漆傳莉（深圳航天科技創(chuàng)新研究院）

公文、科技報告、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件、產(chǎn)品圖樣這幾類文件是在工作中經(jīng)常編制的，這幾類文件的要素各不相同，其編排格式也有差異。進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化審查[1]是標(biāo)準(zhǔn)化人員的工作內(nèi)容之一，文件格式則是標(biāo)準(zhǔn)化審查的內(nèi)容之一。本文就標(biāo)準(zhǔn)、科技報告和公文的編排格式（主要是章節(jié)條的劃分等）進(jìn)行比較，并探討技術(shù)文件的層次編寫規(guī)則，尋求一種比較適宜的編寫格式，避免在技術(shù)文件編寫過程中出現(xiàn)無據(jù)可依，雜亂無章的現(xiàn)象，解決標(biāo)準(zhǔn)化工作中的一些困惑。

1 技術(shù)文件的格式要求

在技術(shù)研究過程中、產(chǎn)品研制和生產(chǎn)過程中會形成相應(yīng)的產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件。其中，產(chǎn)品圖樣自成一體，按照技術(shù)制圖（如GB/T 19096）和機(jī)械制圖（如GB/T 4457）等國家標(biāo)準(zhǔn)，或是根據(jù)不同行業(yè)，按照SJ/T 207系列標(biāo)準(zhǔn)、QB/T 1753系列標(biāo)準(zhǔn)、QJ 1714系列標(biāo)準(zhǔn)等的要求執(zhí)行。

技術(shù)文件的內(nèi)容，各行各業(yè)都有相應(yīng)的要求，如GB/T 8567—2006[2]規(guī)定了計算機(jī)軟件文檔的編制內(nèi)容、GJB/Z 170—2013[3]規(guī)定了軍工產(chǎn)品設(shè)計定型文件編制的主題內(nèi)容等。

技術(shù)文件的編排格式，各個企業(yè)的要求各有不同，各個項目也會有不同的要求，但一般都是參照GB/T 1.1—2009[4]給出的規(guī)則。項目策劃時，標(biāo)準(zhǔn)化人員就應(yīng)規(guī)定技術(shù)文件的格式。

2 公文、科技報告、標(biāo)準(zhǔn)及其參考標(biāo)準(zhǔn)

2.1 公文

公文：黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具[5]。

我國公文有統(tǒng)一性的特點，它的格式、種類、行文規(guī)則、辦理等都是全國統(tǒng)一的，一般按照國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 9704—2014[6]執(zhí)行。

2.2 科技報告

科技報告：科學(xué)技術(shù)報告，是進(jìn)行科研活動的組織或個人描述其從事的研究、設(shè)計、工程、試驗和鑒定等活動的進(jìn)展或結(jié)果，或描述一個科學(xué)或技術(shù)問題的現(xiàn)狀和發(fā)展的文獻(xiàn)。（GB/T 7713.3—2014[7]）

科技報告的編寫依據(jù)是 GB/T 7713.3—2014，在此標(biāo)準(zhǔn)中引用了CY/T 35—2001[8]。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)：通過標(biāo)準(zhǔn)化活動，按照規(guī)定的程序經(jīng)協(xié)商一致制定，為各種活動或其結(jié)果提供規(guī)則、指南或特性，供共同使用和重復(fù)使用的文件。（GB/T 20000.1—2014[9]）

GB/T 1.1—2009規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)、起草表述規(guī)則和編排格式，并給出了有關(guān)表述樣式。

2.4 其他

在工作過程中，有一些政府申報的項目文件，如項目可行性研究報告、工作總結(jié)報告、驗收報告等，這類文件的內(nèi)容屬于科技報告，但在表現(xiàn)形式上又側(cè)重于公文，主要體現(xiàn)在文件的章節(jié)條以一、（一）1.（1）的形式編排。隨著要求的逐漸明確及規(guī)范，此類文件已完全納入科技報告，明確規(guī)定按GB/T 7713.3—2014的要求執(zhí)行，故在此不再贅述。

2.5 參考標(biāo)準(zhǔn)的比較

公文、科技報告和標(biāo)準(zhǔn)等文件編制的參考標(biāo)準(zhǔn)見表1。

三個參考標(biāo)準(zhǔn)要求的層次及編號規(guī)則見表2、表3和表4。

表1 參考標(biāo)準(zhǔn)

表2 公文（GB/T 9704—2012）層次及編號示例

表3 標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范（GB/T 1.1—2009）層次及編號示例

表4 科技報告（GB/T 7713.3—2014、CY/T 35—2001）層次及編號示例

續(xù)表 4

各項標(biāo)準(zhǔn)的差異說明：

（1）GB/T 1.1—2009和CY/T 35—2001中節(jié)、條、段的含義有所不同。

（2）層次分級不同：

a）GB/T 9704—2012規(guī)定的結(jié)構(gòu)層次只分到第四層。

b）GB/T 1.1—2009的5.2.4條規(guī)定，條一直可分到第五層次（例如5.1.1.1.1.1）。

c）CY/T 35—2001規(guī)定章節(jié)的層次劃分一般不超過四級（例如5.1.1.1），但可下擴(kuò)條、款、項、段。

（3）引言編號不同：

a）GB/T 1.1—2009規(guī)定引言不應(yīng)編號，可以對引言條編號，編為0.1、0.2等，可以參見GB/T 19001—2016[10]。

b）CY/T 35—2001規(guī)定前言、概論、引言或類似形式章節(jié)以0作為編號。

（4）附錄章、圖、表和公式編號不同：

a）GB/T 1.1—2009規(guī)定附錄中章、圖、表和公式編號重新從1開始，編號前應(yīng)加上附錄編號字母（A、B、C等），字母后跟下腳點。如：A.1、 圖A.1、表A.1等。

b）CY/T 35—2001規(guī)定附錄中章、圖、表和公式編號，應(yīng)在阿拉伯?dāng)?shù)字前冠以附錄的編號。如：A1、圖A1、表A1、式（A1）等。

3 技術(shù)文件格式的探討

3.1 章節(jié)條格式的探討

在研制過程中的技術(shù)文件編寫，基本上是以GB/T 1.1—2009為參考，因為此標(biāo)準(zhǔn)對文件的編寫要求作出了比較詳盡的規(guī)定，基本上涵蓋了技術(shù)文件所涉及的所有要素。

技術(shù)文件的封面、簽署頁和更改記錄頁一般由企業(yè)根據(jù)各自不同的習(xí)慣與風(fēng)格自定義。封面一般包括：系統(tǒng)及產(chǎn)品名稱型號、文件名稱、文件編號、文件版本號、編制單位、編制日期等。

技術(shù)文件正文通常都是以GB/T 1.1—2009為基礎(chǔ)要求，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整字體大小，一般是比標(biāo)準(zhǔn)要求大半號，如標(biāo)準(zhǔn)要求為五號宋體，技術(shù)文件則使用小四號宋體，以此類推。

建議的技術(shù)文件層次編號及字體要求見表5。

表5 技術(shù)文件

說明：

（1）GB/T 1.1—2009的 5.2.4條規(guī)定，條一直可分到第五層次（例如5.1.1.1.1.1）。技術(shù)文件使用WORD編制時，條是可以一直分到第八層次（例如5.1.2.3.4.5.6.7.8）。

（2）圖、表、公式編號從引言開始一直連續(xù)到附錄之前，并與章、條的編號無關(guān)，且圖、表和公式的編號各不相關(guān)。如圖1、表1、（1）等。公式的編號不是必須的，僅在需要對公式進(jìn)行區(qū)分引用時，才對公式進(jìn)行編號。

（3）只能對圖做一個層次的細(xì)分，分圖使用字母編號〔例如 a）、b)等〕。表中不能有表，且不能將表再分為次級表。公式也不能細(xì)分。

（4）建議每個圖都應(yīng)有圖題，每個表都應(yīng)有表題。

（5）圖、表中的內(nèi)容及公式建議均采用五號宋體。

（6）因為公式的編號與公式在同一行，如果公式用五號宋體，則公式的編號也應(yīng)采用五號宋體，與圖表編號不同。

3.2 其他相關(guān)格式的探討

3.2.1 術(shù)語和定義

在GB/T 1.1中，“術(shù)語和定義”這一章是比較獨特的存在，主要體現(xiàn)在：

（1）GB/T 1.1的 5.2.5條規(guī)定，應(yīng)避免出現(xiàn)懸置段，但6.3.2條又要求“術(shù)語與定義”一章需要適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)語,這段引導(dǎo)語就成了懸置段[11]。

（2）術(shù)語與定義的條目編號采用的是正文的條編號（GB/T 1.1中 9.5.3），但在GB/T 1.1的 6.1.2條中規(guī)定：目次不應(yīng)列出“術(shù)語和定義”一章中的術(shù)語。即目次中不應(yīng)列出術(shù)語和定義的條目編號。

鑒于以上兩個因素和技術(shù)文件的應(yīng)用范圍，建議技術(shù)文件不必編制“術(shù)語和定義”這一章。如有需要，可以增加最后一章“注釋”，列出有助于了解技術(shù)文件的所有信息（包括背景、術(shù)語、縮略語或公式等,參考GB/T 8567—2006），此章內(nèi)容可按正文的編排格式要求執(zhí)行。

3.2.2 無標(biāo)題條

GB/T 1.1—2009規(guī)定可以采用無標(biāo)題條（如5.1.2.1和8.6.1等），CY/T 35—2001則要求篇、章、節(jié)、條、款、項、段都應(yīng)有標(biāo)題。為了保持全文的行文一致性，以及避免增加多余的格式設(shè)置，建議技術(shù)文件中所有條均應(yīng)設(shè)標(biāo)題，可將無標(biāo)題條首句中的關(guān)鍵術(shù)語或短語作為條標(biāo)題。

3.2.3 列項編號

GB/T 1.1—2009中規(guī)定，列項之前可以使用列項符號（“——”或“·”），也可使用字母編號，下一層使用后帶半圓括號的數(shù)字編號。建議技術(shù)文件中的列項均使用字母編號，下一層使用后帶半圓括號的數(shù)字編號，以保持行文統(tǒng)一。若數(shù)字編號需要進(jìn)一步細(xì)分，則可使用帶圓括號的數(shù)字編號進(jìn)行標(biāo)示，見示例。

示例：

產(chǎn)品的技術(shù)要求如下：

a）性能

1）外部接口：

（1）電源接口：1個。

（2）USB接口：2個。

2）……

b）功能

1）……

2）……

4 結(jié)語

綜上所述，GB/T 9704—2012只適用于黨政機(jī)關(guān)公文的規(guī)定，不適用于技術(shù)文件。而CY/T 35—2001制定時間比較久遠(yuǎn)，標(biāo)準(zhǔn)再次修訂時應(yīng)會考慮與GB/T 1.1—2009保持一致。

GB/T 1.1—2009作為基礎(chǔ)性的國家標(biāo)準(zhǔn)，是全國各行業(yè)在編寫標(biāo)準(zhǔn)時共同遵守的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，在我國標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作中發(fā)揮了重要的指導(dǎo)作用。借鑒GB/T 1.1—2009的規(guī)則，結(jié)合企業(yè)實際情況制定技術(shù)文件的編排格式，是比較便捷、適宜的方法。