張孟
摘 要:為適應(yīng)新時代的變化,我國開始重視人事檔案管理工作的創(chuàng)新。值得注意的是,我國人事檔案管理中存在諸多問題,現(xiàn)狀并不樂觀。這引發(fā)筆者思考,基于此,筆者重點圍繞大數(shù)據(jù)時代背景下人事檔案管理的相關(guān)內(nèi)容開始本課題的研究,重點包括三個部分,即信息時代背景下人事檔案管理困境分析;人事檔案如何更好的適應(yīng)信息時代的發(fā)展;完善信息時代下的人事檔案管理價值分析。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);環(huán)境;人事;檔案管理;問題;對策
信息時代背景下,如何創(chuàng)新人事檔案管理模式變得愈發(fā)重要。檔案管理不能要想在檔案管理工作中全心全意為人民服務(wù),就必須在制度改革上下功夫,轉(zhuǎn)變檔案管理模式,使其更適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)
展。[1]在實際的工作中,我們要充分認(rèn)識到人事檔案管理方式上存在的問題與不足,并在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新人事檔案管理工作,打造服務(wù)型部門機(jī)構(gòu)。革新檔案管理工作對提高辦事效率,踐行以人為本的服務(wù)宗旨起到至關(guān)重要的作用。
1 信息時代背景下人事檔案管理困境分析
隨著我國制度改革的日益推進(jìn),人事檔案建設(shè)工作已迫在眉睫,與信息技術(shù)相匹配的管理機(jī)制是現(xiàn)如今檔案管理工作的重中之重。踐行“以人為本”的工作理念是檔案管理部門邁向新時代的關(guān)鍵步驟。而究竟怎樣才能提高檔案管理部門的工作效率?創(chuàng)新人事檔案管理工作至關(guān)重要,不得不承認(rèn)的是,人事檔案管理工作雖然取得了顯著成效,但是仍然存在的問題是我們不能忽視的。問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
1)人事檔案管理模式傳統(tǒng)落后,跟不上信息技術(shù)更新?lián)Q代的步伐。受舊有經(jīng)濟(jì)模式的影響,使得人事檔案管理方式,傳統(tǒng)且落后,僵硬死板,形式老套。在檔案管理部門的實際工作中,辦事人員冗雜,管理程序混亂重復(fù)。[2]管理者服務(wù)意識差,對新型人事檔案管理制度的構(gòu)建理解的不深刻。在具體的管理模式中,沒能做到與信息技術(shù)的緊密結(jié)合。這些都嚴(yán)重地影響了人事檔案管理的創(chuàng)新工作。人事檔案管理部門能否成為一個為人民服務(wù)的部門,直接關(guān)系到人們的工作、生活與學(xué)習(xí),如果依然延用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式,對人事檔案管理工作不進(jìn)行及時地革新,會導(dǎo)致背離為人民服務(wù)的初衷,不利于社會的進(jìn)步。
2)管理人員素質(zhì)差,缺乏對人事檔案管理工作的重視。從整體來看,人事檔案管理工作要想健康有序地進(jìn)行,其管理人員綜合素質(zhì)是一個不可忽視的重要方面。但是,在實際工作中,人事檔案管理工作中的管理人員呈現(xiàn)出理論素質(zhì)差,修養(yǎng)低的現(xiàn)象。信息技術(shù)的發(fā)展,要求管理人員具有能夠駕馭計算機(jī)相關(guān)知識的能力,對管理人員理論素養(yǎng)的要求要高于非信息化時代。但管理人員的的實際理論素養(yǎng)與現(xiàn)實需要之間脫節(jié)現(xiàn)象嚴(yán)重,對創(chuàng)新人事檔案管理工作的認(rèn)識不深刻,管理意識薄弱,阻礙著人事檔案管理工作的健康有序開展。
3)部門內(nèi)部監(jiān)督、獎懲機(jī)制不到位,導(dǎo)致人事檔案管理工作效率低下。人事檔案管理工作中,內(nèi)部完善的監(jiān)督、獎懲機(jī)制也很重要。完善健全的管理監(jiān)督機(jī)制,有利于人事檔案管理工作的有序開展,能夠提高管理人員的工作積極性。但內(nèi)部的監(jiān)督、獎懲機(jī)制往往形同虛設(shè),內(nèi)部監(jiān)督力度不夠,沒有好的監(jiān)督制度加以約束,容易讓管理人員出現(xiàn)不作為的現(xiàn)象,不利于部門踐行“以人為本”的理念,導(dǎo)致人事檔案管理工作效率低下。
2 人事檔案如何更好的適應(yīng)信息時代的發(fā)展
面對上述所闡述人事檔案管理工作中的諸多不足,我們要明確創(chuàng)新人事檔案管理工作迫在眉睫。那如何才能創(chuàng)新人事檔案管理工作呢?主要從三方面入手,即加大資金投入,引進(jìn)先進(jìn)的人事檔案管理模式;對管理人員加強(qiáng)培訓(xùn),提高人員素質(zhì),增強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視程度;完善部門內(nèi)部的監(jiān)管機(jī)制,營造和諧高效的工作環(huán)境。
1)加大人力物力投入,引進(jìn)先進(jìn)的人事檔案管理模式。落后的人事檔案管理模式,直接影響著部門檔案管理的工作效率。要想真正實現(xiàn)科學(xué)化數(shù)據(jù)管理,就必須徹底和落后的人事檔案管理模式劃清界限,采用先進(jìn)的人事檔案管理方式。在這一過程中,部門應(yīng)給予充分的重視,加大人力、物力、財力的投入,實現(xiàn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新。在人事檔案管理中,可以采用與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合的檔案網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)。充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù),提高人事檔案管理的工作效率。只有這樣,才能真正踐行“以人為本”的服務(wù)宗旨。
2)對人事檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn),提高人員理論素質(zhì),增強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視程度。部門要想創(chuàng)新人事檔案管理工作,踐行為人民服務(wù)的工作理念,就必須對人事檔案管理人員加強(qiáng)相關(guān)的培訓(xùn)工作,提高管理人員計算機(jī)操作能力。在培訓(xùn)中讓管理人員明白真正的人事檔案管理工作,需要管理人員極高的理論素養(yǎng),需要管理人員的用心對待,認(rèn)真服務(wù)。只有這樣才能實現(xiàn)人事檔案管理方式的創(chuàng)新化。良好的理論素養(yǎng)與友善的工作態(tài)度,是人事檔案管理人員不可或缺的,加大理論素養(yǎng)的培訓(xùn),可以使管理人員素質(zhì)適應(yīng)時代的發(fā)展,對創(chuàng)新人事檔案管理工作十分重要。
3)完善部門內(nèi)部的監(jiān)管機(jī)制,營造和諧高效的工作環(huán)境。這既是新時期對廣大人事檔案管理部門提出的實踐新要求,也是實現(xiàn)人事檔案管理體制創(chuàng)新化的新視角。[3]完善的監(jiān)管機(jī)制,能夠調(diào)動管理人員的工作積極性。完善的獎懲機(jī)制,能夠讓管理人員在競爭中達(dá)到認(rèn)真工作的目的。所謂無規(guī)矩不成方圓,規(guī)矩需要我們?nèi)W(xué)習(xí),需要我們?nèi)ブ贫?,最重要的是,需要我們?nèi)プ袷?。人事檔案管理部門內(nèi)部的監(jiān)管機(jī)制更是如此,只有通過內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制約束管理人員的工作,才能讓他們在自己的語言態(tài)度、行為舉止及理論素養(yǎng)等方面合乎服務(wù)型人員的要求,才能更好地創(chuàng)新人事檔案管理工作。此外,投訴機(jī)制的完善也極其重要,有投訴機(jī)制對管理人員加以約束,可以使管理工作高效運轉(zhuǎn)。
3 完善信息時代下的人事檔案管理價值分析
人事檔案管理工作的完善,改變了傳統(tǒng)檔案管理工作模式,大大減輕了人事檔案管理的工作量, 傳統(tǒng)人事檔案管理模式下,檔案多以紙質(zhì)形式呈現(xiàn),在查詢相關(guān)人事檔案數(shù)據(jù)時,難度很大直接導(dǎo)致管理工作量較大。除查詢工作量大外,歸檔工作量亦是如此。而且,紙質(zhì)檔案有其固定的缺陷,如容易受到火災(zāi)、潮濕和蟲害的影響。但是信息時代背景下,人事檔案管理工作與計算機(jī)技術(shù)相結(jié)合,使得傳統(tǒng)檔案管理內(nèi)容與管理模式逐漸向電子化方向轉(zhuǎn)變。 這樣,使得人事檔案管理模式得以創(chuàng)新,信息化人事檔案出現(xiàn),這大大提高了管理人員的工作效率,解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案帶來的諸多問題。 提升了檔案使用的安全性,還可提高檔案資料的檢索效率, 充分發(fā)揮檔案資料作用??梢娫谛畔r代下,做好檔案管理工作對適應(yīng)社會發(fā)展, 滿足現(xiàn)代化檔案管理具有重要意義。[4]
4 結(jié)語
綜上所述,筆者重點圍繞大數(shù)據(jù)時代背景下人事檔案管理的相關(guān)內(nèi)容開始本課題的研究,重點包括三個部分,即信息時代背景下人事檔案管理困境分析;人事檔案如何更好的適應(yīng)信息時代的發(fā)展;完善信息時代下的人事檔案管理價值分析。
參考文獻(xiàn)
[1]王麗娟.高校檔案管理使用軟件的問題及對策[J].科技風(fēng),2018(20):43.
[2]郭麗萍.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].科技風(fēng),2018(19):70.
[3]唐娟.高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進(jìn)對策淺述[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(11):114.
[4]陳新國,王悅明,李春艷,葛海荃.干部人事檔案管理存在的問題及對策[J].山東紡織經(jīng)濟(jì),2018(05):40-41.