王怡青

摘 要：自從進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，我國政府部門開始著眼于把工作重心放在有關(guān)機(jī)關(guān)單位的檔案室電子文件歸檔方面。因?yàn)?，機(jī)關(guān)單位的檔案信息建設(shè)將會(huì)對(duì)整個(gè)政府機(jī)構(gòu)的工作運(yùn)行造成直接影響。同時(shí)，當(dāng)前我國眾多機(jī)關(guān)單位的辦公程序都呈現(xiàn)出了自動(dòng)化，這種自動(dòng)化的辦公流程將檔案信息自動(dòng)整理和分列開來，使我國政府管理下的機(jī)關(guān)單位形式發(fā)生轉(zhuǎn)變，使其逐漸向服務(wù)公眾方向發(fā)展，以此來促進(jìn)政府職務(wù)進(jìn)程的深入。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；檔案信息；電子檔案；檔案歸置；相關(guān)措施

當(dāng)前我國社會(huì)形式變化多樣，這使得政府部門領(lǐng)導(dǎo)下的各項(xiàng)機(jī)關(guān)單位必須提高自身的責(zé)任意識(shí)，將內(nèi)務(wù)部分的檔案信息建設(shè)與整理工作做到最好。因?yàn)?，倘若機(jī)關(guān)單位的檔案信息管理工作出現(xiàn)紕漏，勢(shì)必會(huì)給政府部門的各項(xiàng)改革措施帶來實(shí)質(zhì)性的影響。接下來，筆者將就機(jī)關(guān)檔案室的電子文件歸檔工作的現(xiàn)狀和存在問題做出總結(jié)與歸納，并且提出相應(yīng)的解決措施。

1 對(duì)我國機(jī)關(guān)單位檔案室電子文件的管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析

1.1 客觀因素導(dǎo)致的機(jī)關(guān)單位檔案室電子文件管理問題

1）檔案室電子文件存在屬性缺失。眾所周知，在上個(gè)世紀(jì)中后期，以及本世紀(jì)初期，我國機(jī)關(guān)單位對(duì)于檔案信息的保存工作都是通過紙質(zhì)檔案這種媒介方式來進(jìn)行存儲(chǔ)工作。而隨著時(shí)代的不斷變遷，各種新事物層出不窮，在檔案信息的存儲(chǔ)方面也出現(xiàn)了一種新型的保存方式，即通過電子信息的方式來保存檔案信息。然而這種新事物的產(chǎn)生與發(fā)展并不順利，因?yàn)樵诖酥皬氖聶n案室管理工作的人員并沒有接觸過這方面的工作，他們不知道如何對(duì)電子文件進(jìn)行接受與保存工作，甚至不知道該采取怎樣的態(tài)度來應(yīng)對(duì)電子信息的接受工作，這種情況導(dǎo)致檔案室的電子文件存在屬性缺失。

2）檔案室電子文件存在軟件和硬件系統(tǒng)依賴。在機(jī)關(guān)單位檔案室電子文件的歸檔工作中，由于每個(gè)機(jī)關(guān)單位工作形式的不同，導(dǎo)致它們的電子文件整理和存儲(chǔ)格式也有所差異。這樣一來，每一個(gè)機(jī)關(guān)單位的內(nèi)部人員由于只精通所屬單位的電子文件歸檔形式，而不了解政府部門其他機(jī)構(gòu)的電子文檔歸檔形式，無法實(shí)現(xiàn)在政府部門各機(jī)構(gòu)之間的電子文件共享。另外，由于電子文件的存儲(chǔ)與閱讀是需要計(jì)算機(jī)設(shè)備來實(shí)現(xiàn)的，那些年紀(jì)比較大的機(jī)關(guān)單位工作人員就顯得處于劣勢(shì)地位，他們無法實(shí)現(xiàn)跟年輕同志同樣的工作效率，甚至對(duì)于電子文件的管理工作也很難實(shí)現(xiàn)。

3）檔案室電子文件容易發(fā)生被動(dòng)式修改。當(dāng)前我國社會(huì)以發(fā)展經(jīng)濟(jì)和科技為主，國家對(duì)科學(xué)技術(shù)的不斷推崇使得電子文件取代紙質(zhì)檔案成為時(shí)代發(fā)展的主流。我們傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案雖然比較厚重，所占的保存空間比較大，但是倘若有人惡意對(duì)其進(jìn)行修改可以很容易被發(fā)現(xiàn)修改過的痕跡。而電子文件與其恰恰相反，電子文件可以利用計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)其壓縮。壓縮之后的電子文件只需要一個(gè)小小的U盤或者光盤，網(wǎng)絡(luò)硬盤等就可以對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣一來就節(jié)約了很大的保存空間。但是對(duì)其進(jìn)行內(nèi)容修改很難被發(fā)現(xiàn)，而且只要有電子編輯設(shè)備就可以對(duì)其進(jìn)行內(nèi)容篡改，這樣很難保證電子文件信息的真實(shí)性和安全性。

1.2 主觀因素導(dǎo)致的機(jī)關(guān)單位檔案室電子文件管理問題

1）檔案室工作人員疏于對(duì)電子文件管理方式的掌握。紙質(zhì)檔案是我國機(jī)關(guān)單位傳統(tǒng)意義上對(duì)于信息的一種保存檔案，早在我國建國初期就被廣泛，因此廣大社會(huì)群眾對(duì)其比較信賴，并且易于接受。另外，最近兩三年在我國社會(huì)新聞中經(jīng)常會(huì)看到這樣的報(bào)道“某機(jī)構(gòu)公眾信息泄露，或者是某明星的隱私通過電子計(jì)算機(jī)被泄露出去?！背酥猓?jīng)常會(huì)有一些企業(yè)單位受到黑客的惡意入侵。盡管這些只是小概率事件，但依然在我國社會(huì)中引起了軒然大波，使得人民群眾一致認(rèn)為電子文件安全性沒有保障。另一方面來將，電子文件的入侵使我國機(jī)關(guān)單位管理人員的工作形式發(fā)生重大轉(zhuǎn)變，他們?cè)趹?yīng)對(duì)這一轉(zhuǎn)變的同時(shí)，還要評(píng)估外部入侵的風(fēng)險(xiǎn)，因此導(dǎo)致檔案室電子文件歸檔工作停滯不前。

2）檔案室電子文件歸檔方式缺乏科學(xué)性管理。從檔案室電子文件的歸檔方式我們不難發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國機(jī)關(guān)單位的電子文件歸檔并沒有一個(gè)統(tǒng)一的管理體系，而且電子文件的存儲(chǔ)呈現(xiàn)出一個(gè)混亂不堪的場(chǎng)面。這樣使得機(jī)關(guān)單位從事電子文件管理工作的人員無法及時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行尋找與處理工作。另外，這種混亂不堪的歸檔局面也很容易造成電子文件的缺失。

2 針對(duì)我國機(jī)關(guān)單位檔案室電子文件管理問題的相關(guān)措施

2.1 制定科學(xué)合理的檔案室電子文件管理制度

1）從檔案室電子文件的收集方面進(jìn)行分析。針對(duì)檔案室電子文件的歸檔工作，在收集階段機(jī)關(guān)單位管理人員應(yīng)該按照其的存在范圍進(jìn)行合理性區(qū)分，只針對(duì)重要的、近期的電子文件進(jìn)行歸檔工作。對(duì)于那些存在年代比較久遠(yuǎn)的電子文件完全沒有歸檔的必要。另外，當(dāng)前機(jī)關(guān)單位都是自動(dòng)化的辦公體系，針對(duì)一些沒有特殊性要求的電子檔案，可以利用自動(dòng)化辦公將其呈現(xiàn)在我國公民面前，以供其瀏覽

利用。

2）從檔案室電子文件的鑒定方面進(jìn)行分析。針對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案室電子文件的鑒定應(yīng)該從三個(gè)階段出發(fā)。首先，也是最重要的一點(diǎn)，要求機(jī)關(guān)單位內(nèi)部進(jìn)行鑒定，鑒定出內(nèi)部部門認(rèn)為具有利用價(jià)值的電子文件，對(duì)于這類電子文件進(jìn)行優(yōu)先歸檔，并且將其上傳到機(jī)關(guān)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。其次，是由掌管檔案室事物的工作人員進(jìn)行二次鑒定工作，這一階段的工作任務(wù)是對(duì)上個(gè)階段評(píng)估出來的重要電子文件進(jìn)行分辨，分辨的內(nèi)容除了電子文件自身的價(jià)值之外，還應(yīng)該包括電子文件的需求檢測(cè)，這樣有利于對(duì)其進(jìn)行分期保管。最后，鑒定篩選出來的電子文件保管年限，有的電子文件只是在某一時(shí)間段有利用價(jià)值，而有的電子文件長期有效。管理人員需要對(duì)這類電子文件進(jìn)行正確區(qū)分歸檔。

2.2 提供開放的檔案室電子文件以供公眾瀏覽利用

一般而言，我國機(jī)關(guān)單位檔案室電子文件的歸檔有一部分是為了機(jī)構(gòu)內(nèi)部而服務(wù)的。因此，這類電子文件要求在保存時(shí)密封，或者需要驗(yàn)證密碼，只有職務(wù)達(dá)到一定高度的工作人員才有資格瀏覽。另一部分保密度要求不高的電子文件可以供公眾瀏覽，但是機(jī)關(guān)單位并沒有將其進(jìn)行公開，針對(duì)這類電子文件希望機(jī)關(guān)單位可以將其進(jìn)行解密，上傳到公開網(wǎng)絡(luò)，任由我國公民可以隨時(shí)隨地對(duì)其進(jìn)行讀取和利用。

2.3 定期銷毀過時(shí)的檔案室電子文件

我國政府部門管理的機(jī)關(guān)單位數(shù)量很多，陣容龐大。因此，這些機(jī)關(guān)單位形成和管理的電子文件數(shù)目也很大。雖然與紙質(zhì)檔案相比而言只是九牛一毛，但是數(shù)量眾多的電子文件運(yùn)行起來會(huì)很容易造成機(jī)關(guān)單位的電子信息系統(tǒng)崩潰。因此，這便要求機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)電子文件歸檔工作的管理人員定期銷毀失去利用價(jià)值的電子文件，這樣一方面可以避免電子信息系統(tǒng)的崩潰問題，另一方面也可以節(jié)約出更多的文件保存空間。

3 結(jié)束語

綜上所述，在我國社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)單位的檔案室建設(shè)工作尤為重要。我國機(jī)關(guān)單位傳統(tǒng)的檔案信息管理方法已經(jīng)不能滿足工作的需要，需要相關(guān)管理工作者找到一種新型的檔案信息管理方法來為機(jī)關(guān)單位的檔案建設(shè)工作服務(wù)。這種新型的檔案信息管理方法就是我們當(dāng)前社會(huì)所提倡的電子檔案管理方式，這種方法顛覆了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，使機(jī)關(guān)單位的檔案信息更加具有安全性。

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