孟方紅

摘 要：海事檔案管理是海事管理工作之重要內(nèi)容，其主要是對(duì)海事管理工作中產(chǎn)生的各類資料進(jìn)行歸檔管理。海事檔案管理具有服務(wù)性、管理性以及政治性等特點(diǎn)，既是對(duì)海事管理工作之記錄，也能為后續(xù)工作的開展提供資料參考。在水上交通管理日益加強(qiáng)的當(dāng)下，國(guó)家對(duì)海事管理工作逐步重視，海事檔案管理工作也應(yīng)得到加強(qiáng)，并嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)管理制度，了解當(dāng)前工作中存在的問題，探究有效的解決對(duì)策，以促進(jìn)海事管理工作之更好開展。

關(guān)鍵詞：海事檔案管理；問題；策略

近年來，我國(guó)海事事業(yè)不斷發(fā)展，對(duì)海事檔案管理工作提出了更高的要求，也使得海事檔案的重要性日益突顯。在此背景下，如何進(jìn)一步加強(qiáng)海事檔案的管理，使之求真求實(shí)、記錄歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)、鑒往知來，成為了各海事檔案管理人員需要探究的課題。對(duì)此，本文筆者結(jié)合工作實(shí)際探討了海事檔案管理工作中現(xiàn)存的問題，并提出了相關(guān)優(yōu)化策略，以供業(yè)界同仁參考。

1 海事檔案管理概述

海事檔案管理涉及的內(nèi)容較多，集中來看主要是對(duì)海事業(yè)務(wù)的管理以及口岸管理，具體包括通航管理、船員管理、船舶監(jiān)督、危險(xiǎn)品與防污染管理等的信息記錄與整理。海事檔案管理需要檔案管理人員確保檔案內(nèi)容的完整性、真實(shí)性以及可利用性，體現(xiàn)檔案管理工作之政治性、服務(wù)性與管理性特點(diǎn)。這就需要海事檔案管理人員在明確自身職責(zé)、提高工作認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案資料的廣泛收集與嚴(yán)格鑒定，并完善管理制度以及移交程序，構(gòu)建信息化檔案管理體系，統(tǒng)一電子文檔格式，以充分發(fā)揮海事檔案管理之價(jià)值作用。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)把握以下工作要點(diǎn)：第一，確保檔案資料的完整性，避免檔案殘缺現(xiàn)象出現(xiàn)；第二，確保檔案之關(guān)聯(lián)性，避免檔案資料雜亂無章；第三，確保檔案調(diào)閱權(quán)限的控制，規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)；第四，確保機(jī)密檔案的安全，避免破壞檔案的行為?？傊?，應(yīng)對(duì)海事檔案管理工作引起高度重視，并使之得以最大化利用，以提高檔案管理的質(zhì)量與水平。

2 當(dāng)前海事檔案管理工作中存在的問題

2.1 規(guī)范化程度低，管理制度有待完善

海事檔案管理的專業(yè)性很強(qiáng)，需要按照規(guī)范的制度流程進(jìn)行科學(xué)合理的管理，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利開展。此外，海事檔案管理需遵循的程序也很多，包括定義檔案、移交檔案、整理檔案、檔案價(jià)值鑒定、檔案存儲(chǔ)、檔案安全性與原始性保證、檔案檢索與利用等；同時(shí)，還有特定的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、文件格式、資源描述、元數(shù)據(jù)以及對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等，這些都需要海事檔案管理人員做到心中有數(shù)，按要求進(jìn)行檔案管理工作。然而，當(dāng)前一些海事檔案管理部門并未嚴(yán)格規(guī)范員工的工作行為，也未建立完善的規(guī)章制度，致使部分員工為方便完成工作而不按規(guī)程辦事，造成了檔案管理工作中存在一些隱患與問題，降低了檔案管理工作效率。

2.2 資金投入不足，信息化管理有待加強(qiáng)

隨著管理信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，各行各業(yè)都逐步開展了信息化建設(shè)，海事檔案管理也不例外。加強(qiáng)海事檔案信息化管理不僅可提高管理效率，還能優(yōu)化檔案資源的共享形式，提高檔案利用率。然而，海事管理工作涉及范圍較廣，海事檔案管理沒能獲得足夠的重視，導(dǎo)致相關(guān)部門在檔案管理工作中的資金投入不足，檔案信息化管理水平還有待提高。一方面，信息化管理的基礎(chǔ)條件還較為薄弱，未能引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀、刻錄機(jī)，也未能開發(fā)專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)管理軟件，致使電子文檔的生成和管理還存在部分問題，一些專業(yè)材料難以進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)化，數(shù)據(jù)分類不清、遺失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，急需引入先進(jìn)的管理軟件與技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檔案的信息化管理。

2.3 管理力量薄弱，管理人員素質(zhì)有待提高

海事檔案管理的專業(yè)性很強(qiáng)，需要專人進(jìn)行管理，然而，當(dāng)前很多檔案管理人員都未接受過專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，或是雖為專業(yè)出生，但對(duì)于海事檔案業(yè)務(wù)并不熟悉，或?qū)τ谙嚓P(guān)管理細(xì)則不太了解，如海事檔案的分類編號(hào)細(xì)則、業(yè)務(wù)文件歸檔范圍、保管期限、保密級(jí)別等沒有深刻的認(rèn)識(shí)，致使管理不規(guī)范，影響工作效果。此外，管理力量十分薄弱，專業(yè)人員不足，有的檔案管理人員身兼數(shù)職，難以全身心投入檔案管理工作，這都需要加強(qiáng)對(duì)人員的管理，提高人員的專業(yè)素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)水平。

3 海事檔案管理問題的優(yōu)化策略

3.1 健全檔案管理制度，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

所謂無規(guī)矩不成方圓，要加強(qiáng)海事檔案的管理需從制度建設(shè)入手，通過健全檔案管理制度，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理工作水平。一方面，應(yīng)根據(jù)《檔案法》、《交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類編號(hào)辦法》、《檔案法實(shí)施辦法》等各項(xiàng)規(guī)章制度，結(jié)合本單位實(shí)際工作情況制定海事檔案管理制度，使各項(xiàng)工作有據(jù)可依，有法可循；另一方面，要統(tǒng)一檔案管理格式，規(guī)范入檔范圍與入檔時(shí)間，并嚴(yán)格規(guī)范海事檔案對(duì)外利用的對(duì)象以及申請(qǐng)流程，以保證檔案資料的安全高效利用，做到檔案資料的有效跟蹤以及科學(xué)管理。此外，為提高檔案管理工作人員的工作積極性，還應(yīng)出臺(tái)科學(xué)合理的工作考核制度，加強(qiáng)獎(jiǎng)勵(lì)與懲處，使檔案管理人員能夠明確自身職責(zé)，遵循海事檔案管理工作流程以及規(guī)章制度開展工作，提高工作效率。而對(duì)于海事檔案的信息化管理也應(yīng)出臺(tái)專門的信息化管理制度，以提高信息化管理水平。

3.2 重視檔案管理工作，完善信息化管理

信息化建設(shè)是當(dāng)前海事檔案管理之大勢(shì)所趨，是提高檔案管理效率的有效舉措。海事檔案資料繁多，且檔案的形式也十分多樣，既有文字檔案、圖片檔案，還有音頻檔案、影像檔案，這些動(dòng)態(tài)與靜態(tài)檔案的保存需要分門別類，妥善處理，不僅需要耗費(fèi)人力物力，還對(duì)存儲(chǔ)條件有著不同的要求，加大了管理難度。而開展檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)各類檔案資料的集中轉(zhuǎn)化處理，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一管理，有效降低管理難度，提高管理效率。因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)海事檔案信息化管理提起高度重視，極大資金投入，引入先進(jìn)的管理軟硬件設(shè)備，構(gòu)建專業(yè)化管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使各類檔案資料都能實(shí)現(xiàn)電子化轉(zhuǎn)化，共同存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)內(nèi)，同時(shí)要做好檔案資料的備份管理，以避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。此外，檔案管理部門還可聯(lián)合兄弟單位打造檔案管理局域網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一電子文檔格式，建立網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的局域共享，以提高檔案資源利用率。

3.3 科學(xué)開展人才培養(yǎng)，構(gòu)建專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)

海事檔案管理工作的開展離不開專業(yè)人才隊(duì)伍的支持，面對(duì)管理力量薄弱、人員素質(zhì)不齊的問題，海事檔案管理部門有必要加強(qiáng)人才培養(yǎng)工作，通過引進(jìn)來與走出去策略進(jìn)行人才的專業(yè)化培育，不僅可通過對(duì)外招聘引進(jìn)既懂專業(yè)知識(shí)又具備海事業(yè)務(wù)能力以及計(jì)算機(jī)技能的專業(yè)性人才，還可加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，通過外派進(jìn)修、專業(yè)學(xué)習(xí)、舉辦知識(shí)講座、進(jìn)行問題探討等方式進(jìn)行人員的在崗培訓(xùn)，使之不斷提升專業(yè)水平。此外，海事檔案管理部門還可經(jīng)常性地舉辦技能比拼、業(yè)務(wù)交流等活動(dòng)，不斷加強(qiáng)人員培養(yǎng)，構(gòu)建專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)。

4 結(jié)語

總之，海事檔案管理部門應(yīng)時(shí)刻遵循“三個(gè)海事”“三個(gè)一”“三個(gè)追求”“四型海事”之發(fā)展理念，全面推進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)規(guī)范化開展，通過完善制度建設(shè)、加強(qiáng)信息化管理、加快人才培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)海事檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，為海事管理事業(yè)之發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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