李國強(qiáng)

摘 要：在我國對醫(yī)院檔案管理的模式進(jìn)行改革多次被提上日程，這是因為大部分醫(yī)院在對檔案進(jìn)行管理的過程中，在方式、制度或是內(nèi)容等諸多方面均存在一定的問題，這對于醫(yī)院的發(fā)展是非常不利的，只有做到對管理模式進(jìn)行及時改革創(chuàng)新，才能通過加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化程度，實現(xiàn)提高醫(yī)院在社會上影響力的最終目的。

關(guān)鍵詞：檔案管理模式；改革；醫(yī)院檔案；應(yīng)用

醫(yī)院檔案中不僅記錄了醫(yī)院的重要事件，還存儲了很多醫(yī)療成果，為我國醫(yī)學(xué)的科研工作提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐。隨著我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案的數(shù)量越來越多，這在很大程度上提高了醫(yī)院檔案的管理要求。同時，醫(yī)院檔案管理工作中的問題也漸漸顯露出來。因此，醫(yī)院需要改革檔案管理模式，提高檔案管理工作的效率。

1 醫(yī)院檔案管理的意義

醫(yī)院作為一個涉及到眾多群體的機(jī)構(gòu)，建立一個系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理制度是非常有必要也是非常重要的。一般的醫(yī)院檔案管理包括：醫(yī)院從成立到現(xiàn)如今的發(fā)展歷史記錄、基礎(chǔ)建設(shè)信息存檔、醫(yī)院內(nèi)部人士信息等。另外，通過醫(yī)院的檔案管理資料，可以監(jiān)控和分析出醫(yī)院的發(fā)展歷史，醫(yī)院的工作效率改變等，而且非常方便相關(guān)人員查看檔案資料信息。比如設(shè)備檔案信息，相關(guān)人員可以非常快速的了解到設(shè)備的型號、性能等，及時的對一些老舊或者損壞的設(shè)備給予更新?lián)Q代，保障整個醫(yī)院能夠快速、高效的運轉(zhuǎn)。因此，對醫(yī)院建立全方位的檔案管理是非常重要的。

2 醫(yī)院行政檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理機(jī)構(gòu)重疊

檔案管理的模式比較多樣化，不同行業(yè)對檔案管理模式有著不同的要求。在醫(yī)院檔案管理過程中，員工們的主要工作是整理人事檔案、病例檔案以及文書檔案這些方面的材料，然而，在實際操作過程中，醫(yī)院往往沒有對這些資料進(jìn)行分類管理。檔案管理工作既要求工作人員做好資料的收集、處理工作，又需檔案管理人員對這些資料數(shù)據(jù)展開詳盡地研究分析，但是許多醫(yī)院對檔案管理實質(zhì)的理解還不夠透徹，致使醫(yī)院內(nèi)部出現(xiàn)檔案分開存儲的現(xiàn)象，各個辦公室之間甚至存在重復(fù)保管的情況，這使得檔案管理工作變得更加繁雜。

2.2 管理人員知識儲備不足

在當(dāng)今社會，醫(yī)院作為保障人們生命質(zhì)量的服務(wù)行業(yè)，人們對醫(yī)護(hù)工作者的要求更多體現(xiàn)在專業(yè)技術(shù)方面，從而忽略了對檔案進(jìn)行管理的重要意義。工作內(nèi)容的特殊性決定了醫(yī)院內(nèi)部檔案包括圖片、人事、病例等諸多內(nèi)容，因此針對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理的相關(guān)要求也極為詳細(xì)，也就是說普通的管理人員無法實現(xiàn)醫(yī)院檔案的高效管理，并且無法對醫(yī)院內(nèi)部檔案的性質(zhì)和屬性進(jìn)行準(zhǔn)確分類，極易導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失或是資源系統(tǒng)錯誤情況的出現(xiàn)，這對于提高醫(yī)院工作效率是非常不利的。

2.3 信息檔案形式多種多樣，難以統(tǒng)一管理

隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，醫(yī)院的檔案資料也開始以信息檔案為主。但是在醫(yī)院信息檔案的管理過程中存在著一些問題。首先，信息檔案資源沒有進(jìn)行有效整合，各個科室分別管理對應(yīng)的信息檔案，很少進(jìn)行信息交流與數(shù)據(jù)共享，一旦某科室需要查找某個特殊病例治療的相關(guān)資料，那么就需要花費更多的時間，不利于醫(yī)院檔案管理效率的提高。其次，沒有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。醫(yī)院在使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時，通常只利用到檔案管理系統(tǒng)最基本的功能，即就是信息資料的收集、整理與查找的功能，而信息數(shù)據(jù)的分析、反饋等功能卻沒有得到很好的使用。信息技術(shù)最強(qiáng)大的功能就是數(shù)據(jù)分析功能，所以才能在各個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。目前醫(yī)院檔案管理部門對信息技術(shù)的研究還不夠深入，應(yīng)用并沒有達(dá)到預(yù)期效果，應(yīng)用水平有待進(jìn)一步提高。

3 醫(yī)院檔案管理模式的改革途徑

3.1 加強(qiáng)人才建設(shè)

在對檔案管理模式進(jìn)行改革的過程中，對檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)是非常有必要的。一方面，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實際情況，培訓(xùn)管理人員對檔案進(jìn)行分類時所需的知識，提高檔案分類的準(zhǔn)確性，另一方面，讓專業(yè)知識扎實的管理人員針對檔案管理的內(nèi)容對醫(yī)護(hù)工作者進(jìn)行培訓(xùn)，例如如何將病人的資料進(jìn)行快速保存，或是如何實現(xiàn)多元化檔案的管理等，通過各方的共同努力，加快醫(yī)院檔案管理模式改革的進(jìn)程。

3.2 規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作的程序和方法

醫(yī)療機(jī)構(gòu)要定期對醫(yī)院檔案進(jìn)行全面的普查，及時刪除檔案中過期的、無效的、無用的文件，避免檢索過程中出現(xiàn)過多的重復(fù)性文檔和無效文檔，降低檢索效率。另外，根據(jù)檔案生成的時間以及檔案內(nèi)容進(jìn)行重新組合與排序，對檔案進(jìn)行規(guī)范化處理，對內(nèi)容混雜并且組卷過厚的案卷進(jìn)行拆分，將內(nèi)容上有聯(lián)系、形式上相一致的案卷歸類在一起，方便管理人員進(jìn)行歸納與查找。在重組案卷的同時也要對標(biāo)題不清、無案卷標(biāo)題、無卷內(nèi)目錄以及無頁碼的案卷進(jìn)行重新填寫，尤其是檔案標(biāo)題一定要規(guī)范，確保檔案檢索的準(zhǔn)確度。標(biāo)題的規(guī)范化重點在于機(jī)構(gòu)簡稱的規(guī)范化，避免在文檔檢索過程中出現(xiàn)計算機(jī)無法識別、主不對題以及含混不清的現(xiàn)象出現(xiàn)。

3.3 完善檔案管理手段，建立綜合性檔案資源庫

檔案的收集與整理應(yīng)該拓寬管理渠道，不應(yīng)將檔案局限于基礎(chǔ)信息整理，要從醫(yī)院實際發(fā)展出發(fā)，加強(qiáng)各分類檔案信息的整合，建立統(tǒng)一檔案資源庫，將各科室檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一保管，并且可以配備一些資源分析軟件，在查找或檢閱信息時，可以出現(xiàn)對醫(yī)院發(fā)展前景、醫(yī)院發(fā)展歷史等方而的反饋信息，便于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展工作，進(jìn)而提升醫(yī)院的工作效率。其次，加強(qiáng)信息檔案的共享，各大醫(yī)院應(yīng)該建立檔案共享平臺，對于一些檔案資源進(jìn)行分享，提升醫(yī)院的管理效率。

4 結(jié)束語

檔案資料管理是非常重要的一項工作，尤其是對于醫(yī)院這種涉及眾多且龐大工作內(nèi)容的場所。然而通過實際的調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)我國目前在醫(yī)院檔案管理中還存在很多的問題，依然采用一些比較傳統(tǒng)老舊的管理模式。為了進(jìn)一步錯金我國醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，建立更加完善的檔案管理制度，本文提出了諸多改革措施，希望能夠提高工作人員的檔案管理意識，提高我國醫(yī)院檔案管理的水平。

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