高愛(ài)民

筆者在建設(shè)項(xiàng)目管理實(shí)踐中，從項(xiàng)目管理者的角度對(duì)施工階段的電子文件管理進(jìn)行了長(zhǎng)期的研究探索。

1 電子文件真實(shí)性的重要性和研究現(xiàn)狀

《電子文件管理暫行辦法》把電子文件的真實(shí)性置于管理的首要位置。指出：“確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，保存國(guó)家歷史記錄，促進(jìn)信息資源開(kāi)發(fā)利用，推動(dòng)國(guó)家信息化健康發(fā)展”。[1]“真實(shí)性確定了，電子文件相應(yīng)地也就具備了文件身份，即具備了憑證價(jià)值?！盵2]“真實(shí)性是保證電子文件業(yè)務(wù)有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，在業(yè)務(wù)運(yùn)行階段，確保電子文件的真實(shí)性是無(wú)紙化業(yè)務(wù)順利開(kāi)展的先決條件；從長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)，是電子文件反映和證實(shí)機(jī)構(gòu)歷史真實(shí)面貌，得以作為社會(huì)記憶長(zhǎng)久保存的前提?！盵3]

目前，對(duì)電子文件真實(shí)性的論著，大都是檔案界從保存角度對(duì)電子文件歸檔后保管利用的研究，針對(duì)電子文件形成的理論研究較少，具有一定普遍性的實(shí)施方法則少之又少，文件形成者（項(xiàng)目管理者）對(duì)電子文件的研究更是難覓蹤跡。2015年，傅榮校先生對(duì)我國(guó)電子文件真實(shí)性保障方面的理論和實(shí)施方法進(jìn)行綜合研究，指出：“以上理論研究與實(shí)踐方法，有復(fù)雜體系的，有簡(jiǎn)單方法的，但除浙江省登記備份制度之外，其他基本沒(méi)有落地，沒(méi)有推廣運(yùn)用?！盵4]

由于專(zhuān)業(yè)的局限，文件形成者之外的人員研究形成階段電子文件的真實(shí)性，總是霧里看花、難得要領(lǐng)。所以，缺少了對(duì)文件形成主體的研究和建設(shè)項(xiàng)目管理者的參與，電子文件真實(shí)性的基礎(chǔ)將難以鞏固。筆者作為建設(shè)項(xiàng)目管理者，在實(shí)踐中總結(jié)分析施工階段電子文件創(chuàng)建和管理的經(jīng)驗(yàn)，有利于從源頭理清業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)型電子文件的管理途徑和方法。

2 施工階段電子文件真實(shí)性分析

2.1 過(guò)程的真實(shí)性保證。從文件管理機(jī)構(gòu)角度講，施工階段電子文件的保存是文件保存工作的前端延伸；從電子文件的生命周期講，電子文件施工階段的保存，是電子文件保存的源頭和起點(diǎn)。

建設(shè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)是電子文件存在的環(huán)境，涉及體系架構(gòu)、制度建設(shè)、流程設(shè)計(jì)、規(guī)范保存等方面，是電子文件過(guò)程真實(shí)性的基礎(chǔ)。施工階段，建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、承包商、監(jiān)理機(jī)構(gòu)等參建單位的業(yè)務(wù)流程交互迭代，許多電子文件的創(chuàng)建流轉(zhuǎn)也勢(shì)必在各創(chuàng)建主體之間交互迭代。建設(shè)單位是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施履行組織管理責(zé)任并在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中負(fù)總責(zé)的組織，所以，應(yīng)該也只能由建設(shè)單位牽頭，開(kāi)發(fā)建立建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、承包商、監(jiān)理機(jī)構(gòu)等全主體共用和全要素管理的集成管理信息系統(tǒng)，打造可信的創(chuàng)建、保存電子文件的技術(shù)結(jié)構(gòu)和制度基礎(chǔ)，保證業(yè)務(wù)流程的集約順暢和電子文件規(guī)范地創(chuàng)建保存。

建設(shè)項(xiàng)目集成管理信息系統(tǒng)的建立，需要從業(yè)務(wù)信息采集與電子文件創(chuàng)建一體化方面著手，注重在管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)時(shí)超前嵌入電子文件管理法律規(guī)章的意旨和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使業(yè)務(wù)信息在孕育過(guò)程中就承載文件基因，強(qiáng)化業(yè)務(wù)信息采集和文件創(chuàng)建流轉(zhuǎn)等過(guò)程的公開(kāi)透明，有利于保證施工階段業(yè)務(wù)有效性和電子文件的真實(shí)性。

2.2 從電子文件的結(jié)構(gòu)分析內(nèi)容的真實(shí)性。電子文件的真實(shí)性，其實(shí)質(zhì)包括內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景等要素的真實(shí)性。

結(jié)構(gòu)是“電子檔案的內(nèi)容組織和存儲(chǔ)方式。包括邏輯結(jié)構(gòu)和物理結(jié)構(gòu)”。[5]電子文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)應(yīng)在業(yè)務(wù)過(guò)程開(kāi)始之前信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)階段完成，施工階段僅涉及合規(guī)應(yīng)用，其與文件形成階段電子文件的真實(shí)性沒(méi)有直接關(guān)系，本文不予分析。

內(nèi)容是“以字符、圖形、圖像、音頻、視頻等形式表示的電子檔案的主體信息”。[6]高程、寬度、強(qiáng)度、壓實(shí)度、平整度、比率、單價(jià)、數(shù)量等技術(shù)參數(shù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等是施工階段的核心信息和單份原始記錄的主題。這些技術(shù)參數(shù)的真實(shí)性實(shí)質(zhì)是指專(zhuān)業(yè)測(cè)量和計(jì)算的準(zhǔn)確性和可靠性，所以，建設(shè)項(xiàng)目電子文件內(nèi)容的真實(shí)性主要指內(nèi)容主題信息的準(zhǔn)確性和可靠性。

“背景包括行政背景、來(lái)源背景、業(yè)務(wù)流程背景以及技術(shù)背景等?！盵7]“文件本來(lái)就應(yīng)該是包括其特定背景信息或來(lái)源信息在內(nèi)的社會(huì)事物?！盵8]施工階段電子文件的背景，是對(duì)業(yè)務(wù)流程的摘要式記載，是電子文件不可或缺的重要組成。

從電子文件三要素方面分析，建設(shè)項(xiàng)目施工階段電子文件內(nèi)容的真實(shí)性實(shí)質(zhì)是指內(nèi)容的準(zhǔn)確可靠性和背景的規(guī)范性。

2.3 內(nèi)容真實(shí)性管理的基礎(chǔ)和關(guān)鍵是背景。內(nèi)容主題（技術(shù)參數(shù)）的準(zhǔn)確可靠是項(xiàng)目質(zhì)量的靈魂。技術(shù)參數(shù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集獲取具有較強(qiáng)的時(shí)效性、隱蔽性和專(zhuān)業(yè)性，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員（電子文件的創(chuàng)建者）實(shí)時(shí)操作的規(guī)范性和思維傾向等職業(yè)素質(zhì)，決定技術(shù)參數(shù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。

無(wú)論多么嚴(yán)格和精細(xì)的管理都不應(yīng)該也不可能忽略或代替操作人員的獨(dú)立性和自由度。業(yè)務(wù)管理的重點(diǎn)應(yīng)該是制度建設(shè)、業(yè)務(wù)流程、公開(kāi)機(jī)制、激勵(lì)相容約束等，縮小專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員在時(shí)間、空間、行為等方面的自由度，為內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可靠性創(chuàng)造規(guī)范和諧的業(yè)務(wù)背景。

文件是業(yè)務(wù)管理的縮影，在對(duì)電子文件三要素的管理中，研究技術(shù)參數(shù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠似乎沒(méi)有太多的意義，而應(yīng)該以保證背景信息的規(guī)范和完整為重點(diǎn)，間接控制技術(shù)參數(shù)的采集。

所以，施工階段電子文件內(nèi)容真實(shí)性管理的重點(diǎn)應(yīng)該是電子文件的背景信息，從背景信息的詳細(xì)、完整和規(guī)范等方面著手，為內(nèi)容的創(chuàng)建者創(chuàng)造規(guī)范和諧的環(huán)境。管理信息化和電子文件的屬性也為此提供了紙質(zhì)文件不具備的技術(shù)結(jié)構(gòu)、途徑和方法等方面的許多可能。

3表單的真實(shí)性是施工階段電子文件管理重要的基本單元

建設(shè)項(xiàng)目施工階段，質(zhì)量、進(jìn)度、計(jì)量等各類(lèi)原始記錄，由數(shù)十種甚至上百種表單組成。建設(shè)項(xiàng)目的表單記錄的是業(yè)務(wù)活動(dòng)專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)，但不僅僅是單純的表單主題信息本身，在表單背后具有豐富的多媒體背景信息。

我國(guó)著名飛機(jī)設(shè)計(jì)師程不時(shí)先生說(shuō)過(guò)，“文不如表，表不如圖”，可見(jiàn)表單在文件類(lèi)目中具有的舉足輕重作用。一張表格如果用文字?jǐn)⑹觯枰嘤诒韱螖?shù)倍的物理空間，即使如此也難以表達(dá)清楚。建設(shè)項(xiàng)目施工階段，表單是業(yè)務(wù)過(guò)程專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)的直接記錄，是建設(shè)項(xiàng)目電子文件類(lèi)目重要的基本單元，對(duì)電子文件的真實(shí)性具有基礎(chǔ)和決定性作用。

建設(shè)項(xiàng)目的表單數(shù)據(jù)繁多、邏輯復(fù)雜、背景豐富，表單的每一個(gè)專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)，往往涉及一連串的業(yè)務(wù)活動(dòng)。一張表單的真實(shí)性，除表單中專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠外，還有創(chuàng)建表單的行為鏈條，只有保證背景行為的真實(shí)完整，才能保證表單各個(gè)專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠。

在以紙質(zhì)文件和手工記錄為主的技術(shù)環(huán)境下，記錄依賴(lài)于現(xiàn)場(chǎng)操作人員，具有較強(qiáng)的隱蔽性、專(zhuān)業(yè)性和實(shí)時(shí)性，不論從業(yè)務(wù)管理還是從文件管理角度都難以找到透明化、易監(jiān)控等有效的保證方法。

在信息化條件下，通過(guò)建設(shè)項(xiàng)目集成管理信息系統(tǒng)，衛(wèi)星導(dǎo)航、互聯(lián)網(wǎng)、智能終端等信息技術(shù)和設(shè)備，在高效率、低成本的前提下，為表單背景信息的記錄提供了紙質(zhì)文件不可能具有的技術(shù)條件。在施工管理實(shí)踐中，利用信息技術(shù)和設(shè)備已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)采集信息、實(shí)時(shí)生成記錄、實(shí)時(shí)鑒定歸檔、實(shí)時(shí)在線(xiàn)控制；人工采集與自動(dòng)采集信息交互印證，保管主體與形成主體的相對(duì)分離，減少人工采集信息的機(jī)會(huì)；形成多媒體原始記錄，事件、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、流程等六對(duì)照，保證表單背景信息的真實(shí)性。

4 電子文件具有多維的真實(shí)性

“背景一直被視為靜止的而非動(dòng)態(tài)的；行政結(jié)構(gòu)和等級(jí)制始終被強(qiáng)調(diào)為（文件）形成的主要背景，而不斷變化的社會(huì)現(xiàn)實(shí)和更廣闊的大背景遭到忽視；文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)及承辦活動(dòng)沒(méi)有受到關(guān)注，看重的是追蹤留存文件的整理順序而不是體現(xiàn)文件的運(yùn)行背景?！盵9]這一論述主要針對(duì)紙質(zhì)載體的文書(shū)類(lèi)文件。建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)完整的人類(lèi)活動(dòng)，既有研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙等文件，也有這些文件的承辦活動(dòng)；在數(shù)字化環(huán)境條件下，這些承辦活動(dòng)又產(chǎn)生大量的電子文件。建設(shè)項(xiàng)目施工階段的電子文件管理，應(yīng)該也能夠做到“體現(xiàn)文件的運(yùn)行背景”。

建設(shè)項(xiàng)目電子文件按照產(chǎn)生的業(yè)務(wù)運(yùn)行階段不同，可分為項(xiàng)目前期、施工階段、竣（交）工驗(yàn)收等層級(jí)。施工階段參加單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)可以看作是項(xiàng)目前期文件的承辦活動(dòng)，也是建設(shè)項(xiàng)目文件管理的重點(diǎn)。從宏觀(guān)方面講，高層級(jí)文件的承辦活動(dòng)產(chǎn)生新的下層文件；從微觀(guān)方面講，這些下層文件中的單份文件也具有自身的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程，其中的圖像、視頻等多媒體信息同時(shí)也是新的下層文件，這些新的下層文件與其信息共同組成單份文件的背景信息。

電子文件運(yùn)用連續(xù)多維的邏輯排列結(jié)構(gòu)，將字符、圖形、圖像、視頻等有機(jī)合成儲(chǔ)存，更加真實(shí)地保存和再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)情況。各個(gè)參建單位不同層級(jí)的電子文件及其背景信息記載著不同職能活動(dòng)的多維度的過(guò)程信息，根據(jù)不同需求可以把相關(guān)節(jié)點(diǎn)的事件、人員、行為、時(shí)間、技術(shù)參數(shù)等有序地組織在一起，創(chuàng)建多維、多媒體的電子文件，從不同的維度呈現(xiàn)電子文件的真實(shí)性。

電子文件多維的真實(shí)性，有利于整體的真實(shí)性。

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（作者單位：鄭州市公路管理局 來(lái)稿日期：2018-10-20 ）