宋 莉

(中國(guó)石化上海石油化工股份有限公司，上海 200540)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是指利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行后臺(tái)財(cái)務(wù)管理，使分散在不同子運(yùn)營(yíng)單位的財(cái)務(wù)模塊從子運(yùn)營(yíng)單位中抽離出來(lái)，形成一個(gè)獨(dú)立的組織，集中進(jìn)行該項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理，達(dá)到降低成本、提高效益的目的。簡(jiǎn)而言之，就是通過(guò)將流程、技術(shù)、人員和客戶服務(wù)進(jìn)行全方位的改造，打造成全新的財(cái)務(wù)管理運(yùn)作模式。

財(cái)政部發(fā)布《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》并于2014年1月6日起執(zhí)行，明確提出支持分公司、子公司數(shù)量多，分布廣的大型企業(yè)和集團(tuán)，應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的集中，逐步建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。這說(shuō)明隨著國(guó)內(nèi)大型企業(yè)和集團(tuán)在財(cái)務(wù)共享模式的推行過(guò)程中,國(guó)家政策層面也加大了對(duì)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的支持力度。

中國(guó)石油化工股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱中國(guó)石化)經(jīng)歷了由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)換，在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的節(jié)奏中，隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，中國(guó)石化內(nèi)部(單位)企業(yè)和各分(子)公司數(shù)量眾多，且遍布全國(guó)各地，核算分散，管控相對(duì)薄弱。對(duì)于中國(guó)石化而言，如何強(qiáng)化管控統(tǒng)一并落實(shí)到位，如何實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型、構(gòu)建起完善的管理體系和形成有效的管控模式，已是影響未來(lái)發(fā)展的關(guān)鍵問題之一。這客觀上對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)提出了融合強(qiáng)化管控和節(jié)約成本的更高需求，同時(shí)解決目前中國(guó)石化所面臨的財(cái)務(wù)管理問題，因此構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)中國(guó)石化來(lái)說(shuō)有著積極的意義。近年來(lái)，中國(guó)石化著手成立中國(guó)石化集團(tuán)共享服務(wù)公司，建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，2018年4月中國(guó)石化的分(子)公司之一——中國(guó)石化上海石油化工股份有限公司(簡(jiǎn)稱上海石化)財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)正式全面上線。

1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心簡(jiǎn)介

1.1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的可行性分析

首先對(duì)企業(yè)的組織架構(gòu)、經(jīng)營(yíng)管理、人員情況與系統(tǒng)應(yīng)用進(jìn)行全面梳理，然后從業(yè)務(wù)范圍著手，遵從集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)范，對(duì)照企業(yè)業(yè)務(wù)層面進(jìn)行全面梳理：統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部憑證附件等會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，梳理企業(yè)層面適用會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)場(chǎng)景及其標(biāo)準(zhǔn)核算模板，整理差異并進(jìn)行分析，上線前按照業(yè)務(wù)操作規(guī)范進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)整與整改，再根據(jù)企業(yè)個(gè)性需求協(xié)助對(duì)服務(wù)目錄、會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)場(chǎng)景、標(biāo)準(zhǔn)核算模板進(jìn)行補(bǔ)充與完善。著重在系統(tǒng)范圍對(duì)企業(yè)現(xiàn)行信息化系統(tǒng)的運(yùn)用進(jìn)行梳理：將業(yè)務(wù)流程梳理和會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)以及企業(yè)本地系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。企業(yè)共享上線前，對(duì)私報(bào)銷業(yè)務(wù)、對(duì)公報(bào)銷業(yè)務(wù)、對(duì)公支付業(yè)務(wù)已全部納入費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)管理，企業(yè)開啟銀企直連、財(cái)企直連等資金管理功能。通過(guò)梳理各類業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)流程，提升企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化程度。

1.2 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心下設(shè)9個(gè)部門，分別是綜合管理部、應(yīng)付核算運(yùn)營(yíng)部、應(yīng)收核算運(yùn)營(yíng)部、報(bào)銷核算運(yùn)營(yíng)部、成本費(fèi)用運(yùn)營(yíng)部、資產(chǎn)核算運(yùn)營(yíng)部、資金結(jié)算運(yùn)營(yíng)部、總賬報(bào)表運(yùn)營(yíng)部和憑證檔案運(yùn)營(yíng)部。各運(yùn)營(yíng)部都有各自的業(yè)務(wù)范圍和操作流程規(guī)范，按照現(xiàn)行的法律、法規(guī)和各項(xiàng)規(guī)章制度，著力與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心提出的“標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效化”的要求進(jìn)行建設(shè)。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)運(yùn)營(yíng)技術(shù)平臺(tái)，該平臺(tái)由財(cái)務(wù)共享服務(wù)自助系統(tǒng)(FSS)、財(cái)務(wù)共享服務(wù)運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)(FSO)、費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)(ERS)三大系統(tǒng)構(gòu)成。同時(shí)，三大系統(tǒng)與現(xiàn)有相關(guān)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)(合同管理系統(tǒng)/HR系統(tǒng)/相關(guān)企業(yè)本地系統(tǒng))、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)(ERP/TMS/會(huì)計(jì)集中核算系統(tǒng))緊密銜接，會(huì)計(jì)核算、資金結(jié)算和報(bào)表出具等業(yè)務(wù)處理在相應(yīng)系統(tǒng)中進(jìn)行。

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)運(yùn)營(yíng)技術(shù)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)審批、資金申請(qǐng)審批支付、憑證生成的全流程線上處理，提升集團(tuán)管控能力，提高財(cái)務(wù)運(yùn)行效率，規(guī)范集團(tuán)業(yè)務(wù)操作流程和標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)流程

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的流程進(jìn)行全面梳理，做出改進(jìn)和改良，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建本身就是流程再造的過(guò)程。通過(guò)與企業(yè)數(shù)據(jù)的連接和互換集成，增加了銜接流程，構(gòu)成了財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)流程。

企業(yè)業(yè)務(wù)部門以原始憑證等單據(jù)為內(nèi)容在FSS系統(tǒng)按照合適的業(yè)務(wù)類型提交FQ服務(wù)申請(qǐng)，或者在ERS系統(tǒng)提交BX報(bào)銷申請(qǐng)，由企業(yè)財(cái)務(wù)部門接收、初審并郵寄至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心檔案運(yùn)營(yíng)部簽收、審核、掃描、質(zhì)檢單據(jù)后，進(jìn)行服務(wù)請(qǐng)求派工，各核算運(yùn)營(yíng)部根據(jù)掃描影像件進(jìn)行賬務(wù)處理、憑證審核、報(bào)表生成，最后由檔案運(yùn)營(yíng)部進(jìn)行裝訂歸檔。簡(jiǎn)單概括為“先郵寄、掃描，后記賬”是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)計(jì)核算的總體流程。

為了使企業(yè)業(yè)務(wù)能及時(shí)入賬，體現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心高效化的特點(diǎn)，企業(yè)在FSS系統(tǒng)提交的FQ服務(wù)申請(qǐng)分為：日常申請(qǐng)、緊急申請(qǐng)、歸檔類申請(qǐng)、補(bǔ)單申請(qǐng)。在ERS系統(tǒng)提交的BX報(bào)銷申請(qǐng)分為：日常流程和緊急流程，解釋同F(xiàn)SS系統(tǒng)。日常申請(qǐng)是企業(yè)處理日常業(yè)務(wù)時(shí)的申請(qǐng)，當(dāng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心收到原始單據(jù)后，才進(jìn)行賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)上海石化承諾，原則上從申請(qǐng)狀態(tài)為已發(fā)送FSO、單據(jù)狀態(tài)為質(zhì)檢通過(guò)起計(jì)算工作日48 h內(nèi)完成該FQ服務(wù)或BX報(bào)銷申請(qǐng)。當(dāng)企業(yè)的業(yè)務(wù)需即刻入賬，來(lái)不及等到原始單據(jù)寄送到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心再處理時(shí)，則先提供做賬所必須的電子附件(拍照上傳發(fā)票、審批單或EXCEL表格等電子形式)，提交緊急申請(qǐng)，待原始單據(jù)收集齊后再郵寄至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，按雙方協(xié)商確定的時(shí)效標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，即工作日15點(diǎn)之前的單據(jù)，申請(qǐng)狀態(tài)為已發(fā)送FSO起，盡量在2 h內(nèi)完成該FQ服務(wù)或BX報(bào)銷申請(qǐng)。緊急申請(qǐng)一般用于月底單據(jù)和來(lái)不及郵寄時(shí)。

使用流程再造進(jìn)行重組工作并將其融入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，使得其更好匹配組織結(jié)構(gòu)并提高管理效率。流程再造和財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合是財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建的理論基礎(chǔ)。

2 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)揮作用

2.1 提高工作效率，加強(qiáng)成本管理

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立支持企業(yè)加強(qiáng)成本管理，財(cái)務(wù)共享精簡(jiǎn)了企業(yè)的財(cái)務(wù)組織，降低了人力成本。財(cái)務(wù)共享中心由于規(guī)模經(jīng)濟(jì)和專業(yè)化分工，有些崗位(如掃描崗位)無(wú)需專業(yè)性很強(qiáng)的人員，這樣就可以幫助集團(tuán)公司分流一部分富余勞動(dòng)力。財(cái)務(wù)共享中心的共享業(yè)務(wù)采取搶單及計(jì)件制考核業(yè)務(wù)量，提高了財(cái)務(wù)共享中心工作人員的主動(dòng)性和積極性，從而在降低成本的同時(shí)提高了工作效率。

財(cái)務(wù)共享不僅可以有效降低企業(yè)人力成本，還可以推動(dòng)企業(yè)精細(xì)化成本核算。實(shí)施財(cái)務(wù)共享后，各企業(yè)的成本核算集中體現(xiàn)在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上，交易過(guò)程變得清晰明了，統(tǒng)一規(guī)范了各企業(yè)財(cái)務(wù)核算口徑，避免了各企業(yè)之間財(cái)務(wù)處理可能存在的差異，使企業(yè)整體成本數(shù)據(jù)更具有真實(shí)性、完整性和可比性。這不僅使管理層可以全方位掌握各企業(yè)的成本信息，進(jìn)行成本變動(dòng)趨勢(shì)分析和比較，做出財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)，有效規(guī)劃防范虛增成本風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)了企業(yè)成本管理能力。

2.2 提升財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，增強(qiáng)管控能力

財(cái)務(wù)共享的數(shù)據(jù)直接來(lái)源于交易端，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和信息的共享，如物料編碼、供應(yīng)商、客戶和銀行主數(shù)據(jù)的維護(hù)得到統(tǒng)一。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心使用中國(guó)石化統(tǒng)一的財(cái)務(wù)科目表，各企業(yè)的核算業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)報(bào)表得到統(tǒng)一，還可以通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)共享信息化平臺(tái)設(shè)置預(yù)算管控，可以實(shí)時(shí)監(jiān)控、反饋各單位的預(yù)算執(zhí)行情況，有效地實(shí)現(xiàn)費(fèi)用控制，這使得預(yù)算管理部門可以獲得更高質(zhì)量、更完整的歷史數(shù)據(jù)，制訂出更加準(zhǔn)確、公平的預(yù)算方案，預(yù)算分析和考核，提高了財(cái)務(wù)信息的專業(yè)性和可比性，預(yù)計(jì)和推斷企業(yè)未來(lái)銷售、利潤(rùn)、成本及資金變動(dòng)趨勢(shì)和變化水平，在提升財(cái)務(wù)信息質(zhì)量的同時(shí)規(guī)避了管控上的風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供可靠依據(jù)。

2.3 支持企業(yè)加強(qiáng)績(jī)效管理

財(cái)務(wù)共享給中國(guó)石化和下屬各企業(yè)帶來(lái)管理領(lǐng)域的深刻變革，財(cái)務(wù)共享依靠信息系統(tǒng)進(jìn)行流程管理和組織再造獲得豐富的、高質(zhì)量的、計(jì)算口徑一致的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)匯總、整理、分析，使業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)指標(biāo)更全面、結(jié)果更合理，分解各個(gè)內(nèi)部管理層次的相應(yīng)職責(zé)、權(quán)限及所承擔(dān)義務(wù)，通過(guò)考核評(píng)價(jià)各責(zé)任中心履行職責(zé)情況，反應(yīng)其真實(shí)業(yè)績(jī)，形成激勵(lì)機(jī)制的主要依據(jù)，利用這些透明化信息進(jìn)行績(jī)效管理，實(shí)時(shí)展現(xiàn)績(jī)效管理的成果。

3 進(jìn)一步發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作用的建議

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立不僅成為企業(yè)強(qiáng)化管控、降本增效的有力工具，還對(duì)轉(zhuǎn)型期的企業(yè)具有重大的意義，強(qiáng)調(diào)了在整合、精簡(jiǎn)和處理原來(lái)分散的財(cái)務(wù)資源的過(guò)程中對(duì)管理控制能力的完善和細(xì)化，提升了企業(yè)管理和決策能力。但是，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心提高共享服務(wù)過(guò)程中也發(fā)現(xiàn)了一些問題，為了更好地發(fā)揮其作用，建議做好以下幾個(gè)方面。

3.1 提升前端業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在構(gòu)建共享服務(wù)平臺(tái)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)對(duì)接的過(guò)程中對(duì)于同性質(zhì)的業(yè)務(wù)能集中化、標(biāo)準(zhǔn)化處理，但是對(duì)于非標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)，如在發(fā)票校驗(yàn)時(shí)發(fā)票金額和入庫(kù)單金額不一致，操作就顯得不順暢，為了提升業(yè)務(wù)處理能力，建議對(duì)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)前端業(yè)務(wù)的原始憑證信息都要統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，做到與入賬數(shù)據(jù)無(wú)差異。對(duì)于訂單合同允許范圍內(nèi)差異、超出費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定報(bào)銷額等的特殊業(yè)務(wù)在提報(bào)申請(qǐng)單時(shí)需在備注欄加以備注并寫明情況。

3.2 及時(shí)傳遞業(yè)務(wù)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)溝通，提高工作效率

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的核心業(yè)務(wù)流程是實(shí)物流、信息流和資金流的有機(jī)融合。企業(yè)業(yè)務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)把資料數(shù)據(jù)在共享系統(tǒng)及時(shí)發(fā)起并提交申請(qǐng)，紙質(zhì)單據(jù)實(shí)物由快遞及時(shí)傳送至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，才進(jìn)入審批流程并進(jìn)行處理流程，所以業(yè)務(wù)的及時(shí)傳遞很重要。對(duì)于有問題業(yè)務(wù)及時(shí)通過(guò)電話和網(wǎng)絡(luò)溝通，建議在共享平臺(tái)進(jìn)入界面就有問題單據(jù)的個(gè)人信息提示，只有這樣才能保證業(yè)務(wù)流程的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.3 加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)操作崗位人員對(duì)于單一的、重復(fù)的會(huì)計(jì)核算一般都能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證處理，但是對(duì)于較復(fù)雜一點(diǎn)，要具有專業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)的賬務(wù)處理就顯得有些茫然。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過(guò)搶單和計(jì)件制的方式進(jìn)行員工考核，使得業(yè)務(wù)操作崗位人員不固定，即使同類型業(yè)務(wù)這次會(huì)操作了，換個(gè)人員又不會(huì)操作了，這類業(yè)務(wù)就需要豐富的專業(yè)知識(shí)和財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域的業(yè)務(wù)專家，建議財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在人員配置上有所側(cè)重點(diǎn)，同時(shí)要加強(qiáng)人員培養(yǎng)和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，把即懂業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)，又懂信息系統(tǒng)的人員充實(shí)到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)操作崗位上來(lái)。

4 結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在中國(guó)石化集團(tuán)內(nèi)的建立，運(yùn)用財(cái)務(wù)共享模式，借助流程標(biāo)準(zhǔn)化，在降本增效的同時(shí)還服務(wù)于企業(yè)財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)型，是解決中國(guó)石化快速發(fā)展中管理薄弱的有效路徑。保障中國(guó)石化在日益激勵(lì)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中拓展新的業(yè)務(wù)，制定適合自身的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，推動(dòng)公司整體價(jià)值的提升。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心借助與自身的管理運(yùn)營(yíng)優(yōu)勢(shì)，可以幫助各企業(yè)財(cái)務(wù)人員依托數(shù)據(jù)平臺(tái)，從繁瑣的基礎(chǔ)性工作中分離出來(lái)參與到公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中來(lái)，為企業(yè)管理決策提供財(cái)務(wù)分析及建議，發(fā)揮財(cái)務(wù)的管理職能，為行使戰(zhàn)略財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合奠定基礎(chǔ)。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心還可以利用大數(shù)據(jù)中心挖掘增值管理價(jià)值。利用數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)管理改進(jìn)方法，如拓展資金管理業(yè)務(wù)功能，精確提供業(yè)務(wù)資金需求，通過(guò)對(duì)資金流動(dòng)性分析，及時(shí)預(yù)測(cè)各企業(yè)的資金需求，并實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，拓展資金調(diào)撥功能，提升資金利用率，充分盤活閑置資金，降低融資規(guī)模和利息成本，投放于短期保本型項(xiàng)目等，進(jìn)而提高集團(tuán)整體的盈利能力。在信息技術(shù)的支持下使財(cái)務(wù)共享服務(wù)有更好的發(fā)展空間。