黃秀麗

摘 要： 隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，如何實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)資源的開發(fā)和利用，成為了各行業(yè)亟需解決的問題。對檔案管理而言，大數(shù)據(jù)給檔案信息化發(fā)展帶來了新的契機，所以只有充分認識到大數(shù)據(jù)時代檔案的價值及其開發(fā)利用，才能有效提高檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞： 大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;價值;開發(fā)利用

1 大數(shù)據(jù)時代檔案的價值

大數(shù)據(jù)（big data）即海量的、高增長率的和多樣化的數(shù)據(jù)集合，所以對這些數(shù)據(jù)的獲取、存儲、管理和分析遠遠超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件的能力，因此大數(shù)據(jù)也體現(xiàn)出了低價值密度的特征，只有試圖從海量數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)并提煉出有價值的數(shù)據(jù)信息，才能更好解決生活和生產(chǎn)中的難題。從檔案管理角度來看，檔案的信息化發(fā)展在提高工作質(zhì)量和工作效率的同時，逐漸將各類檔案信息集成到一個系統(tǒng)里，隨著檔案信息的日益龐大，如何實現(xiàn)對這些信息的存儲和管理，成為了首先需要解決的問題。其次，受到傳統(tǒng)手工檔案管理的影響，諸多原始檔案資料已經(jīng)無法滿足工作人員和用戶的實際需求，在將其轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中，如果不能提前設(shè)置好標(biāo)簽信息，則容易給后續(xù)的檢索和利用帶來困難，這也體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的新要求。然后，通過信息手段將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案后，工作人員和用戶無需親自到檔案室進行查閱，而是通過互聯(lián)網(wǎng)就可以檢索到相關(guān)的信息，這樣既節(jié)省了用戶查閱環(huán)節(jié)的時間和成本，又大大提高了檔案的利用效率。最后，檔案電子文檔的存儲載體非常多，比如硬盤、軟盤、光盤、U盤等，這種存儲方式相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔而言，具有容量大、體積小、存儲和使用靈活的特點，比如要想拷貝相應(yīng)的檔案資料，只需要簡單的復(fù)制、粘貼即可，或者在進行內(nèi)容刪減修改時，檔案系統(tǒng)也可以自動調(diào)整對應(yīng)的目錄、頁碼、內(nèi)容，大大提高了檔案管理的工作效率。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案價值的開發(fā)利用

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)觀念

要想適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，就需要在檔案價值的開發(fā)利用環(huán)節(jié)，樹立好新的服務(wù)觀念，以強調(diào)對檔案數(shù)據(jù)和信息的獲取、分析和挖掘，并通過各種挖掘工具的使用，使檔案數(shù)據(jù)更加真實、全面和客觀。因此，檔案工作人員要以用戶的實際需求為導(dǎo)向，以提供多樣化的，

檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)產(chǎn)品，從而為用戶提供檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)。

2.2 建立檔案管理團隊

無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理還是檔案信息化管理，各項工作都離不開人的參與，因此建立一支高素質(zhì)的檔案管理團隊，成為了其中的關(guān)鍵。特別是在大數(shù)據(jù)時代背景下，為更好實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的獲取、存儲、管理和分析，各類數(shù)據(jù)庫軟件、檔案信息管理軟件層出不窮，并且對檔案管理工作人員的專業(yè)能力提出了更高的要求。為此，要想進一步開發(fā)檔案信息的價值，就需要強化檔案管理團隊建設(shè)，比如引進高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，通過內(nèi)部培訓(xùn)不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力等，這樣才能為后續(xù)的檔案價值的開發(fā)利用打好基礎(chǔ)。

2.3 完善檔案管理制度

在檔案信息較少時，檔案管理人員依靠自覺性就可能做好工作，而在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息往往會成倍增加，要想做好對海量信息的管理，就需要通過檔案管理制度來約束和規(guī)范檔案管理人員的行為，以更好體現(xiàn)檔案信息的價值。所謂“沒有規(guī)矩不成方圓”，完善的檔案管理制度需要全方位覆蓋檔案的收集、整理和管理環(huán)節(jié)，以有效提高檔案信息的利用率。比如，要明確檔案信息的歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，并指定專人、專柜對檔案信息進行管理，當(dāng)存在檔案的調(diào)進、移出等變化時要做好登記，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。而在檔案的查閱、借閱和復(fù)印環(huán)節(jié)，要明確當(dāng)事人的權(quán)限，對于超限的行為，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，然后明確借閱檔案的歸還時間，未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁私自抄錄、拍照、復(fù)印。

2.4 打造檔案信息平臺

打造檔案信息平臺不僅是提高檔案信息利用率的前提，而且體現(xiàn)了加強檔案資源建設(shè)，強化檔案館公共服務(wù)功能的要求。針對檔案信息數(shù)據(jù)分散，不同數(shù)據(jù)庫間信息不能共享的問題，就需要致力于檔案信息化建設(shè)，打造了一套集檔案采集、檔案管理、檔案利用于一體的綜合管理平臺。該平臺主要是實現(xiàn)對檔案及檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，可最大程度挖掘檔案資源的價值，從而促進檔案服務(wù)水平的不斷提高。為體現(xiàn)檔案管理面向用戶的要求，所打造的檔案信息平臺還應(yīng)該與其他產(chǎn)業(yè)形成通力合作，一方面可認真聽取用戶的意見和建議，強化檔案管理和用戶之間的直接聯(lián)系，另一方面要強調(diào)檔案信息服務(wù)的質(zhì)量，以更好滿足各行業(yè)的發(fā)展需求。

2.5 加強信息安全管理

將所有檔案信息至于網(wǎng)絡(luò)中，這在極大程度提高管理效率的同時，也容易帶來一系列的安全問題，比如檔案信息遭到破壞、更改或泄露等，進而造成無法挽回的損失。因此，所構(gòu)建的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和檔案信息數(shù)據(jù)庫需求加強信息安全管理，以殺毒軟件、防火墻等措施來避免遭到侵害。另外，要及時安裝補丁，殺毒軟件大多具有漏洞掃描的功能，當(dāng)檢測到軟件或系統(tǒng)的補丁后，要及時下載補丁，以降低計算機遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊的風(fēng)險。而在對外進行檔案數(shù)據(jù)傳遞時，還需要注重對信息的加密，防止網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男畔⒈桓`聽，更好保護檔案信息及用戶的個人信息。

3 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代的來臨，既是科技發(fā)展的必然階段，又體現(xiàn)了信息技術(shù)與各行業(yè)間更加緊密的結(jié)合，以有效改善人們的生活和工作方式。所以，在檔案信息化發(fā)展的初級階段，只有充分認識到大數(shù)據(jù)時代帶來的機遇和挑戰(zhàn)，才能確保檔案管理事業(yè)獲得更好的發(fā)展。

參考文獻

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