周建平

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化檔案管理逐漸出現(xiàn)在人們的視線之中，并被廣泛運(yùn)用。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，進(jìn)行信息化檔案管理是檔案管理工作發(fā)展的必然之勢(shì)。信息化檔案管理不僅能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，還能提升檔案管理工作的有效性和便捷性。并且極大提升了檔案存儲(chǔ)的時(shí)間和安全性，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享這一目標(biāo)，為我國(guó)的可持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。本文針對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考進(jìn)行探究，希望具有借鑒價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化；建設(shè)

隨著時(shí)代的變遷，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，并無(wú)法滿足人們對(duì)檔案的需求。針對(duì)這種現(xiàn)象，我國(guó)開始大力實(shí)行建設(shè)信息化檔案管理。但是在當(dāng)下的信息化檔案建設(shè)過程中，仍然存有一些問題對(duì)信息化檔案管理建設(shè)的進(jìn)程產(chǎn)生影響。基于此，如何提升信息化檔案建設(shè)的有效性以及加強(qiáng)檔案管理已經(jīng)成為人們首要面臨的問題。

一、信息化檔案建設(shè)的組成內(nèi)容

（一）建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)

在信息化檔案建設(shè)過程中，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是信息化檔案能夠有效管理的根基，也是核心所在。數(shù)據(jù)庫(kù)是存儲(chǔ)檔案的主要場(chǎng)所，如果在建設(shè)信息化檔案管理時(shí)，沒有建設(shè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，或者是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的不合理、不可靠，那么會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的影響，在進(jìn)行檢索文檔時(shí)，會(huì)產(chǎn)生諸多問題。在數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)際建設(shè)過程中，不僅需要建設(shè)卷級(jí)目標(biāo)，還需要細(xì)化到文件級(jí)目標(biāo)，只有這樣才能使相關(guān)管理人員在進(jìn)行檔案檢索時(shí)更加方便有效。除此之外，因檔案文件的重要性，所以在一般情況下，存儲(chǔ)的檔案會(huì)進(jìn)行永久性保存，而隨著時(shí)間的累積，檔案的存儲(chǔ)量會(huì)逐漸增大。因此，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)要注重?cái)?shù)據(jù)庫(kù)的容量和規(guī)模，以此來進(jìn)行更加有效的檔案管理工作[1]。

（二）建設(shè)軟硬件設(shè)施

在建設(shè)信息化檔案管理的過程中，軟硬件設(shè)施的建設(shè)是最基本的建設(shè)部?jī)?nèi)容，也是最主要的建設(shè)內(nèi)容之一。軟硬件的良好建設(shè)能夠確保信息化檔案管理工作能夠持續(xù)穩(wěn)定的開展，如果對(duì)軟硬件設(shè)施建設(shè)不重視，那么會(huì)對(duì)日常檔案管理、檔案資源共享以及檔案?jìng)鬏數(shù)裙ぷ鳟a(chǎn)生嚴(yán)重影響。因此，在實(shí)際建設(shè)過程中，要注重對(duì)軟硬件的建設(shè)，從而確保信息化檔案管理工作能夠發(fā)揮其真正的效用，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率[2]。

（三）加強(qiáng)軟件系統(tǒng)的更新與開發(fā)

對(duì)信息化檔案管理中軟件設(shè)施的更新以及開發(fā)是保證檔案管理工作能夠在日新月異的今天保持穩(wěn)定的發(fā)展，不與社會(huì)相脫節(jié)的重要途徑。當(dāng)下的信息技術(shù)正在迅猛發(fā)展，要想讓信息化檔案管理系統(tǒng)能夠穩(wěn)定流暢的運(yùn)行，就必須要注重加強(qiáng)軟件系統(tǒng)的更新與開發(fā)，以此來避免因檔案管理系統(tǒng)得的性能過低，對(duì)管理工作產(chǎn)生影響。除此之外，對(duì)軟件系統(tǒng)不斷進(jìn)行開發(fā)能夠讓檔案管路工作變得更加高效、便捷，開發(fā)出來的新功能、新程序?qū)n案管理效率而言，都是一種質(zhì)的提升[3]。因此，在實(shí)際建設(shè)過程中，相關(guān)人員必須要重視對(duì)軟件系統(tǒng)的更新與開發(fā)。

（四）注重管理人員的職業(yè)素質(zhì)

常言道“好馬配好鞍”，有良好的信息化檔案系統(tǒng)卻沒有與之匹配的專業(yè)管理人員，這對(duì)檔案管理工作質(zhì)量和效率而言并不能起到提升的效果。因此，在建設(shè)信息化檔案管理的同時(shí)，需要建設(shè)相關(guān)管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。信息化檔案管理需要管理人員具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)與軟件技術(shù)，所以要注重對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)的培養(yǎng)。并且在管理過程中，要定期組織相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而提升管理人員的自身專業(yè)素質(zhì)，從而有效提升信息化檔案管理的質(zhì)量和效率。

二、信息化檔案管理措施

（一）進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)

信息化檔案建設(shè)的最根本目標(biāo)就是能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，資源共享能夠在一定程度上提升檔案文件的利用率，并促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。因此，在檔案信息化建設(shè)過程中，相關(guān)人員可以對(duì)數(shù)字化建設(shè)給予高度的重視。數(shù)字化建設(shè)在信息化檔案建設(shè)中有著巨大的作用，其具體細(xì)節(jié)為：信息化檔案的建設(shè)者應(yīng)遵守信息化檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與原則，通過制定一份科學(xué)、合理的工作計(jì)劃來加快數(shù)字化建設(shè)的腳步。另外，在信息化檔案實(shí)際建設(shè)過程中，需要選派出一名專業(yè)的人士來對(duì)檔案建設(shè)進(jìn)行管理和監(jiān)督，從而確保建設(shè)過程中不會(huì)出現(xiàn)影響工程進(jìn)度的問題，并保障信息檔案的質(zhì)量，并不會(huì)發(fā)生資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。除此之外，在現(xiàn)階段的檔案管理中，部分檔案室中還存有一些較為珍貴的紙質(zhì)檔案。因此，檔案管理部門應(yīng)重視這些珍貴文檔的保護(hù)，并可以制定一些關(guān)于電子檔案和紙質(zhì)檔案并用的體系，從而對(duì)有價(jià)值的紙質(zhì)文檔進(jìn)行保護(hù)[4]。

（二）建立、完善檔案管理體系

檔案管理體系的建立和完善能夠確保信息化檔案建設(shè)和信息化檔管理工作能夠有條不紊的展開，從而提升檔案管理質(zhì)量。只有不斷完善檔案管理工作體系，才能讓信息化檔案這一工作切實(shí)有效的落實(shí)下去。要想完善信息化檔案管理工作的體系，可以從多個(gè)方面進(jìn)行完善：1.需要建立完善的管理制度，并且將制度切實(shí)有效的落實(shí)下去，然后需要將傳統(tǒng)的檔案管理運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行改進(jìn)。關(guān)于電子檔案的管理需要完全依照我國(guó)相關(guān)部門制定的法規(guī)取執(zhí)行，實(shí)行上下聯(lián)動(dòng)管理制，并與相關(guān)檢查部門保持時(shí)刻聯(lián)系，確保電子文檔處于全程被督察管控的狀態(tài)。另外，實(shí)行國(guó)家檔案管理規(guī)定，可以讓相關(guān)的檔案部門進(jìn)行行政管理，將一系列的信息化檔案管理的職能下放，進(jìn)而提升信息化檔案建設(shè)和管理的有效性。2.在信息化檔案建設(shè)方面，必須要依照相關(guān)的法律規(guī)定，制定相關(guān)的項(xiàng)目計(jì)劃書。計(jì)劃中必須要細(xì)致體現(xiàn)，比如像建設(shè)單位、規(guī)定完成日期、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，如果建設(shè)完畢之后發(fā)現(xiàn)與項(xiàng)目計(jì)劃書中不符，需要采用法律手段來進(jìn)行維護(hù)[5]。這種方式能夠有效的規(guī)范建設(shè)工作。除此之外，相關(guān)檔案管理部門可以針對(duì)信息化檔案管理工作制定績(jī)效評(píng)估體系，并實(shí)行獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過這種方式能夠讓相關(guān)的管理人員充滿工作熱情，并隨時(shí)規(guī)范自身的行為。

（三）保障資金體系和技術(shù)支撐

在信息化檔案管理過程中，技術(shù)支持和資金投入是確保管理工作能夠穩(wěn)持續(xù)的重要保障。因?yàn)樵趯?shí)際管理過程中，檔案系統(tǒng)可能會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰、感染病毒以及硬件設(shè)施損壞等問題，而這時(shí)就需要通過技術(shù)支持來解決問題。當(dāng)然，這一切都需要大量的資金投入。只有這樣，才能讓信息化檔案工作穩(wěn)定持續(xù)下去。除此之外，檔案管理部門還需要重視對(duì)檔案管理設(shè)備的更新，從而確保檔案管理工作能夠一直保持著高質(zhì)量、高效率的狀態(tài)[6]。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，信息化檔案的建設(shè)其目的就是為了能讓檔案管理工作能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，滿足人們的需求。因此，要重視對(duì)信息化檔案的建設(shè)以及加強(qiáng)相關(guān)管理工作，從而切實(shí)有效的提升檔案管理工作的質(zhì)量以及有效性。隨著人們對(duì)信息化檔案建設(shè)的重視，我國(guó)檔案管理完全信息化的進(jìn)程也在不斷加快。

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