王祥坤

摘要：隨著經(jīng)濟和各行各業(yè)的快速發(fā)展，辦公室行政管理工作是在當今社會企業(yè)發(fā)展過程中不可缺少的一部分，隨著企業(yè)發(fā)展的速度越來越快，在領(lǐng)導(dǎo)和決策層對企業(yè)整體走向發(fā)揮重要的作用，辦公室管理起到梳理企業(yè)架構(gòu)，防止因為發(fā)展過快而導(dǎo)致管理工作處于落后狀態(tài)。辦公室管理人員在企業(yè)中的地位往往因為不是效益創(chuàng)造者而遭到很大程度的忽視，如同安全管理之于工廠，辦公室管理人員之于企業(yè)，也在無形中起到為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮著保駕護航的作用。行政人員對信息的傳達，對員工的關(guān)心，對任務(wù)的完成無形中起到了保持企業(yè)運轉(zhuǎn)的作用。本文就行政管理工作中辦公室的溝通協(xié)調(diào)作用的相關(guān)內(nèi)容展開了一系列的淺談。

關(guān)鍵詞：行政管理；辦公室；溝通協(xié)調(diào)

引言

企業(yè)辦公室工作在企業(yè)的運行和發(fā)展中有著重要的作用，代表著一個企業(yè)的形象。為了更好地應(yīng)對新經(jīng)濟環(huán)境下對企業(yè)辦公室工作帶來的挑戰(zhàn)，企業(yè)要采取相應(yīng)的措施，通過創(chuàng)新辦公室理念、合理分配工作、創(chuàng)建完整的辦公室體系、提高辦公人員的整體素質(zhì)等方式，使企業(yè)辦公室工作的質(zhì)量和效率切實提高，為企業(yè)的發(fā)展提供更大的動力。

1企業(yè)辦公室管理工作的重要性

不管是國有企業(yè)還是私營企業(yè)，辦公室工作都在企業(yè)的運行和發(fā)展過程中扮演著重要的角色，而且對于國有企業(yè)來說更是如此。辦公室工作的特點就是其處理的事務(wù)非?，嵥椤⒎彪s，表面上其只是對于這些事務(wù)進行按部就班的處理，然而實際上辦公室工作是保障企業(yè)正常運行的紐帶，關(guān)系到企業(yè)各部門之間的相互協(xié)調(diào)。辦公室工作要對于企業(yè)的各部門、各項業(yè)務(wù)活動進行準確、合理的協(xié)調(diào)和溝通，通過對企業(yè)整體的情況進行把握，為基層、機關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)等進行全方位的服務(wù)工作，并保證企業(yè)各項工作的順利、有序進行。此外，由于人們通常會通過觀察企業(yè)辦公室的工作水平來評價整個企業(yè)的業(yè)務(wù)水平，因此辦公室工作往往還代表著一個企業(yè)的形象。

2溝通協(xié)調(diào)工作的技巧

2.1下級關(guān)系協(xié)調(diào)

從下級關(guān)系的角度考慮，主要的協(xié)調(diào)方式是深入到基層當中，真誠為員工服務(wù)。首先，應(yīng)該建立信任關(guān)系。信任能加速人與人之間形成緊密關(guān)系，更好的使員工參與到當中。其次，建立真誠關(guān)系。辦公室應(yīng)該真正走進員工隊伍當中，與廣大員工建立和諧的關(guān)系，構(gòu)建良好的工作環(huán)境，營造健康和諧的員工關(guān)系。最后，充分發(fā)揮帶頭作用。與其指揮，不如參與到實際工作中為員工提供指導(dǎo)[2]。在工作中切實的榜樣作用比任何所謂的命令都更有力量。如果領(lǐng)導(dǎo)能深入到員工當中，與員工共同完成工作，能在很大的程度上提高員工的認同感，從而對其工作熱情發(fā)揮鼓舞作用。

2.2辦公室管理人員具有的能力

隨著當今社會發(fā)展的越來越快，企業(yè)的發(fā)展速度也十分迅猛，所以，辦公室的行政管理工作也受到了重視。因為辦公室行政管理工作對企業(yè)發(fā)展有著重要的作用，所以企業(yè)對辦公室管理人員也就有著嚴格的要求。良好的人際溝通能力，是辦公室工作人員最重要的素質(zhì)，擁有良好的溝通能力，能夠在工作中和其他員工保持良好的狀態(tài)，以免出現(xiàn)員工不配合造成工作難以進展的場面發(fā)生。溝通能力也是每個人在日常生活中必不可少的能力之一，可以使每個人受益匪淺。協(xié)調(diào)能力是辦公室人員需要具備的另一個素質(zhì)，上傳下達領(lǐng)導(dǎo)的決策和任務(wù)是辦公室人員工作中另一項重要的任務(wù)，領(lǐng)會好領(lǐng)導(dǎo)的決策，并對工作人員進行相應(yīng)的協(xié)調(diào)，使得工作能夠進行，任務(wù)按時完成。一旦出現(xiàn)協(xié)調(diào)失誤，會令工作出現(xiàn)停擺，難以為繼。所以協(xié)調(diào)能力在工作當中起到至關(guān)重要的作用。關(guān)照同事，也是辦公室員工所做的工作之一，當前越來越多的獨生子女投入到社會工作的大熔爐，他們在家里收到父母呵護關(guān)懷，在工作中往往無人依靠。如果辦公室人員可以對這些剛剛步入社會，又想要在自己的崗位上走出一條道路的員工給予一定的關(guān)照，那么他們一定有動力去工作，有熱情去奉獻自己的青春。

2.3對同級的溝通協(xié)調(diào)

起草一份重要文件、組織一場重要會議、開展一項具體活動，這都需要多個部門共同來完成。企業(yè)辦公室就要統(tǒng)一籌劃，首先要領(lǐng)會上級領(lǐng)導(dǎo)的意圖，提出初步方案，然后再和同級部門進行溝通協(xié)商，充分征求各方意見，達成共識，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，再把任務(wù)分解下去，讓各個部門明確責任，各負其責，精誠合作，組織實施，這樣才能較好的完成企業(yè)的各項任務(wù)。同時，要密切與其他項目辦公室的溝通聯(lián)系，保持良好的雙向信息傳遞，交流經(jīng)驗，互相學(xué)習(xí)，取長補短，共同提高。

2.4對上級的溝通協(xié)調(diào)

要從領(lǐng)導(dǎo)站位的高度出發(fā)，多觀察多思考，向上級傳遞反饋各方面的動態(tài)，為上級決策提供具有價值的參考建議。要認真領(lǐng)會上級領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，通過溝通協(xié)調(diào)讓上級領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)意見能夠全面貫徹下去。同時，又要以辦公室掌握明了的事情、信息去為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員之間搭建一條聯(lián)系的紐帶，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)成員傳遞信息、溝通思想、消除誤區(qū)，促進整個領(lǐng)導(dǎo)班子成員統(tǒng)一思想，擰成一股繩，勁往一處使，共同抓好企業(yè)的各項工作。

2.5處理好服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與日常事務(wù)的關(guān)系

辦公室行政管理工作是一項綜合性的、系統(tǒng)性的工作，因此既要處理好服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的工作，又要做好與自身相關(guān)的日常工作。協(xié)調(diào)好兩種工作是辦公室行政工作的重點。只有保證了工作的重點，才能發(fā)揮辦公室行政管理在日常管理工作中的作用。所以，在行政管理工作中，工作人員要始終圍繞全局工作、重點工作以及中心工作來開展。也就是說，日常工作要讓路于中心工作，及時領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把握工作的動態(tài)，提高工作的計劃性，使重要工作及時落實到位，并逐步處理好各項日常事務(wù)。

2.6創(chuàng)建完整的辦公室體系

在企業(yè)的辦公室工作中，如果沒有一個完整的工作體系，就容易導(dǎo)致在工作上的不嚴謹，造成工作上的失誤，不但給企業(yè)的發(fā)展埋下一些不穩(wěn)定的因素，也會給企業(yè)的形象造成一定的損害。所以企業(yè)要建立完備的辦公室工作體系、制定完善的辦公室工作制度，明確日常規(guī)定和考核，使辦公室工作人員在工作中保持認真負責的態(tài)度，明確處理事務(wù)的要求，如：會議召開的時間、內(nèi)容等要求，避免對辦公室的工作效率產(chǎn)生影響。

結(jié)束語

在當前社會中，辦公室管理人存在如管理混亂，人員素質(zhì)不高等諸多問題，但對著社會發(fā)展，辦公室行政管理在企業(yè)發(fā)展過程中的作用越來越受重視。完善企業(yè)管理架構(gòu)，提高管理人員素質(zhì)，從根本上發(fā)揮作用，才能使得辦公室行政管理在企業(yè)發(fā)展過程中變得至關(guān)重要。辦公室作為企業(yè)管理中的重要職能部門，有著協(xié)調(diào)、傳達、調(diào)節(jié)等作用，對辦公室工作人員有著綜合素質(zhì)的要求，其涉及多個方面?？傊?，要使辦公室行政管理工作得到較大的提升，必須處理好服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與日常事務(wù)的關(guān)系，協(xié)調(diào)好行政工作與單位各級組織的關(guān)系以及不斷提升自身的綜合素質(zhì)。

參考文獻

[1]王學(xué)智.論港務(wù)企業(yè)行政管理中的辦公室協(xié)調(diào)藝術(shù)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）：48.

[2]趙婷婷.如何有效提高領(lǐng)導(dǎo)者的溝通和協(xié)調(diào)能力[J].時代金融，2017（03）：202.

[3]劉麗敏.探析行政管理工作中辦公室的溝通協(xié)調(diào)作用[J].科技風(fēng)，2015（20）：6-7.

[4]鐘聯(lián).企業(yè)辦公室工作的創(chuàng)新與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（8）：26-27.

[5]高燕.對做好企業(yè)辦公室工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）：150-151.

（作者單位：中鐵二十二局集團第二工程有限公司）