候艷偉

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作，是事業(yè)單位內(nèi)部與檔案相關(guān)的管理內(nèi)容，包括文書檔案、人事檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案管理等。對于任何一家事業(yè)單位而言，有效的檔案管理工作能夠提升事業(yè)單位的日常管理工作效果，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。檔案管理工作作為事業(yè)單位日常管理工作中的重要組成部分，其重要性不言而喻。因此，事業(yè)單位管理者需要采取措施，強(qiáng)化檔案管理力度，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；分析

經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展帶領(lǐng)我國走入信息化時(shí)代，也為事業(yè)單位管理工作帶來了新的變革。作為事業(yè)單位順利開展工作的基礎(chǔ)前提，檔案管理工作創(chuàng)新成為事業(yè)單位工作改革、科學(xué)發(fā)展的應(yīng)有之義。

1 事業(yè)單位檔案管理的原則及創(chuàng)新意義

檔案作為國家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，也是事業(yè)單位的信息匯聚處，有很多的管理方式和方法，也有一定的要求和規(guī)范。首先，要具有實(shí)用性的規(guī)范方法，也要有應(yīng)對復(fù)雜情況的特殊方法。其次，當(dāng)事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)問題時(shí)，要具有責(zé)任心，相關(guān)人員要具有公平自律性，認(rèn)真履行職責(zé)和相關(guān)權(quán)責(zé)，要制定科學(xué)、合理、規(guī)范的管理制度。最后，要堅(jiān)持動(dòng)靜一體化的方式，使事業(yè)單位的檔案管理與世界接軌，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)平穩(wěn)發(fā)展?，F(xiàn)如今，改革創(chuàng)新已經(jīng)成為發(fā)展大趨勢，這對于事業(yè)單位工作的創(chuàng)新具有全方位的發(fā)展意義。應(yīng)強(qiáng)化檔案管理方法，提升工作人員能力，對其加強(qiáng)創(chuàng)新教育和培訓(xùn)，從而提升檔案管理效率?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的普及對檔案管理工作的數(shù)據(jù)優(yōu)化和系統(tǒng)優(yōu)化具有重要影響，可大大提高數(shù)據(jù)的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。我們應(yīng)解決事業(yè)單位檔案管理中的問題，不斷優(yōu)化完善管理系統(tǒng)，查缺補(bǔ)漏。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 對檔案管理工作重視不夠

目前事業(yè)單位對國家頒布的法律法規(guī)解讀不適，雖然國家已經(jīng)頒布了《檔案法》，但是檔案管理工作仍然沒有受到重視，管理者認(rèn)為檔案管理僅僅是一項(xiàng)輔助性很普通工作，沒有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪費(fèi)。認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的資料收集及保管，各部門把文件資料交到檔案室，檔案室工作人員只是把這些文件資料簡單整理一下一并放入管理庫房，如果有人需要借閱檔案，工作人員就把這些文件資料拿出來供需要者借閱，完全不知道檔案管理工作的工作流程，對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，從而導(dǎo)致相關(guān)管理規(guī)劃制度欠缺實(shí)施力度，造成檔案管理工作實(shí)施的有效性相對缺乏。

2.2 檔案管理信息化水平偏低

盡管當(dāng)前我國的網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及到人們的生活、工作和學(xué)習(xí)中，事業(yè)單位的信息化水平顯著提升，但是在檔案管理工作尚未全面信息化，部分重要檔案信息仍然是以紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管，不僅僅是投入不足，同時(shí)部分領(lǐng)導(dǎo)干部擔(dān)心電子檔案數(shù)據(jù)信息被黑客攻擊，如果重要檔案信息丟失將帶來不可估量的損失，更加傾向于紙質(zhì)檔案保管。

2.3 專業(yè)檔案管理人員匱乏

檔案管理人員自身的素質(zhì)水平高低，將直接影響到整體工作成效，但是當(dāng)前多數(shù)的事業(yè)單位對于檔案管理人員培訓(xùn)缺乏足夠重視，崗位上的檔案管理人員并未接受過專業(yè)訓(xùn)練，加之年齡偏大，難以滿足新時(shí)期的檔案管理信息化建設(shè)需要。檔案管理人員在實(shí)際工作中，工作態(tài)度不認(rèn)真，未能嚴(yán)格遵循規(guī)章制度相關(guān)要求全身心投入其中，導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范，存在很多的缺陷和不足，嚴(yán)重影響到檔案管理工作質(zhì)量和效率。這樣環(huán)境下的檔案管理工作原有作用無法得到充分發(fā)揮，難以為管理和決策提供可靠依據(jù)。

3 事業(yè)單位檔案管理有效措施

3.1 建立健全檔案管理制度

完善的制度是確保各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是事業(yè)單位的寶貴財(cái)富，為了使檔案信息資源不流失，就要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作規(guī)范化的實(shí)施和開展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。具體而言，一是將檔案管理制度正式納入本單位管理制度，明確管理檔案的部門或人員；二是建立健全本單位檔案工作各項(xiàng)制度，依據(jù)制度對有關(guān)部門進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全；三是專職檔案管理人員對檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入本單位管理運(yùn)行程序，這樣有利于文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。四是對本單位內(nèi)部制度加以完善，使檔案管理制度更加明確、條理清晰，讓檔案管理人員有章可循。同時(shí)，事業(yè)單位管理者需要提高對檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作納入事業(yè)單位年度發(fā)展計(jì)劃中，并劃撥專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，明確檔案管理工作人員的各項(xiàng)職責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度。

3.2 創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位的檔案管理通常需要涉及到較大數(shù)量的檔案分類和整理工作。然而，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，平常的檔案信息處理方式已經(jīng)難以滿足如今大批量的檔案整理需求。事業(yè)單位應(yīng)加大檔案管理信息化建設(shè)方面的投入，推動(dòng)軟硬件設(shè)備的更新進(jìn)程，讓信息化檔案管理方式得到普及。同時(shí)，借助掃描儀、計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，能夠便捷的實(shí)現(xiàn)檔案信息的獲取、分類和整理工作。提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確程度。

3.3 創(chuàng)新人員培訓(xùn)機(jī)制

新制度與信息化技術(shù)的引進(jìn)，需要事業(yè)單位相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)一步提高。為提高管理人員的業(yè)務(wù)能力，應(yīng)對檔案管理人員管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新改革，并結(jié)合事業(yè)單位的現(xiàn)狀，在引進(jìn)硬件設(shè)施的條件下，建立培訓(xùn)機(jī)制。要培訓(xùn)檔案管理人員基礎(chǔ)知識，再進(jìn)行實(shí)踐操作，二者相結(jié)合，不斷強(qiáng)化知識內(nèi)容，提升業(yè)務(wù)能力。

3.4 革新管理觀念，加大硬件設(shè)施投入

目前，我國事業(yè)單位對于檔案管理工作的重視度不夠，這要求事業(yè)單位在改善檔案管理工作時(shí)應(yīng)革新管理觀念。第一，檔案管理既是單位順利開展工作的前提，也是保障，它不僅僅是文件記錄的基礎(chǔ)性工作，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效地檔案管理能夠幫助單位新晉員工簡潔、快速地認(rèn)識單位發(fā)展脈絡(luò)，能夠助力單位老牌員工明晰發(fā)展方向，從而為單位更好更快發(fā)展提供保障；第二，事業(yè)單位應(yīng)在現(xiàn)有檔案管理制度之上根據(jù)本單位實(shí)際情況制定符合本單位的管理制度，具體應(yīng)體現(xiàn)在檔案建檔、檔案分類、檔案借閱、檔案銷毀等全流程環(huán)節(jié)，在各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)制度把控，從而為單位其他工作順利開展提供后期保障；第三，面對信息化、數(shù)據(jù)化浪潮，事業(yè)單位改革迫在眉睫。加大資金投入，保障檔案管理所需硬件設(shè)施完備是促進(jìn)檔案管理信息化的前提；加強(qiáng)員工專業(yè)管理軟件培訓(xùn)、提升檔案管理人員專業(yè)技能是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的關(guān)鍵?？傊?，革新固化檔案管理觀念，促進(jìn)檔案管理信息化是事業(yè)單位未來發(fā)展的重中之重。

4 結(jié)束語

檔案管理工作效果會直接影響事業(yè)單位行政、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營管理等工作的質(zhì)量。對此，事業(yè)單位應(yīng)采用有效的措施改善其檔案管理現(xiàn)狀，并且仔細(xì)分析問題出現(xiàn)的原因，然后從健全檔案管理制度，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，充分利用好檔案資源，建立檔案管理網(wǎng)上系統(tǒng)等方面著手進(jìn)行管理改革，只有在實(shí)際工作中不斷的探索和改善，才能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，才能使檔案管理工作能夠助力事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，讓檔案的價(jià)值得到充分的發(fā)揮。

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