陳晟 卜鵬程 尹偉新

摘要：隨著高校學生組織的不斷發(fā)展，目前即時通訊軟件已不能滿足部分高校學生組織內(nèi)部即時溝通與交流、任務(wù)分配、材料歸檔等方面的需求，而協(xié)同管理軟件恰好解決了這些。本文基于對S大學對協(xié)同管理軟件的使用研究，希望能為各高校學生組織的試點與運用起到參考借鑒作用。

關(guān)鍵詞：協(xié)同管理;學生組織;透明化辦公

中圖分類號：G647;TP311.52 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2019）12-0082-02

0 引言

協(xié)同管理軟件將協(xié)作管理中的項目管理與軟件應(yīng)用相結(jié)合，使得協(xié)同管理由獨立模塊轉(zhuǎn)變?yōu)榛邮焦芾?。協(xié)同管理軟件成形在20世紀八十年代到九十年代初，發(fā)展較為緩慢，以往組織系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)的協(xié)作、資源的整合與信息的共享主要通過使用人力資本與財務(wù)手段，復(fù)雜性較高，效率、可預(yù)測性與可控性卻很差，研究的重心也大多基于資本的合理利用與科學的管理方法的探討上。隨著企業(yè)組織規(guī)模的不斷擴大、工作節(jié)奏的不斷加快和社會信息化進程的不斷加深，協(xié)同管理軟件應(yīng)運而生，使得組織運轉(zhuǎn)更加合理、高效、便捷。同時，隨著高校學生組織的不斷發(fā)展，目前即時通訊軟件已不能滿足部分高校學生組織如消息傳達與反饋、即時溝通與交流、任務(wù)分配、材料歸檔等方面的需求，而協(xié)同管理軟件恰好解決了這些。從社會大環(huán)境和學生組織的自身發(fā)展需求來說，協(xié)同管理軟件具有廣闊的應(yīng)用前景。

S大學為雙一流學科建設(shè)高校，經(jīng)過長期的建設(shè)與改革，校內(nèi)學生組織有了長足的發(fā)展，新時期S大學為打破學生組織內(nèi)部的交流溝通壁壘，提高工作效率，將協(xié)同管理軟件引入日常工作之中。本文以S大學學生組織的協(xié)同管理軟件的應(yīng)用經(jīng)驗為出發(fā)點，通過實時、實地考察，對協(xié)同管理軟件的應(yīng)用情況進行跟進了解，關(guān)注其在使用過程中反映出的問題和取得的成果。

1 高校學生組織應(yīng)用協(xié)同管理平臺的可行性分析

（1）技術(shù)可行性：平臺功能齊全，能滿足各項需求。現(xiàn)階段已有的專業(yè)協(xié)同管理軟件功能齊全且操作簡潔，完全可以適應(yīng)學生組織的工作強度，滿足組織的各項需求。高校學生組織無需自行整合技術(shù)力量，開發(fā)獨立的協(xié)同管理平臺，只需在使用前根據(jù)自身的需求選擇最合適的管理平臺。

（2）經(jīng)濟可行性：協(xié)同管理軟件的使用成本較低，目前市場上的主流協(xié)同管理軟件，為了開拓市場，擴大市場占有率，培養(yǎng)用戶的使用習慣，其基礎(chǔ)功能的使用都是不進行收費的，即個人或企業(yè)在軟件上進行注冊，并使用基本的通訊、辦公等功能都是免費的。目前大多數(shù)協(xié)同管理軟件所提供的基礎(chǔ)功能完全可以滿足學生組織的管理、辦公需求。

（3）社會可行性：學生組織工作內(nèi)生的需求，學生組織出于內(nèi)部溝通、資料整合的需求，在工作中不可避免地要使用相關(guān)的通訊、辦公軟件，由于目前主流的通訊工具并不具備辦公功能，而部分辦公工具也不具備多人協(xié)同功能，組織成員往往需要在不同的平臺上進行。通訊功能大大影響了辦公功能，從而降低了學生組織的辦公效率。所以，協(xié)同管理軟件將通訊功能納入了辦公軟件中，與此同時，協(xié)同管理軟件還具有保存資料的功能，一舉兩得，滿足了學生組織辦公化趨勢的需求。

2 在S大學學生組織試點應(yīng)用的情況

2.1 取得的成果

2.1.1 通知效率、質(zhì)量大幅提高

使用協(xié)同管理平臺提供的功能，將通知免費地以短信或電話的方式，批量發(fā)送給被通知者。通過建立單獨專用信道以避免重要通知被忽視或被其他信息掩埋，并通過已讀反饋，確認通知是否傳達到人。此外，被通知者可通過通知評論等功能進行反饋，以保證溝通質(zhì)量。

2.1.2 部門內(nèi)、部門間、校區(qū)間溝通透明化

在試點期間，高層管理者或其他中層管理者使用平臺中提供的任務(wù)管理部件，公開進行任務(wù)規(guī)劃和任務(wù)派發(fā)，基本實現(xiàn)了部門內(nèi)、部門間和校區(qū)間的透明化溝通，每一個中層或高層管理者都可以查看任何一個部門的任務(wù)安排，每一個干事都可以查看到本部門的任務(wù)安排，從而使成員更深層次地了解組織，促進部門內(nèi)、部門間協(xié)同發(fā)展。

2.1.3 整合多種工具，減少跨平臺導(dǎo)致的效率損耗

在試點之前，學生組織內(nèi)部通訊、材料準備、文件歸檔等不同性質(zhì)的工作是在不同的平臺工具上實現(xiàn)的，跨平臺的文件手法、轉(zhuǎn)存必然會花費更多的時間與精力，例如，當文件需要在通訊、郵箱、網(wǎng)盤工具上轉(zhuǎn)移時，需要進行多次下載及上傳，耗時耗力。而在試點中，由于協(xié)同管理軟件整合了多種功能，文件的轉(zhuǎn)移只需在軟件內(nèi)部進行，用戶只需要上傳一次文件，即可通過云存儲功能，一鍵達成在不同工具內(nèi)的轉(zhuǎn)存，大大減少了跨平臺導(dǎo)致的效率損耗。

2.2 試點應(yīng)用至今所發(fā)現(xiàn)的問題

2.2.1 不易使組織成員養(yǎng)成協(xié)同管理軟件的使用習慣

在初期進行推廣時，有小部分干事和部長對項目組成員選擇的協(xié)同管理平臺興趣較低，表示不愿改變當前的交流渠道，額外下載軟件;同時也有一部分干事和部長在試用過程中經(jīng)常忘記使用，周有效使用時間不足。

2.2.2 缺乏信息上傳的習慣

部分部長和干事已經(jīng)意識到，即時通訊工不具備信息沉淀、知識沉淀的能力，經(jīng)常會出現(xiàn)重復(fù)的問答，嚴重影響工作效率;但多數(shù)的部長和干事由于是中途開始嘗試使用協(xié)同管理平臺，還沒有養(yǎng)成使用相應(yīng)工作上傳信息的習慣，導(dǎo)致重復(fù)問答、溝通不暢的情況仍頻繁出現(xiàn)。

2.2.3 軟件部分功能冗余

S大學選用的某協(xié)同管理平臺主要面向中小企業(yè)，其中的部分功能學生組織并不需要，例如內(nèi)置的CRM模塊（客戶關(guān)系管理模塊）、高清視頻會議模塊等。部分功能冗余會在一定程度上提高學習成本，降低屏幕使用效率。

3 總結(jié)與展望

綜上，協(xié)同管理軟件的優(yōu)勢在使用中漸漸凸顯，在消息傳達與反饋、即時溝通與交流、任務(wù)分配、績效考評、材料歸檔等方面都契合了當代高校學生組織管理需求。協(xié)同管理軟件的引入使得組織運作效率有了明顯的提高，以往在溝通方面產(chǎn)生的費用可以轉(zhuǎn)移到組織的發(fā)展、活動的開展中去，部門內(nèi)、部門間、校區(qū)間不再“各自為政”，日常工作透明化。

當前協(xié)同管理軟件的覆蓋面還很小，大部分高校學生組織仍未考慮以配套的軟件功能代替人力進行管理，本文基于對S大學對協(xié)同管理軟件的使用研究，希望能為各高校學生組織的試點與運用起到參考借鑒作用。

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Application Analysis of? Collaborative Management Software in University Student Organizations

——Taking S University as an Example

CHEN Sheng，BU Peng-cheng，YIN Wei-xin

（Suzhou University， Suzhou? Jiangsu? 215000）

Abstract：With the continuous development of university student organizations， the instant messaging software can no longer meet the needs of internal communication and exchange， task allocation， and material archiving of some university student organizations. Collaborative management software just solves these problems. This article is based on the research on the use of collaborative management software by S University. It is hoped that it can serve as a reference for the pilot and application of various college student organizations.

Key words：collaborative management; student organization; transparent office