□ 江蘇徐州 王 巍

在企業(yè)中，企業(yè)檔案與企業(yè)文化之間關(guān)系密切，企業(yè)檔案不僅記載了企業(yè)的發(fā)展過程，同時也彰顯著企業(yè)文化的精髓。因此，企業(yè)要想健康、持久發(fā)展的話，就必須要強(qiáng)化企業(yè)文化的建設(shè)和企業(yè)檔案的建設(shè)工作。只有不斷地調(diào)整企業(yè)文化理念和企業(yè)的管理方式，企業(yè)才會在激烈的市場競爭中占有一席之地。

一、企業(yè)文化與企業(yè)檔案工作之間的關(guān)系

在企業(yè)發(fā)展中所提倡的企業(yè)文化以及企業(yè)建立的理念被如實(shí)記錄在企業(yè)的檔案之中，并且成為企業(yè)文化發(fā)展的根基。企業(yè)檔案一方面展現(xiàn)了企業(yè)在整個發(fā)展過程中所經(jīng)歷的情況，同時另一個方面也彰顯了企業(yè)文化的獨(dú)特魅力。

以徐州發(fā)電公司為例，1984年，為了加強(qiáng)檔案管理工作，徐州發(fā)電廠成立了廠部二級機(jī)構(gòu)即科技檔案室，1990年，廠部成立了綜合檔案室，將檔案管理作為企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性工作，納入了《廠長任期目標(biāo)》和企業(yè)升級規(guī)劃之中，由廠長直接領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作。1992年，隨著企業(yè)勞動、人事工資制度配套改革的進(jìn)行，對全廠機(jī)構(gòu)和人員進(jìn)行了精簡、充實(shí)和調(diào)整，綜合檔案管理劃歸廠部辦公室領(lǐng)導(dǎo)，形成了廠長親自掛帥、廠辦主任分管、綜合檔案專業(yè)組長具體負(fù)責(zé)的管理網(wǎng)絡(luò)，對企業(yè)所形成的各種門類檔案集中統(tǒng)一管理，使檔案管理走上制度化、專業(yè)化軌道?，F(xiàn)綜合檔案室隸屬于國華徐州發(fā)電有限公司總經(jīng)理工作部，主要負(fù)責(zé)我公司各種門類、各種載體檔案的收集、整理保管和提供利用等工作以及對所屬單位檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。公司綜合檔案室室藏檔案從內(nèi)容來分，有文書檔案、科技檔案、會計檔案；從載體來分，有紙質(zhì)檔案、特殊載體檔案、實(shí)物聲像檔案。形成的檔案大部分是本公司在政治、生產(chǎn)和科研活動中的具有保存價值的文件材料及上級機(jī)關(guān)對本公司的指示、批復(fù)等。公司現(xiàn)庫藏檔案25357卷，其中文書檔案截止至2001年底共3276卷，從2002年開始以件為單位共12098件，科技檔案12917卷，會計檔案9164卷，照片檔案2757張，光盤檔案822張，錄像檔案6盤。公司檔案管理一直保持著較為穩(wěn)定的管理機(jī)制，建廠40年來，庫藏檔案25357卷，已成為企業(yè)寶貴的文化財富，其所形成的文化底蘊(yùn)是一般文化活動所無法比擬的。

二、企業(yè)檔案建設(shè)在企業(yè)文化中的作用

1.企業(yè)檔案是建設(shè)企業(yè)文化的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案是在對企業(yè)文化以及企業(yè)事跡等方面進(jìn)行編寫工作時的重要依據(jù)。例如，在編寫《企業(yè)發(fā)展概況》、《企業(yè)史志》等資料時，如果脫離企業(yè)檔案的話，那么編寫工作將沒有辦法順利完成。

在對企業(yè)檔案信息分析的基礎(chǔ)上，編制各種參考資料。根據(jù)企業(yè)檔案的館（室）藏情況和用戶需要，在進(jìn)行企業(yè)檔案實(shí)體整理后，將相對分散的各類企業(yè)檔案信息，通過分析、研究、篩選、提煉、匯集等方法，匯集成信息相對集中的、各種形式的企業(yè)檔案參考資料。①圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作做好資料匯編。我們堅持調(diào)查研究，確立實(shí)用、可行的編研課題，做好經(jīng)常性的資料匯編工作，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各項管理需要。公司檔案管理人員自己編研或與有關(guān)部門合作完成了《國華徐州發(fā)電有限公司檔案利用事例匯編》、《徐州發(fā)電廠志》、《徐州發(fā)電廠大事記》等22種165萬字的編研材料，其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時還編制了檢索工具28種161冊，對生產(chǎn)經(jīng)營等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。如《電氣設(shè)備銘牌手冊》、《征地文件匯編》、《徐州發(fā)電廠大事記》等，都成為了管理人員日常辦公離不開的工具，深受工程技術(shù)人員的歡迎。②努力擴(kuò)展檔案編研的深度和廣度。公司20萬千瓦機(jī)組和12.5萬千瓦機(jī)組的增容降耗重大技術(shù)改造，是全國首臺國產(chǎn)20萬千瓦機(jī)組和12.5萬千瓦機(jī)組改造，其成功實(shí)施不但大大提高了我廠的技術(shù)裝備水平，而且對其它單位的改造具有重大意義。機(jī)組改造完成后，我們及時收集資料，組織專門班子編寫了《徐州發(fā)電廠#6機(jī)組技術(shù)改造綜述》及《追求卓絕—徐州發(fā)電廠4號機(jī)組現(xiàn)代化技術(shù)改造紀(jì)實(shí)》二本書，對整個改造工程從方案確定到改造后的技術(shù)經(jīng)濟(jì)性能進(jìn)行了全面的資料匯總，其中既有縱向、橫向的對比分析，又有對改造后機(jī)組技術(shù)經(jīng)濟(jì)效益的評估，被廠內(nèi)及集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)管理人員認(rèn)為極具權(quán)威性。

2.企業(yè)檔案可以有助于領(lǐng)導(dǎo)決策。一個企業(yè)的文化，首先，是由領(lǐng)導(dǎo)班子提出并且進(jìn)行傳播的；然后，逐漸的灌輸?shù)狡髽I(yè)職工當(dāng)中；最終，形成引導(dǎo)整個企業(yè)發(fā)展的核心思想。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在做決策時，可以依照企業(yè)檔案中所提供的相關(guān)資料來進(jìn)行，這樣不僅使決策更加科學(xué)，同時也使決策可以更加符合企業(yè)自身發(fā)展的實(shí)際情況。

3.企業(yè)檔案彰顯企業(yè)文化的價值。在企業(yè)檔案的歸檔過程中，其將企業(yè)發(fā)展過程的點(diǎn)點(diǎn)滴滴均如實(shí)記錄下來，包括企業(yè)的坎坷以及企業(yè)的輝煌。企業(yè)檔案可以作為一本講述企業(yè)建立與發(fā)展的“教材”，在這本“教材”中，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是普通的企業(yè)職工都能夠從中感受到企業(yè)文化的精髓。

三、在企業(yè)文化影響下企業(yè)檔案部門的文化建設(shè)

1.加強(qiáng)對企業(yè)檔案的建設(shè)。在企業(yè)中，要想充分的發(fā)揮出檔案的文化作用，檔案的建檔部門不僅要深入的對企業(yè)檔案文化進(jìn)行研究，同時也要不斷探索建設(shè)檔案文化及企業(yè)文化的新途徑。力爭可以打造一個具有企業(yè)特色的，并且實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化、公共化的檔案平臺。在企業(yè)建檔的過程中，企業(yè)當(dāng)中的每一級別或者每一類型的建檔部門都要以豐富館藏為前提條件，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對企業(yè)檔案的管理工作。

公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)，清華電子檔案管理系統(tǒng)是一個功能齊全的綜合檔案管理系統(tǒng)，是一套處于領(lǐng)先地位優(yōu)秀的檔案管理軟件，它采用客戶機(jī)/服務(wù)器方式，實(shí)現(xiàn)計算機(jī)對信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。更主要的是它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接，避免了檔案人員對現(xiàn)在管理系統(tǒng)中已有數(shù)據(jù)的再次輸入。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動化LOTUS NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動對應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實(shí)現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。

2.實(shí)現(xiàn)檔案在企業(yè)發(fā)展中的服務(wù)功能。企業(yè)要想發(fā)揮出自身的企業(yè)文化，并且建立一個具有服務(wù)性質(zhì)的檔案文化的話，就需要企業(yè)當(dāng)中相關(guān)的檔案部門要積極采取措施，完善企業(yè)當(dāng)中的服務(wù)體制，并且為企業(yè)營造一個良好的服務(wù)氛圍。

3.強(qiáng)化對檔案文化屬性的認(rèn)識程度。進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)在群眾中的形象，并且將企業(yè)文化和檔案文化更廣泛的傳播出去，使企業(yè)的檔案文化成為建設(shè)社會主義文化的基礎(chǔ)。

四、企業(yè)檔案工作的新進(jìn)展

1.在企業(yè)文化的影響下搞好企業(yè)檔案的收集工作。要想加強(qiáng)檔案資料的收集工作，必須要做好以下幾個方面：第一，在企業(yè)中建立一個完善的、規(guī)范的制度，并且規(guī)定相應(yīng)的獎勵和懲罰的辦法。第二，對檔案資料的收集工作進(jìn)行大力宣傳，力爭可以獲得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。第三，企業(yè)中的檔案管理人員要對收集到的資料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，避免在檔案中出現(xiàn)一些不符合企業(yè)實(shí)際情況的資料。

制度建設(shè)是帶有根本性、長期性和穩(wěn)定性的工作。近年來，我們著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設(shè)。首先，我們將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入公司各級人員和崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，按月對完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。其次，我們根據(jù)企業(yè)檔案管理的專業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，明確了在檔案管理的各個節(jié)點(diǎn)上，領(lǐng)導(dǎo)干部、工程技術(shù)人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責(zé)。對各項檔案資料管理制度，公司本部均專門行文發(fā)布，使其具有了權(quán)威的約束效力，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。

近年來，我們制定并實(shí)施的檔案資料管理制度主要有：第一，檔案資料催交制度。對各部門應(yīng)交資料由檔案室發(fā)催交催辦通知書，限期上交，愈期進(jìn)行考核。第二，機(jī)組大修和技術(shù)改造資料歸檔制度。把機(jī)組大修資料歸檔納入機(jī)組檢修質(zhì)量的考核內(nèi)容，并規(guī)定設(shè)備異動后，工程技術(shù)人員必須及時到檔案室對原圖進(jìn)行修改。第三，設(shè)備技術(shù)資料歸檔制度。規(guī)定新設(shè)備到廠后，必須有專職檔案人員到場才能開箱，設(shè)備技術(shù)資料須由檔案人員現(xiàn)場驗收后立即歸檔。對于外出進(jìn)行技術(shù)收資人員，必須將技術(shù)資料交檔案室驗收歸檔，沒有檔案室負(fù)責(zé)人簽字不能報銷差旅費(fèi)。第四，工程項目資料管理。規(guī)定工程竣工必須有檔案人員對工程資料進(jìn)行驗收，沒有檔案管理人員驗收簽字，財務(wù)部門不得進(jìn)行工程決算付款。

2.在企業(yè)文化的影響下搞好企業(yè)檔案的開發(fā)工作。①強(qiáng)化對企業(yè)文化的建設(shè)，為企業(yè)檔案的建立打好基礎(chǔ)。檔案的建設(shè)部門要盡量收集到有價值的資源，使資源可以充分的發(fā)揮出它們的文化價值，為檔案的建設(shè)工作打好基礎(chǔ)。②增強(qiáng)對檔案的開放力度，充分發(fā)揮檔案的文化功能。在強(qiáng)化企業(yè)檔案開放力度時，必須要建立一個具有科學(xué)性以及合理性的保密制度，通過制度的建立可以更好的處理檔案建設(shè)中保密與開放之間的關(guān)系。③以企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展作為導(dǎo)向，使檔案文化發(fā)揮其作用。在對企業(yè)進(jìn)行管理時，加強(qiáng)對企業(yè)文化的建設(shè)，是整個企業(yè)管理的重中之重。在企業(yè)文化中所傳遞出來的思想及理念都被原原本本的記錄在企業(yè)檔案之中，因此，企業(yè)檔案在一定程度上還原了一個企業(yè)的發(fā)展過程。與此同時，無論是企業(yè)文化還是企業(yè)檔案都會對企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中起到十分重要的作用。