文/中國兵器科學研究院辦公室 李軍

一、前言

企業(yè)傳統(tǒng)文書檔案管理方式，主要是以紙質材料為信息載體，對文字、圖表等信息進行記錄、整理，同時流轉、歸檔以及銷毀。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，數(shù)據(jù)處理效率和利用程度不斷提升，主要采用計算機作為信息載體，把紙質的文書檔案信息進行數(shù)字化處理，最終以電子檔案的形式存儲下來，從而對企業(yè)文書檔案進行信息化管理，利用網(wǎng)絡技術，對于企業(yè)文書檔案進行計算機聯(lián)網(wǎng)處理，實現(xiàn)文書檔案的在線閱覽、傳閱及查詢，并進一步實現(xiàn)文書檔案的分類、存儲和復制等等，大大提高了文書檔案的工作及管理效率。但從目前來看，電子文檔從穩(wěn)定性、安全性和法律保證方面，還不能完全取代紙質文檔，兩者還將在一段時間內相依共存。這就是目前大部分企業(yè)文書檔案運行管理所采用的“雙軌制”，即對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中所產(chǎn)生的重要有利用保存價值的圖文材料，除沿用過去的原文原物手工管理模式外，運用計算機等現(xiàn)代數(shù)字處理技術手段，形成其對應電子文檔，并充分利用網(wǎng)絡技術進行數(shù)據(jù)的保管和使用。

二、雙軌制下加強文書檔案安全保密工作的重要性和必要性

隨著我國綜合國力的日益加強，軍工企業(yè)處于快速發(fā)展階段，保密工作面臨著許多新問題，軍工企業(yè)部分文書檔案資料涉及國家安全防衛(wèi)的會議活動、科研成果、重要數(shù)據(jù)及背景資料等秘密，而且隨著雙軌制管理模式的運用，傳統(tǒng)的紙版文書資料基礎上，加之信息技術手段對文書檔案資料的數(shù)字處理和存儲、運用，使得文書檔案的調用和使用頻率與日俱增，企業(yè)文書檔案的保密范圍和復雜程度不斷加大，而涉密信息一旦泄露，將會對國家安全和利益造成損害，使我們的國防事業(yè)蒙受損失，會給國家、企業(yè)和個人帶來嚴重危害。所以新形勢下文書檔案安全保密工作仍然是軍工企業(yè)保密工作的重中之重，不僅相關從業(yè)人員，而且企業(yè)本身要給予足夠的重視。

三、雙軌制下文書檔案安全保密管理的具體措施

（一）依法依規(guī)加強文書檔案安全保密工作。嚴格按照《中華人民共和國保守國家秘密法》（以下簡稱“國家保密法”）的規(guī)定，對于文書檔案信息的利用堅持“既確保國家秘密安全，又便利信息資源合理使用”的原則，將國家保密法的規(guī)定貫穿落實到企業(yè)文書檔案安全保密工作的各個環(huán)節(jié)和細節(jié)之中，嚴格落實保密工作責任制，健全文書檔案相關保密管理制度，完善保密防護措施，加強對企業(yè)內部集中制作、存放、保管企業(yè)文書檔案的保密要害部門部位的安全防護工作，按國家保密規(guī)定和標準配備、使用必要的技術防護設施設備，特別是文書檔案管理保密要害部位要制定安防措施、工作人員安全保密責任、人員進出管理規(guī)定等，不斷落實和提高安全保密的保障能力。

（二）加強文書檔案運轉各環(huán)節(jié)安全保密管理及監(jiān)督檢查，落實責任。文書檔案保密管理采取“閉環(huán)”操作，對其制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、保存及銷毀等環(huán)節(jié)按照國家保密規(guī)定，建立分工負責、審核監(jiān)控、簽字確認等環(huán)節(jié)，形成整體聯(lián)動的安全保密監(jiān)控機制，做到“環(huán)環(huán)相扣、責任明晰、不留空隙”，增強執(zhí)行保密紀律和保密制度的主動性和自覺性。比如，對于文書檔案的借閱，建立審核審批制度，并實行電子流程審批，由借閱人提出申請，經(jīng)部門領導和主管領導審核同意后，檔案管理人員方可將電子文檔發(fā)送至借閱人，所有環(huán)節(jié)均網(wǎng)絡在線完成，均有相應人員負責經(jīng)辦，并能夠通過網(wǎng)絡跟蹤查詢流程運轉情況。對于企業(yè)紙質文件的保存，采用按密級分類保管，對于涉密文件，單獨立卷存檔，分揀排序，定期復查，不僅確保每一份涉密文件完好無失，還要確保每一頁涉密內容完整保密。對于紙質機要文件的傳遞，嚴格按照黨政機要渠道進行，每一環(huán)節(jié)都要由具體經(jīng)辦人員負責并簽字留痕。對于紙質文書檔案的銷毀必須經(jīng)過部門領導和主管領導的同意后方可進行，不留備份，徹底銷毀。同時，對于已經(jīng)過數(shù)字化處理形成的電子文檔，加強網(wǎng)上安全監(jiān)控，對涉密電子文檔，制定安全保密管理策略，按重要程度、內容和密級不同，進行保密程序設置，采用分類分級安全保密管理模式，進行閱讀權限的劃分和傳閱范圍的限定，形成公開、半公開以及保密的分類安全管理模式。對于企業(yè)內部網(wǎng)絡傳閱文件，按保密管理制定“安全三員”防控體系，即企業(yè)網(wǎng)絡環(huán)境下系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全員及安全審計員各負其責，共同監(jiān)控，確保文書檔案資源的安全保密，使得網(wǎng)絡傳閱的文件，所有流程網(wǎng)上均有記載，環(huán)節(jié)都有嚴格控制，所有情況均有跟蹤記錄，所有修改都有痕跡保存。

（三）不斷加強文書檔案從業(yè)人員安全保密素質。在大數(shù)據(jù)時代，在企業(yè)發(fā)展的新的歷史時期，無論是企業(yè)領導還是文書檔案管理人員，對于企業(yè)文書檔案的安全保密工作的重要性和緊迫性要有清晰、全面的認識，要改變過去那種對于文書檔案“拿來即查，用后甩手”落后意識和習慣。企業(yè)文書檔案管理工作是一項機要性工作，政治性較強，要把對文書檔案的安全保密管理上升到政治高度。在文書檔案管理工作中必須重視人的因素，要保障企業(yè)文書檔案信息的安全，必須加強企業(yè)文書檔案工作人員的安全保密意識和責任意識，文書檔案管理人員對于崗位保密職責和行為規(guī)范要熟知用心，克服僥幸心理，杜絕麻痹意識，按規(guī)按章操作。在進行安全保密警示教育的同時，企業(yè)可以與文書檔案管理人員簽訂保密責任書，明確其安全保密職責。

（四）不斷提高適應保密形勢發(fā)展需要制度建設能力和技術裝備能力。要制定各種保障措施，保證檔案信息安全傳遞、保存。比如文書檔案涉密管理制度、檔案歸檔管理管理制度、檔案傳遞制度，同時確保網(wǎng)絡系統(tǒng)安全，建立網(wǎng)絡系統(tǒng)規(guī)章制度，制定包括網(wǎng)絡、服務器、防火墻等在內的關于網(wǎng)絡安全的一系列安全制度和措施，加強對口令、授權的管理，無關人員一律不得使用口令和授權，同時電子文書檔案的傳遞網(wǎng)絡要與公共信息網(wǎng)絡實行物理隔離和邏輯隔離，使涉密信息資源一律不得在內部局域網(wǎng)以外傳遞。加強維護相關設備與網(wǎng)絡，保證其運行的安全性，避免由于計算機病毒或者非法黑客的侵入損害，造成檔案數(shù)據(jù)丟失受損，營造安全的網(wǎng)絡運行環(huán)境，同時，隨著信息技術的廣泛運用，保密技術手段要不斷升級更新，各類保密新技術和新產(chǎn)品要不斷應用于保密工作實踐。

（五）企業(yè)文書檔案的定密和解密。隨著時間的推移和相關文件的貫徹執(zhí)行，企業(yè)文書檔案的密級會隨之改變，有密級的升降和解除之分，而大多數(shù)文件屬于降密和解密的情況，有些文書檔案是有保密時限的，所以對文書檔案的保密時限要有詳細記載，而有些文書檔案是因為原指導文件的變化導致其保密性的變化。企業(yè)在具體操作中要按照國家保密法和上級要求，確定本單位的定密工作小組和定密責任人，明確企業(yè)文書檔案的定密和密級具體范圍，確定具體保密期限和知悉范圍，明確解密時間和解密條件，根據(jù)情況變化及時調整，做好文書檔案的秘密確定、變更和解除工作。

四、結語

雖然目前大部分企業(yè)對于企業(yè)文書檔案仍采用“雙軌制”管理，但隨著時代的發(fā)展，電子文件的優(yōu)勢使得其取代紙質文件已成必然，通過文書檔案的信息化管理將全面提升檔案的管理效能。做好管理模式過渡期間企業(yè)文書檔案的安全保密工作至關重要，不僅有利于保護企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的信息資源，為國家國防安全發(fā)展奠定基礎，而且為未來企業(yè)文書檔案的保密管理提供了寶貴經(jīng)驗，為企業(yè)文書檔案資源實現(xiàn)開發(fā)利用的轉變提供了堅實的保障。