摘 要：工業(yè)企業(yè)的采購業(yè)務(wù)，是企業(yè)經(jīng)營活動的重要內(nèi)容，不僅直接導(dǎo)致貨幣資金流出或負債的增加，還與生產(chǎn)、銷售計劃密切相關(guān)，且發(fā)生頻繁、運行環(huán)節(jié)多；如果對采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制不嚴密、過程控制不當，就有可能產(chǎn)生管理漏洞。所以，加強對采購環(huán)節(jié)的過程控制，增加采購業(yè)務(wù)過程的透明度，對于確保物資采購的質(zhì)量、交期、成本，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需求，提高企業(yè)的市場競爭能力，保證公司經(jīng)營目標的實現(xiàn)有著非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：采購業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制；過程控制

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，市場節(jié)奏變化快，客戶隨時可能調(diào)整交付計劃；如果采購不及時而影響生產(chǎn)進度甚至造成生產(chǎn)停滯，導(dǎo)致難以準時交付產(chǎn)品；或者采購物資提前到貨，導(dǎo)致管理成本增加；同時，由于在工業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，采購業(yè)務(wù)與生產(chǎn)、銷售密切相關(guān)，不僅發(fā)生頻繁，工作量大且運行環(huán)節(jié)多，容易產(chǎn)生管理漏洞。

通過對采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)在實施過程中產(chǎn)生的問題分析，找出采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的不足，提出應(yīng)對策略，對于加強采購業(yè)務(wù)過程控制，進一步完善工業(yè)企業(yè)采購業(yè)務(wù)管理，促進企業(yè)的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展有著非常重要的意義。

一、采購業(yè)務(wù)的主要工作流程及其控制

（一）編制物資采購計劃

由采購部門根據(jù)《物資需求計劃》結(jié)合庫存量編制《物資采購計劃》，報生產(chǎn)計劃人員并經(jīng)總經(jīng)理批準后，交采購部門進行采購。

（二）采購合同簽訂與采購執(zhí)行

除特殊情況外，采購部門在執(zhí)行采購時必須在在合格供應(yīng)商或準供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇。采購部門根據(jù)批準的《物資采購計劃》，按程序先進行采購價格評審和采購方式確定，下達《物資采購訂單》或簽訂《購銷合同》后執(zhí)行采購。

（三）到貨檢驗與驗收入庫

采購部門收到供應(yīng)商送貨信息后，由內(nèi)勤人員將采購訂單錄入ERP系統(tǒng)；生產(chǎn)部依據(jù)采購訂單下推《采購檢驗申請單》。質(zhì)量部依據(jù)《采購檢驗申請單》進行到貨檢驗并根據(jù)檢驗結(jié)果下推《采購檢驗單》；倉庫ERP錄入員根據(jù)《采購檢驗單》錄入《外購入庫單》并將實物收入庫房存放和保管。

（四）不合格品的評審與處理

入庫后發(fā)現(xiàn)問題的物料，由質(zhì)量部在ERP系統(tǒng)中做出退貨錄入并將實物做好標記交給庫房相關(guān)人員，庫管人員錄入《退料通知單》并按分類存放；采購部門與庫管人員辦理退貨手續(xù)并進行退貨處理。

（五）采購對賬、掛賬與付款

月度供應(yīng)商與采購部門對賬后開具發(fā)票；采購部門核實無誤后在ERP系統(tǒng)中錄入結(jié)算相關(guān)信息，于規(guī)定日期前完善審批手續(xù)并交財務(wù)部統(tǒng)一掛賬；財務(wù)部根據(jù)采購合同約定支付款項。

二、采購業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的內(nèi)部控制問題分析

（一）采購計劃未及時調(diào)整導(dǎo)致成本增加

1.由于沒有及時根據(jù)客戶交付計劃的變更情況調(diào)整采購計劃，導(dǎo)致采購不及時，造成不能按期提供生產(chǎn)所需物資，影響生產(chǎn)進度甚至造成生產(chǎn)停滯延誤產(chǎn)品交期。

2.由于沒有及時根據(jù)客戶交付計劃的變更情況調(diào)整采購計劃，導(dǎo)致提前完成物資采購使得存貨堆積，增加管理成本，占用企業(yè)資金。

（二）供應(yīng)商管理不合理

一是未對供應(yīng)商建檔管理，造成采購時盲目選擇供應(yīng)商；二是沒有對供應(yīng)商的信譽、資信等具體情況進行細致、深入調(diào)查，導(dǎo)致采購的物資無法滿足公司產(chǎn)品的質(zhì)量標準等問題產(chǎn)生，不僅影響產(chǎn)品質(zhì)量，還有可能導(dǎo)致無法按期交付產(chǎn)品被客戶罰款造成損失。

（三）采購價格定價機制不科學、采購合同審核不到位

因采購業(yè)務(wù)人員因自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，可能存在缺乏詢價技巧無法獲得供應(yīng)商的底價；采購合同中有些條款約定不夠清晰，使得發(fā)生合同糾紛、當合同條款執(zhí)行不嚴時，合同雙方找不到表述清晰且合理的依據(jù)，不能有效追究違約責任，造成不必要的損失。

（四）由于掛賬、付款審核不嚴導(dǎo)致資金損失或信用受損。

由于在采購掛賬、付款等方面審核不嚴格，可能造成掛賬金額產(chǎn)生錯誤、未按合同約定的比例支付貨款等情況發(fā)生，導(dǎo)致資金損失或信用受損。

（五）不合格品管控不當

不合格品管理不當，一是可能造成已經(jīng)判定為不合格品的物資被當成合格品使用，導(dǎo)致后續(xù)質(zhì)量問題給公司造成難以預(yù)計的經(jīng)濟損失；二是可能造成將不合格品隨意處置，導(dǎo)致無法將可以換貨的物資無法退回供應(yīng)商進行換貨處理，給公司造成損失。

（六）采購業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制的后續(xù)評價與監(jiān)督措施不完善

由于企業(yè)沒有對采購業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制的執(zhí)行情況有效性進行評價，可能造成為了工作便利簡化審批流程，未對采購業(yè)務(wù)執(zhí)行嚴格的審批流程，使采購業(yè)務(wù)中相關(guān)流程的監(jiān)督措施未落到實處，導(dǎo)致采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度出現(xiàn)缺陷，出現(xiàn)管理方面的漏洞。

三、應(yīng)對策略

（一）做好物料需求計劃的及時調(diào)整與更改工作

銷售部門加強與客戶的溝通，隨時跟進客戶度付計劃的變更情況并及時反饋采購部門與生產(chǎn)部門；采購部門和生產(chǎn)部依據(jù)《物資需求計劃》、安全庫存、供方能力、風險回避等因素和部門職責的分工，根據(jù)客戶交付計劃的變更情況進行綜合分析與評審，并適時調(diào)整與更改采購計劃。

（二）建立合格供應(yīng)商評審制度

由質(zhì)量部牽頭組織生產(chǎn)、技術(shù)、財務(wù)等部門，開展對采購物資供應(yīng)商、外協(xié)生產(chǎn)廠家的進行現(xiàn)場評審和實時管理，確定是否可認定為合格供應(yīng)商、合格外協(xié)生產(chǎn)廠家并建檔管理。

（三）建立采購價格評審制度

公司設(shè)立價評組負責價格評審組織工作。相關(guān)部門應(yīng)對本部門提供的價格數(shù)據(jù)負責，做好詢價記錄，作為價評組評審依據(jù)并提交價評組進行價格評審。

經(jīng)價評組對采購部門按照規(guī)定擬訂的采購合同中雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責任、質(zhì)保期限及質(zhì)保金額、不合格品退貨事宜等條款進行審核后，采購部門方可簽訂合同執(zhí)行采購。

（四）加強采購付款環(huán)節(jié)的控制

審核采購掛賬的財務(wù)人員與付款審核人應(yīng)按不相容職務(wù)分離的原則分開設(shè)置；在付款過程中應(yīng)注重過程控制，加強跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時采取措施，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。

（五）建立不合格品退貨管理制度

檢驗員對評審判定為“退貨”的產(chǎn)品進行標識，庫管人員進行隔離并建立不合格品臺賬；涉及符合索賠條件的退貨，由質(zhì)量部門在索賠期內(nèi)按合同約定及時辦理索賠手續(xù)，并交由財務(wù)部門執(zhí)行扣款或及時收回退貨款項。

（六）建立采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制定期后續(xù)評價制度

企業(yè)應(yīng)當定期對物資需求計劃、采購計劃、渠道、價格、質(zhì)量、成本、合同簽約與履行情況等采購活動進行專項監(jiān)督和評估、分析、評價，及時發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)與不足之處，優(yōu)化采購流程。同時，將采購業(yè)務(wù)過程中涉及的關(guān)鍵指標納入業(yè)績考核體系，加強過程控制，促進物資采購與生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的有效銜接，不斷防范采購風險，全面提升采購業(yè)務(wù)執(zhí)行效率。

四、結(jié)束語

（一）由于在現(xiàn)行市場經(jīng)濟狀況下，采購業(yè)務(wù)存在很多問題，有諸多弊端，需要企業(yè)在發(fā)展過程中采取相應(yīng)措施進行克服，所以做好工業(yè)企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制非常必要。

（二）在采購業(yè)務(wù)中的內(nèi)部控制中，對采購業(yè)務(wù)的重要環(huán)節(jié)進行常規(guī)、持續(xù)的監(jiān)督檢查，針對易發(fā)生異常情況的事項制定專項監(jiān)督檢查制度，以防范風險發(fā)生。

（三）企業(yè)還應(yīng)加強對采購環(huán)節(jié)的過程控制，增加采購業(yè)務(wù)過程的透明度，使其與生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)緊密銜接，確保物資采購的質(zhì)量、交期、成本，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需求，不僅能夠較好地保證物資供應(yīng)順暢和正常使用，還可以提高企業(yè)經(jīng)濟效益，保證公司預(yù)期經(jīng)營目標的實現(xiàn)。

參考文獻：

[1]何艷坤.企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及對策[J].山西西南大學學報，2008，（02）.

[2]陳蔚.如何有效控制企業(yè)的采購風險[J].經(jīng)營者管理，2015，（33）.

[3]胡明松.探析企業(yè)內(nèi)部控制中采購管理與存貨管理的業(yè)務(wù)流程[J].會計師，2015，（01）.

[4]成雪梅.ERP環(huán)境下企業(yè)采購與銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計[J].財會通訊，2015，（14）.

[5]喬翱.企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析及對策[J].中國商論，2016，（04）.

作者簡介：

王永琴（1978-），女，籍貫：重慶市南川區(qū)，學歷：本科，職稱：中級會計師、中級經(jīng)濟師、中級審計師，研究方向：內(nèi)部控制。