的敵人。由于辦公者的計算機(jī)專業(yè)技術(shù)薄弱，所以他們在防御意識上也存在誤區(qū)，這就給他們的辦公操作帶來了極大的安全隱患。在日常使用計算機(jī)辦公系統(tǒng)時，沒有安全防御的警惕意識，一旦操作不當(dāng)不僅會導(dǎo)致整個系統(tǒng)的癱瘓，還會泄漏行業(yè)機(jī)密，其對于辦公單位的打擊無疑是巨大的。在病毒入侵時，辦公人員由于自身技術(shù)的限制不能采取有效的措施抵御病毒的入侵，也不能及時地保存資料，挽回辦公單位的損失。

二、計算機(jī)辦公系統(tǒng)常見問題的解決對策

1.大力提高辦公人員的計算機(jī)水平

辦公人員是計算機(jī)辦公系統(tǒng)的使用主體，要想有效提高計算機(jī)辦公系統(tǒng)的使用效率，必須提高辦公人員的計算機(jī)水平。單位必須對辦公人員進(jìn)行計算機(jī)水平培訓(xùn)，在認(rèn)真的學(xué)習(xí)計算機(jī)辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，持續(xù)的強(qiáng)化計算機(jī)的辦公系統(tǒng)平常的練習(xí)，定期對辦公人員的計算機(jī)水平進(jìn)行考核，發(fā)現(xiàn)其中的問題，并有針對性地解決，強(qiáng)化自身對計算機(jī)的辦公系統(tǒng)精確使用。在使用計算機(jī)的辦公系統(tǒng)中，對于操作失誤的發(fā)生是不可避免的。我們?nèi)绻娴牟恍⌒牟僮魇д`，需要進(jìn)行合理的補救操作，正確的操作后大部分的資料是可以進(jìn)行還原的。所以廣大的辦公者一定要去努力的學(xué)習(xí)辦公系統(tǒng)還原技術(shù)，確保出現(xiàn)了操作失誤后可以將資料找回來。

2.健全信息安全的制度和體系

辦公人員在操作計算機(jī)辦公系統(tǒng)時，必須對重要的資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，及時丟失，也能夠找回，同時也要完善續(xù)完善辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的保護(hù)與預(yù)寫功能，避免系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，不能及時找到故障源頭并及時處理和解決。單位還應(yīng)該普及辦公人員的信息安全觀念，及時升級系統(tǒng)中的防火墻和殺毒軟程序，同時下載和安裝程序補丁，保證數(shù)據(jù)的使用和存儲不會被更改和竊取。單位在應(yīng)用計算機(jī)辦公系統(tǒng)時，可以建設(shè)安全網(wǎng)絡(luò)對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，避免重要數(shù)據(jù)被竊而導(dǎo)致重大損失的情況。

3.引進(jìn)完善的計算機(jī)辦公系統(tǒng)

一個完善的計算辦公系統(tǒng)應(yīng)該包括檔案管理、會議管理、公文管理、日程事項、計劃安排等多項部分，企業(yè)在開發(fā)計算機(jī)辦公系統(tǒng)時往往不夠重視，開發(fā)較為倉促，系統(tǒng)存在著很多問題，辦公人員使用不暢會影響辦公效率。因此，企業(yè)在開發(fā)辦公系統(tǒng)時，應(yīng)該結(jié)合行業(yè)特點，完善辦公流程，使得操作更為流暢，加強(qiáng)信息安全建設(shè)，避免資料的流失。

4.加快計算機(jī)辦公系統(tǒng)的人才培養(yǎng)工作

辦公系統(tǒng)要想高效穩(wěn)定地運行，辦公自動化的建設(shè)過程與辦公資料“紙質(zhì)化”、數(shù)據(jù)分析處理離不開高素質(zhì)的計算機(jī)人才，系統(tǒng)的日常養(yǎng)護(hù)和升級也必須依賴他們。針對已經(jīng)應(yīng)用了辦公系統(tǒng)的公司，要積極組織辦公人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，辦公系統(tǒng)的建成并不是簡單的依靠計算機(jī)服務(wù)人員，個人能力再強(qiáng)也不能做到面面俱到，保證辦公系統(tǒng)的全面推行。因此，每一個辦公系統(tǒng)的使用者都要熟練掌握辦公系統(tǒng)的基本知識和一些操作技巧。

三、總結(jié)

辦公信息化技術(shù)化是當(dāng)前辦公的趨勢，計算機(jī)辦公系統(tǒng)可以有效提高辦公效率，優(yōu)化辦公流程，節(jié)約企業(yè)的成本，我們必須積極解決計算機(jī)辦公系統(tǒng)應(yīng)用中的問題，提高辦公人員的計算機(jī)水平和信息安全意識，從而促進(jìn)其更廣泛的

應(yīng)用。

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