張 君

（北京航天萬源科技有限公司黨群工作部，北京 100176）

0 引言

企業(yè)管理包含諸多方面，針對(duì)設(shè)備管理、安全管理、人事管理等諸多方面企業(yè)都提出了精細(xì)化管理的要求。許多企業(yè)已將退休人員管理也納入精細(xì)化管理的范疇，并將退休人員精細(xì)化管理作為企業(yè)構(gòu)建和諧運(yùn)營(yíng)環(huán)境的重要手段。

1 EXCEL辦公軟件應(yīng)用

企業(yè)退休人員數(shù)量多、情況復(fù)雜、相對(duì)松散的組織關(guān)系給管理帶來許多不便，為更好地為退休人員創(chuàng)造一個(gè)“家”的環(huán)境，需要企業(yè)相關(guān)管理部門給予他們更多的關(guān)注。為此，從退休人員的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)入手，用EXCEL辦公軟件記錄相關(guān)信息，針對(duì)例行性事項(xiàng)或特殊事項(xiàng)做到有提示、有預(yù)警、有追蹤，避免事項(xiàng)遺漏，減少由于誤解而造成不和諧因素。Microsoft Excel是電子試算表程序（進(jìn)行數(shù)字和預(yù)算運(yùn)算的軟件程序），它適用于微軟公司的Windows和蘋果公司的Macintosh平臺(tái)，該軟件與Microsoft Word文書處理軟件、WPS等共同成為辦公室文字處理工作的主要工具軟件。

（1）首先根據(jù)Excel文件中退休人員名冊(cè)中身份證號(hào)碼自動(dòng)導(dǎo)出生日，并設(shè)置提示信息，在其生日到來前2 d軟件自動(dòng)報(bào)警提示，管理人員即向該退休人員發(fā)出生日祝福短信或微信問候，以表達(dá)單位的關(guān)心。

（2）以圖1中所示為例，花名冊(cè)的EXCEL文件中有每個(gè)人的18位身份證號(hào)碼信息在C列，可以用公式完成身份證號(hào)碼中出生日期的提取。以D2為例輸入公式“=TEXT（MID（C2，7，8），“0-00-00”）”，則單元格 D2 可顯示該人生日。E 列用于計(jì)算并顯示生日日期距離今天還剩幾天，以E2為例輸入“=IF(DATE(YEAR(NOW())，MONTH（D2），DAY（D2）＞TODAY（-1），DATE(YEAR(NOW()),MONTH（D2），DAY（D2）)-TODAY(),"生日已過")”，當(dāng)E列的數(shù)值≤3并≥0時(shí)，該單元格顯示為紅色。目的是當(dāng)距離某人過生日＜3 d時(shí)，軟件給人們提示。生日已過的單元格底色則變?yōu)榘咨?，同時(shí)顯示“生日已過”。

圖1 從身份證中提取出生日期并計(jì)算生日狀態(tài)

（3）方法步驟。用EXCEL打開花名冊(cè)文件，逐步選擇“開始”→“條件路線”→“新建規(guī)則”→“選擇規(guī)則類型”選擇“只為包含以下內(nèi)容的單元格設(shè)置格式”。

選擇“單元格值”是將條件值填寫到右側(cè)的條件框中，具體方法及步驟，即由圖 2（a）→圖 2（b）→圖 2（c）→圖 2（d）。見圖 2。

2 特殊事項(xiàng)處理

（1）同樣針對(duì)不同的離退休人員可能存在的特殊事項(xiàng)，如將生病住院、出院、去世喪葬等重要事項(xiàng)的日期填入H列，特殊事項(xiàng)內(nèi)容填到F列，G列則可以用來計(jì)算H列的時(shí)間距離今天還剩幾天。當(dāng)G列數(shù)值≥0并＜3 d時(shí)，將同一行F列單元格底色顯示為紅色，提示管理人員避免遺漏。圖3。

（2）特殊事項(xiàng)的提示，采用通過判斷G列單元格的數(shù)值是否在0～3之間。具體設(shè)置方法與上面略有不同。選擇F2單元格，“開始”→“條件格式”→“突出顯示單元格規(guī)則”→“選擇規(guī)則類型”選擇“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，在“為符合此公式的值設(shè)置格式：”中填寫“=$G2≤3”，將格式設(shè)置為紅色。見圖4。

3 結(jié)語

通過兩年多的實(shí)踐證明，通過EXCEL軟件進(jìn)行重要事項(xiàng)時(shí)間提示的管理方法提高了工作效率，也降低了工作的差錯(cuò)率，是一種有效的管理方法。特別是退休人員從企業(yè)對(duì)退管人員的準(zhǔn)時(shí)準(zhǔn)點(diǎn)、一絲不茍的工作中感受到了企業(yè)的關(guān)懷，為企業(yè)的健康發(fā)展?fàn)I造了和諧有序的外部環(huán)境，退管工作也得到了企業(yè)的高度認(rèn)可。

圖2 設(shè)置條件格式規(guī)則

圖3 特殊事項(xiàng)的時(shí)間提示方法

圖4 由其他單元格的值控制本單元格突出顯示方法