摘 要：今天的現(xiàn)實將成為明天的歷史，明天的檔案就在“我們”身邊。檔案是歷史記錄、文化傳承最為原始、最貼近真實的見證。加強檔案管理，使之準確、科學地記錄企業(yè)發(fā)展歷程是重要的基礎工作內(nèi)容之一，同時也是企業(yè)發(fā)展的基礎保障。

關鍵詞：檔案規(guī)范化；基礎管理

1 檔案規(guī)范化管理的意義

在浩瀚的歷史長河中，中華民族五千年創(chuàng)造了璀璨的文明。由于歷史學和考古學的發(fā)現(xiàn)，作為炎黃子孫的我們才知道了司母戊鼎、見識了鐘鼎文，也見識了大篆小篆。前者有實物為證，后者有書（刻）寫于竹簡的記錄。浩如煙海的文化典籍、實物在傳承文化、展示史實等方面發(fā)揮了無可替代的作用，完整、詳實的檔案更是其中最權(quán)威、最完整的載體之一。

習近平總書記在中共十八屆四中全會第二次全體會議中講話：歷史是最好的老師。經(jīng)驗和教訓使我們黨深刻認識到，法治是治國理政不可或缺的重要手段。在依法治國的大背景下，今天的我們具備前人所不具備的物質(zhì)條件和科學、規(guī)范的體系，依法規(guī)范檔案工作，對于昨天、今天、明天無疑具有重大意義。

2 檔案規(guī)范化管理是企業(yè)基礎管理的重要組成部分

檔案管理是對企業(yè)的生產(chǎn)、技術、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，企業(yè)發(fā)展需要依托各種信息、資料、數(shù)據(jù)支撐，作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面積極地發(fā)揮應有的重要作用。

在現(xiàn)實工作中，檔案工作作為企業(yè)基礎管理的重要內(nèi)容，發(fā)揮著不可替代的作用。如果不重視企業(yè)檔案工作，因企業(yè)改革重組、機構(gòu)調(diào)整、管理人員更換、公章注銷以及原始資料保管不善等原因，造成一些單位的基建項目、人事信息、科研成果等重要檔案資料未能集中保管，散落各業(yè)務部室，一旦人員調(diào)整、辦公場所改變很容易造成檔案遺失。時間線性發(fā)展、歷史不可逆轉(zhuǎn)，保存歷史發(fā)展軌跡的原始記錄隨著時間的流逝將越來越珍貴，一旦遺失將無可挽回。因此，要充分重視檔案的重要作用，特別是在企業(yè)發(fā)展過程中，更應該留下企業(yè)成長的軌跡，為企業(yè)的基業(yè)長青提供方向和啟示。

3 加強制度建設是落實依法加強檔案管理的重要途徑

《檔案法實施辦法》第十五條規(guī)定：“建立科學的管理制度，逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化，標準化”。

3.1 建立健全檔案管理制度

有了健全完善制度才能保證檔案工作科學有序，才能使檔案工作有章可尋，有據(jù)可依，工作才能落到實處。重點建立和完善《檔案保密制度》、《庫房保管制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案借閱制度》、《檔案借閱注意事項》、《防火安全制度》、《企業(yè)管理暫行辦法》等必備制度，根據(jù)各單位情況應相應制定各類評查考核制度，責任追究制度，完善糾錯機制，堅持“誰產(chǎn)生、誰錄入、誰審核”的原則，在管理體制上理順工作界面、明確工作職責，在制度建設上統(tǒng)一服務內(nèi)容、細化服務標準。

3.2 嚴格監(jiān)督 制度執(zhí)行

各項工作制度制訂后，檔案部門只有認真、規(guī)范、不折不扣的執(zhí)行制度，才能使制度在工作中發(fā)揮強有力的作用，否則制度將會是一紙空文。

1）強化領導，加強統(tǒng)籌。為了提高檔案制度的落實效果，要加強領導和統(tǒng)籌規(guī)劃，把檔案工作制度與各項業(yè)務制度的落實結(jié)合起來，同步規(guī)劃、同步檢查。

2）嚴格標準，確保質(zhì)量。檔案管理是一項嚴謹?shù)南到y(tǒng)工作，來不得半點馬虎和隨意。因此，要嚴格落實制度規(guī)范，不能擅自行事。

3）突出重點，責任落實。重點加強檔案產(chǎn)生部的責任落實。遵循“檔案管理規(guī)定”要求，執(zhí)行“電子文件、實體檔案同時歸檔”及“誰產(chǎn)生、誰錄入、誰審核”的原則。

3.3 開展考核 落實獎罰

檔案管理工作是衡量各單位基礎管理工作質(zhì)量的一把標尺。要明確各層級人員職責，簽訂責任書。同時，年初要制定檔案工作要點，對檔案工作進行重點安排和部署；年中，要求各單位（部門）檔案管理工作進行自檢自查，組織對檔案部門的檔案工作進行專項檢查；年末，對檔案管理工作進行總結(jié)考評，針對單位中出現(xiàn)的機構(gòu)不健全，利用手續(xù)不完備，歸檔材料不齊全，整理過程不規(guī)范，系統(tǒng)錄入不準確等問題進行通報，要求逐項落實，限期整改。對有創(chuàng)新意識的先進做法進行表揚。并將考評結(jié)果納入KPI考核管理體系，直接與單位的績效進行掛鉤，形成激勵機制。

4 加強業(yè)務建設不斷提升檔案管理水平

面對社會經(jīng)濟發(fā)展和科學技術的進步，檔案工作也由傳統(tǒng)的手工操作向信息化、數(shù)字化電子管理轉(zhuǎn)變。數(shù)據(jù)交換、信息傳遞、資料共享利用是新時期檔案管理工作的基本要求，對檔案管理員的工作提出了新的挑戰(zhàn)。

4.1 慎重選派檔案管理人員

管理人員的個人素質(zhì)、工作態(tài)度決定其對完成工作質(zhì)量高低。所以，慎重選派檔案管理人員是管好檔案的重要因素，各級檔案部門領導要充分發(fā)揮“關鍵少數(shù)”作用，盡可能選派業(yè)務能力強，工作心細，品行端正，安心本崗位的黨員或入黨積極分子負責檔案工作，確保檔案管理隊伍的穩(wěn)定和質(zhì)量。

4.2 全面開展檔案知識培訓

定期安排檔案管理人員培訓，學習專業(yè)知識、新型管理方法。通過學習，能不斷深化了解檔案管理方面的法律法規(guī)、持續(xù)提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，為做好本職工作打下堅實基礎。

邀請檔案管理專家、有經(jīng)驗的專業(yè)人員普及檔案新知識、新內(nèi)容。讓檔案專職人員帶動負責歸檔的檔案兼職人員，以專帶兼、以師帶徒，運用傳幫帶方式完善檔案隊伍建設。同時，企業(yè)內(nèi)部經(jīng)常進行《檔案法》及檔案管理方面的培訓，讓全體員工具備檔案知識，讓檔案管理在企業(yè)中透明。

4.3 加強交流 創(chuàng)造互相學習的平臺

在每年的檔案管理工作中，積極開展總結(jié)成熟經(jīng)驗和創(chuàng)新成果活動。讓各單位（部門）之間加強溝通、了解，讓兄弟單位間好的做法及先進經(jīng)驗得到推廣，取長補短，查漏補缺，促使檔案管理人員業(yè)務水平、工作能力、創(chuàng)新意識不斷增強。

5 營造良好檔案管理氛圍

檔案管理是一項重要的基礎工作，需要領導的高度重視，更需要廣大居民的積極參與。因此，增加居民的檔案意識，形成人人重視檔案、人人重視歸檔工作的良好氛圍成為創(chuàng)新檔案管理工作的著力點。

5.1 從居民關心點入手，加大檔案工作宣傳力度

以關注民生問題為宣傳重點，多角度向社會宣傳貼近民生、貼近公眾的檔案報道，利用內(nèi)部電視臺、院區(qū)公告欄、網(wǎng)絡檔案小知識答題活動、宣傳冊、“檔案在你身邊”等活動載體進行廣泛宣傳，讓居民與職工認識檔案、了解檔案、走進檔案。讓大家自覺維護檔案。

5.2 拓展檔案收集工作視野

建立檔案收集網(wǎng)絡圖、工作聯(lián)系群，構(gòu)建檔案收集工作信息交流、溝通協(xié)調(diào)平臺，利用電子檔案精準、高效、易存、不易損的特性，實現(xiàn)電子化檔案和傳統(tǒng)檔案良好融合，相互補充。

5.3 增強全員檔案法制觀念

為提高居民對檔案的進一步認識，定期開放檔案館讓公眾參觀，舉辦檔案專題的報告會、講演會、討論會。利用6月9日“國際檔案日”這個特殊的日子，舉辦各種檔案展覽，宣傳檔案知識、法律、法規(guī)，進一步加強檔案法制建設，營造大家學法、知法、守法的良好氛圍，培育檔案法制觀念，提高檔案依法行政管理水平。從居民到學生到全員，普及檔案法，普及檔案知識，強化全員檔案意識。

6 結(jié)束語

在新時代下，企業(yè)檔案工作必須圍繞著“為經(jīng)濟發(fā)展服務、為民生服務”，使之符合時代發(fā)展的要求，尋根溯源，維護企業(yè)合法權(quán)益不受侵害，依法處理各類矛盾、糾紛，總結(jié)經(jīng)驗、探求規(guī)律。持續(xù)推進檔案管理的電子化、數(shù)字化的發(fā)展，在法制框架下實現(xiàn)規(guī)范化，不斷加強和改進檔案管理工作，推動檔案管理工作水平的提高。為企業(yè)發(fā)展提供更大利用。

參考文獻

[1]《檔案法實施辦法》

[2]《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》2014版

作者簡介

徐冬梅，東方地球物理公司，信息檔案站站長，中級館員。