李軍

[摘? ? 要] 隨著信息化、大數(shù)據(jù)時代的到來，改變傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案工作機制，利用信息化建設(shè)手段，不斷提高企業(yè)文書檔案信息資源的開發(fā)、利用和共享，成為完善和創(chuàng)新發(fā)展企業(yè)文書檔案工作的重要內(nèi)容和目標(biāo)，針對目前企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)工作現(xiàn)狀和面臨的問題，進行了分析思考并提出了加強和改善的若干措施建議。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)文書檔案;信息化建設(shè);若干思考建議

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 03. 051

[中圖分類號] F271? ? [文獻標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）03- 0127- 02

1? ? ? 企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)的必要性

企業(yè)文書檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對企業(yè)具有保存價值的各種不同形式和載體的原始文書記錄信息[1]。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的到來，企業(yè)文書檔案管理方式發(fā)生了重大變革。過去傳統(tǒng)文書檔案管理方式，主要是以紙質(zhì)材料為載體，庫存保管，手工傳閱和查詢，耗時費力，效率低下而且經(jīng)常出錯，檔案信息的安全保密性容易受到影響，不利于企業(yè)事務(wù)辦理的順暢高效。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，辦公自動化成為企業(yè)日常管理的主要模式，企業(yè)文書檔案的運營管理也隨之發(fā)生了調(diào)整轉(zhuǎn)變，主要采用計算機作為信息載體，利用數(shù)字技術(shù)把紙質(zhì)文件及聲像資料等文書檔案信息進行數(shù)字化處理，最終以電子檔案的形式存儲下來，按照規(guī)范性、安全性、效益性原則系統(tǒng)地組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫[2]，從而對企業(yè)文書檔案進行信息化建設(shè)，提高了管理的真實性、及時性、完整性和有效性。隨著數(shù)據(jù)處理效率和利用程度不斷提升，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對于企業(yè)文書檔案進行計算機聯(lián)網(wǎng)處理，實現(xiàn)文書檔案的在線閱覽、傳閱及查詢，快速便捷，準(zhǔn)確全面，大大提高了文書檔案管理工作的便利和效率。同時，因企業(yè)發(fā)展需要，對于文書檔案資源開發(fā)與利用的需求日益迫切，進一步提高企業(yè)文書檔的利用價值，為企業(yè)的生產(chǎn)、管理和科研服務(wù)[3]，不斷加強文書檔案的信息化建設(shè)已成為企業(yè)信息化建設(shè)的重要任務(wù)和發(fā)展必然。

2? ? ? 企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀和存在的問題

2.1? ?基礎(chǔ)薄弱，亟待加強

由于傳統(tǒng)文書檔案工作的影響，許多企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)工作起步較晚，各類文書檔案信息收集與處理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，比如紙質(zhì)文書檔案還可統(tǒng)一整理、編排目錄以及立卷裝訂歸檔，而其他比如聲像檔案則無法與之一致，而進行信息化建設(shè)首先需要解決所有文書檔案的一體化處理問題，工作量大，時間緊迫，需要花費時間和精力購置電子計算機、掃描儀、掃描儀等相應(yīng)的數(shù)字化處理設(shè)備，開發(fā)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫管理軟件，聘請軟件開發(fā)人員進行企業(yè)檔案信息化規(guī)劃與設(shè)計，同時需要文書檔案人員將既往文書檔案統(tǒng)一進行數(shù)字化處理，要確保加工處理所形成的電子文檔真實準(zhǔn)確、完整規(guī)范，工作量較大。

2.2? ?缺乏頂層設(shè)計和統(tǒng)一規(guī)劃

目前雖然很多企業(yè)已經(jīng)逐步開展了文書檔案的信息化建設(shè)工作，但是由于缺少頂層設(shè)計，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和實施細(xì)則，往往各自為政。就企業(yè)內(nèi)部而言，其信息化建設(shè)工作缺乏計劃性和延續(xù)性，目的性不強，往往形成文檔數(shù)據(jù)庫初具規(guī)模后，便停滯不前，平時根據(jù)需要，“零打碎敲”，隨時調(diào)整改動。有的企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)庫不能與辦公自動化系統(tǒng)互通，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的網(wǎng)絡(luò)拓展;有的企業(yè)沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源的流通流轉(zhuǎn);有的企業(yè)雖然建立文書檔案數(shù)據(jù)資源，但缺乏安全保密意識和行之有效的維護手段，這些都會造成資源的浪費損耗和安全隱患。企業(yè)之間，由于各自開發(fā)軟件，各成一體，形成的數(shù)據(jù)難以對接，限制了檔案信息資源的合理流動和共享開發(fā)，背離了信息化建設(shè)的初衷。

2.3? ?信息化建設(shè)人才匱乏

人員是企業(yè)發(fā)展的最能動的資源，目前各企業(yè)進行文書檔案信息化建設(shè)，多是通過臨時委托軟件工程開發(fā)人員進行設(shè)計編程。由于缺乏規(guī)劃要領(lǐng)，加之企業(yè)自身沒有這方面的人員儲備，軟件的設(shè)計開發(fā)難以貼近需求，重復(fù)設(shè)計，雜亂無章，很難保持信息化建設(shè)的系統(tǒng)性和一致性，也難以保證管理信息系統(tǒng)維護的長期性和有效性。由于企業(yè)自身的文書檔案工作人員專業(yè)背景的限制，以及過去遺留下來的文書檔案人員“干與不干一個樣，干得好壞無差別”的落后意識，使部分文書檔案工作人員滿足于工作現(xiàn)狀，對信息化建設(shè)工作存在“坐、等、靠” 、“怕麻煩”思想，觀念上不愿接受信息數(shù)字化新技術(shù)，操作時相互推諉、固守成規(guī)，存在消極畏難情緒，工作進取心不夠，很難使信息化建設(shè)工作有效落實[4]。

3? ? ? 加強文書檔案信息化建設(shè)的建議和措施

3.1? ?按上級規(guī)定，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立制度，規(guī)范開展

企業(yè)文書檔案管理部門應(yīng)積極貫徹黨和國家有關(guān)信息化建設(shè)的方針政策，以《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》為指導(dǎo)，以《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出的提高“以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平”為目標(biāo)，按照有關(guān)檔案信息化工作的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章，組織開展文書檔案的信息化建設(shè)工作，在上級檔案主管部門的指導(dǎo)下，結(jié)合實際情況，加強文書檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)和實施，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理部門的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，比如文書檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，文書檔案的歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)等。首先要明確管理規(guī)范，包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、收錄、移交、整理、價值鑒定、存儲、歸類、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn);還要注重業(yè)務(wù)規(guī)范的實施，包括數(shù)字檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、原數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、對象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等的運用;要加強技術(shù)規(guī)范的落實，包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲壓縮格式標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字水印標(biāo)準(zhǔn)、電子簽章標(biāo)準(zhǔn)、加密算法標(biāo)準(zhǔn)等的制定完善。同時，企業(yè)要針對文書檔案信息化建設(shè)制定并完善相關(guān)制度與體系，制定一套科學(xué)的檔案管理示范標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)文書檔案信息化建設(shè)工作有序規(guī)范開展，在執(zhí)行過程中，有關(guān)部門要對文書檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)進行嚴(yán)格的指導(dǎo)和監(jiān)督，杜絕文書檔案工作人員出現(xiàn)不規(guī)范的操作[5]。

3.2? ?加強對于信息化建設(shè)工作的領(lǐng)導(dǎo)，打好文書檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

企業(yè)文書檔案承載著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中的重要工作內(nèi)容和信息，企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)刻不容緩，此項工作的開展離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持，企業(yè)文書檔案管理部門要結(jié)合自身工作特點和信息化建設(shè)的重要性，勤于向領(lǐng)導(dǎo)匯報溝通，闡明此項工作對企業(yè)未來發(fā)展的長遠(yuǎn)意義，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)給以足夠重視和關(guān)注，加強對文書檔案信息化建設(shè)工作的支持力度，加強企業(yè)其他部門對此項工作的協(xié)調(diào)配合，保證經(jīng)費的充足配給，制定企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展計劃和建設(shè)目標(biāo)藍(lán)圖，對于此項工作科學(xué)規(guī)劃設(shè)計，協(xié)調(diào)調(diào)配資源，分布穩(wěn)妥進行，使企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)工作順利有效開展。

將不同介質(zhì)來源、不同類型的原始文書檔案，經(jīng)過數(shù)字化處理，使之成為一體化電子文檔，從而形成有序結(jié)構(gòu)的電子檔案數(shù)據(jù)庫，這是文書檔案信息化建設(shè)的重要前提和基礎(chǔ)。因此原始文書檔案的數(shù)字加工處理和電子文檔的及時準(zhǔn)確傳輸及保存至關(guān)重要，這是確保企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)質(zhì)量水平的重要基礎(chǔ)，從事數(shù)字化工作的文書檔案人員的工作水平和責(zé)任心直接影響到信息化工作的根基，在對企業(yè)過去留存的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理時，要對其進行適當(dāng)整理，梳理規(guī)范目錄內(nèi)容;對由于年代久遠(yuǎn)及保存不當(dāng)造成破損嚴(yán)重的文書檔案材料，要抓緊進行修復(fù)，修復(fù)完成后再進行掃描處理。紙質(zhì)檔案掃描完成后要進行編號立卷，與原版紙質(zhì)檔案要同步對應(yīng)，經(jīng)核對無誤后需企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批通過，因此需要企業(yè)本身對此項工作給以足夠的重視，夯實文書檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

3.3? ?加強文書檔案信息化建設(shè)的技術(shù)開發(fā)和裝備保障能力

計算機文書檔案信息管理及應(yīng)用系統(tǒng)的建成、維護和發(fā)展，需要穩(wěn)定的軟件開發(fā)隊伍，需要可靠的設(shè)備保障。要充分調(diào)研并明確需求，界定軟件技術(shù)開發(fā)人員的職責(zé)業(yè)務(wù)，保證系統(tǒng)的實用性和拓展性。在企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃下，加大資金投入，引進維持管理系統(tǒng)安全有效運營的軟硬件設(shè)備，包括計算機、交換機、路由器、服務(wù)器、掃描儀、刻錄機、打印機、復(fù)印機、存儲器、防火墻以及各類應(yīng)用軟件，定期維護，及時升級。為加強文書檔案數(shù)據(jù)庫的安全保密，在設(shè)置防火墻及相關(guān)必備組件的同時，要建立檔案數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)機制及措施手段，健全文書檔案數(shù)據(jù)信息安全保障體系。

3. 4? ?不斷加強文書檔案從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)

加強企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)工作，離不開工作人員的付出和努力。目前企業(yè)文書檔案工作人員因忙于日常工作，囿于專業(yè)背景對企業(yè)文書檔案信息化開發(fā)提出的需求有限，而反復(fù)的軟件測試又占用花費其大量精力。從長遠(yuǎn)發(fā)展考慮，企業(yè)要著力培養(yǎng)自身既懂業(yè)務(wù)又懂計算機信息技術(shù)的復(fù)合型人才，將文書檔案工作實際和信息化建設(shè)的發(fā)展需求更好地結(jié)合起來，同時要嚴(yán)格對現(xiàn)有從業(yè)人員的管理和考核，對其進行辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)操作等計算機技術(shù)的講授，經(jīng)常組織文書檔案工作人員參加各類學(xué)習(xí)培訓(xùn)和重要的檔案會議，積極組織文書檔案工作人員參加檔案信息數(shù)字化建設(shè)分析研究、服務(wù)咨詢等方面技術(shù)交流，使其不斷提高業(yè)務(wù)技術(shù)水平和工作本領(lǐng)，還要加強從業(yè)人員的經(jīng)驗溝通交流，提高其對于信息化建設(shè)工作重要性和必要性的認(rèn)識，及時轉(zhuǎn)變過時的檔案管理觀念，不斷加強其工作責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力，同時根據(jù)員工的責(zé)任心、進取心、工作時效和實績來真實、客觀地評定員工的業(yè)績，激發(fā)員工的工作積極性，從而打造出一支既精通檔案管理專業(yè)知識，又熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)，專業(yè)化、高素質(zhì)的企業(yè)文書檔案信息化管理隊伍[6]，為企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)工作提供可靠的人力資源保障。

4? ? ? 結(jié)? ? 語

信息化、大數(shù)據(jù)時代的到來，使企業(yè)文書檔案的信息化建設(shè)加速發(fā)展，文書檔案管理模式從過去單一傳統(tǒng)的封閉局面走向開放應(yīng)用，從以往紙質(zhì)檔案的保管和利用走向數(shù)字化的管理和利用，基于企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)信息的采集、開發(fā)、管理、服務(wù)和共享已成為現(xiàn)實需要和發(fā)展趨勢。充分利用信息化建設(shè)手段，對企業(yè)文書檔案信息資源進行優(yōu)化配置和管理利用，創(chuàng)新性地豐富和完善企業(yè)文書檔案工作機制，提高文書檔案信息資源的開發(fā)效率和服務(wù)水平，必將為企業(yè)發(fā)展提供更有力的支撐和保障。

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