王佃林

【摘 要】隨著物流公司的發(fā)展，業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，成立了包括國(guó)內(nèi)和海外很多分支機(jī)構(gòu)，來(lái)滿足日益增長(zhǎng)的供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)需求，這就為物流集團(tuán)的財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)管控提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，本文通過(guò)闡述構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心，旨在提高整個(gè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理效率和效果，合理保證公司戰(zhàn)略及經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】物流集團(tuán)；財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心；財(cái)務(wù)管理

財(cái)務(wù)共享服務(wù)是指將企業(yè)集團(tuán)大量重復(fù)、易于實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的會(huì)計(jì)核算和控制從分散的各分支機(jī)構(gòu)中抽出，集中到一個(gè)新的獨(dú)立運(yùn)營(yíng)的業(yè)務(wù)單元（財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心）進(jìn)行流程再造、標(biāo)準(zhǔn)化、集中化處理，以到達(dá)提升財(cái)務(wù)處理效率、進(jìn)而減低營(yíng)運(yùn)成本、加強(qiáng)管控、提供客戶服務(wù)、進(jìn)行價(jià)值創(chuàng)造，最終提高整體財(cái)務(wù)管理水平的一種作業(yè)管理模式

一、綜合物流集團(tuán)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的重要意義

1.綜合物流集團(tuán)財(cái)務(wù)管理存在的問(wèn)題

由于經(jīng)營(yíng)需要，需全國(guó)各地，甚至包括海外都建立自己的分支結(jié)構(gòu)，作為整體運(yùn)營(yíng)，各公司的服務(wù)都需要緊密配合，提供給客戶低成本、高效的供應(yīng)鏈物流服務(wù)。由于分公司眾多，加上各地區(qū)和國(guó)家的不統(tǒng)一不規(guī)范的財(cái)務(wù)操作流程，管控的復(fù)雜性，多樣性給集團(tuán)財(cái)務(wù)管理帶來(lái)了極大的管理難度和管理風(fēng)險(xiǎn)；即便有統(tǒng)一的管理制度和財(cái)務(wù)核算規(guī)定，也會(huì)由于各地執(zhí)行的不到位，不嚴(yán)格，造成同樣的管控風(fēng)險(xiǎn)；目前“互聯(lián)聯(lián)+”和“大數(shù)據(jù)”的變革，IT技術(shù)的迅猛發(fā)展，為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的落地實(shí)施創(chuàng)造了可能。

2.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的職能

一般財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)范圍包括：應(yīng)收賬款管理，應(yīng)付賬款管理，工資及費(fèi)用管理，總賬和明細(xì)賬，資產(chǎn)管理等，筆者比較贊同將報(bào)表編制，稅務(wù)管理及資金管理納入其中，稅務(wù)管理只負(fù)責(zé)常規(guī)納稅申報(bào)，資金管理也僅是和經(jīng)營(yíng)相關(guān)的收支管理，將集團(tuán)財(cái)務(wù)報(bào)表合并分析，稅務(wù)籌劃，資金合理配置和風(fēng)險(xiǎn)控制職能設(shè)立單獨(dú)的專門(mén)的部門(mén)負(fù)責(zé)。

財(cái)務(wù)共享中心的主要職責(zé)：建立健全財(cái)務(wù)核算制度，進(jìn)行集中收付款管理，包括對(duì)應(yīng)的客戶協(xié)議及供應(yīng)商協(xié)議的管理，審核單據(jù)的合規(guī)性，編制資金預(yù)算進(jìn)行對(duì)外支付和內(nèi)部結(jié)算，按時(shí)間和要求出具會(huì)計(jì)單體公司報(bào)告，及時(shí)納稅申報(bào)；制定各種業(yè)務(wù)核算流程和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)溝通改善和解決業(yè)務(wù)運(yùn)行中的系統(tǒng)問(wèn)題。分析判斷業(yè)務(wù)流程中各節(jié)點(diǎn)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提供合理話建議并跟進(jìn)落實(shí)。

二、H公司綜合物流集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建的案例

1.H集團(tuán)公司實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的背景介紹

H公司是一家提供海陸一體化物流服務(wù)的集團(tuán)公司，目前在境內(nèi)設(shè)立了40余家分公司，在日本、韓國(guó)、越南、泰國(guó)、印尼、菲律賓等國(guó)家中國(guó)香港、臺(tái)灣地區(qū)設(shè)立了分支機(jī)構(gòu)，隨著公司的不斷發(fā)展，公司業(yè)務(wù)從貨運(yùn)代理，逐漸發(fā)展成涵蓋集裝箱海運(yùn)、內(nèi)陸拖車運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)報(bào)關(guān)、貨運(yùn)代理、船舶管理等多種業(yè)務(wù)集團(tuán)公司，公司發(fā)展壯大的同時(shí)給集團(tuán)的戰(zhàn)略運(yùn)營(yíng)，財(cái)務(wù)管理等方面提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，隨著公司管理要求的不斷提高和業(yè)務(wù)發(fā)展，分散式的財(cái)務(wù)運(yùn)作模式對(duì)財(cái)務(wù)戰(zhàn)略支撐不足，分公司80%以上的人力和時(shí)間用于日常基礎(chǔ)業(yè)務(wù)處理，無(wú)法有效深入業(yè)務(wù)進(jìn)行支出決策，財(cái)務(wù)人員無(wú)法形成專業(yè)化分工，效率不高，財(cái)務(wù)人員長(zhǎng)期從事基礎(chǔ)性工作，對(duì)財(cái)務(wù)價(jià)值的關(guān)注，影響和貢獻(xiàn)很小，財(cái)務(wù)能力和價(jià)值沒(méi)有得到有效發(fā)揮。財(cái)務(wù)人員特別是派駐外地的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，由于在貫徹總部政策方面起到非常重要的作用，公司對(duì)這些財(cái)務(wù)人員的依賴和要求很高，一旦出現(xiàn)風(fēng)吹草動(dòng)、和當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)私自勾結(jié)的情況，一方面影響公司業(yè)務(wù)順利開(kāi)展和徇私舞弊行為；另一方面需要花很大精力去進(jìn)行人員招聘和培養(yǎng)，加強(qiáng)和規(guī)范財(cái)務(wù)管控模式已上升到H公司的財(cái)務(wù)管理戰(zhàn)略，在H公司2010年開(kāi)始實(shí)施推行相同業(yè)務(wù)的簡(jiǎn)單集中核算，隨著涵蓋公司所有業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)全面啟用，OA系統(tǒng)的實(shí)施，SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的上線，2015年開(kāi)始在整個(gè)集團(tuán)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。

2.H集團(tuán)公司實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的具體方案

（1）地方的選擇

在充分考慮城市人力資源，基礎(chǔ)設(shè)置和經(jīng)濟(jì)環(huán)境，及公司內(nèi)部業(yè)務(wù)規(guī)模，服務(wù)范圍，服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)成本的基礎(chǔ)上，公司決定把財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)置在蘇州，除成本考慮外，給客戶和內(nèi)部公司提供更好的服務(wù)。

（2）組織結(jié)構(gòu)調(diào)整

集團(tuán)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)體系分成：戰(zhàn)略財(cái)務(wù)管理、共享財(cái)務(wù)服務(wù)和業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)服務(wù)聚焦不同工作職能的組織體系，其中戰(zhàn)略財(cái)務(wù)的職能是戰(zhàn)略決策支持，資產(chǎn)資本運(yùn)營(yíng)規(guī)劃，財(cái)務(wù)分析，風(fēng)險(xiǎn)控制；共享財(cái)務(wù)服務(wù)提供高效、合規(guī)會(huì)計(jì)核算和業(yè)務(wù)流程制度標(biāo)準(zhǔn)化，提供戰(zhàn)略規(guī)劃和績(jī)效考核數(shù)據(jù)支持；業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融入到業(yè)務(wù)中，提供現(xiàn)場(chǎng)決策支持和運(yùn)營(yíng)成本控制和風(fēng)險(xiǎn)管理，多維度績(jī)效評(píng)價(jià)，“戰(zhàn)斗小組”財(cái)務(wù)支持和評(píng)價(jià)。戰(zhàn)略財(cái)務(wù)部在財(cái)務(wù)報(bào)表匯總分析對(duì)比，風(fēng)險(xiǎn)敞口分析的同時(shí)，也是對(duì)共享財(cái)務(wù)提供數(shù)據(jù)的評(píng)價(jià)過(guò)程，可以促使共享數(shù)據(jù)更加合理合規(guī)；業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)充分利用深入一線的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)和組織公司戰(zhàn)略在業(yè)務(wù)單位的實(shí)施，與戰(zhàn)略財(cái)務(wù)形成完美的互動(dòng)及時(shí)提供業(yè)務(wù)單元信息，將公司戰(zhàn)略要求在業(yè)務(wù)單元上推進(jìn)、落地，給共享財(cái)務(wù)能提供及時(shí)準(zhǔn)確的經(jīng)營(yíng)結(jié)果在財(cái)務(wù)的具體數(shù)據(jù)表現(xiàn)提出了高標(biāo)準(zhǔn)，三者相輔相成，相互促進(jìn)，共同提高。

（3）共享中心財(cái)務(wù)的組織結(jié)構(gòu)

根據(jù)業(yè)務(wù)種類和業(yè)務(wù)范圍：共享財(cái)務(wù)中心分分別設(shè)置：應(yīng)收賬款管理，應(yīng)付賬款管理，資產(chǎn)工資費(fèi)用管理，報(bào)表及稅務(wù)部和數(shù)據(jù)支持部，數(shù)據(jù)支持部主要負(fù)責(zé)各業(yè)務(wù)流程的整合和優(yōu)化，更快捷的適應(yīng)業(yè)務(wù)的發(fā)展需求。各實(shí)體公司保持“三不變?cè)瓌t”：一是預(yù)算管理不變，各公司還是預(yù)算主體，承擔(dān)經(jīng)營(yíng)預(yù)算責(zé)任；二是財(cái)務(wù)責(zé)任不變，各公司總經(jīng)理是仍是財(cái)務(wù)第一責(zé)任人，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和提交發(fā)票單據(jù)的合理合法；三是會(huì)計(jì)主體不變，共享中心代為完成報(bào)表后，各公司可按權(quán)限查詢使用。

（4）資金管理結(jié)算關(guān)系的搭建

各公司開(kāi)立收款戶和支出戶，收款戶收取運(yùn)費(fèi)后設(shè)置每天定時(shí)清零匯總至總部資金池。支出戶每周根據(jù)審批后的業(yè)務(wù)單據(jù)做資金計(jì)劃，次周總部撥款進(jìn)行資金支付，嚴(yán)格實(shí)行收支兩條線，海外沒(méi)有資本資金管制的國(guó)家如日本，香港也進(jìn)行自動(dòng)資金匯集。

3.H集團(tuán)公司實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的具體流程

財(cái)務(wù)共享的核心是流程的共享，流程在流轉(zhuǎn)過(guò)程中可能會(huì)攜帶相應(yīng)的實(shí)物流程比如單據(jù)發(fā)票，資金流比如收款和付款，信息流進(jìn)行流轉(zhuǎn)，一旦流轉(zhuǎn)不暢就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)作不暢，經(jīng)過(guò)認(rèn)真嚴(yán)密梳理公司的業(yè)務(wù)流程：確定以下主要流程：

（1）收入成本確認(rèn)流程

應(yīng)收應(yīng)付數(shù)據(jù)均由業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生，經(jīng)過(guò)審核確認(rèn)后按權(quán)責(zé)發(fā)生制，收入確認(rèn)準(zhǔn)則，配比原則計(jì)入應(yīng)收賬款和收入，應(yīng)付賬款和成本。

（2）客戶管理及收款核銷流程

在評(píng)估客戶的信用和業(yè)務(wù)量及毛利貢獻(xiàn)的基礎(chǔ)上，簽訂客戶協(xié)議，按照結(jié)算期和客戶對(duì)賬確認(rèn)后，產(chǎn)生對(duì)賬單數(shù)據(jù)，發(fā)送開(kāi)票系統(tǒng)開(kāi)具發(fā)票，每日業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)通過(guò)銀企直連（銀行數(shù)據(jù)）和發(fā)票系統(tǒng)（已開(kāi)票業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，發(fā)票和賬單一一對(duì)應(yīng)），導(dǎo)入收款管理模塊，將開(kāi)票明細(xì)和銀行進(jìn)賬明細(xì)，根據(jù)金額、幣別、名稱自動(dòng)匹配轉(zhuǎn)sap財(cái)務(wù)系統(tǒng)核銷應(yīng)收賬款。

（3）供應(yīng)商管理及付款流程

在評(píng)估供應(yīng)商服務(wù)價(jià)格、品質(zhì)、和業(yè)務(wù)配合度的基礎(chǔ)上簽定采購(gòu)合同，按結(jié)算期和供應(yīng)商對(duì)賬后發(fā)送公司OA系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)人員審批，在OA系統(tǒng)上傳發(fā)票。審批通過(guò)后，按按合同約定期限每周產(chǎn)生資金預(yù)算，總部根據(jù)資金預(yù)算通過(guò)資金管理系統(tǒng)撥付資金用于對(duì)外支付，通過(guò)銀企直連產(chǎn)生付款，自動(dòng)核銷應(yīng)付賬款。財(cái)務(wù)共享中心需要審核付款發(fā)票、賬單及對(duì)應(yīng)的合同一致性。

（4）資產(chǎn)購(gòu)置和費(fèi)用報(bào)銷

各公司根據(jù)立項(xiàng)或預(yù)算在OA系統(tǒng)進(jìn)行資產(chǎn)購(gòu)置和費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，添附紙質(zhì)發(fā)票（目前開(kāi)發(fā)電子發(fā)票對(duì)應(yīng)程序，供應(yīng)商電子發(fā)票開(kāi)具后，根據(jù)稅號(hào)自動(dòng)進(jìn)入公司OA系統(tǒng)），經(jīng)相關(guān)人員審批后，做資金預(yù)算，集中報(bào)銷；OA系統(tǒng)和SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)通過(guò)接口自動(dòng)記錄入承擔(dān)公司。費(fèi)用報(bào)銷的合理性和真實(shí)性由下屬單位負(fù)責(zé)，報(bào)銷的合規(guī)性由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的會(huì)計(jì)審核崗負(fù)責(zé)。

（5）人力資源工資發(fā)放流程

各公司人事部門(mén)根據(jù)已審批的工資標(biāo)準(zhǔn)和績(jī)效考核，在HR系統(tǒng)內(nèi)制作工資單，審核批準(zhǔn)后通過(guò)OA系統(tǒng)再進(jìn)行包括財(cái)務(wù)在內(nèi)的審批后，自動(dòng)掛賬，并發(fā)送工資包數(shù)據(jù)給銀行，財(cái)務(wù)根據(jù)OA審批后單據(jù)做資金預(yù)算，發(fā)放工資，全稱數(shù)據(jù)保密且無(wú)人工干預(yù)。

4.實(shí)施財(cái)務(wù)共享帶來(lái)的效果

成立財(cái)務(wù)共享服務(wù)后，業(yè)務(wù)處理成本顯著下降，通過(guò)制度、流程的標(biāo)準(zhǔn)化，改變了以往業(yè)務(wù)單位“各自為政”的財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)模式；借助信息技術(shù)、通過(guò)操作標(biāo)準(zhǔn)化，公司的財(cái)務(wù)審核工作變得更加簡(jiǎn)單規(guī)范，每個(gè)財(cái)務(wù)人員只需要完成整個(gè)審核賬務(wù)處理的一個(gè)或某個(gè)環(huán)節(jié)，大量工作由系統(tǒng)自動(dòng)完成，在極大的節(jié)省人力成本的同時(shí)，保證了業(yè)務(wù)效率和質(zhì)量的可靠；基于流程和業(yè)務(wù)分工的財(cái)務(wù)作業(yè)模式使單據(jù)隨機(jī)分配到每個(gè)財(cái)務(wù)人員手中，財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員的可能的聯(lián)絡(luò)被徹底切斷，業(yè)務(wù)人員面對(duì)的不再是固定的財(cái)務(wù)人員，串通舞弊的可能性大大降低，財(cái)務(wù)信息更加通明和準(zhǔn)確，減少人為舞弊；財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)來(lái)源與數(shù)據(jù)處理的標(biāo)準(zhǔn)化，利用統(tǒng)一的平臺(tái)，對(duì)各種來(lái)源的數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取和轉(zhuǎn)換，形成數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，對(duì)決策形成支持，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可用于及時(shí)查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及數(shù)據(jù)分析，從而應(yīng)用于決策支持、管理支持及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)支持。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建的對(duì)策和保障措施

雖然財(cái)務(wù)共享中心有諸多好處和便利，但在實(shí)施和運(yùn)用過(guò)程中也面臨多問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)施是循序漸進(jìn)過(guò)程，應(yīng)該從涉及的工作具有大量、重復(fù)以及技術(shù)復(fù)雜性相對(duì)較低的交易性業(yè)務(wù)處理開(kāi)始到高價(jià)值的財(cái)務(wù)管理躍進(jìn)，在過(guò)程中不斷創(chuàng)新和發(fā)展。

1.調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)共享中心人員的積極性

財(cái)務(wù)共享中心使一般員工更加專注和專業(yè)，但容易產(chǎn)生厭倦和懈怠，反而影響了業(yè)務(wù)處理效率和效果，如何調(diào)動(dòng)共享中心人員的積極性變成了問(wèn)題。重要的是建立清晰，目標(biāo)明確，周期短的績(jī)效管理體系，如海爾實(shí)行的“人單酬”模式值得借鑒，同時(shí)建立多方位的培訓(xùn)體系和執(zhí)業(yè)發(fā)展指導(dǎo)，建立與總部戰(zhàn)略財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)建立輪崗機(jī)制

2.會(huì)計(jì)檔案歸檔的流轉(zhuǎn)和保存

財(cái)務(wù)共享后，原始單據(jù)和發(fā)票的掃描和傳遞，造成額外的營(yíng)運(yùn)成本，首先對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行梳理和分類：對(duì)于內(nèi)部單據(jù)：如入庫(kù)單，收付賬單等通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)生成必要的單據(jù)并保存；外部單據(jù)：如發(fā)票和銀行回單，隨著電子發(fā)票和銀行電子回單的廣泛應(yīng)用可以大大減輕原始單據(jù)流轉(zhuǎn)采集的工作量；紙質(zhì)的發(fā)票單據(jù)：各分公司通過(guò)OA系統(tǒng)掃描傳遞給共享中心進(jìn)行審核，各地建立倉(cāng)庫(kù)集中管理。建立紙質(zhì)單據(jù)、電子單據(jù)與系統(tǒng)掃描或保存單據(jù)對(duì)應(yīng)關(guān)系，建立憑證編號(hào)，單據(jù)編號(hào)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，任何檔案轉(zhuǎn)移都要在系統(tǒng)上留下記錄，便于查閱。

3.關(guān)注跨國(guó)公司的財(cái)務(wù)共享問(wèn)題

H公司是跨公司，如何解決海外全球各分公司語(yǔ)言、多準(zhǔn)則、多稅務(wù)的問(wèn)題：從目前實(shí)踐來(lái)看，跨國(guó)公司一般在全球成立多個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，在語(yǔ)言相通的國(guó)家，根據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r如教育水平，經(jīng)濟(jì)情況，人員穩(wěn)定性和通訊情況等選擇一地區(qū)成立中心，次外也可以在財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部根據(jù)不同準(zhǔn)則和語(yǔ)言劃分流程小組來(lái)解決跨國(guó)公司的財(cái)務(wù)共享問(wèn)題。

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