■ 畢春梅
近年來,國家對(duì)行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制越來越重視。財(cái)政部于2012年發(fā)布《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》,于2015年發(fā)布《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》,于2017年1月發(fā)布《關(guān)于印發(fā)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報(bào)告管理制度(試行)的通知》(自2017年3月1日起施行)。在完善公立醫(yī)院現(xiàn)代管理體制的進(jìn)程中,內(nèi)部控制既是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需要,也是外部加強(qiáng)監(jiān)管的重要手段,在醫(yī)院管理系統(tǒng)中具有舉足輕重的作用。廣義的內(nèi)部控制類似于風(fēng)險(xiǎn)管控,梳理和發(fā)現(xiàn)各業(yè)務(wù)流程可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),然后采取相應(yīng)的管控措施,將風(fēng)險(xiǎn)消除、轉(zhuǎn)移或者控制在可接受的范圍之內(nèi)。明確醫(yī)院內(nèi)部控制的目標(biāo),梳理醫(yī)院內(nèi)部主要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險(xiǎn),形成適應(yīng)并促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展、滿足外部監(jiān)管需要的公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系,是大型綜合性公立醫(yī)院迫在眉睫的需求之一。
中日友好醫(yī)院(以下簡稱“中日醫(yī)院”)是一所大型綜合性公立醫(yī)院,在醫(yī)院發(fā)展的過程中,根據(jù)國家和醫(yī)院相關(guān)制度要求,穩(wěn)步推進(jìn)內(nèi)部控制工作,經(jīng)過夯實(shí)基礎(chǔ)、分塊落實(shí)、逐步推進(jìn)、全面展開,初步建立了內(nèi)部控制體系。在內(nèi)控體系建立的過程中,經(jīng)濟(jì)管理與服務(wù)監(jiān)督水平不斷提高,并有效促進(jìn)了醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。
中日醫(yī)院內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施均實(shí)行院長負(fù)責(zé)制,財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察、基建、資產(chǎn)管理等部門或崗位相互制約,聯(lián)合發(fā)揮重要作用。經(jīng)濟(jì)活動(dòng)決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互分離,重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)有認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn),并由單位領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定;內(nèi)控關(guān)鍵崗位職責(zé)明確,人員具備相應(yīng)資格和能力,不相容崗位相互分離、相互制約和相互監(jiān)督,并定期輪崗;會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)完備,具備相應(yīng)資格和能力的會(huì)計(jì)人員,按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理、編制財(cái)務(wù)報(bào)告,確保財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整;醫(yī)院運(yùn)營與信息部歸口管理信息系統(tǒng)建設(shè),逐步將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及流程通過信息系統(tǒng)傳接報(bào)送,減少或消除人為操作因素,保障信息安全。財(cái)務(wù)部門具體負(fù)責(zé)醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)控制度的落實(shí),內(nèi)控措施責(zé)任到科室、部門,及時(shí)落實(shí)、及時(shí)分析、及時(shí)反饋、及時(shí)整改,持續(xù)完善內(nèi)控制度建設(shè)并有效實(shí)施,多科室、多崗位、多角度落實(shí)內(nèi)控要求,形成內(nèi)控建設(shè)體系及長效機(jī)制。
2.2.1 強(qiáng)化制度建設(shè)及落實(shí),保障財(cái)經(jīng)法律法規(guī)及時(shí)有效實(shí)施。醫(yī)院對(duì)經(jīng)濟(jì)管理配套制度采取及時(shí)修訂、嚴(yán)格執(zhí)行的策略。近年,財(cái)務(wù)部門牽頭,陸續(xù)修訂醫(yī)院預(yù)算管理辦法、醫(yī)院招標(biāo)管理辦法、醫(yī)院基本建設(shè)管理辦法、基建工程采購管理辦法、工程洽商執(zhí)行流程規(guī)定、基建工程院內(nèi)招標(biāo)流程、國撥資金支付流程等制度,并嚴(yán)格落實(shí)。
2.2.2 全過程閉環(huán)管理,實(shí)施計(jì)劃-預(yù)算-成本-績效“四位一體”的動(dòng)態(tài)管理。醫(yī)院根據(jù)年度工作計(jì)劃制定預(yù)算,將預(yù)算管理與成本管控、績效考核相結(jié)合,實(shí)施計(jì)劃-預(yù)算-成本-績效“四位一體”的動(dòng)態(tài)管理模式。2016年初,醫(yī)院全面推進(jìn)預(yù)算管理系統(tǒng)建設(shè),財(cái)務(wù)、信息等部門全力配合,通過梳理預(yù)算管理架構(gòu),搭建控制平臺(tái),反復(fù)核對(duì)科目、項(xiàng)目、預(yù)算數(shù)及驗(yàn)證系統(tǒng)技術(shù)功能參數(shù)。2016年7月1日,醫(yī)院正式啟用預(yù)算管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了預(yù)算編制、執(zhí)行、分析、評(píng)價(jià)全過程閉環(huán)管理。
2.2.3 內(nèi)控管理常態(tài)化、規(guī)范化。財(cái)務(wù)部門依托完善的制度,對(duì)銀行存款、現(xiàn)金、票據(jù)、印章及退費(fèi)管理等實(shí)施常態(tài)化、規(guī)范化管理[1]。2016年,醫(yī)院對(duì)收費(fèi)崗位進(jìn)行盤點(diǎn)和抽查300余次,對(duì)存在的差異及時(shí)查找原因。醫(yī)院對(duì)退費(fèi)管理實(shí)行初審、復(fù)審、抽查,有效降低退費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)。2016年抽查1 000余筆退費(fèi),均符合規(guī)定的手續(xù)和程序。
2.2.4 開展廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控工作,不斷細(xì)化部門風(fēng)險(xiǎn)防控措施。紀(jì)檢監(jiān)察部門認(rèn)真開展廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控工作,不斷細(xì)化部門風(fēng)險(xiǎn)防控措施,召開廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控工作座談會(huì),協(xié)助各處室查找風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),制定切實(shí)有效的防控措施。在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)的“單位公示”欄中增加“廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控”工作欄,使權(quán)力運(yùn)行步驟更加簡約明確、程序更加清晰流暢、監(jiān)督更加方便有效。同時(shí),對(duì)于醫(yī)院重點(diǎn)工程、采購等事項(xiàng),紀(jì)檢監(jiān)察部門全程監(jiān)督、隨時(shí)提醒,將風(fēng)險(xiǎn)防控前移。
2.2.5 利用信息手段,加強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)。以衛(wèi)生材料管理為例。醫(yī)院通過集中供應(yīng)和配送,運(yùn)用信息化以及物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段,對(duì)醫(yī)院醫(yī)用耗材領(lǐng)用、采購、配送、結(jié)算進(jìn)行全過程一體化管理,主要目的是對(duì)醫(yī)院衛(wèi)生材料實(shí)行閉環(huán)管理,降低成本、提高效率、堵塞漏洞??蒲薪?jīng)費(fèi)管理方面,醫(yī)院既要為科研工作人員提供良好的保障,又要合法合理使用科研經(jīng)費(fèi),促進(jìn)科研成果轉(zhuǎn)化。財(cái)務(wù)部門和科研部門聯(lián)合修訂科研管理相關(guān)規(guī)章制度,對(duì)課題負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人進(jìn)行培訓(xùn),開發(fā)線上科研經(jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng),用系統(tǒng)管人,用流程管人。
2.2.6 強(qiáng)化基建工程的預(yù)算控制管理。成立項(xiàng)目管理小組,明確按照內(nèi)控管理要求,加強(qiáng)項(xiàng)目管理。從前期控制、崗位制約、項(xiàng)目控制、合同控制等方面加強(qiáng)管理,滿足內(nèi)部控制要求。從設(shè)計(jì)和功能需求定位開始,召開不同層面的設(shè)計(jì)方案論證會(huì),多次征求使用部門意見,反復(fù)溝通討論,盡量滿足使用部門需要,減少施工過程中改動(dòng)及洽商變更。注重每個(gè)流程,工作中明確人員崗位職責(zé)、權(quán)限。根據(jù)紀(jì)檢部門要求,制定建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn),反復(fù)強(qiáng)調(diào)內(nèi)控重要性。
2.2.7 以各類審計(jì)工作及問題整改為抓手。醫(yī)院審計(jì)部門以各類審計(jì)工作及問題整改為工作抓手,主動(dòng)協(xié)助相關(guān)部門全面梳理和分析審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題,徹查問題發(fā)生的根源,擴(kuò)大范圍,舉一反三。通過督促協(xié)調(diào)審計(jì)問題的整改,從內(nèi)控制度和流程著手,強(qiáng)調(diào)從制度上切實(shí)完成整改,建立長效機(jī)制,確保問題整改到位,避免同類問題再次發(fā)生。
2.2.8 充分發(fā)揮紀(jì)檢監(jiān)察部門的監(jiān)督威懾作用。紀(jì)檢監(jiān)察部門對(duì)基建工程全程監(jiān)督,建立“監(jiān)察監(jiān)督單”制度,做到必提醒、必要求。在設(shè)備采購前的論證探索環(huán)節(jié)增加紀(jì)檢監(jiān)察部門一票否決機(jī)制;若某科室1年內(nèi)在設(shè)備購置方面存在違紀(jì)違規(guī)現(xiàn)象,則暫停該科室新增購置相關(guān)設(shè)備。
2.2.9 借助外力,做好醫(yī)院內(nèi)控。充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)部門作用,對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)收支及經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督和評(píng)價(jià);加強(qiáng)項(xiàng)目及專項(xiàng)審計(jì)工作,以規(guī)范投資行為、節(jié)約建設(shè)資金為目的,對(duì)基建、修繕工程進(jìn)行審計(jì),開展經(jīng)濟(jì)支出事項(xiàng)事前審計(jì),使審計(jì)工作成為單位執(zhí)行制度、控制和防范風(fēng)險(xiǎn)的重要手段;加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同審計(jì),規(guī)避醫(yī)院經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn);對(duì)醫(yī)院招標(biāo)工作、國庫支付資金進(jìn)行監(jiān)督檢查,使審計(jì)工作做到防控結(jié)合、監(jiān)審結(jié)合,規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),中日醫(yī)院借助第三方力量進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部控制。2017年,醫(yī)院自加壓力,聘請(qǐng)兩家會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行專項(xiàng)管理審計(jì)、財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)和重點(diǎn)崗位審計(jì)。財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)細(xì)化到季度財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì);重點(diǎn)崗位審計(jì)和專項(xiàng)審計(jì)是新增的審計(jì)項(xiàng)目,其中專項(xiàng)審計(jì)覆蓋面廣、專項(xiàng)性強(qiáng),重點(diǎn)崗位審計(jì)涉及分管人、財(cái)、物等重點(diǎn)崗位。這一舉措,有利于推動(dòng)醫(yī)院內(nèi)部控制的全面建設(shè)和完善。
2.3.1 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制不健全。醫(yī)院內(nèi)控制度健全,醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)基本具備,但風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制不健全。建議對(duì)相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,及時(shí)更新風(fēng)險(xiǎn)清單。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的深度和廣度決定內(nèi)控的深度和廣度,應(yīng)至少每年對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)評(píng)估1次,并更新風(fēng)險(xiǎn)清單。
2.3.2 AB崗設(shè)立方面有待改進(jìn)。醫(yī)院重要崗位定期輪崗比較到位,財(cái)務(wù)部門制定并嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)會(huì)人員輪崗制度,做好了輪崗記錄,但由于人員人數(shù)、工作能力等方面的影響,部分崗位未設(shè)立AB崗。從風(fēng)險(xiǎn)防控角度來看,這種狀態(tài)存在著不小的風(fēng)險(xiǎn),需要改進(jìn)[2]。建議在現(xiàn)有人員的條件下,培養(yǎng)業(yè)務(wù)多面手。AB崗并不是每個(gè)崗位都實(shí)際安排2人,業(yè)務(wù)多面手可以兼任多個(gè)崗位的AB崗,待真正有需要的時(shí)候,再具體安排某位業(yè)務(wù)多面手負(fù)責(zé)某個(gè)需要替換的崗位。這樣既能培養(yǎng)合理的財(cái)務(wù)人員團(tuán)隊(duì),又能降低風(fēng)險(xiǎn)。
2.3.3 責(zé)任追究機(jī)制未真正落地。醫(yī)院在資產(chǎn)管理方面,相關(guān)制度均比較健全,但在具體執(zhí)行中,個(gè)別制度執(zhí)行不到位。比如,醫(yī)院在實(shí)際工作中對(duì)于盤虧資產(chǎn)的追責(zé)不到位,未真正追究實(shí)物管理部門的責(zé)任,也未追究歸口管理部門的責(zé)任。建議在績效考核體系中增加相應(yīng)的考核,在人事任免上考慮相關(guān)管理職責(zé)的落實(shí)情況等。
2.3.4 風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警制度未有效實(shí)施。公立醫(yī)院不以營利為目的,一定程度上導(dǎo)致對(duì)有些財(cái)務(wù)指標(biāo)及現(xiàn)金流量表重視不夠,如資產(chǎn)收益率、資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率等。雖然醫(yī)院在月度財(cái)務(wù)分析報(bào)告中對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)均有計(jì)算和分析,但分析較為簡單,未真正重視這些財(cái)務(wù)指標(biāo)背后可能存在的某些運(yùn)行方面的風(fēng)險(xiǎn)。上級(jí)部門在經(jīng)濟(jì)管理績效考評(píng)中,要求填報(bào)這些財(cái)務(wù)指標(biāo),但對(duì)其應(yīng)用較少,也未形成行業(yè)內(nèi)的指導(dǎo)意見。
2.3.5 內(nèi)控培訓(xùn)不到位。醫(yī)院提出內(nèi)部控制重在全過程、全范圍、全體人員的“三全”管控理念和要求,通過醫(yī)院內(nèi)部平臺(tái)等共享內(nèi)部控制相關(guān)制度及文件,定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)及培訓(xùn)。但在內(nèi)控方面,對(duì)醫(yī)院管理層的培訓(xùn)少之又少,對(duì)普通員工的培訓(xùn)更是很少涉及。一般情況下,公立醫(yī)院內(nèi)控培訓(xùn)集中在醫(yī)院財(cái)務(wù)、審計(jì)部門,采購或基建項(xiàng)目較多的醫(yī)院可能會(huì)包括采購部門和基建部門,但是少有醫(yī)院對(duì)普通員工進(jìn)行廣泛的內(nèi)部控制培訓(xùn)[3]。這一點(diǎn)和內(nèi)控文化的建設(shè)息息相關(guān)。只有上至管理層、下至每位員工都對(duì)內(nèi)控有清晰了解、對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防控有足夠認(rèn)識(shí),才能培養(yǎng)良好的內(nèi)控文化,進(jìn)而自覺貫徹執(zhí)行。
2.3.6 工作手冊(cè)編制不到位。醫(yī)院財(cái)務(wù)部門多年之前已陸續(xù)整理編制了一些崗位的工作手冊(cè),但截至目前,尚未整理匯編出整個(gè)財(cái)務(wù)部門的工作手冊(cè)。目前,醫(yī)院已要求各職能管理部門著手編制醫(yī)院工作手冊(cè),用于規(guī)范、指導(dǎo)醫(yī)院各項(xiàng)工作,既包括部門管理制度等規(guī)范性、制度性文件,也包括工作流程、操作程序等指導(dǎo)性文件。通過編制工作手冊(cè),確保各項(xiàng)工作都“有法可依”,有明確操作流程,同時(shí)保障各項(xiàng)工作的質(zhì)量和連貫性。
內(nèi)控建設(shè)是系統(tǒng)工程,涉及醫(yī)院的方方面面,需要協(xié)調(diào)的關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜,因此領(lǐng)導(dǎo)班子的重視很重要,建議推行“一把手”工程。領(lǐng)導(dǎo)班子(尤其是主要領(lǐng)導(dǎo))要牢固樹立內(nèi)部控制理念,推進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè),親自部署、親自推動(dòng)、親自過問、親自督辦。
建議醫(yī)院明確內(nèi)控牽頭部門及各相關(guān)部門的職責(zé),建立分工明確、責(zé)任清晰、齊抓共管的內(nèi)控組織管理架構(gòu),層層傳導(dǎo)壓力,層層抓好落實(shí)。
在醫(yī)院有意愿進(jìn)行內(nèi)控建設(shè)而能力缺乏的情況下,建議購買服務(wù),引入外部力量,和單位相關(guān)部門協(xié)同合作。聘請(qǐng)業(yè)務(wù)好、水平高、熟悉醫(yī)院業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì),對(duì)醫(yī)院的發(fā)展提出建設(shè)性建議,有利于內(nèi)控工作的開展。
內(nèi)部控制貫穿醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全過程,應(yīng)當(dāng)將醫(yī)院內(nèi)部控制的相關(guān)要求、具體措施、風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)嵌入到信息系統(tǒng)和各相關(guān)業(yè)務(wù)流程中,實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的自動(dòng)控制,而不是人為控制。制度流程化、流程表單化、表單信息化,將內(nèi)控要求用信息化手段固化下來。比如,將內(nèi)控模塊嵌入醫(yī)院的HIS系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等。通過信息采集、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等技術(shù)手段,對(duì)資金運(yùn)行全過程主要業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制有效性進(jìn)行監(jiān)控,對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理,做到過程留痕、責(zé)任可追溯,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的信息化、程序化和常態(tài)化。醫(yī)院內(nèi)控信息系統(tǒng)的建設(shè)不能觀望和等待,成熟一套,推進(jìn)一套,逐個(gè)消除信息孤島,逐個(gè)逐項(xiàng)嚴(yán)格控制。在內(nèi)控信息化建設(shè)過程中,建議醫(yī)院信息部門工程師全程參與,因?yàn)獒t(yī)院信息技術(shù)人員更容易領(lǐng)會(huì)醫(yī)院業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員的意思,可以發(fā)揮“翻譯”的橋梁作用,能夠事半功倍。
在構(gòu)建公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系時(shí),成本效益原則不容忽視,應(yīng)當(dāng)權(quán)衡各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的成本與收益,并對(duì)此進(jìn)行評(píng)價(jià)。對(duì)于成本較高但效益較低的業(yè)務(wù)應(yīng)減少投入,降低醫(yī)院成本。公立醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理安排人員、設(shè)置機(jī)構(gòu),不斷對(duì)控制方法進(jìn)行改進(jìn),使內(nèi)部控制系統(tǒng)高效運(yùn)行,從而利用較低的控制成本獲得理想的控制效果。
借助醫(yī)院等級(jí)評(píng)審、大型醫(yī)院巡查、各級(jí)各類上級(jí)單位檢查等,梳理、優(yōu)化醫(yī)院相關(guān)工作流程,完善醫(yī)院內(nèi)控體系。
公立醫(yī)院有大量的收入和支出業(yè)務(wù),經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相對(duì)復(fù)雜,涉及采購、基建、固定資產(chǎn)、對(duì)外投資、后勤等多個(gè)領(lǐng)域。因此,醫(yī)院管理人員需要更多的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì),以提高實(shí)施內(nèi)部控制的能力和水平,將內(nèi)控真正落到實(shí)處。
內(nèi)控建設(shè)不會(huì)一蹴而就,也不會(huì)一勞永逸,是一項(xiàng)需要持續(xù)完善的系統(tǒng)工程。建議借助質(zhì)量管理工具(如PDCA等)持續(xù)改進(jìn)醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)。
關(guān)于公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系建設(shè)方面的研究成果相對(duì)較少,目前尚未形成一套相對(duì)完善的公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系。建議政府相關(guān)部門適時(shí)組織調(diào)研、座談,交流好經(jīng)驗(yàn)、推廣好做法,樹立標(biāo)桿、樣本;在此基礎(chǔ)上,出臺(tái)行業(yè)指南,全面提高公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)水平和經(jīng)濟(jì)管理水平,從而促進(jìn)公立醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。