郭潤琪

摘 要：數(shù)字時(shí)代是社會進(jìn)步的體現(xiàn)，也是社會科技發(fā)展的必然結(jié)果。本文分析了數(shù)字時(shí)代檔案工作的變化及其變革與創(chuàng)新的意義，并對當(dāng)前檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，重點(diǎn)就數(shù)字時(shí)代背景下檔案工作的變革與轉(zhuǎn)變措施進(jìn)行了探討。希望能夠?yàn)槲覈臄?shù)字時(shí)代的檔案管理工作的進(jìn)步提供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代；檔案管理；變革與創(chuàng)新；問題與對策

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)和爆炸式增長的普及，徹底改變了人們信息交流的手段和環(huán)境，將人類帶入了數(shù)字時(shí)代，數(shù)字時(shí)代下的檔案管理工作的變化隨之而來。在這變化的浪潮中，依然存在一些無法跟隨時(shí)代變化而進(jìn)步的觀念以及行為方式，這些因素都影響著檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程的發(fā)展。

1 數(shù)字時(shí)代檔案工作的變化

隨著信息技術(shù)在社會生活的深入，檔案管理隨之進(jìn)入數(shù)字時(shí)代。首先將檔案管理工作從紙質(zhì)記錄向電子化記錄的重大轉(zhuǎn)變，檔案管理從傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案，通過數(shù)字化的形式被記錄、儲存和傳遞。從空間的概念的突破來說，數(shù)字時(shí)代檔案工作的變化可以歸納為兩個(gè)方面，一是檔案資源的儲存空間的變化，二是檔案工作者活動空間的變化。從功能性角度來說，檔案管理突破了傳統(tǒng)的館庫形態(tài)，可以突破地域的限制為用戶提供服務(wù)，獲取館藏資源的方式也發(fā)生了變化，獲取館藏資源的形式更為豐富，也更為便捷。數(shù)字化的檔案管理，其物理空間、功能定位以及記錄、保存和傳遞方式都面臨著全面的創(chuàng)新與變革。

2 數(shù)字時(shí)代檔案管理變革與創(chuàng)新的必要性

2.1 這是數(shù)字時(shí)代發(fā)展的必然形態(tài)

在當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展下，數(shù)字化檔案體系建設(shè)已經(jīng)成為可能，再加上數(shù)字信息平臺的普及，使得各類數(shù)字化檔案信息能夠及時(shí)歸檔，通過接收、復(fù)制、分類以及存盤等整理后，可以第一時(shí)間將其集成，并添加目錄、摘要或以全文形式反饋給用戶，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對資源的歸檔整理和共享。在數(shù)字信息平臺體系中，可以實(shí)現(xiàn)無紙化的檔案數(shù)據(jù)錄入辦公和查閱，可以減少很多的人工環(huán)節(jié)，為用戶提供更為便捷的檔案服務(wù)。進(jìn)而加快檔案管理工作的工作效率，減少大量繁雜工作導(dǎo)致的檔案管理工作失誤。此外，通過電子化的檔案備份，也能夠降低檔案丟失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步保障檔案管理的安全性和可靠性，這也是新時(shí)代對檔案管理工作提出的新要求。

2.2 這是檔案數(shù)字化發(fā)展的要求

隨著社會事業(yè)的發(fā)展，檔案工作出現(xiàn)了一種新的發(fā)展態(tài)勢。檔案的內(nèi)容不斷增加和豐富，這就要求檔案管理者能夠及時(shí)收集檔案，并提供有效、準(zhǔn)確的技術(shù)手段做好檔案的內(nèi)容新增工作。隨著辦公自動化的發(fā)展，辦公檔案的載體也發(fā)生了變化，以圖片、音像和磁盤等多種檔案載體為主的記錄、儲存和傳遞方式并存的檔案管理方法取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，檔案儲存的體積及所需要的資源降低，能夠儲存的信息量擴(kuò)大?，F(xiàn)代人對檔案儲存數(shù)量的要求以及載體形式的變化，都推動了檔案管理工作數(shù)字化的進(jìn)程。

3 當(dāng)前檔案管理中存在的問題

在當(dāng)前的檔案管理中，存在的問題主要有四點(diǎn)：一是觀念落后，存在認(rèn)識上的誤區(qū)；二是手段落后，存在管理上的缺陷；三是檔案更新落后，投入力度不足；四是檔案管理隊(duì)伍松散，人才建設(shè)不暢。這些問題都是由當(dāng)前的現(xiàn)狀決定的，一部分檔案管理人員未跟上時(shí)代的步伐，依舊采用陳舊的檔案管理方法，而很多單位由于擔(dān)心新建檔案數(shù)字化管理體系會花費(fèi)大量的人力物力而仍然沿用陳舊的檔案管理方式。此外，采用數(shù)字化的檔案管理方法，對檔案管理人員提出了新的要求。這些因素都阻礙了當(dāng)前檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程的發(fā)展。因此，要想在數(shù)字時(shí)代中為檔案管理謀求發(fā)展，更好的開展檔案管理工作，必須有針對性地解決這些問題，逐一擊破。

4 數(shù)字時(shí)代檔案管理的變革與創(chuàng)新方法

4.1 更新檔案管理的理念

首先，要將檔案管理者的觀念由傳統(tǒng)、保守轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放創(chuàng)新、開拓進(jìn)取，將檔案工作業(yè)務(wù)觀轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案工作服務(wù)觀，培養(yǎng)主動創(chuàng)造條件解決問題的觀念。其次，必須緊跟時(shí)代，了解檔案工作數(shù)字化是當(dāng)前社會的發(fā)展必然結(jié)果，從觀念上轉(zhuǎn)變對數(shù)字化的認(rèn)識，了解數(shù)字時(shí)代檔案管理工作的變化及內(nèi)涵。最后，自身的行為也必須跟上數(shù)字時(shí)代的步伐，明確數(shù)字時(shí)代檔案管理工作的職責(zé)已不再是單純的管理，而是要做出風(fēng)采，令用戶滿意。

4.2 信息化檔案管理要注重資源共享

我國事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理過程中，紙質(zhì)版的檔案信息為企業(yè)內(nèi)部人員查找資料、應(yīng)用資料、討論資料造成極大的困難，因此，為了解決這一問題，事業(yè)單位要在實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理建設(shè)的同時(shí)要將檔案信息同步到專門的網(wǎng)頁上，以此來便利企業(yè)內(nèi)部人員查閱瀏覽資源，并且將檔案資料同步到網(wǎng)絡(luò)上面也能避免信息化檔案管理發(fā)生故障后檔案的遺失。檔案管理中網(wǎng)絡(luò)信息的共享也從根本上體現(xiàn)了現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息的便捷性，也使得現(xiàn)代化的先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到高效利用。

4.3 與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理方法

檔案工作掌握著虛度豐富的信息資源，是推動社會發(fā)展的基礎(chǔ)動力，又是見證社會發(fā)展的歷史依據(jù)。數(shù)字時(shí)代為檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化帶來了很多豐富的管理理念，轉(zhuǎn)變了檔案管理的創(chuàng)新方式，轉(zhuǎn)變的重點(diǎn)內(nèi)容有由實(shí)體檔案為主向以數(shù)字化管理為主、由資源管理為主向以技術(shù)應(yīng)用管理為主、由以區(qū)域?yàn)橹飨蛉轿?、網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)新管理轉(zhuǎn)變。檔案管理工作者的知識儲量也應(yīng)跟上時(shí)代的步伐，不能停滯不前，除了觀念上的轉(zhuǎn)變，工作方式也應(yīng)隨著時(shí)代要求的變化而變化，不斷豐富自身的數(shù)字化知識和現(xiàn)代化管理知識，才能從容應(yīng)對檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，不至于在接觸新方法、新手段時(shí)不知所措。

4.4 實(shí)現(xiàn)檔案管理的技術(shù)升級

首先，必須通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。通過當(dāng)前的技術(shù)，增加以音像、磁盤等載體存儲和傳播的信息存儲方式，加快檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)變進(jìn)程。其次，通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需要相關(guān)部門的網(wǎng)絡(luò)信息制度和法規(guī)作為支撐，因?yàn)椴煌臋n案具有不同的密級，某些檔案具備一定的機(jī)密性，需要進(jìn)行權(quán)限分級，僅供擁有權(quán)限的人查看和使用，在傳播、使用和保存的過程中需要做好相關(guān)的保密工作。因此，為了保障檔案不同程度的機(jī)密性，需要不斷完善管理軟件的功能，研發(fā)出更加完善的計(jì)算機(jī)管理軟硬件。最后，實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)的智能化。實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，就是需要盡快完善和實(shí)施文檔一體化和可控化管理。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)以企業(yè)或單位的檔案信息資源需求為基礎(chǔ)，制定長遠(yuǎn)的自動化規(guī)劃計(jì)劃和切實(shí)可行的實(shí)施方案，通過多方比較，根據(jù)企業(yè)或單位的實(shí)際情況選擇先進(jìn)、可靠、實(shí)用的檔案信息管理系統(tǒng)，逐步推進(jìn)檔案管理技術(shù)的智能化進(jìn)程。

5 結(jié)語

數(shù)字時(shí)代的檔案管理是傳統(tǒng)服務(wù)模式上的一種創(chuàng)新與拓展，檔案管理工作者無法抗拒新技術(shù)帶來的變革，同時(shí)也不能放棄傳統(tǒng)的檔案管理理論和方法，我們必須做好紙質(zhì)檔案時(shí)代與數(shù)字時(shí)代檔案管理在管理理念、管理方式以及工作觀念上的融合與銜接，不斷探索新時(shí)代檔案管理的發(fā)展空間。秉著服務(wù)社會、緊跟時(shí)代、提高檔案管理有效性和可靠性的初衷，從觀念和方法上創(chuàng)新數(shù)字時(shí)代的檔案管理工作，為檔案管理的發(fā)展開拓更為廣闊的空間。

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