李傳華

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)開始普及，能夠在很大程度上提升檔案管理工作的效率，同時(shí)也能推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步。在城建檔案管理的過程中，為了讓城建管理工作更加規(guī)范和系統(tǒng)，有必要將數(shù)字化信息技術(shù)融入檔案管理工作中，讓檔案管理與數(shù)字化建設(shè)實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，從而更好地服務(wù)社會(huì)，滿足城建的需求。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；數(shù)字化

城建檔案是伴隨城市建設(shè)與發(fā)展而產(chǎn)生的，記載歷史的變遷，反映城市的容貌，并且作為城市建設(shè)與發(fā)展的基石為其提供十分重要的支撐作用。由于信息技術(shù)的快速更新，時(shí)代環(huán)境的不斷變化，城市建設(shè)與管理也日益信息化、數(shù)字化。因此，城建檔案管理領(lǐng)域需要不斷地完善檔案管理模式，更新檔案管理理念，逐步實(shí)現(xiàn)管理數(shù)字化，以更好地適應(yīng)技術(shù)、環(huán)境的改變，達(dá)成檔案利用和開發(fā)的目標(biāo)，切實(shí)為城市建設(shè)與發(fā)展提供支持服務(wù)。

1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的問題

1.1 存檔方式落后

雖然我國城建檔案管理正在進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字化信息管理的應(yīng)用，但是仍有很多地方?jīng)]有得到普及。根據(jù)當(dāng)前的收錄狀況來看，還是有很多有待改善的不足之處，特別是一些極其落后的地方對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，仍舊在使用紙質(zhì)方式對城建檔案進(jìn)行收錄，不但浪費(fèi)了資源也消耗了大量的人力。因此需要城建檔案管理建設(shè)的工作者引進(jìn)數(shù)字化信息管理方式，早日適應(yīng)現(xiàn)代化的信息管理方式。

1.2 檔案利用率較低

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的主要目的是便于城市居民更好地利用先進(jìn)的技術(shù)來獲取信息資源，同時(shí)也為城市建設(shè)提供更佳號的服務(wù)。隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，對于城建檔案管理建設(shè)的需求也越來越大，但就目前現(xiàn)狀來看，我國大部分地區(qū)城建檔案的利用效率普遍較低，尤其是現(xiàn)代數(shù)字化信息管理的普及還不到位，仍需多加宣傳以提升居民對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。

1.3 撥款資金不足

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的一個(gè)突出問題就是資金不足。目前，資金主要來自政府的財(cái)政撥款，但不同地區(qū)的撥款政策也略有不同，就當(dāng)前狀況分析，大部分地區(qū)檔案館的撥款資金都嚴(yán)重不足。同時(shí)，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)并不是一個(gè)小工程，其對硬件設(shè)施的要求還是很高的，數(shù)字化信息管理必須有計(jì)算機(jī)和其他科技輔助設(shè)備支持，只有這些硬件設(shè)施足夠齊全，檔案管理工作才能順利開展。但是現(xiàn)在大部分地區(qū)投入的計(jì)算機(jī)數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還不能滿足城建檔案數(shù)字化建設(shè)的需求，這就需要政府給予足夠的資金支持。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)要點(diǎn)

2.1 完善基礎(chǔ)設(shè)施，開發(fā)管理系統(tǒng)

城建檔案管理數(shù)字化需要依靠硬件設(shè)施與軟件系統(tǒng)的支撐。完善基礎(chǔ)設(shè)施，根據(jù)實(shí)際檔案工作需要，購置數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，逐漸用智能硬件設(shè)施替代傳統(tǒng)重復(fù)單一的人工工作，例如用折圖機(jī)代替人工折圖，不僅可以提高工作效率，節(jié)省人力資源，還可以促進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)。同時(shí)開發(fā)多功能管理應(yīng)用系統(tǒng)，豐富管理應(yīng)用系統(tǒng)功能，在現(xiàn)有的檔案錄入、檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)等基本功能基礎(chǔ)上，結(jié)合大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)等新興數(shù)字信息技術(shù)的特征，利用RFID射頻識(shí)別技術(shù)，定位檔案實(shí)況，及時(shí)監(jiān)測及調(diào)控檔案存放條件指標(biāo)，尤其是溫度、濕度等關(guān)鍵指標(biāo)，拓展開發(fā)和利用的深度，將被動(dòng)的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的服務(wù)模式，探索更加智能的數(shù)字化管理和服務(wù)方式。

2.2 提高標(biāo)準(zhǔn)化程度

不同地區(qū)的檔案館往往采用自行定制開發(fā)的軟件管理系統(tǒng)，這些管理系統(tǒng)之間并無統(tǒng)一的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)及接口，系統(tǒng)之間一般難以兼容。顯然，制定軟件管理系統(tǒng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)能夠大力促進(jìn)城建檔案電子化的發(fā)展，尤其是能加強(qiáng)不同地區(qū)電子檔案的橫向聯(lián)系，使城建檔案數(shù)字化建設(shè)具備網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)。實(shí)際上，制定統(tǒng)一的軟件標(biāo)準(zhǔn)并不是指只能使用某一套軟件系統(tǒng)，而是制定統(tǒng)一軟件系統(tǒng)的框架標(biāo)準(zhǔn)以及接口標(biāo)準(zhǔn)，在這個(gè)框架標(biāo)準(zhǔn)及接口下，各檔案管理單位可以結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際在管理系統(tǒng)中制定個(gè)性化的需求。

2.3 數(shù)字化管理模式推廣

隨著科技發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，城建檔案數(shù)字化管理工作是適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的必然要求，對于城市建設(shè)來說也是必然的發(fā)展趨勢。在城建檔案數(shù)字化管理中應(yīng)該突出數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義，并在檔案建設(shè)中加大對數(shù)字化技術(shù)與科學(xué)技術(shù)的投入力度，在檔案管理中積極采用數(shù)字化管理理念和管理模式，充分發(fā)揮城建檔案管理部門的職責(zé)，激發(fā)每一個(gè)檔案管理人員的工作意識(shí)，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步，對城市建設(shè)與發(fā)展提供科技支持和豐富的信息資料支撐。由于城建檔案管理部門是一種特殊的部門，集中了社會(huì)各項(xiàng)資源，因此在檔案建設(shè)中應(yīng)該對數(shù)字化檔案管理工作予以重視，每名管理人員應(yīng)充分意識(shí)到自身的職責(zé)，不斷提高自身的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，提高檔案管理效率與質(zhì)量，同時(shí)建設(shè)檔案管理服務(wù)平臺(tái)，分別建設(shè)內(nèi)部與外部數(shù)據(jù)庫服務(wù)系統(tǒng)，其中外部數(shù)據(jù)庫供社會(huì)公眾公開查閱，而內(nèi)部資料則不便對外開放。在建設(shè)過程中應(yīng)建設(shè)統(tǒng)一的門戶，從而促進(jìn)資源共享。在內(nèi)部應(yīng)建設(shè)資源利用平臺(tái)，便于內(nèi)部資料查找，并對相關(guān)資料進(jìn)行加密處理，防止出現(xiàn)資料泄露的現(xiàn)象，同時(shí)定期對資料進(jìn)行備份，避免因系統(tǒng)不穩(wěn)定導(dǎo)致資料丟失。

2.4 城建檔案數(shù)字化設(shè)備選擇問題

選擇適合的數(shù)字化設(shè)備首先要對檔案數(shù)字化中的卷宗進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，通過判斷檔案新舊程度來決定數(shù)字化設(shè)備的選擇。如：采用什么樣的掃描儀，是高速掃描儀還是平板掃描儀？高速掃描儀相對來說，效率高、速度快，掃描的圖片質(zhì)量好，適合用于近幾年的、紙張質(zhì)量好、大小規(guī)范的檔案；而對那些大小不一，紙張厚薄不一的檔案則采用平板掃描儀為好。合理地選擇數(shù)字化設(shè)備，發(fā)揮設(shè)備的優(yōu)勢，節(jié)約成本，加大效率，才能使檔案數(shù)字化做到“磨刀不誤砍柴功”。

2.5 強(qiáng)化信息意識(shí)，培養(yǎng)技術(shù)人才

盡管城建檔案數(shù)字化已經(jīng)較為普遍了，很多地方的城建檔案都開始以電子檔案的形式保管，以之作為紙質(zhì)檔案的補(bǔ)充，但是要建設(shè)數(shù)字化城建檔案館不應(yīng)止步于形式上的數(shù)字化，需要把檔案視為信息資源，增強(qiáng)信息意識(shí)，樹立信息理念，注重利用數(shù)字信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行充分的挖掘與開發(fā)，讓城建檔案釋放更大的價(jià)值。另外，信息技術(shù)更新快且掌握起來比較有難度，要適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，加快城建檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，對城建檔案管理人員的要求也相對較高，需要組織培養(yǎng)一批技術(shù)專業(yè)人才，定期進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)與教育，及時(shí)跟進(jìn)新的信息技術(shù)和設(shè)施設(shè)備，為城建檔案管理數(shù)字化提供人才保障。

2.6 優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，豐富數(shù)字資源

一方面，需要優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大城建檔案收集范圍，在雙向歸檔的基礎(chǔ)上，不僅要逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，還應(yīng)將檔案收集工作由紙質(zhì)檔案范疇擴(kuò)大至紙質(zhì)、電子檔案同步收集，豐富電子檔案的來源和構(gòu)成。另一方面，需要豐富數(shù)字資源，在城建檔案存檔形式上，不應(yīng)局限于圖和文的檔案形式，還要重視視頻、音頻等其他多媒體檔案形式，豐富館藏?cái)?shù)字資源，多角度、多方面地記錄建設(shè)工程的實(shí)際情況，多維度、全方位地呈現(xiàn)城市建設(shè)的變化進(jìn)程。

3 結(jié)束語

總而言之，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)的必然趨勢，對社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展具有不可估量的作用，希望我國能夠早日將數(shù)字化管理理念應(yīng)用到各個(gè)地方，讓人們享受到先進(jìn)技術(shù)提供的便捷服務(wù)。

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