張嵐熙

摘 要：做好船舶檔案的數(shù)字化管理，有利于實(shí)現(xiàn)船舶管理的網(wǎng)絡(luò)化、資源信息化和服務(wù)智能化。本文通過介紹船舶檔案數(shù)字化的重要性，結(jié)合我國船舶檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀，深入分析了實(shí)現(xiàn)我國船舶檔案數(shù)字化進(jìn)一步發(fā)展的有效策略。

關(guān)鍵詞：船舶檔案；數(shù)字化；對策分析

1 引言

近年來，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化作為一種新型的檔案信息形態(tài)被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域。船舶檔案數(shù)字化指的是將依賴于各種載體的船舶檔案資源以數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式進(jìn)行互聯(lián)，再通過計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，最終實(shí)現(xiàn)資源智能化的提取、利用和共享。現(xiàn)階段，我國船舶檔案的數(shù)字化工作普遍存在耗費(fèi)周期長、技術(shù)難度高、任務(wù)要求多的特點(diǎn)，因此其發(fā)展過程受到了來自各個(gè)方面的限制。如何提高相關(guān)人員對船舶檔案數(shù)字化的重視程度，充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的作用，使船舶檔案數(shù)字化的發(fā)展速度滿足各方需要，是推動(dòng)船舶檔案數(shù)字化進(jìn)一步發(fā)展需要解決的重要問題。

2 船舶檔案數(shù)字化的重要性

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)船舶檔案相比，數(shù)字化船舶檔案具有明顯的優(yōu)勢，因而在今后的船舶檔案管理工作中就顯得尤為重要。第一，增加了信息的存儲(chǔ)。船舶檔案涵蓋了船舶信息的方方面面，通過文字錄入、圖像掃描等多媒體技術(shù)將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，極大地減少了物理存儲(chǔ)空間的占用，此外利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等也極大地提升了檔案信息的存儲(chǔ)容量。第二，提升了利用效率。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的封閉性，環(huán)保、海事、質(zhì)檢等各個(gè)部門，各船舶運(yùn)營企業(yè)之間無法實(shí)現(xiàn)信息共享，因此普遍存在“信息孤島”的現(xiàn)象。通過船舶檔案的數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)了船舶檔案的快速檢索、實(shí)時(shí)共享、動(dòng)態(tài)更新，有效提升了管理人員的工作效率，此外不同單位和部門之間還可以進(jìn)行船舶檔案的異地調(diào)取、多地備份，充分提高了船舶檔案的利用率。第三，提高了檔案的安全性。傳統(tǒng)的船舶檔案以紙質(zhì)為載體，很容易出現(xiàn)丟失、被盜、損毀的現(xiàn)象，通過船舶檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和數(shù)字化管理，一方面有效的減少了外部環(huán)境因素對檔案造成的損害，另一方面通過減少人員對檔案的直接接觸，有效的避免的人為的故意損壞。此外，如果能夠?qū)崿F(xiàn)多種信息安全手段的靈活運(yùn)用，就可以有效的防范病毒入侵，保障數(shù)字化船舶檔案的數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、應(yīng)用安全。

3 我國船舶檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀

隨著我國船舶檔案的數(shù)量和檔案管理工作量的不斷加大，實(shí)現(xiàn)船舶檔案數(shù)字化已經(jīng)成為船舶檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。但是從目前我國船舶檔案管理工作的發(fā)展情況來看，其數(shù)字化進(jìn)程仍然受到多種客觀因素的限制，其逐漸暴露出的安全隱患也受到社會(huì)大眾的廣泛關(guān)注。第一，制度標(biāo)準(zhǔn)不完善?，F(xiàn)階段船舶檔案數(shù)字化管理制度的缺失使得相關(guān)部門及單位在發(fā)展船舶檔案數(shù)字化時(shí)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，特別是檔案的存儲(chǔ)和管理缺乏統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，影響了檔案信息的互聯(lián)和共享。第二，管理隊(duì)伍專業(yè)水平不足。目前我國大部分從事船舶檔案管理的工作人員往往是其他業(yè)務(wù)部門的兼職人員，或退居二線的工作人員，嚴(yán)重缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)的相關(guān)知識(shí)和專業(yè)技能，因此限制了船舶檔案數(shù)字化的發(fā)展。第三，安全問題。作為船舶檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程中最為突出的問題，導(dǎo)致其出現(xiàn)的主要原因還是現(xiàn)有的船舶檔案數(shù)字化系統(tǒng)的不完善，信息安全管理措施的不到位，各種系統(tǒng)漏洞給不法分子提供了可乘之機(jī)，各種系統(tǒng)故障也使其不能保持安全穩(wěn)定的運(yùn)行，因此信息大面積丟失或損毀的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

4 船舶檔案數(shù)字化的對策分析

4.1 完善相關(guān)制度規(guī)范

國家相關(guān)部門應(yīng)該加快船舶檔案數(shù)字化相關(guān)法律法規(guī)的完善進(jìn)程，特別是針對數(shù)字化檔案的信息共享和網(wǎng)絡(luò)互連需要遵守的基本技術(shù)規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，從技術(shù)層面保證整體的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。船舶企業(yè)的檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)國家的法律法規(guī)和行業(yè)的制度規(guī)范，結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展的實(shí)際情況，完善企業(yè)內(nèi)部的船舶檔案數(shù)字化規(guī)章制度，比如電子文件的處理流程規(guī)范、保密制度、問責(zé)制等，實(shí)現(xiàn)對多種載體的檔案采取通用的存儲(chǔ)格式，在進(jìn)行檔案管理時(shí)要確保網(wǎng)絡(luò)傳輸與數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)的安全。

4.2 加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

船舶檔案管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)水平的提高是促進(jìn)船舶檔案數(shù)字化快速發(fā)展的重要?jiǎng)恿Α４捌髽I(yè)一方面應(yīng)該積極引進(jìn)既熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)、通信技術(shù)，有掌握一定檔案管理知識(shí)及技能的專業(yè)化人才，另一方面還應(yīng)該積極開展有效的技能培訓(xùn)，讓管理人員熟悉檔案管理的基本原則和基本方法，引導(dǎo)其進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新或管理方法的改革。此外，企業(yè)還應(yīng)該特別注意開展對員工的安全教育工作，樹立檔案保密意識(shí)，提升思想道德和職業(yè)素養(yǎng)水平。

4.3 保障系統(tǒng)運(yùn)行安全

在船舶檔案數(shù)字化的發(fā)展過程中還應(yīng)該不斷推進(jìn)信息安全管理技術(shù)的研究，從而為船舶檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的運(yùn)行提供強(qiáng)有力的安全保障。第一，安裝病毒防范軟件，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞并處理，避免信息被非法竊取和利用。第二，做好系統(tǒng)故障的應(yīng)急處理措施，避免信息的丟失或損毀。第三，對檔案資源進(jìn)行加密處理，對管理人員實(shí)行權(quán)限分級(jí)制度，保證事故發(fā)生后能夠追溯到事故源頭，方便后續(xù)事故處理的開展。

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