郭晉江

（天津科技大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與信息工程學(xué)院，天津 300222）

學(xué)生事務(wù)的概念最早來自于歐美，與學(xué)術(shù)事務(wù)相對(duì)應(yīng)，90年代傳入我國。美國高校從20世紀(jì)90年代便開始成立一站式的學(xué)生管理中心，為的是將與學(xué)生相關(guān)事務(wù)辦理地點(diǎn)進(jìn)行整合，將業(yè)務(wù)流程和行政系統(tǒng)進(jìn)行合并，進(jìn)而發(fā)揮技術(shù)的最大優(yōu)勢(shì)，組建專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，應(yīng)用一個(gè)集成的信息系統(tǒng)，最終提高學(xué)生管理與服務(wù)的質(zhì)量與效率。國內(nèi)自2006年起建設(shè)學(xué)生事務(wù)管理中心的高校逐漸增多，并在管理工作實(shí)踐中得到了完善，各高校相關(guān)管理模式的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新也隨之開展。

一、學(xué)生事務(wù)管理中存在的問題

高等學(xué)校，是一種功能獨(dú)特的文化機(jī)構(gòu)，是與社會(huì)的經(jīng)濟(jì)和政治機(jī)構(gòu)既相互關(guān)聯(lián)又鼎足而立的傳承、研究、融合和創(chuàng)新高深學(xué)術(shù)的高等學(xué)府。其中也包含了繁復(fù)的各項(xiàng)管理系統(tǒng)，學(xué)生的事務(wù)管理是最重要的發(fā)揮高校職能作用的管理項(xiàng)之一。長(zhǎng)期以來，各高校都經(jīng)歷日新月異的發(fā)展歷程，時(shí)代賦予的社會(huì)責(zé)任和國家不斷增加的教育投入，都使得高校的招生規(guī)模、硬件設(shè)施、師資配置發(fā)生了巨大的擴(kuò)大，但隨之發(fā)展相對(duì)滯后的管理模式卻陸續(xù)產(chǎn)生了問題，尤其是日益增多而復(fù)雜的學(xué)生事務(wù)管理。

1.輔導(dǎo)員思想政治教育工作精力被日常事務(wù)工作所分散

高校輔導(dǎo)員是高校學(xué)生工作最基層的力量，也是整個(gè)大學(xué)教育中最重要的施教者之一，高校輔導(dǎo)員肩負(fù)著思想政治教育和學(xué)生事務(wù)管理兩大部分，而其中高校要求輔導(dǎo)員對(duì)思想政治教育部分的精力投入比重日益增多，《教育部關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校輔導(dǎo)員班主任隊(duì)伍建設(shè)的意見》中指出：“輔導(dǎo)員、班主任是高等學(xué)校教師隊(duì)伍的重要組成部分，是高等學(xué)校從事德育工作，開展大學(xué)生思想政治教育的骨干力量，是大學(xué)生健康成長(zhǎng)的指導(dǎo)者和引路人?！倍诟鞲咝４罅訌?qiáng)思政教育的過程中，高校輔導(dǎo)員對(duì)加強(qiáng)思政教育的工作精力分配卻顯得尤為吃力，其中主要原因?yàn)樗槠膶W(xué)生事務(wù)將輔導(dǎo)員的時(shí)間與精力拆解得零散且低效。如何將學(xué)生事務(wù)管理化零為整、提高辦事效率，為思政教育部分留出充足時(shí)間并保障質(zhì)量，成為當(dāng)今輔導(dǎo)員優(yōu)化工作成效的關(guān)鍵問題。

2.輔導(dǎo)員工作的側(cè)重點(diǎn)不夠精準(zhǔn)

目前，高校輔導(dǎo)員的工作安排大多以落實(shí)上級(jí)單位派發(fā)的工作要求為主，但由于我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，學(xué)生的信息獲取路徑更加便捷，思想變化更加快速，這是學(xué)生工作部署指令無法適應(yīng)的，某些個(gè)案發(fā)展惡化時(shí)，對(duì)應(yīng)的學(xué)生工作指令才姍姍來遲，這就無法適應(yīng)學(xué)生的實(shí)際需求，可能會(huì)導(dǎo)致更差的結(jié)果。當(dāng)今大學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)條件相對(duì)較好，加之消費(fèi)觀升級(jí)，選擇節(jié)假日與同學(xué)結(jié)伴出游的現(xiàn)象逐漸增多，那么輔導(dǎo)員對(duì)于學(xué)生的安全教育就不能按照以往要求安排在寒暑假前后了，應(yīng)作出更為精準(zhǔn)的預(yù)判，并注重內(nèi)容側(cè)重的變化，將教育時(shí)間提前，將頻次提高，將教育內(nèi)容以防火防盜等室內(nèi)安全為主轉(zhuǎn)向以防騙防意外為主。

3.學(xué)生對(duì)于學(xué)生事務(wù)的重視度與參與度不足

高校學(xué)生事務(wù)包含學(xué)生證件證明、保險(xiǎn)理賠、應(yīng)征入伍、宿舍管理、校園講座、畢業(yè)調(diào)檔、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、安全穩(wěn)定、助學(xué)資助等60多項(xiàng)事務(wù)，每項(xiàng)事務(wù)都關(guān)系學(xué)生切身利益，甚至關(guān)乎前程。而高校學(xué)生對(duì)每項(xiàng)事務(wù)辦理流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)的了解都只是被通知，除遇到相關(guān)需求外，很少會(huì)有學(xué)生主動(dòng)了解，更無法形成學(xué)生對(duì)事務(wù)辦理流程提出意見建議、建言獻(xiàn)策，參與到學(xué)生事務(wù)管理中去的局面。學(xué)院學(xué)生工作的開展無法得到學(xué)生的參與，就無法得到被服務(wù)者真實(shí)的反饋，沒有管理閉環(huán)，就很難對(duì)學(xué)生事務(wù)進(jìn)行不斷提升改進(jìn)。

二、建設(shè)學(xué)生事務(wù)管理中心的意義

面對(duì)學(xué)生事務(wù)管理中存在的現(xiàn)實(shí)問題，改革創(chuàng)新成為改善現(xiàn)狀必經(jīng)之路，國內(nèi)外一站式學(xué)生管理服務(wù)中心建設(shè)的實(shí)際案例充分給出了解決以上問題的思路。

1.提升輔導(dǎo)員的工作效率

輔導(dǎo)員學(xué)生工作中較為普遍的問題可以通過建設(shè)院級(jí)學(xué)生事務(wù)管理中心進(jìn)行有效的改善。學(xué)生事務(wù)管理中心可以大大減少輔導(dǎo)員的碎片時(shí)間，提高非權(quán)限事務(wù)的辦事效率，使輔導(dǎo)員能有較為充裕的時(shí)間優(yōu)化大學(xué)生的思想政治教育工作，提升思政教育在學(xué)生工作中的比重。

2.以數(shù)據(jù)幫助輔導(dǎo)員處理學(xué)生事務(wù)

學(xué)生事務(wù)管理中心在承接辦理多種多樣的學(xué)生事務(wù)時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，在統(tǒng)計(jì)辦事人的信息和事務(wù)內(nèi)容的過程中，就可以逐漸形成“大數(shù)據(jù)”，這些看似零散的學(xué)生行為數(shù)據(jù)經(jīng)過系統(tǒng)的整理和分析，便可以得出較為精確的數(shù)據(jù)信息方便今后進(jìn)行工作安排之用。例如，通過分析學(xué)生咨詢辦理各項(xiàng)事務(wù)的時(shí)間規(guī)律，便可據(jù)此合理安排受理事務(wù)所需要的人力和時(shí)間區(qū)間。此外，如果事務(wù)信息顯示近期學(xué)生咨詢或辦理請(qǐng)假事務(wù)增多，那么輔導(dǎo)員就應(yīng)該有針對(duì)性地深入了解學(xué)生的思想狀態(tài)和身體狀態(tài)，預(yù)防傳銷誘騙等情況的發(fā)生。

3.提升學(xué)生處理事務(wù)的綜合能力

學(xué)生事務(wù)管理中心的運(yùn)營模式是以輔導(dǎo)員為指導(dǎo)，學(xué)生自我管理的社團(tuán)型模式為主。社團(tuán)型組織可以最大程度上鍛煉學(xué)生，提升學(xué)生的綜合素質(zhì)，并且通過成員換屆的形式，將學(xué)生事務(wù)管理中心在學(xué)院學(xué)生事務(wù)管理中發(fā)揮的作用延續(xù)下去，使學(xué)生成為學(xué)院學(xué)生工作開展和改善的重要力量。由此還可以延伸至學(xué)院學(xué)生工作的其他方面，比如，由一部分在學(xué)生事務(wù)管理中心獲得經(jīng)驗(yàn)、迸發(fā)想法、追求卓越的業(yè)務(wù)先鋒帶動(dòng)學(xué)院其他學(xué)生，一同參與到學(xué)院的管理上來，提高管理的效率與質(zhì)量。

總之，學(xué)生事務(wù)管理中心從功能上，不僅可以分擔(dān)輔導(dǎo)員部分瑣碎工作，還可以通過事務(wù)辦理的行為信息提供有價(jià)值的工作指導(dǎo)參考，更可以通過學(xué)生事務(wù)管理中心平臺(tái)培養(yǎng)出一批批素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)熟練、能夠提出寶貴管理意見的新生力量，實(shí)現(xiàn)良性運(yùn)轉(zhuǎn)。所以，學(xué)院建設(shè)院級(jí)學(xué)生事務(wù)管理中心是一舉多得的舉措，十分必要。

三、院級(jí)學(xué)生事務(wù)管理中心的建設(shè)步驟——以天津科技大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與信息工程學(xué)院為例

天津科技大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與信息工程學(xué)院（以下稱為計(jì)算機(jī)學(xué)院）面對(duì)諸多學(xué)生事務(wù)管理問題，果斷嘗試新的管理模式，積極探索，研究出切實(shí)可行的學(xué)生事務(wù)管理中心建設(shè)方案。

1.組織人員構(gòu)成

學(xué)生事務(wù)管理中心配置指導(dǎo)教師一名，設(shè)置中心負(fù)責(zé)人一名，業(yè)務(wù)部門分為秘書部、咨詢部、事務(wù)部。其中，秘書部負(fù)責(zé)班級(jí)每日簽到、文件收發(fā)、檔案整理等日常工作；事務(wù)部主要實(shí)際辦理各項(xiàng)事務(wù)性工作，并與其他各部門做好相應(yīng)接轉(zhuǎn)工作；咨詢部則負(fù)責(zé)解答日常的信息問詢工作、座談邀約、咨詢信息收集等工作，此外，還負(fù)責(zé)事務(wù)中心微信、微博在線服務(wù)平臺(tái)管理和維護(hù)工作，如圖1。

圖1 院級(jí)事務(wù)管理中心組織圖

學(xué)生事務(wù)管理中心在對(duì)成員進(jìn)行組織招募時(shí)，計(jì)算機(jī)學(xué)院經(jīng)過面試，側(cè)重錄取受助學(xué)金資助的學(xué)生，以及非班委成員學(xué)生。旨在保障學(xué)生在崗時(shí)間，并且充分發(fā)揮平臺(tái)對(duì)學(xué)生的綜合培養(yǎng)作用，激勵(lì)平時(shí)沒有積極參與學(xué)院學(xué)生工作的學(xué)生參與其中，發(fā)動(dòng)非班委學(xué)生參與校園共制。

2.事務(wù)流程梳理

計(jì)算機(jī)學(xué)院在進(jìn)行學(xué)生事務(wù)管理中心前期籌劃時(shí)，學(xué)生工作辦公室主任著重組織多次輔導(dǎo)員會(huì)議，反復(fù)梳理中心將要承辦的業(yè)務(wù)內(nèi)容以及業(yè)務(wù)流程，最終制定出的業(yè)務(wù)流程以紙質(zhì)圖表的形式公示在學(xué)生事務(wù)管理中心，并將電子版流程介紹傳至微博、微信服務(wù)賬號(hào)上，以備學(xué)生查閱。其中涉及學(xué)生辦公室公章使用以外的事務(wù)性工作皆由事務(wù)部負(fù)責(zé)，學(xué)生開學(xué)注冊(cè)蓋章可由事務(wù)部辦理。事務(wù)流程梳理步驟如圖2。

圖2 事務(wù)流程梳理步驟

3.運(yùn)行流程編制

學(xué)院在充分進(jìn)行校內(nèi)外調(diào)研的基礎(chǔ)上，制定了《學(xué)生事務(wù)管理中心管理制度》，包括工作制度、值班與出勤制度、活動(dòng)制度、財(cái)務(wù)制度、例會(huì)制度、獎(jiǎng)懲制度等共28條。其中周期性的總結(jié)會(huì)議制度——例會(huì)制度內(nèi)容上是學(xué)生事務(wù)管理中心發(fā)展和輸出的關(guān)鍵制度之一。例會(huì)主要分為兩大部分：一是階段性數(shù)據(jù)分析，從辦理時(shí)間、辦理時(shí)長(zhǎng)、人員構(gòu)成、事項(xiàng)分類等方面對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，教師與成員共同在會(huì)議上對(duì)數(shù)據(jù)現(xiàn)象進(jìn)行討論，從中研討下一階段工作重點(diǎn)；二是提案改善，提案改善制度是企業(yè)精益管理中非常常見并有效的管理制度，其目的為消除浪費(fèi)，例會(huì)上成員每人都需要發(fā)表自己在工作中發(fā)現(xiàn)的時(shí)間上和流程上的浪費(fèi)，通過會(huì)議討論一起制定優(yōu)化方案，實(shí)現(xiàn)事務(wù)管理工作的循環(huán)提升。

4.場(chǎng)地布置

計(jì)算機(jī)學(xué)院學(xué)生事務(wù)管理中心位于學(xué)生工作辦公室旁，處于人員出入較便利的位置。中心室內(nèi)設(shè)置了學(xué)習(xí)銀行、政務(wù)大廳，室外設(shè)立了等候座椅，并開設(shè)了文件收發(fā)窗口、辦事窗口兩個(gè)，實(shí)現(xiàn)了良好的導(dǎo)向分流效果。中心室內(nèi)不設(shè)咨詢臺(tái)，也無專人定崗進(jìn)行咨詢服務(wù)，而是將咨詢服務(wù)設(shè)立在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)在線咨詢服務(wù)，咨詢部成員可在宿舍和移動(dòng)端實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程值班辦公。

5.互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)

計(jì)算機(jī)學(xué)院學(xué)生事務(wù)管理中心擁有微博、微信公眾號(hào)、QQ群三個(gè)平臺(tái)陣地，并各有分工。計(jì)算機(jī)學(xué)院學(xué)生事務(wù)官方微博主要功能定位為綜合信息宣傳平臺(tái)，輔助計(jì)算機(jī)學(xué)院官方微博進(jìn)行思想政治教育內(nèi)容宣傳和重要通知發(fā)布，同時(shí)兼顧與學(xué)生在線互動(dòng)交流。微信公眾號(hào)主要是重要通知發(fā)布和辦事流程查閱平臺(tái)，學(xué)生可以按照提示回復(fù)想要了解的內(nèi)容的關(guān)鍵詞，便可直接看到關(guān)于此事務(wù)的全部流程內(nèi)容和所需文件，方便學(xué)生隨時(shí)查閱。學(xué)生事務(wù)管理中心設(shè)置2名學(xué)生作為事務(wù)客服，在學(xué)生年級(jí)QQ群中代替教師負(fù)責(zé)解答學(xué)生提出的關(guān)于學(xué)生事務(wù)的各項(xiàng)問題，并引導(dǎo)學(xué)生去相對(duì)應(yīng)的平臺(tái)詳細(xì)了解具體內(nèi)容。起到在線服務(wù)的作用。以上三種互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的建設(shè)，極大地適應(yīng)了學(xué)生的使用習(xí)慣，明確了功能分工，提供了高效精準(zhǔn)的學(xué)生管理與服務(wù)。

四、院級(jí)學(xué)生事務(wù)管理中心建設(shè)初期成果

計(jì)算機(jī)學(xué)院在實(shí)施運(yùn)行學(xué)生事務(wù)管理中心以來，從無到有，從開始的模式被質(zhì)疑到今天的學(xué)生可以自主運(yùn)行，學(xué)院各級(jí)付出了巨大的努力，一年多以來，師生一起見證了中心帶來的切實(shí)改善。

1.輔導(dǎo)員投入思想政治教育精力增多

天津科技大學(xué)計(jì)算機(jī)學(xué)院本科生四個(gè)年級(jí)共有班級(jí)64個(gè)，學(xué)生工作平均每天會(huì)有5項(xiàng)事務(wù)需要對(duì)64個(gè)班級(jí)進(jìn)行受理，以每班每事項(xiàng)受理時(shí)間2分鐘計(jì)算，全學(xué)院每天會(huì)產(chǎn)生640分鐘的事務(wù)工作時(shí)長(zhǎng)，平均每位輔導(dǎo)員需要耗時(shí)80分鐘，約占輔導(dǎo)員每日正常工作時(shí)長(zhǎng)的17%。以上的計(jì)算只是正常工作狀態(tài)下處理事務(wù)需要時(shí)間的估算，往往在實(shí)際工作中，輔導(dǎo)員需要更多的時(shí)間與精力忙于瑣碎事務(wù)處理。計(jì)算機(jī)學(xué)院建設(shè)院級(jí)學(xué)生事務(wù)管理中心，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)集中資源和人力，高效完成碎片化工作，自中心建設(shè)至今，已累計(jì)處理事務(wù)時(shí)長(zhǎng)達(dá)1920小時(shí)，很大程度上為學(xué)生工作減輕負(fù)擔(dān)，為思想政治教育提效增質(zhì)貢獻(xiàn)出了卓越的力量。

2.學(xué)院學(xué)生工作安排與側(cè)重有據(jù)可依

以教室申請(qǐng)安排工作為例，事務(wù)中心于2017年10月22日上線教室申請(qǐng)與報(bào)名系統(tǒng)，截止目前，教室申請(qǐng)達(dá)496次，報(bào)名系統(tǒng)使用35次。筆者對(duì)教室申請(qǐng)數(shù)據(jù)進(jìn)行了分析，圖3中顯示教學(xué)周2-20周教室申請(qǐng)率，整體呈現(xiàn)紡織形趨勢(shì)，第12、13周教室申請(qǐng)率最高，達(dá)到14.31%，可以分析出教學(xué)中期是學(xué)生活動(dòng)較頻繁的時(shí)期，需要大量的教室以滿足學(xué)生活動(dòng)的正常開展；據(jù)此，學(xué)生事務(wù)管理中心在第12教學(xué)周之前便頻繁在微博上發(fā)布教室排課與使用情況，方便學(xué)生提前提交申請(qǐng)；同時(shí)學(xué)院將部分不限舉辦時(shí)間的學(xué)生活動(dòng)，如需特殊場(chǎng)地，便會(huì)錯(cuò)開申請(qǐng)高峰周進(jìn)行。

計(jì)算機(jī)學(xué)院通過事務(wù)處理產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)，優(yōu)化了多項(xiàng)工作安排。通過分析學(xué)生辦理事務(wù)集中時(shí)間，優(yōu)化了值班表；通過分析學(xué)生請(qǐng)假時(shí)間與事由，輔導(dǎo)員及時(shí)對(duì)宿舍進(jìn)行走訪，了解學(xué)生動(dòng)向，避免突發(fā)事件的發(fā)生；通過分析學(xué)生咨詢內(nèi)容，增加了保險(xiǎn)理賠答疑會(huì)、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)政策答疑會(huì)等相關(guān)會(huì)議，為的是集中將咨詢服務(wù)效果深化，避免信息傳達(dá)過程中的失誤，降低信息傳達(dá)成本，保障學(xué)生權(quán)益。

3.學(xué)生積極參與到學(xué)院管理工作中

計(jì)算機(jī)學(xué)院學(xué)生事務(wù)管理中心有學(xué)生成員15人，其中有11人為非班委成員，在經(jīng)過了一年多的中心工作之后，個(gè)人技能與工作能力都有了明顯的進(jìn)步，其中8人成為學(xué)院學(xué)代會(huì)成員，參與到學(xué)院管理制度修訂，獎(jiǎng)學(xué)金、困難生資助評(píng)定，學(xué)代會(huì)選舉等多項(xiàng)事務(wù)中，發(fā)揮了重要的作用。一年多來，全體學(xué)生代表表決通過了《天津科技大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與信息工程學(xué)院學(xué)生代表大會(huì)章程》（修訂）《天津科技大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與信息工程學(xué)院學(xué)生會(huì)主席部長(zhǎng)競(jìng)選辦法》《天津科技大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與信息工程學(xué)院家庭經(jīng)濟(jì)困難生認(rèn)定及管理辦法》《天津科技大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與信息工程學(xué)院學(xué)生代表大會(huì)提案工作條例》等相關(guān)文件，學(xué)生自我管理、自我教育的制度機(jī)制正在向規(guī)范化制度化邁進(jìn)，其中學(xué)生事務(wù)管理中心成員學(xué)生在其中發(fā)揮了舉足輕重的作用。

五、結(jié)束語

高校學(xué)生思想政治教育的內(nèi)容要求和質(zhì)量要求日益增高，高校學(xué)生事務(wù)日趨繁雜，為了提升碎片化學(xué)生事務(wù)管理效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮學(xué)生自助管理能動(dòng)性，從事務(wù)處理所產(chǎn)生的大量行為數(shù)據(jù)中尋求改善學(xué)生工作的指導(dǎo)方向，建設(shè)院級(jí)學(xué)生事務(wù)管理中心將是一舉多得，循環(huán)提升的長(zhǎng)遠(yuǎn)舉措。

圖3 教學(xué)周教室申請(qǐng)率