范冰
(菏澤市政府投融資管理中心,山東 菏澤 274000)
引言:財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作受傳統(tǒng)理念影響存在諸多的問(wèn)題需要解決,本文將針對(duì)財(cái)政系統(tǒng)檔案管理問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行詳細(xì)分析。
財(cái)政系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)在日常的管理工作中忽略了財(cái)政檔案管理工作的重要性,面對(duì)社會(huì)信息化水平的不斷提升,忽略了財(cái)政檔案管理在其中發(fā)揮的作用,從而導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)及員工片面的認(rèn)為財(cái)政檔案管理工作僅需要搜集、整理、保管資料即可;加之財(cái)政檔案管理工作和經(jīng)濟(jì)效益關(guān)系不大,所以在財(cái)政系統(tǒng)中被認(rèn)定為無(wú)足輕重的事務(wù)之一。另外,由于未能重視財(cái)政檔案管理,致使財(cái)政檔案管理與實(shí)際財(cái)政管理工作相互脫軌,影響了財(cái)政系統(tǒng)的工作效果。同時(shí),財(cái)政系統(tǒng)內(nèi)部缺乏財(cái)政檔案安全、保密管理意識(shí),未能建立健全的財(cái)政檔案管理制度,降低了檔案管理的安全性、保密性,極易造成財(cái)政信息泄露,容易引發(fā)惡劣的負(fù)面影響。
財(cái)政系統(tǒng)內(nèi)部缺乏健全的管理制度約束、規(guī)范財(cái)政檔案管理工作,導(dǎo)致財(cái)政檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展中無(wú)規(guī)可依,或規(guī)則機(jī)制嚴(yán)重落后于時(shí)代發(fā)展需求,無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際工作需要。
財(cái)政系統(tǒng)內(nèi)部忽略了檔案管理的重要性,工作人員僅搜集報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證等內(nèi)容制作財(cái)務(wù)檔案,忽略了搜集實(shí)物檔案、文書(shū)類(lèi)資料工作的重要性,致使內(nèi)容搜集范圍過(guò)小。特別是大事記、年報(bào)等需要永久性保存的檔案資料等都未能有效搜集、整理,致使搜集的財(cái)政檔案內(nèi)容十分片面,導(dǎo)致重業(yè)務(wù)檔案、輕文書(shū)檔案現(xiàn)象頻發(fā),影響了財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作的效果。[1]
當(dāng)前各地區(qū)的財(cái)政系統(tǒng)檔案保管條件都相對(duì)較差,比如有些財(cái)政系統(tǒng)會(huì)在倉(cāng)庫(kù)或辦公室中保管、存放財(cái)政檔案信息,由于未能建立專(zhuān)門(mén)的財(cái)政檔案庫(kù)房,所以檔案極易受潮損壞或丟失等。另外,部分地區(qū)財(cái)政部門(mén)雖然建立了檔案室,不過(guò)缺乏專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施及管理制度,最終影響了財(cái)政檔案室作用的發(fā)揮。
傳統(tǒng)的財(cái)政檔案管理工作要求相對(duì)簡(jiǎn)單,所以員工的檔案管理能力有限。但是,步入信息化時(shí)代后,財(cái)政檔案管理工作的信息化水平不斷提升,檔案逐漸由紙質(zhì)承載轉(zhuǎn)換成了計(jì)算機(jī)記錄,所以檔案管理人員還需要具備計(jì)算機(jī)操作技能,才能滿(mǎn)足檔案管理工作。不過(guò),當(dāng)前的檔案管理員工多是老員工,缺乏專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)操作能力等,所以影響了財(cái)政檔案的現(xiàn)代化管理效果。
首先,要正確認(rèn)識(shí)財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作,要提高對(duì)財(cái)政檔案管理工作的重視程度,要主動(dòng)了解財(cái)政檔案管理工作的意義,要基于思想認(rèn)知層面全面提高對(duì)財(cái)政檔案管理工作的關(guān)注度,確定財(cái)政檔案管理工作在社會(huì)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的價(jià)值,使財(cái)政系統(tǒng)全員重視財(cái)政檔案管理,使領(lǐng)導(dǎo)能夠傾斜更多財(cái)力、物力、人力等資源滿(mǎn)足財(cái)政檔案管理工作需求,從而改善財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作效果,促使財(cái)政檔案管理作用得以全面發(fā)揮。[2]
財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作需要領(lǐng)導(dǎo)、干部、員工、群眾的共同支持、鼓勵(lì),而且領(lǐng)導(dǎo)重視財(cái)政檔案管理工作的程度直接影響了財(cái)政檔案管理的效果。所以,要提高領(lǐng)導(dǎo)干部財(cái)政檔案管理意識(shí)、強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。
一是,要積極宣傳、普及國(guó)家制定的財(cái)政檔案管理政策、法律法規(guī),要利用海報(bào)、板書(shū)、座談會(huì)、研討會(huì)等活動(dòng)渠道為領(lǐng)導(dǎo)干部等普及財(cái)政檔案管理工作的價(jià)值、作用等,使領(lǐng)導(dǎo)干部重視財(cái)政檔案管理工作。二是,要將財(cái)政檔案管理工作詳細(xì)的列如年度工作計(jì)劃內(nèi)。三是,要積極普及、傳播財(cái)政檔案使用效果,要展現(xiàn)利用后取得的成績(jī),幫助全員正確認(rèn)識(shí)財(cái)政檔案管理工作。
財(cái)政系統(tǒng)內(nèi)部要堅(jiān)持、貫徹《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》等內(nèi)容,要根據(jù)財(cái)政系統(tǒng)檔案管理真實(shí)狀況,設(shè)計(jì)、優(yōu)化系統(tǒng)內(nèi)的財(cái)政檔案管理制度,確定檔案統(tǒng)一分類(lèi)方案、保管時(shí)限。在方案設(shè)計(jì)期間要主動(dòng)學(xué)習(xí)其他檔案工作經(jīng)驗(yàn),要爭(zhēng)取相關(guān)部門(mén)配合。分類(lèi)方案及保管期限一經(jīng)制訂必須嚴(yán)格加以執(zhí)行,確保各類(lèi)檔案的質(zhì)量。同時(shí),對(duì)不同門(mén)類(lèi)檔案的立卷、整理、保管等工作應(yīng)做出詳細(xì)的規(guī)定與要求,確保檔案管理有章可循、有法可依。此外,還可將檔案管理工作納入績(jī)效考核體系,通過(guò)績(jī)效考核這一抓手,提高全體干部職工的檔案責(zé)任意識(shí)。[3]
財(cái)政系統(tǒng)相關(guān)部門(mén)要滿(mǎn)足財(cái)政檔案管理工作所需的財(cái)力、物力、人力、資金需求,要在預(yù)算中納入財(cái)政檔案管理經(jīng)費(fèi)。同時(shí),要設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)資金滿(mǎn)足財(cái)政系統(tǒng)檔案保護(hù)、搶救、信息化建設(shè)等需求。要依照國(guó)家規(guī)定完成專(zhuān)業(yè)財(cái)政檔案室的籌建,并主動(dòng)購(gòu)買(mǎi)檔案柜及相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施;同時(shí),還要重視防火防盜、采光通風(fēng)等基礎(chǔ)建設(shè),才能保障檔案室使用的安全性。
財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作具有專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn),所以管理人員出了需要掌握足夠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、法律法規(guī)、相關(guān)政策等外,還必須掌握計(jì)算機(jī)等信息化工具使用方法。由于財(cái)政檔案信息需要被嚴(yán)格保密,所以從事相關(guān)工作的管理人員要有較強(qiáng)的責(zé)任及安全意識(shí)、良好的職業(yè)道德。因此,財(cái)政系統(tǒng)要重視財(cái)政檔案管理人員的培訓(xùn)工作,要主動(dòng)為工作人員提供培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì),幫助他們豐富專(zhuān)業(yè)知識(shí)、完善管理技能、提高職業(yè)道德水平等,才能滿(mǎn)足財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作的需求。
結(jié)束語(yǔ):總之,只有重視財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作、強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)、改善管理團(tuán)隊(duì)專(zhuān)業(yè)綜合素質(zhì)等,才有助于財(cái)政系統(tǒng)檔案管理效果及質(zhì)量的改善。