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淺析檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

2019-02-18 06:28黎彩芬
卷宗 2019年34期
關(guān)鍵詞:操作方法檔案管理

黎彩芬

摘 要:隨著時(shí)代的發(fā)展變革,檔案作為重要的歷史資料檔案管理工作越發(fā)的受到人們的關(guān)注,近幾年,隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展和革新,如何在檔案管理的過(guò)程中合理的落實(shí)有關(guān)檔案歸檔整理的方法就成為了現(xiàn)階段檔案管理者們研究的重點(diǎn)。由此,針對(duì)這一問(wèn)題本文結(jié)合現(xiàn)階段疾控中心檔案管理歸檔整理過(guò)程中存在的不足進(jìn)行闡述、分析,希望從中能夠發(fā)掘適合新時(shí)代背景下開展疾控中心檔案管理歸檔整理的方法,優(yōu)化實(shí)際的管理效果,同時(shí)為后續(xù)的檔案管理工作打下基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞:檔案管理;歸檔整理;操作方法;操作技巧

疾控中心承擔(dān)著全市傳染病、地方病、寄生蟲病與非傳染性疾病等預(yù)防與控制、突發(fā)公共衛(wèi)生事件與災(zāi)后疫情應(yīng)急處置、健康危害因素監(jiān)測(cè)與干預(yù),病原生物檢測(cè)、健康教育與健康促進(jìn)等重要工作,忠實(shí)履行著“人民健康衛(wèi)士”的職責(zé),其相關(guān)的檔案管理工作內(nèi)容也越來(lái)越多,需要進(jìn)行檔案管理歸檔整理的文件資料也隨之大幅提升,不僅對(duì)傳統(tǒng)的檔案歸檔整理模式提出了更高的要求,同時(shí)現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展也為傳統(tǒng)檔案歸檔整理的發(fā)展提供了機(jī)遇,由此,在這一背景下,如何結(jié)合實(shí)際檔案、資料管理過(guò)程中的特點(diǎn)入手進(jìn)行綜合性的分析,從而優(yōu)化原有的檔案管理歸檔整理方法,就成為了現(xiàn)階段檔案管理工作者們研究的重點(diǎn)內(nèi)容之一[1]。

1 現(xiàn)階段檔案管理歸檔整理操作過(guò)程中存在的不足

根據(jù)對(duì)以往檔案管理環(huán)節(jié)歸檔整理的操作進(jìn)行研究,本文可以發(fā)現(xiàn),在實(shí)際的整理過(guò)程中我國(guó)的檔案管理者們已經(jīng)結(jié)合我國(guó)實(shí)際的檔案管理情況總結(jié)出了一系列適合我國(guó)檔案管理特色的歸檔整理模式,雖然能夠在基礎(chǔ)層面滿足人們對(duì)于檔案管理的需求,但是隨著時(shí)代的發(fā)展、變革,其中存在的問(wèn)題也逐漸的凸顯了出來(lái)[2]。結(jié)合以往的檔案管理歸檔整理經(jīng)驗(yàn),本文認(rèn)為其中存在的問(wèn)題大都集中表現(xiàn)在如下兩個(gè)方面:

首先,便是存在很多管理者對(duì)于疾病防控中心檔案管理的重視程度存在比較明顯的不足。根據(jù)以往的疾病防控單位檔案管理來(lái)看,大部分的檔案管理工作屬于服務(wù)性的崗位,這一工作性質(zhì)的存在就致使檔案管理工作無(wú)法為疾病防控單位創(chuàng)造明顯的經(jīng)濟(jì)效益,由此,就使得很多疾病防控單位的管理者們存在比較明顯的認(rèn)知問(wèn)題[3]。例如,在實(shí)際的疾病防控單位管理環(huán)節(jié),其單位并不會(huì)設(shè)置專門的檔案管理人員就是日常工作中比較常見(jiàn)的問(wèn)題之一,不僅影響單位檔案管理的實(shí)際質(zhì)量,同時(shí)也致使疾病防控單位有關(guān)檔案管理的規(guī)章不夠完善,影響實(shí)際的檔案管理效果。

其次,疾病防控單位檔案管理制度的不完善也是現(xiàn)階段檔案管理過(guò)程中存在比較多問(wèn)題的層面。例如,就這一問(wèn)題來(lái)說(shuō),在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中,檔案管理科學(xué)性不夠、檔案無(wú)法及時(shí)的進(jìn)行更新等問(wèn)題都是實(shí)際工作中比較常見(jiàn)的不足,從而制約了實(shí)際的檔案管理歸檔整理無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)。

2 檔案管理歸檔整理操作過(guò)程中的方法和技巧分析

根據(jù)上述研究,本文認(rèn)為如果想要更好的針對(duì)方案管理過(guò)程中的資料進(jìn)行歸檔整理,就可以通過(guò)以下幾個(gè)方面入手進(jìn)行優(yōu)化和提升:

2.1 就檔案資料的收集環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)

根據(jù)以往的檔案管理工作來(lái)說(shuō),針對(duì)檔案歸檔資料的收集是開展后續(xù)檔案歸檔整理的基礎(chǔ)所在,在實(shí)際的檔案管理環(huán)節(jié),就需要針對(duì)疾病防控單位運(yùn)行過(guò)程中的全部信息進(jìn)行收集,進(jìn)而確保在進(jìn)行資料歸檔的過(guò)程中所歸檔的資料內(nèi)容能夠?qū)ξ磥?lái)疾病防控單位的管理、決策提供相關(guān)的參考,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)預(yù)期的歸檔整理目標(biāo),保證資料的相對(duì)完整[4],有助于應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件,并可以做好健康危害因素的分析與監(jiān)測(cè)工作,為廣大人民的健康保駕護(hù)航。

2.2 就檔案資料是否具備保存性進(jìn)行判斷

隨著我國(guó)檔案管理體系的日益完善,我國(guó)有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也隨之大幅的提升,由此,在實(shí)際的檔案資料歸檔前,歸檔操作人員們必須要針對(duì)檔案資料是否具備保存性進(jìn)行系統(tǒng)的判斷,嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的相關(guān)保管范圍和保管期限進(jìn)行確定,從而實(shí)現(xiàn)提升檔案歸檔整理效果的目標(biāo)。例如,就這一環(huán)節(jié),首先,應(yīng)針對(duì)資料收集過(guò)程中不符合歸檔條件的資料進(jìn)行篩選,降低文檔資料的重復(fù)性;其次,則應(yīng)針對(duì)權(quán)責(zé)以外的歸檔資料進(jìn)行剔除,比如,就這一環(huán)節(jié)比較常見(jiàn)的是來(lái)源于上級(jí)單位進(jìn)行普發(fā)的資料內(nèi)容,不具備歸檔需求的資料應(yīng)予以剔除;第三,對(duì)于未發(fā)生實(shí)效性的檔案資料也應(yīng)予以去除,確保資料的完整性,同時(shí)提升資料歸檔整理的有效性。

2.3 根據(jù)檔案資料的不同類型進(jìn)行裝訂

自進(jìn)行檔案資料的歸檔整理過(guò)程中,應(yīng)針對(duì)整理過(guò)后的資料進(jìn)行裝訂,通常情況下裝訂應(yīng)秉持以下幾方面原則:

首先,應(yīng)根據(jù)檔案資料產(chǎn)出的單位進(jìn)行整理,在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中,應(yīng)將檔案資料關(guān)系相對(duì)比較緊密的內(nèi)容歸檔、裝訂為一個(gè)部分,進(jìn)而有助于后續(xù)資料的查閱,例如,針對(duì)傳染病及非傳染病的預(yù)防控制類檔案需要進(jìn)行統(tǒng)一的裝訂,方便查閱和整理資料。

其次,在進(jìn)行文檔裝訂的過(guò)程中,根據(jù)以往的文檔裝訂經(jīng)驗(yàn),秉持著“正文在前、附件在后、原件在前、附件在后、轉(zhuǎn)發(fā)在前、被轉(zhuǎn)發(fā)在后等原則”幫助后續(xù)使用過(guò)程中的查閱,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料歸檔整理操作的目標(biāo)。

第三,在進(jìn)行檔案資料的裝訂過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn),為了確保裝訂的相對(duì)美觀,就需要確保將資料文件對(duì)其整齊,優(yōu)化檔案的裝訂、使用,從而實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)。需要注意的是,當(dāng)資料比較多的時(shí)候,可以選擇“三孔一線”的方式進(jìn)行裝訂,從而實(shí)現(xiàn)預(yù)期的裝訂目標(biāo)。

2.4 針對(duì)已經(jīng)裝訂的資料進(jìn)行歸檔分類

在針對(duì)檔案資料歸檔整理的過(guò)程中,還應(yīng)以時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資料的歸檔分類:首先,對(duì)于通過(guò)時(shí)間進(jìn)行分類的資料,應(yīng)該以文檔資料的落款時(shí)間為準(zhǔn),對(duì)于資料年度時(shí)間相對(duì)比較長(zhǎng)的資料,應(yīng)以實(shí)際資料的完結(jié)時(shí)間進(jìn)行確定,從而實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo);其次,對(duì)于實(shí)際的檔案資料歸檔整理過(guò)程中資料的分類應(yīng)按照第一次資料的時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn),從而實(shí)現(xiàn)預(yù)期的資料歸檔目標(biāo),例如,對(duì)于傳染類疾病,需要對(duì)其首次發(fā)現(xiàn)時(shí)期的檔案資料進(jìn)行收集,并按照疾病發(fā)展情況進(jìn)行依次的檔案收集工作,有助于分類歸檔管理。

2.5 按照檔案的資料類型進(jìn)行排列

在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中,應(yīng)針對(duì)以往的檔案資料歸檔整理模式來(lái)說(shuō),應(yīng)結(jié)合實(shí)際的資料類型進(jìn)行排列:比如,就這一環(huán)節(jié),首先,應(yīng)將同一時(shí)間、同一保管年度的檔案資料進(jìn)行排列;其次,則應(yīng)將在同一保管期限內(nèi)的檔案資料進(jìn)行完善,從而確保在檔案管理歸檔整理的過(guò)程中存在比較固定的模式,方便后續(xù)有關(guān)資料的查找;最后,應(yīng)將同屬于同一部分的資料按照資料發(fā)生的不同時(shí)間進(jìn)行綜合性的排序,從而實(shí)現(xiàn)預(yù)期的資料歸檔整理效果。

2.6 就歸檔檔案資料的類型進(jìn)行編號(hào)

在以往的檔案管理過(guò)程中,操作人員針對(duì)檔案管理資料進(jìn)行編號(hào)進(jìn)開展歸檔的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),如果想要在根本上實(shí)現(xiàn)預(yù)期的歸檔目標(biāo),就需要應(yīng)用編號(hào)的方式將檔案資料歸檔整理的更加明顯,從而為后續(xù)的檔案使用打下基礎(chǔ)。例如,就這一環(huán)節(jié),歸檔操作人員應(yīng)根據(jù)文書檔案的實(shí)際情況進(jìn)行單份文件的歸檔,并在一年度終了后統(tǒng)一移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔,從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化檔案歸檔效果的目標(biāo)。

2.7 根據(jù)檔案資料的基礎(chǔ)信息進(jìn)行登記

在進(jìn)行檔案管理歸檔的過(guò)程中,也應(yīng)針對(duì)檔案的基礎(chǔ)信息資料進(jìn)行完善和登記。例如,就檔案資料編寫的過(guò)程中,首先,應(yīng)根據(jù)檔案資料所在檔案室中的件號(hào)進(jìn)行綜合性的登記;其次,應(yīng)針對(duì)歸檔資料的編寫者、收集者等資料單位的所有者進(jìn)行標(biāo)注,明確檔案的相關(guān)責(zé)任;第三,應(yīng)針對(duì)檔案的發(fā)文序號(hào)進(jìn)行登記,明確檔案資料的發(fā)表年度等基礎(chǔ)信息;第四,應(yīng)針對(duì)歸檔檔案的名稱進(jìn)行登記,并由歸檔操作者們根據(jù)實(shí)際的內(nèi)容進(jìn)行完善,確保在后續(xù)的使用過(guò)程中,能夠通過(guò)題目最直觀的感受到內(nèi)容;最后,則應(yīng)歸檔資料的頁(yè)數(shù)、日期以及備注等基礎(chǔ)上模進(jìn)行編寫,從而方便后續(xù)的使用,同時(shí)針對(duì)歸檔的資料內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單的闡述,方便后續(xù)的使用。

2.8 將文書類型的檔案資料進(jìn)行打包

在以往檔案管理歸檔操作的過(guò)程中,針對(duì)已經(jīng)完成歸檔的檔案資料進(jìn)行打包整理,也是實(shí)際操作過(guò)程中比較重要的事項(xiàng)之一,由此,在操作的過(guò)程中應(yīng)將歸檔好的資料按照相應(yīng)的順序放置在文件盒中,并將文件盒盒面上的內(nèi)容登記全面。需要注意的是,在歸檔整理的過(guò)程中,時(shí)間、分類等存在不同因素的歸檔資料不能放置在一個(gè)檔案盒中。

就裝盒打包環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō),如果想要實(shí)現(xiàn)這一環(huán)節(jié)的優(yōu)化,就需要從裝盒的原則層面入手完善。例如,就這一層面首先應(yīng)根據(jù)文件的編碼進(jìn)行裝載,從并且嚴(yán)格的按照檔案的順利進(jìn)行整理,避免對(duì)后續(xù)的使用造成困難。

對(duì)于打包盒的選擇過(guò)程中,最佳的檔案盒材料是運(yùn)用無(wú)酸紙制作的檔案盒,這種檔案盒不僅能夠?qū)崿F(xiàn)資料的安全保存,同時(shí)還能具備比較好的耐久性,能夠保存的時(shí)間比較長(zhǎng)。

就在檔案盒表面內(nèi)容的標(biāo)注過(guò)程中,則通常應(yīng)該載明檔案管理過(guò)程中的檔案全宗號(hào)、檔案歸檔年度、保管期限以及檔案管理的起止時(shí)間等多方面內(nèi)容,從而最大程度上幫助后續(xù)的使用,同時(shí)實(shí)現(xiàn)預(yù)期的檔案管理目標(biāo)。

最后,在進(jìn)行檔案資料的檢索過(guò)程中,操作者在完成歸檔后應(yīng)根據(jù)實(shí)際的歸檔資料設(shè)計(jì)歸檔目錄,幫助后續(xù)使用者根據(jù)目錄進(jìn)行查閱,同時(shí)實(shí)現(xiàn)預(yù)期的檔案歸檔整理目標(biāo),達(dá)到一定的社會(huì)效益。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述,就檔案歸檔整理工作來(lái)說(shuō)不僅僅是開展后續(xù)檔案管理的基礎(chǔ),同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)后續(xù)檔案使用的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),只有結(jié)合實(shí)際的檔案情況綜合性的針對(duì)歸檔檔案的信息進(jìn)行綜合性的完善,才能夠提升檔案資料在后續(xù)發(fā)展過(guò)程中的實(shí)際使用情況,由此,上文結(jié)合以往的檔案管理經(jīng)驗(yàn)入手進(jìn)行研究,提出了相應(yīng)的檔案管理歸檔整理操作方法的同時(shí),希望能夠?qū)罄m(xù)的歸檔整理做出幫助。

參考文獻(xiàn)

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