陳少文

【摘要】三會(huì)（指公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)）業(yè)務(wù)管理是指為確保三會(huì)規(guī)范設(shè)立、有效運(yùn)轉(zhuǎn)和切實(shí)履行職權(quán)，而對(duì)三會(huì)在機(jī)構(gòu)設(shè)立、權(quán)責(zé)劃分、議案確定、會(huì)議召開、議事表決、文件管理等方面所發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行管理十分重要。

【關(guān)鍵詞】三會(huì)業(yè)務(wù)管理;細(xì)節(jié)和節(jié)點(diǎn)

三會(huì)業(yè)務(wù)管理包括日常、會(huì)議召開前后的相關(guān)事項(xiàng)。每個(gè)三會(huì)業(yè)務(wù)管理人員都要關(guān)注細(xì)節(jié)和節(jié)點(diǎn)，確保三會(huì)業(yè)務(wù)召開順暢，企業(yè)依法履行管理決策和監(jiān)督職能。

一、日常管理

（一）實(shí)時(shí)更新。建立公司三會(huì)業(yè)務(wù)臺(tái)賬并即時(shí)更新，包括會(huì)議名稱、召開時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、應(yīng)出席人員、參會(huì)人員、會(huì)議主要議題、形成決議名稱及決議主要內(nèi)容、截止目前決議的執(zhí)行情況導(dǎo)致決議執(zhí)行不妥的問題等九項(xiàng)內(nèi)容。企業(yè)基本情況表、股東名冊。建立股東名冊，內(nèi)容包括股東的姓名或者名冊及住所、股東的出資額、出資證明書編號(hào)，便于高效快捷、集團(tuán)性、持續(xù)性地處理公司與股東的關(guān)系。

（二）適時(shí)溝通。企業(yè)營業(yè)執(zhí)照內(nèi)容、章程內(nèi)容變更等，與當(dāng)?shù)毓ど叹譁贤?，提前填寫相關(guān)申請(qǐng)表并提請(qǐng)工商部門審核，通過后在會(huì)議召開時(shí)請(qǐng)相關(guān)人員簽署。

（三）實(shí)時(shí)尊重。增強(qiáng)與外部股東的溝通交流。尊重任一股東方的權(quán)利;督促相關(guān)部門積極、及時(shí)、優(yōu)質(zhì)地完成各股東方下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù);日常和業(yè)務(wù)人員建立良好的關(guān)系。

（四）時(shí)時(shí)關(guān)注。在公司董事、監(jiān)事人選變更時(shí)，董事（監(jiān)事）會(huì)需要換屆時(shí)，需提前向各股東方提出申請(qǐng)——《關(guān)于董事人員變更的請(qǐng)示》《第X屆董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)人員期滿換屆的請(qǐng)示》;并時(shí)時(shí)關(guān)注推薦函的出具情況。本單位職工董事（監(jiān)事）需重新選舉更換時(shí)，應(yīng)經(jīng)過公司職代會(huì)或職工代表團(tuán)組長選舉——《X屆X次職工代表大會(huì)決議》《職工代表團(tuán)組長會(huì)議紀(jì)要》，將決議或紀(jì)要以pdf格式作為議案的附件納入會(huì)議材料。

（五）立時(shí)行動(dòng)。運(yùn)用高效時(shí)間管理的方法，工作任務(wù)日清日結(jié)。凡事設(shè)定時(shí)限，能做到的事情馬上決定，待做的事情記入日志，保留的資料立即歸檔。

二、會(huì)議召開

（一）會(huì)議召開前。具體步驟如下：

1.精心部署。每年1月，將年度三會(huì)納入部門重點(diǎn)工作，認(rèn)真研讀上級(jí)單位下發(fā)的《三會(huì)業(yè)務(wù)管理規(guī)定》和《三會(huì)業(yè)務(wù)指引》等相關(guān)文件，從計(jì)劃召開會(huì)議時(shí)間、計(jì)劃報(bào)送會(huì)議材料時(shí)間、議題的確定、議案的收集、整理等工作，都經(jīng)過周密的部署和安排，提升對(duì)制度的執(zhí)行力度和計(jì)劃實(shí)施的剛性。

2.落實(shí)節(jié)點(diǎn)。參考上級(jí)單位下發(fā)的三會(huì)議案模板，督促相關(guān)部門撰寫三會(huì)議案，制定編制計(jì)劃，落實(shí)編制節(jié)點(diǎn)，確保議案初稿提交及時(shí)，為議案終稿的審核、修改、定稿提供充足的時(shí)間。

3.三次校核。議案起草部門內(nèi)部三次文字校對(duì)，三會(huì)業(yè)務(wù)主管對(duì)議案格式統(tǒng)一整理并進(jìn)行初審，B角再次審核、部門經(jīng)理三次審核，確保議案格式、文字零差錯(cuò)。

4.逐層審批。在公司內(nèi)部履行議案上報(bào)審批手續(xù)（制定審批單，審批人員包括議案編寫人部門經(jīng)理，法律事務(wù)主管，主管經(jīng)營財(cái)務(wù)、法律的公司領(lǐng)導(dǎo)，公司總經(jīng)理）。

5.關(guān)注反饋。將公司內(nèi)部審批通過后的議案發(fā)送至各股東方審核;關(guān)注各股東方的意見反饋，時(shí)時(shí)與股東方業(yè)務(wù)人員溝通，詢問議案審核進(jìn)度。

6.出具報(bào)告。收到股東方意見反饋后，發(fā)送至議案撰稿部門，并及時(shí)出具反饋修改報(bào)告——《關(guān)于三會(huì)材料整改情況的報(bào)告》。以公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)蓋章的傳真文本格式進(jìn)行反饋，確保文件傳送的嚴(yán)謹(jǐn)性。

7.材料復(fù)核。在正式會(huì)議通知發(fā)出時(shí)，同步發(fā)送會(huì)議材料最終版及修訂明細(xì)——《三會(huì)材料修改（增加、刪減、變更）內(nèi)容明細(xì)》，方便股東方對(duì)其提出的修改意見進(jìn)行復(fù)核，減少復(fù)核時(shí)間，提高復(fù)核效率。

（二）會(huì)議召開時(shí)。具體步驟如下：

1.資料收取。各股東方董事、監(jiān)事不能出席會(huì)議，提前聯(lián)系股東方董事會(huì)業(yè)務(wù)人員，確定授權(quán)委托人，及時(shí)收取授權(quán)委托書原件;收取新任董事、監(jiān)事的身份證正反面復(fù)印件（工商局備案）。

2.精簡高效。由于會(huì)前準(zhǔn)備充分，溝通到位，會(huì)議召開順暢，氣氛融洽。半天時(shí)間內(nèi)完成了股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)近20個(gè)議案的討論、審議工作。

3.決議簽署。會(huì)議宣讀三會(huì)各項(xiàng)決議（草稿），參會(huì)人員討論修訂，無異議后及時(shí)簽署相關(guān)決議，簽署完畢后逐項(xiàng)進(jìn)行檢查，避免發(fā)生漏項(xiàng)。

4.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。在會(huì)議中關(guān)注細(xì)節(jié)，發(fā)現(xiàn)不足及時(shí)改正。會(huì)議召開的成功取決于會(huì)前的充分準(zhǔn)備和會(huì)議中的良好溝通。

（三）會(huì)議召開后。具體步驟如下：

1.資料歸檔。會(huì)議結(jié)束后7個(gè)工作日，赴各股東方進(jìn)行股東會(huì)決議蓋章，多頁需加蓋騎縫章;將整理好的決議及會(huì)議材料分別送交各股東方及本公司檔案室歸檔;會(huì)議決議屬于永久性的存檔文件，不進(jìn)行電子掃描，公司內(nèi)容相關(guān)人員查閱時(shí)，需到檔案室辦理借閱手續(xù)。

2.工商備案。完成各股東方資料歸檔后，將三會(huì)決議原件送交當(dāng)?shù)毓ど叹謧浒?，如果存在工商營業(yè)執(zhí)照內(nèi)容變更事項(xiàng)，請(qǐng)工商局出具備案通知書，為公司正常運(yùn)營提供保障。

三、結(jié)語

公司應(yīng)按照國家法律法規(guī)和上級(jí)單位的規(guī)定建立健全公司治理結(jié)構(gòu)，制定相關(guān)業(yè)務(wù)制度、標(biāo)準(zhǔn)，定期召開三會(huì)會(huì)議，確保三會(huì)決策、管理和監(jiān)督權(quán)力的正常行使，維護(hù)公司和股東的合法權(quán)益。公司要做好三會(huì)的計(jì)劃安排、文件準(zhǔn)備、會(huì)務(wù)組織、匯報(bào)溝通和文件管理等相關(guān)工作，一套完整的制度辦法，在實(shí)際操作中關(guān)注細(xì)節(jié)、關(guān)注節(jié)點(diǎn)是圓滿召開三會(huì)、完成三會(huì)任務(wù)的制勝法寶。