徐延忠 蘇曉玲 陳紅蕾 孟慶慧
黨的十九大報告指出,“要完善各類國有資產(chǎn)管理體制,促進國有資產(chǎn)保值增值,推動國有資本做強做優(yōu)做大,有效防止國有資產(chǎn)流失?!惫潭ㄙY產(chǎn)管理是一項龐大工程,涉及多內(nèi)容、多部門,環(huán)節(jié)多、流程多。行政事業(yè)單位應(yīng)跟上形勢發(fā)展需要,結(jié)合實際,重視并研究固定資產(chǎn)管理,堵塞漏洞,實現(xiàn)管理目標。本文對固定資產(chǎn)出入庫和使用環(huán)節(jié)的管理進行探討。
入庫環(huán)節(jié)是固定資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),應(yīng)通過一定載體反映入庫固定資產(chǎn)的基本情況及來源。
(一)入庫單設(shè)計
固定資產(chǎn)入庫單設(shè)計為一式三聯(lián)電子表格,分別是財務(wù)記賬、庫管留存和票據(jù)存根三聯(lián),包括品名、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、資金來源、保管人、存放地、財務(wù)部門、記賬憑證號等要素。由采購人向庫管領(lǐng)取入庫編號,發(fā)起填寫。其中入庫號為序時編號,記賬憑證號為非序時編號。
第一聯(lián),財務(wù)留存。作為財務(wù)原始發(fā)票附件,用于核對信息的真實性和要素的完整性,是財務(wù)部門增加固定資產(chǎn)的記賬依據(jù)。
第二聯(lián),庫管留存。作為實物庫管員登記賬目的憑證,用于庫管與財務(wù)部門核對資產(chǎn)信息。
第三聯(lián),票據(jù)存根。由庫管統(tǒng)一保管,用于備查。
(二)入庫單關(guān)鍵控制點
在入庫單各項要素中,“記賬憑證號”要素可起到財務(wù)與庫管在固定資產(chǎn)盤點工作的引領(lǐng)作用,只要按照記賬憑證號,就能查到記賬憑證,也就能查到固定資產(chǎn)所有相關(guān)信息,因此關(guān)鍵控制點為“記賬憑證號”,其他要素為一般控制點。
出庫環(huán)節(jié)是固定資產(chǎn)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),反映固定資產(chǎn)的去向,應(yīng)通過一定載體全面反映出庫固定資產(chǎn)的來龍去脈。
(一)出庫單設(shè)計
固定資產(chǎn)出庫單以入庫單為基礎(chǔ),設(shè)為一式四聯(lián)電子表格,分別為票據(jù)存根、庫管留存、使用留存和財務(wù)留存四聯(lián),作為反映固定資產(chǎn)去向的關(guān)鍵依據(jù)。通過參數(shù)設(shè)計,實現(xiàn)出庫單與入庫單相同要素由入庫單要素提取生成,保證與入庫單對應(yīng)要素完全一致,增加“對應(yīng)入庫單號”和“使用人”要素。出庫單由庫管員組織領(lǐng)用人填寫,由領(lǐng)用人按聯(lián)次用途分別交由相關(guān)部門留存。
第一聯(lián),財務(wù)留存。作為財務(wù)部門更新固定資產(chǎn)明細賬的依據(jù)。
第二聯(lián),庫管留存。作為固定資產(chǎn)出庫依據(jù),用于庫管登記賬目,與相關(guān)部門核對資產(chǎn)信息,并作為追蹤該項固定資產(chǎn)的最原始憑證。
第三聯(lián),使用留存。作為使用部門登記固定資產(chǎn)臺賬的依據(jù)。
第四聯(lián),票據(jù)存根。由庫管保存,用于備查。
(二)出庫單關(guān)鍵控制點
出庫單反映固定資產(chǎn)去向。在眾多要素中,只要有使用人的簽名,就能追蹤到固定資產(chǎn)行蹤,因此在入庫單基礎(chǔ)上增加的“對應(yīng)入庫單號”和“使用人”要素,設(shè)計為關(guān)鍵控制點,其他要素為一般控制點。
使用環(huán)節(jié)是固定資產(chǎn)管理的核心環(huán)節(jié),是發(fā)揮固定資產(chǎn)應(yīng)有效益的環(huán)節(jié)。退休、調(diào)動、內(nèi)部人員調(diào)整等情況產(chǎn)生的人員變動,均可能引起固定資產(chǎn)的流動。應(yīng)通過一定載體反映固定資產(chǎn)的流動情況。
(一)內(nèi)部調(diào)撥單設(shè)計
固定資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥單以出庫單為基礎(chǔ),設(shè)為五聯(lián)電子表格,分別為票據(jù)存根、庫管留存、調(diào)入留存、調(diào)出留存和財務(wù)留存五聯(lián),作為固定資產(chǎn)實物內(nèi)部流轉(zhuǎn)的關(guān)鍵依據(jù)。在出庫單各項要素基礎(chǔ)上,增加調(diào)入部門和調(diào)出部門兩要素。調(diào)撥單由庫管員組織接收人填寫,由接收人按聯(lián)次用途分別交由相關(guān)部門保管。
第一聯(lián),庫管留存。作為固定資產(chǎn)變動依據(jù),用于庫管登記賬目,與相關(guān)部門核對資產(chǎn)信息,并作為追蹤該項固定資產(chǎn)的原始憑證。
第二聯(lián),財務(wù)留存。作為財務(wù)部門更新固定資產(chǎn)明細賬的依據(jù)。
第三聯(lián),調(diào)入留存。調(diào)入部門登記固定資產(chǎn)臺賬增加。
第四聯(lián), 調(diào)出留存。調(diào)出部門登記固定資產(chǎn)臺賬減少。
第五聯(lián),票據(jù)存根。由庫管保存,用于備查。
通過手機等移動通訊終端掃描,便捷高效的呈現(xiàn)固定資產(chǎn)實時狀況,即時實現(xiàn)固定資產(chǎn)相關(guān)管理需求,實現(xiàn)立體化、動態(tài)管理
(二)使用過程關(guān)鍵控制點
在使用固定資產(chǎn)過程中,應(yīng)主要防止因無序流動引起賬實不符情況的發(fā)生。因此“存放地”和“無序流動”設(shè)為關(guān)鍵控制點。需要實物管理人員及時跟進人員的流動,進而控制固定資產(chǎn)隨人員“無序流動”情況的發(fā)生,及時辦理內(nèi)部流轉(zhuǎn)手續(xù)。
當今時代是信息化時代,而信息的數(shù)字化也越來越為研究人員所重視。借鑒戶籍管理理念,設(shè)計類似于身份證的固定資產(chǎn)卡片,承載每件固定資產(chǎn)的詳細信息,實現(xiàn)固定資產(chǎn)數(shù)字化管理。
(一)實現(xiàn)固定資產(chǎn)信息數(shù)字化
填制固定資產(chǎn)入庫、出庫單后,以電子表格形成固定資產(chǎn)信息數(shù)字化的一部分,品名、規(guī)格型號、單價、數(shù)量、金額、購置日期、資金來源、使用人、存放地等要素一目了然,再將采購固定資產(chǎn)的審批卡、發(fā)票、合同、驗收單據(jù)、政府采購、招投標、實物影像等各項資料電子化,就形成完整的某件固定資產(chǎn)電子數(shù)據(jù),日常以電子數(shù)據(jù)形式存儲。通過建立鏈接,由入庫單和出庫單均能直接生成設(shè)定好格式的固定資產(chǎn)卡片。
(二)實行固定資產(chǎn)的“戶籍管理”
在戶籍管理中,身份證是確定每個人的唯一標識。就固定資產(chǎn)而言,鏈接生成的固定資產(chǎn)卡片,就是每件固定資產(chǎn)唯一“身份”標識,是每件固定資產(chǎn)的“戶口”。
(三)固定資產(chǎn)信息數(shù)字化應(yīng)用
將固定資產(chǎn)數(shù)字化信息以條形碼、二維碼等為載體,通過手機等移動通訊終端掃描,便捷高效的呈現(xiàn)固定資產(chǎn)實時狀況,即時實現(xiàn)固定資產(chǎn)相關(guān)管理需求,實現(xiàn)立體化、動態(tài)管理。