周璇 鄭媛媛 孫思楊

(承德市計劃生育藥具管理站，河北 承德 067000）

隨著社會改革不斷發(fā)展，事業(yè)單位也面臨許多困境。與普通企業(yè)相比，事業(yè)單位有各種各樣的內(nèi)部檔案和材料。檔案整理是一份復雜的工作，對各種檔案進行分類整理不僅耗費大量的人力、時間，還需要工作人員有檔案處理專業(yè)技能，具有耐心和責任感。但到目前為止，大部門事業(yè)單位對檔案管理工作重視程度不足，認為檔案管理僅僅是一份機械重復的簡單工作，而負責檔案管理的工作人員分類處理檔案能力不足，時間一長便懈怠下來，導致檔案堆積[1]。因此為了更好服務社會和適應改革需要，對事業(yè)單位檔案管理實行創(chuàng)新勢在必行。

一、我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）對檔案管理工作不重視，工作懈怠

目前大部分事業(yè)單位對檔案管理工作重視程度不足，認為其只是僅是一種資料收集整理的過程，沒有意識到便捷有效的檔案管理能提升社會和企業(yè)的運行效率，提升管理水平。檔案管理工作人員工作消極，缺乏責任意識，認為檔案管理只是一種機械的工作，導致單位領導想要獲取檔案信息時不得不重新整理。這種情況一方面浪費大量的人力物力財力，影響了工作人員的效率，打擊了其積極性，另一方面浪費大量時間，導致資料胡亂堆砌的現(xiàn)象，浪費社會資源。

（二）檔案管理制度落后

完善的管理制度是事業(yè)單位進行檔案管理的前提。只有管理制度完善，資源利用率才能提高。但是目前大部分企業(yè)檔案管理制度較混亂，制度建設有所欠缺，形式化嚴重，導致工作人員在檔案管理過程中常常出現(xiàn)無法應對的情況。同時由于缺少相關制度的制約，工作人員工作效率低下，缺乏主動性和創(chuàng)新性，在一些重要檔案管理問題上相互推諉，影響工作進行[2]。檔案管理制度落后也會造成需要保密和不能外借的檔案泄露，出現(xiàn)檔案缺失，影響檔案管理信息的真實性。

（三）管理方法陳舊，管理人員能力有待提高

目前我國科技迅速發(fā)展，出現(xiàn)了許多先進的管理工具。目前多數(shù)事業(yè)單位依然采取人工管理檔案的方式。主要原因為事業(yè)單位領導對檔案管理工作不夠重視，缺乏必要的資金支持，無法置辦先進管理工具。部分企業(yè)為了節(jié)約資金，將檔案放在一個簡陋的庫房中，保密措施和防盜措施不夠嚴密，難以滿足新時期檔案管理需求。檔案管理是一個較為復雜的工作，需要具備良好素質(zhì)的專業(yè)人員，但各事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時要求較低，工作人員沒有經(jīng)歷嚴格的選拔機制和培訓直接進行檔案管理。招聘工作人員時對其學歷、工作經(jīng)驗、素質(zhì)等也沒有較高要求。檔案管理人員進行新老交接工作時易出現(xiàn)交接工作不到位的情況，導致工作人員在檔案管理過程中缺乏耐心，整理出來的檔案缺少價值，對其他部門信息接收產(chǎn)生影響。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

（一）完善檔案管理制度

制度是約束工作人言的重要措施，也是提高檔案管理工作的主要方式。沒有制度，不成方圓。晚上的檔案管理制度不僅可以提高檔案管理工作效率，還能避免各種問題。這要求事業(yè)單位在依據(jù)我國現(xiàn)有法律法規(guī)和尊重工作人員的合法利益的基礎上對工作人員進行一定約束，做到管理制度內(nèi)容清晰明確，規(guī)定工作人員的工作內(nèi)容、禁止行為及獎懲制度[3]。事業(yè)單位負責人可以先讓檔案管理人員擬定一套制度，然后對其進行修改，最終形成一份完善的檔案管理制度。與此同時建立電子檔案信息管理制度，采用多元化的方式加強檔案管理，充分利用檔案中的有效信息，保障檔案的保密性。

（二）創(chuàng)新管理理念，提升對檔案管理的認識

只有讓事業(yè)單位充分認識到檔案管理的重要作用，才能提升檔案管理工作。這要求社會和政府積極宣傳檔案管理的重要意義，加強對事業(yè)單位領導的教育工作，引導管理人員積極創(chuàng)新自身管理理念，提高管理人員的工作意識，樹立正確的工作態(tài)度，為檔案管理工作的順利開展營造良好氛圍。單位領導可以借鑒國外管理經(jīng)驗，加強電子檔案建設，提升檔案管理水平。

（三）推動檔案現(xiàn)代化建設

在互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)完全改變社會生活的前提下，檔案管理工作也應順應時代的發(fā)展要求。檔案管理人員可以借助計算機技術推動檔案管理發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理采用人工分類、人工查找，極不方便，一些事業(yè)單位采用聲像技術、光盤技術等對檔案進行分類記錄，想要調(diào)取某個檔案時直接通過計算機查找就可快速拿到所需檔案，節(jié)約了時間，提升了檔案管理效率。對需要保密和十分重要的文件可以采取文件機密性保護措施，有效防止文件丟失、被黑客攻擊等情況發(fā)生。對檔案實行數(shù)字化歸檔后對以后實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)異地調(diào)檔也有重要意義。

（四）創(chuàng)新服務手段

目前一些事業(yè)單位檔案管理利用率較低，因此需要不斷創(chuàng)新服務手段，提高檔案利用率。事業(yè)單位不重視檔案管理工作，導致檔案管理利用率低下，從而又反過來制約事業(yè)單位檔案管理工作。因此想提高檔案管理工作首先要加強檔案管理工作重視度，并不斷創(chuàng)新服務手段[4]。具體措施可以為建立內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，提升工作人員內(nèi)部效率；建立數(shù)字化圖書館，對網(wǎng)站信息檢索功能實行優(yōu)化，提升用戶調(diào)取檔案的便捷性，從各個方面提升檔案管理水平。

（五）加強人員培訓，提高工作人員素質(zhì)

檔案管理是一項較為復雜的工作，需要具有默默無聞、無私奉獻的優(yōu)秀品質(zhì)，需要有全心全意為人民服務的責任和意識。因此在檔案工作人員的招聘方面需要對其學歷、經(jīng)驗和品質(zhì)進行考察，確保其能夠勝任繁瑣檔案管理工作。新時期檔案管理工作需要檔案管理工作者具有較高的素質(zhì)和掌握計算機技術的能力，因此事業(yè)單位需要加強管理人員的培訓工作，主要對其計算機能力和管理技能進行培訓。同時加強管理人員的素質(zhì)，強調(diào)無私奉獻和責任感。

結(jié)語

為了保證各項工作有序進行，適應現(xiàn)代化對檔案管理的工作，這需要每一位檔案管理人員加強自身專業(yè)技能的培訓工作，提升自身素質(zhì)；需要事業(yè)單位對提高檔案管理工作的重視度，為檔案管理營造一個良好的環(huán)境氛圍，用創(chuàng)新性思路來管理。事業(yè)單位也要加強檔案管理設備的投入，實現(xiàn)數(shù)字化管理，真正提升檔案管理水平。當然，事業(yè)單位檔案管理工作并不是一蹴而就的，需要每一位工作人員為此不斷付出努力，端正檔案管理態(tài)度，不斷實踐并總結(jié)經(jīng)驗，為檔案管理創(chuàng)新不斷奉獻自己的價值。