陳藝

摘 ? 要：電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)提高了辦公效率和公文管理水平，避免了出現(xiàn)文件積壓和工作貽誤現(xiàn)象，保證了政令暢通，信息及時。推行電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)是辦公自動化、信息化的必然需求。本文從建設濟南職工培訓基地電子公文的背景出發(fā)，提出設計方案，并進行了論證，進一步詳細論證了公文流轉(zhuǎn)的系統(tǒng)分析，側(cè)重的分析了發(fā)文和收文模塊，最后闡述了達到效果。

關(guān)鍵詞：asp技術(shù) ?電子公文 ?流轉(zhuǎn)系統(tǒng)

中圖分類號：TP315 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）09（a）-0165-02

電子公文也稱數(shù)字化公文，是運用計算機系統(tǒng)和現(xiàn)代信息管理技術(shù)研發(fā)的全數(shù)字化形式的公文。從公文起草、審核、簽發(fā)到公文簽收、批辦、承辦、催辦、傳閱、存儲等工作環(huán)節(jié)的實現(xiàn)無紙化流轉(zhuǎn)。簡而言之，電子公文處理系統(tǒng)就是通過網(wǎng)絡進行公文收發(fā)管理[1]。

結(jié)合筆者對基地電子公文的開發(fā)實踐，就如何設計一個較為完善的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，談一談自己的看法。

1 ?建設電子公文的背景分析

1.1 建設電子公文系統(tǒng)，是基地信息化發(fā)展的必然要求

目前，濟南職工培訓基地信息化水平嚴重滯后，越來越不適應辦公自動化形勢的要求，特別是公文的傳輸，一直延續(xù)著紙質(zhì)的方式。公文傳輸、簽收效率低下，文件歸檔、檢索繁瑣，保密及安全性不高。為此，基地領導高度重視，將電子公文的建設寫入到去年基地1號文件，并納入整體工作計劃當中。為認真貫徹和落實基地文件精神，基地相關(guān)設計開發(fā)人員外出參觀學習，圍繞網(wǎng)絡綜合辦公平臺功能設置、欄目布局、運行保障以及文件督辦、收發(fā)文管理、政務信息報送等方面進行了深入而廣泛的調(diào)研活動，取得了寶貴經(jīng)驗。

1.2 硬件設施發(fā)展，為建設電子公文創(chuàng)造條件

當前，濟南職工培訓基地以信息化手段服務教學、辦公為指導，以推廣應用“智慧基地、品質(zhì)基地”作為信息化建設的切入點，在計算機及其網(wǎng)絡硬件設施上有了很大進步，一是完成了網(wǎng)絡考試機房基礎建設，添置了60臺微機、2臺考試服務器。二是完成了整個校園的網(wǎng)絡全覆蓋，各樓層之間配置了ap無線路由器，實現(xiàn)了校園無線上網(wǎng)方式。三是整個辦公樓完成了網(wǎng)絡布線架構(gòu)，各部門每個教職工基本上都配置了計算機終端、設立了網(wǎng)絡安全和網(wǎng)絡防毒體系，為電子公文開發(fā)建立提供了很好的條件。

2 ?電子公文系統(tǒng)的解決方案

本系統(tǒng)采用的系統(tǒng)模式是客戶/服務器模式（c/s結(jié)構(gòu)），這種模式是客戶和服務器共同完成對應用程序和數(shù)據(jù)需求的處理。它的優(yōu)點是數(shù)據(jù)分布存儲及處理、用戶界面友好、易于編寫應用程序。

服務器端采用的網(wǎng)絡操作系統(tǒng)Windows 2003 server。它在運行時有多個線程，從而支持性能更強的應用程序，同時可以向操作系統(tǒng)和應用程序提供分離的內(nèi)存空間，以防止數(shù)據(jù)沖突保證系統(tǒng)穩(wěn)定性。

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采用SQL server 2000。它是一個數(shù)據(jù)采集很強的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。編程語言采用結(jié)構(gòu)化語言sql命令管理維護數(shù)據(jù)庫。

網(wǎng)頁制作采用asp+vbscript腳本語言編寫方式，簡單、可靠[2]。

3 ?電子公文的系統(tǒng)分析

本公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)分為六大系統(tǒng)模塊：角色管理，系統(tǒng)管理，收文管理，發(fā)文管理，公文公開管理、查詢管理等。

（1）角色管理模塊：對于不同級別的用戶有不同的權(quán)限，我們的角色分成兩大部分，一部分是管理者角色，另一部分是普通用戶角色;同時再將普通用戶角色分為一級用戶，二級用戶和三級用戶。管理員角色擁有系統(tǒng)管理員權(quán)限，有建立用戶、分配權(quán)限、分發(fā)公文的能力。普通用戶角色具有不同級別審批權(quán)限、擬稿權(quán)限、瀏覽查詢權(quán)限。

（2）系統(tǒng)管理模塊：它具有刪、增用戶及公文的權(quán)限，同時它也具有公文分發(fā)、監(jiān)控公文流轉(zhuǎn)程序的權(quán)限，它還具備公文歸檔、打印公文的權(quán)利。

（3）收文管理模塊：有公文管理員將路局的公文下載并上傳到基地服務器中，然后分發(fā)給一級用戶（基地黨政正職），一級用戶審批后分發(fā)給二級用戶（基地黨政副職），同理，二級用戶審批后分發(fā)給三級用戶（各部門負責人），三級用戶審批后，保存發(fā)送至公文管理員。此過程包括用戶登錄，收文批閱，收文查詢和公文流轉(zhuǎn)的處理。雖然不同用戶的頁面不同，但都提供了方便、直觀的友好界面。此模塊適用于路局下發(fā)的文件。

（4）收文管理模塊：準備擬辦的公文首先由部門負責人將公文上傳到服務器，并發(fā)送到二級審批部門（行政辦公室或黨群辦），經(jīng)過審核校對，發(fā)送到管理員，管理員根據(jù)公文性質(zhì)（行政、黨委、黨政聯(lián)合發(fā)文等）分發(fā)給主要領導，經(jīng)領導審批同意后，再由公文管理員制發(fā)正式公文給各部門，各部門收到確認后，由管理員歸檔和打印。此過程包括擬稿人起草擬稿，審批部門審稿，單位領導會簽、簽發(fā)文件，文件流轉(zhuǎn)及公文字號生成等。此模塊適用于單位內(nèi)部文件的轉(zhuǎn)發(fā)。

在以上兩個模塊中，對發(fā)文和收文形成過程中，任何人對文件的修改和批示內(nèi)容均自動保存在系統(tǒng)中，可以打印出每個人的批示內(nèi)容和批示時間，從而規(guī)范了文件管理制度。

（5）公文公開管理：這是一級用戶的權(quán)限，如果單位領導認為該公文可以讓各部門都可以瀏覽的話，可以設置為公開公文，否則沒有經(jīng)過流轉(zhuǎn)程序的用戶看不到該公文，從而實現(xiàn)了公文的密級區(qū)分。

（6）查詢模塊：用于對以前自己處理過或者公開的公文進行查詢，可以了解到公文的辦理情況。

4 ?系統(tǒng)的測試及效果

通過測試和試運行本系統(tǒng)，基本上完成以上功能，并達到了以下效果。

（1）規(guī)范運行流程。在過去的公文處理過程中，公文傳送是由人親自送到，或者異地部門來單位時再簽，文件接收過程也通過了多個部門轉(zhuǎn)接，有時會出現(xiàn)文件丟失現(xiàn)象。文件下發(fā)時，常會出現(xiàn)上下級、部門之間越級行文錯誤等不規(guī)范現(xiàn)象。通過電子收發(fā)文件的實現(xiàn)，統(tǒng)一了文件收發(fā)出入口，規(guī)范了流程。

（2）辦公效率提高。電子公文處理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理連成一個有機整體，公文信息可重復利用、查詢和統(tǒng)計起來非常方便。同時，在縱向上，單位領導、主管領導和分管部門之間可以方便、快速地進行公文的傳送和共享;橫向上，領導之間以及各部門之間可以協(xié)調(diào)、協(xié)同工作，極大地提高了辦文和辦事的效率。

（3）經(jīng)濟效益顯著。實現(xiàn)電子公文流轉(zhuǎn)后，節(jié)省了大量的辦公用紙。這種轉(zhuǎn)變改進了辦公模式，大大地節(jié)省了人力資源和設備費用。

5 ?結(jié)語

基地電子公文系統(tǒng)提供了安全可靠的授權(quán)功能和簡單易用的操作方式，方便用戶和管理員快速掌握，電子公文系統(tǒng)具備傳統(tǒng)公文無法做到的信息搜索功能，使得查詢公文快捷方便，另外，可以方便對結(jié)辦的公文進行電子歸檔，便于日后查詢[3]，電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)極大地提高了基地辦公自動化水平。

參考文獻

[1] 塔耀晶.淺談電子公文系統(tǒng)的特點及應用[J].中國化工貿(mào)易，2014（1）：50.

[2] 白海波，劉寶龍，歐陽冀茗.dreamweaver8+asp實例與操作[M].北京：高等希望電子出版社，2007.

[3] 徐國平.基于Lotus DominoNotes的高校電子公文系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].航海教育研究，2008（1）：107-108.