文/中交一航局第三工程有限公司 高榮欣

思路決定出路，創(chuàng)新推動(dòng)發(fā)展。隨著國家發(fā)展戰(zhàn)略的轉(zhuǎn)變，“一帶一路”等建設(shè)規(guī)劃的提出，公司及時(shí)調(diào)整結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，完善各業(yè)務(wù)體系，在保持傳統(tǒng)業(yè)務(wù)做強(qiáng)做優(yōu)的同時(shí)加大對新興業(yè)務(wù)的投入。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，為了更好地服務(wù)于公司轉(zhuǎn)型升級(jí)，檔案工作人員抓住契機(jī)，堅(jiān)持“穩(wěn)中求進(jìn)、提質(zhì)增效”的工作原則，改變傳統(tǒng)管理理念，創(chuàng)新管理機(jī)制與模式，引進(jìn)信息管理技術(shù)，轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)方式，圍繞公司經(jīng)營承攬與生產(chǎn)工作，創(chuàng)建檔案信息庫。為公司創(chuàng)新轉(zhuǎn)型提供信息資源和智力支持，提高企業(yè)的競爭力。

一、檔案服務(wù)現(xiàn)狀

截至2012年底，公司檔案室室藏檔案1.5萬余卷，檔案年利用率為500人次左右。公司檔案室隸屬于公司總經(jīng)理辦公室，公司總工分管檔案工作，辦公室主任主管檔案工作，檔案管理員負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)。公司檔案室集中統(tǒng)一管理各類檔案，檔案庫房面積500平方米，分別保管文書、人事、財(cái)務(wù)、科技、合同、編研、榮譽(yù)、聲像等檔案，庫房內(nèi)配備空調(diào)、溫濕度計(jì)等設(shè)備。建立公司檔案管理辦法、竣工檔案管理辦法、檔案庫房應(yīng)急預(yù)案與管理制度，保證檔案工作有序推進(jìn)；新上檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)入目錄錄入及調(diào)試使用階段；建立檔案電子查詢目錄，榮譽(yù)檔案及部分重要檔案保存電子件。檔案服務(wù)利用工作基本滿足公司各業(yè)務(wù)部門工作需求。但隨著國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，市場競爭越來越激烈。公司一方面努力擴(kuò)大經(jīng)營范圍，提高經(jīng)營承攬額度，另一方面內(nèi)抓生產(chǎn)管理，保證工程進(jìn)度與質(zhì)量同步發(fā)展，確保公司履約能力，提高市場競爭力。與此同時(shí)各業(yè)務(wù)部門對檔案的利用率大大提高，檔案的憑證作用凸顯重要，由于當(dāng)時(shí)歸檔人員的歸檔工作意識(shí)薄弱，導(dǎo)致資料收集不齊全、保管不完整、歸檔不及時(shí)，導(dǎo)致所藏檔案信息不能滿足公司經(jīng)營生產(chǎn)工作的需求，加之所藏檔案大部分為紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致公司駐地與外地人員查閱檔案信息效率低下。

二、提高檔案服務(wù)水平，建立檔案信息資源庫

根據(jù)公司經(jīng)營生產(chǎn)工作的需求，為大大提高檔案服務(wù)效率，使“死檔案”變成“活資源”，公司檔案部門牽頭，各業(yè)務(wù)部門配合，共同建立檔案信息資源庫。檔案信息庫的建立分兩部分實(shí)施，自2010年起，公司檔案室對業(yè)務(wù)部門常用文件開始進(jìn)行目錄整理及原件的收集，但未進(jìn)行文件分類及提取文件內(nèi)重要信息。2017年始，經(jīng)調(diào)研，與各業(yè)務(wù)部門共同配合開始檔案信息庫的完善整理工作，在這期間，先修訂及制定檔案管理制度與歸檔范圍、落實(shí)兼職檔案管理人員崗位及職責(zé)、加強(qiáng)文件管控、建立檔案安全保障體系等一列保障服務(wù)工作，在組織管理有序、文件歸檔齊全準(zhǔn)確完整的基礎(chǔ)上逐步完善了檔案信息庫。

（一）加強(qiáng)管控，做好檔案歸檔基礎(chǔ)保障工作。1.建章立制，開展檔案工作有法可依、有章可循。2015年—2017年，梳理現(xiàn)有3項(xiàng)檔案管理制度，起草制定13項(xiàng)制度與辦法，并于2017年2月印發(fā)《一航局三公司檔案管理制度匯編》，為檔案工作的有序開展提供了有力依據(jù)；同年6月，經(jīng)過檔案人員與各業(yè)務(wù)部門人員共同對公司內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作梳理匯總，制定并印發(fā)《中交一航局三公司文件材料歸檔范圍和保管期限表》，根據(jù)業(yè)務(wù)部門工作職能的調(diào)整及時(shí)對歸檔范圍與保管期限表進(jìn)行更新，保證公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的檔案資料收集齊全。2.改進(jìn)管理機(jī)制，保證檔案工作有序開展。2014年—2017年，先明確了公司機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門與所屬各單位專兼職檔案工作人員，納入崗位職責(zé)及績效考核流程，并建立檔案工作聯(lián)系網(wǎng)，成立內(nèi)部溝通交流群，方便及時(shí)溝通交流；針對項(xiàng)目檔案管理，建立項(xiàng)目檔案歸檔責(zé)任書，每年年初簽署、年終考核，中間發(fā)生工作調(diào)轉(zhuǎn)，雙方填寫項(xiàng)目檔案工作交接單并確認(rèn)簽字存檔，從而確保項(xiàng)目檔案從產(chǎn)生到歸檔移交齊全準(zhǔn)確完整；創(chuàng)建各類檔案工作動(dòng)態(tài)管理網(wǎng)，從檔案的產(chǎn)生、收集到歸檔全程處于可控狀態(tài)?？萍紮n案實(shí)行經(jīng)營合同單獨(dú)有經(jīng)營承攬部門歸檔，檔案部門及時(shí)掌握工程數(shù)量并做好在建工程竣工資料管理網(wǎng)絡(luò)以及明確歸檔責(zé)任人，做到工程進(jìn)展情況透明；及時(shí)與責(zé)任人溝通，從檔案的產(chǎn)生到歸檔移交各個(gè)節(jié)點(diǎn)抓好落實(shí)。公司文書、財(cái)務(wù)、榮譽(yù)、聲像、人事等檔案也都落實(shí)歸檔責(zé)任人，建立動(dòng)態(tài)管理網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)。達(dá)到檔案管理可視化、工作溝通網(wǎng)絡(luò)化。通過改進(jìn)以上管理機(jī)制，保證檔案工作開展有序，歸檔及時(shí)齊全準(zhǔn)確完整。3.加大投入，確保檔案安全保管與利用。（1）檔案實(shí)體安全。為確保實(shí)體檔案最大限度地保管使用，前后共計(jì)投入50萬余元對公司檔案庫房配備除濕機(jī)、空調(diào)、電腦、監(jiān)控等設(shè)備，并新建一處275平方米檔案庫房，同時(shí)改善人事檔案及財(cái)務(wù)檔案裝具；實(shí)行檔案資料預(yù)立卷管理措施，將產(chǎn)生的文件及時(shí)收集、分類、裝盒，著錄卷內(nèi)目錄，建立案卷分類貼，保證歸檔文件有序安全管理；針對項(xiàng)目檔案資料，建立項(xiàng)目資料室，做好出入庫登記，集中統(tǒng)一保管各部分檔案資料。（2）檔案信息安全。規(guī)范檔案借閱管理，建立了檔案借閱承諾書及保密協(xié)議書，檔案借閱填寫證明單，確保檔案實(shí)體及檔案信息安全使用；建立檔案網(wǎng)頁查詢信息審批制度，對借閱人員身份及借閱內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)后方可通過進(jìn)入查詢頁面；上網(wǎng)文件通過嚴(yán)格鑒定審批后進(jìn)行上傳，堅(jiān)持涉密文件不上網(wǎng)，上網(wǎng)文件加強(qiáng)保密管理的原則，確保檔案信息的安全。

（二）整合資源，建立檔案信息庫。在檔案收集齊全、安全保管及有效利用等各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)有序開展的基礎(chǔ)上，根據(jù)公司在大型項(xiàng)目的投標(biāo)及生產(chǎn)管理中經(jīng)常用到中標(biāo)通知書、施工合同、竣工驗(yàn)收資料、項(xiàng)目獲獎(jiǎng)證明、施工組織設(shè)計(jì)及方案等檔案。為提高檔案服務(wù)效率，將“死檔案”變成“活資源”，經(jīng)檔案人員與業(yè)務(wù)部門及所屬各單位溝通，對檔案室室藏及各部門、各單位檔案信息進(jìn)行開發(fā)，采取上下聯(lián)動(dòng)，檔案室集中匯總的方式，整合提取人事、船機(jī)設(shè)備、工程質(zhì)量、檔案室等部門檔案信息，建立檔案信息資源庫，為公司內(nèi)各部門提供及時(shí)有效的檔案信息服務(wù)，提高中標(biāo)率及生產(chǎn)進(jìn)度與質(zhì)量，提升公司管理水平與市場競爭力。檔案信息庫包括檔案著錄信息與相對應(yīng)的電子文件，具體包括以下幾項(xiàng)：1.合同。當(dāng)公司中標(biāo)工程項(xiàng)目且合同簽訂后，由市場工作部統(tǒng)一著錄年度、月份、合同編號(hào)、項(xiàng)目名稱、工程概況、結(jié)構(gòu)類型、簽署名義、合同金額、項(xiàng)目經(jīng)理、工期、簽訂日期、業(yè)主單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等信息后將目錄與電子原件傳送檔案室匯總。2.公司獲獎(jiǎng)、工程獲獎(jiǎng)、個(gè)人獲獎(jiǎng)。公司與工程獲獎(jiǎng)及個(gè)人獲獎(jiǎng)由檔案室負(fù)責(zé)整理并進(jìn)行信息著錄，公司獲獎(jiǎng)著錄獲獎(jiǎng)時(shí)間、頒獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)級(jí)別。工程獲獎(jiǎng)著錄獲獎(jiǎng)工程名稱、工程造價(jià)及開竣工時(shí)間、頒獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)級(jí)別、申報(bào)單位、專利申請情況、科研立項(xiàng)成果。個(gè)人獲獎(jiǎng)著錄人員崗位、獲獎(jiǎng)級(jí)別、獲獎(jiǎng)時(shí)間、頒獎(jiǎng)單位。3.人員相關(guān)證書。人員證書主要包括崗位證、職稱證、注冊證等各類資格證書，人事部門負(fù)責(zé)證書電子件的收集及著錄工作，根據(jù)類別、專業(yè)分類、將投標(biāo)常用人員及工作業(yè)績、人員目前從事工作專業(yè)及崗位進(jìn)行著錄，充分利用什么樣的人適合參與什么類型的工程投標(biāo)，通過實(shí)踐檢驗(yàn)，人員證書的收集有助于提高中標(biāo)概率及中標(biāo)后人員履約能力。4.機(jī)械設(shè)備。我公司在參與江、河、湖、海等水上項(xiàng)目投標(biāo)時(shí)離不開機(jī)械設(shè)備，船機(jī)設(shè)備是業(yè)主選擇中標(biāo)人的主要條件之一，建立機(jī)械設(shè)備檔案十分必要。船機(jī)設(shè)備檔案信息主要涵蓋了機(jī)械設(shè)備種類、通用、性能、效率等方面，每季度由設(shè)備管理部提供相關(guān)內(nèi)容。5.網(wǎng)刊信息價(jià)。公司所屬重點(diǎn)市場開發(fā)區(qū)域，由市場工作部或者所屬單位負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)的材料價(jià)網(wǎng)刊信息價(jià)的收集由市場工作部負(fù)責(zé)管理，以便在投標(biāo)過程中因不了解當(dāng)?shù)貎r(jià)格而為企業(yè)帶來損失，且亦能為中標(biāo)后材料調(diào)差留取必要的證據(jù)。6.投標(biāo)文件。市場工作部統(tǒng)計(jì)整理中標(biāo)的投標(biāo)文件以及未中標(biāo)的投標(biāo)文件，為日后投標(biāo)做經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。登記每年的優(yōu)秀標(biāo)書定為范本，日后投標(biāo)將優(yōu)秀標(biāo)書作為參考，調(diào)動(dòng)投標(biāo)人員編制標(biāo)書的積極性。7.工程項(xiàng)目簡介、竣工資料、施組及方案。工程管理部與質(zhì)量監(jiān)督部跟蹤工程項(xiàng)目，及時(shí)收集工程項(xiàng)目簡介、施組及方案信息，做好工程規(guī)模、主要技術(shù)結(jié)構(gòu)形式，如碼頭前沿線、水深、標(biāo)高、沉箱（或方塊）大小和預(yù)制安裝數(shù)量等主要技術(shù)參數(shù)，完工造價(jià)，實(shí)際開工、完工/竣工時(shí)間，技術(shù)研究成果，項(xiàng)目獲獎(jiǎng)情況等內(nèi)容的著錄工作。

三、檔案信息資源庫建立的意義

檔案信息庫的建立，提高了檔案服務(wù)率與精準(zhǔn)度。對于經(jīng)營承攬工作而言，利用信息庫相關(guān)信息，不必每次投標(biāo)都進(jìn)行公司業(yè)績、人員、設(shè)備等情況的一一查詢，大幅減少了投標(biāo)人員查閱時(shí)間，為市場開發(fā)及項(xiàng)目運(yùn)作進(jìn)一步提升了工作效率，為公司提供了市場開發(fā)的基礎(chǔ)資料，為大型工程的中標(biāo)保駕護(hù)航。對于生產(chǎn)管理而言，通過對檔案信息庫內(nèi)施組、方案等信息的調(diào)取，汲取前人精華與經(jīng)驗(yàn)方法，根據(jù)工程專業(yè)、規(guī)模、地點(diǎn)及施工特性及時(shí)制定與項(xiàng)目相適應(yīng)的施工技術(shù)方案與施組，保證工程質(zhì)量的同時(shí)加快施工進(jìn)度。意義主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.合同是工程履約和結(jié)算的重要依據(jù)，將合同檔案納入精細(xì)化、制度化、規(guī)范化管理，能避免因合同外流或因人管理不善而丟失，能對企業(yè)或項(xiàng)目產(chǎn)生不利影響和風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同管理為企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和效益不可估量。同時(shí)對合同中所包含信息的提取，使得合同檔案在有效時(shí)間內(nèi)得到最大效率的利用。

2.項(xiàng)目運(yùn)作時(shí)可迅速對招標(biāo)人或代理機(jī)構(gòu)做出實(shí)質(zhì)性反應(yīng)，通過與潛在競爭對手比較，以企業(yè)或人員的業(yè)績、獲獎(jiǎng)、船機(jī)優(yōu)勢作為競標(biāo)點(diǎn)，提高評(píng)分分值，通過以上得分優(yōu)勢，報(bào)價(jià)可以適當(dāng)合理、偏高，這樣比起充分競爭中標(biāo)產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)價(jià)值會(huì)更大。

3.通過網(wǎng)刊信息價(jià)的收集匯總，可以在日后材料價(jià)調(diào)差、變更索賠實(shí)時(shí)掌握證據(jù)，避免因材料價(jià)調(diào)差產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)損失。

4.檔案信息庫的建立對于市場工作部在經(jīng)營工作中的項(xiàng)目前期運(yùn)作、投標(biāo)過程、工程履約時(shí)更加高效、優(yōu)質(zhì)，最大限度地利用公司已有資源，適應(yīng)公司轉(zhuǎn)型升級(jí)快速發(fā)展的需要，降低人員投入及成本。

5.對檔案資源的開發(fā)利用最大限度地延長了紙質(zhì)檔案的使用壽命，檔案信息資源得到充分利用，在服務(wù)于公司經(jīng)營生產(chǎn)工作時(shí)更加高效精準(zhǔn)。

四、展望

21世紀(jì)是信息高速發(fā)展的時(shí)代，如何最大限度地整合室藏檔案資源，已經(jīng)成為檔案服務(wù)利用亟待解決的問題。檔案信息庫的建立全面提升了公司工程投標(biāo)的質(zhì)量和數(shù)量，扎實(shí)了施工質(zhì)量，保證了施工進(jìn)度，提高了企業(yè)履約創(chuàng)效能力，有效促使企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。