邢萌

【摘要】事業(yè)單位檔案的管理一直是事業(yè)單位工作的重中之重。隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適用，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫。本文就事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的背景、意義進行闡述，并對事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)管理路徑的選擇進行分析，最后提出一些意見。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案數(shù)字化建設(shè)；路徑

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，作為我國為社會公益而進行服務的事業(yè)單位要充分利用信息技術(shù)。在我國事業(yè)單位服務社會的過程中，有很多重要的文件需要保存，有很多人作出了杰出的貢獻，他們的檔案需要妥善保管。因此事業(yè)單位檔案數(shù)字化是事業(yè)單位檔案建設(shè)的必由這路。事業(yè)單位檔案的數(shù)字化大大提高了工作效率和經(jīng)濟效益，為我國事業(yè)單位的發(fā)展作出了巨大貢獻。

一、事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)的意義

在過去的傳統(tǒng)檔案管理方式中，所有文件都是紙質(zhì)的，員工對這些檔案進行整理時非常費時費力，效率低下，經(jīng)濟效益低。而且很多時候需要對一些檔案進行查詢，這時尋找檔案成為一個大問題，往往很長時間才能找到需要的檔案。紙質(zhì)檔案也容易丟失，這給檔案的管理工作帶來了很大的不便。事業(yè)單位的檔案管理工作分三部分，它們分別是文書管理、基建檔案和人事檔案。這些是事業(yè)單位得以安全正常運行的依據(jù)和保障。隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不足以支撐事業(yè)單位的正常運行，這就需要數(shù)字化管理的介入。事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)有很多方面的益處。一方面，大大提高了經(jīng)濟效益。事業(yè)單位傳統(tǒng)的管理方法需要大量的人力物力，需要很多的成本。在管理過程中效果低下，浪費了大量的時間。數(shù)字化建設(shè)后的事業(yè)單位檔案管理方法方便快捷，只要一臺電腦就可以查詢想要的檔案，就可以建立新的檔案，節(jié)省了時間，減少了人工也節(jié)省了空間。另一方面提高了工作效率，傳統(tǒng)的檔案管理方法要求員工跑來跑去尋找檔案，查找需要的資料費時費力，數(shù)字化后打破了時間和空間的限制，需要的資料可以迅速找到，可以準確了解員工的情況，保障了員工的工作和事業(yè)單位工作的有序進行。

二、事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)存在的問題

（一）數(shù)字化建設(shè)后的安全問題。數(shù)字化建設(shè)離不開網(wǎng)絡(luò)，但是網(wǎng)絡(luò)是復雜的，事業(yè)單位的檔案保密要求很高，數(shù)字化建設(shè)后對事業(yè)單位的檔案造成了一定的危險。數(shù)字化建設(shè)的目的是方便建設(shè)檔案、方便查詢和提高工作效率，在這些要求得到滿足后新的問題就出現(xiàn)了，對事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設(shè)一定要把保密工作做到位，杜絕因為計算機軟件或者硬件的問題造成信息丟失，更不可以因為病毒的襲擊導致信息被竊取。這些問題要得到高度的重視。

（二）建設(shè)資金不足。數(shù)字化建設(shè)需要大量的資金投入，事業(yè)單位的檔案工作是事業(yè)單位運行的保障。沒有資金的投入就無法對事業(yè)單位的檔案進行數(shù)字化建設(shè)，建設(shè)無法進行就無法從傳統(tǒng)的管理方法的局限中脫離出來，耗費大量的人力物力。我國事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)進程緩慢，止步不前，很大一部分原因就是資金投入不足，要重視資金投入的問題，這是事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的保障，避免資金不足導致的數(shù)字化進程停滯這種情況的出現(xiàn)。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑分析

（一）完善事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化體系。在進行事業(yè)單位檔案數(shù)字化時要完善體系的建設(shè)，不但要將新的檔案數(shù)字化也要將過去老的檔案進行數(shù)字化。將他們分類整理好放入不同的儲存空間，和傳統(tǒng)的分類整理方式一樣，有體系的儲存和數(shù)字化。要從檔案的錄入，資料的整理再到保存、復核、分類等各個環(huán)節(jié)形成一套完整的體系，這樣事業(yè)單位檔案數(shù)字化才能順利進行。

（二）實現(xiàn)檔案信息的共享。事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)由很多部分組成。它是一個大工程，不是一朝一夕就可以建成的。從總體設(shè)計到安全措施等工作都需要謹慎對待。同時事業(yè)單位的日常工作就要面對很多的文件，檔案信息共享是必須的。這要求我們在系統(tǒng)的創(chuàng)建之初，就要有方法可以達成這個目標。通過網(wǎng)絡(luò)建立多個服務器，用電腦進行文檔的傳輸?shù)纫赃_成檔案信息共享的目的，當然要做好保密工作，對查詢進行權(quán)限的限制，設(shè)置檔案密級管理，對檔案的查詢等級進行限制。

（三）做好檔案的鑒定工作。檔案的正確性是非常重要的，不可以將錯誤的檔案數(shù)字化輸入電腦。對檔案的鑒定要做好。首先要對一些價值比較高的如現(xiàn)有的館藏文件等進行鑒定，先把它們數(shù)字化，輸入電腦保存。將一些緊迫程度不高的文件放在后面。明確檔案是否需要數(shù)字化，是否它帶來的價值足以擔負數(shù)字化的成本。根據(jù)具體情況對檔案進行鑒定，明確它們的價值，分清輕重緩急，循序漸進地進行數(shù)字化建設(shè)。

四、結(jié)語

在社會發(fā)展迅速，經(jīng)濟發(fā)展飛速的環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理方法不再適用。事業(yè)單位檔案數(shù)字化是檔案發(fā)展的必然趨勢，事業(yè)單位檔案數(shù)字化是必然的迫切的，在事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中要加大資金的投入，解決遇到的問題，采用正確有效的路徑來進行事業(yè)單位檔案數(shù)字化的建設(shè)。

【參考文獻】

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