摘 要：計算機技術(shù)在我國起步較晚，但是發(fā)展迅速。我國于上世紀九十年代開始普及算計機技術(shù)，到如今已經(jīng)成為經(jīng)濟活動中重要的應用技術(shù)。計算機的用途比較廣泛，對于數(shù)據(jù)的記錄和處理是其中常用的一個功能。通過計算機的處理技術(shù)對于數(shù)據(jù)的整理和分析變得更加高效，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄，是重大的進步和升級。本將會著重討論計算機技術(shù)中對人事檔案方面的管理，希望可以幫助到相關(guān)行業(yè)的從事人員和機關(guān)單位。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；人事檔案管理；分析研究

隨著我國經(jīng)濟改革開放四十余年的發(fā)展，計算機技術(shù)已經(jīng)成為經(jīng)濟發(fā)展中重要的應用環(huán)節(jié)。人事檔案管理往往涉及到復雜的人員調(diào)配和薪資記錄情況在，傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，對于人事檔案記錄來說工作繁瑣，容易出現(xiàn)疏漏。如果改用計算機技術(shù)，則能夠有效的對人事檔案進行記錄分析，提升檔案記錄管理的效率。隨著時代的發(fā)展，對人事記錄的數(shù)據(jù)要求和因素越來越多，計算機技術(shù)的信心化和高效率的特性，可以有效的解決人事檔案記錄龐雜帶來的問題。

1 人事檔案的數(shù)據(jù)庫建立和管理軟件的設(shè)計工作

1.1 人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立

數(shù)據(jù)庫建立是對計算機進行信息輸入和儲存的過程。數(shù)據(jù)庫在建立的過程，首先是需要對數(shù)據(jù)的條目數(shù)量和信息量進行總結(jié)分析，確定收集到足夠完整真實的數(shù)據(jù)。然后按照設(shè)計的條目對數(shù)據(jù)進行整理編排，建立數(shù)據(jù)分層和檢索系統(tǒng)，方便對數(shù)據(jù)的整理和查找。

1.2 管理軟件的設(shè)計工作

使用VFP軟件進行程序設(shè)計。人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫，一般建立為人員數(shù)據(jù)庫、部門數(shù)據(jù)庫、處科室數(shù)據(jù)庫。按照不同的數(shù)據(jù)庫名稱進行數(shù)據(jù)的整理編輯工作。在數(shù)據(jù)庫的設(shè)計過程中，應該遵照“從上到下”的設(shè)計原則，從級別較高的部門單位開始設(shè)計，以助于對數(shù)據(jù)的分層管理和保證對數(shù)據(jù)記錄的完整性和真實性[1]。在底層的數(shù)據(jù)設(shè)計中對數(shù)據(jù)收集條目的收集設(shè)計工作，保證數(shù)據(jù)收集的完整性。條目包括：入職時間、員工姓名、年齡、性別、職務、政治面貌、入職時間、工作記錄、工薪記錄、學歷等一系列關(guān)于人事檔案記錄的條目。計算機人事檔案的編程設(shè)計一般為兩個程序，一個是數(shù)據(jù)的錄入整理程序，第二個為數(shù)據(jù)的檢索分析程序，兩個系統(tǒng)的配合使用，能有有效的促進人事檔案管理的效率。

2 通過計算機技術(shù)實現(xiàn)的進行人事檔案管理的特點

2.1 計算機技術(shù)具備更好的保密性

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，紙質(zhì)的檔案信息可能因為種種原因造成泄漏。人事檔案記錄著人事調(diào)用中個人的工作業(yè)績和處罰獎勵明細，被泄漏可能造成一些嚴重的問題和麻煩。計算機技術(shù)的數(shù)據(jù)處理有效的避免了數(shù)據(jù)泄漏的問題，雖然也有一定的風險，但是相比于傳統(tǒng)方式而言，已經(jīng)是巨大的進步。計算機技術(shù)可以通過多種加密方式對人事記錄檔案進行保護，實現(xiàn)數(shù)據(jù)檢索調(diào)用的安全性。

2.2 計算機的數(shù)據(jù)記錄可以保證人事檔案記錄數(shù)據(jù)的真實和全面

經(jīng)過計算機輸入的真實數(shù)據(jù)可以進行長期的保護，減少數(shù)據(jù)發(fā)生丟失和篡改的可能。計算機數(shù)據(jù)管理記錄著每一個工作人員的詳細檔案，對于每個人的數(shù)據(jù)都是獨一無二的，任何對數(shù)據(jù)的調(diào)用和修改都會生成瀏覽記錄和修改痕跡，保證數(shù)據(jù)的真實有效性。2計算機技術(shù)可以提升數(shù)據(jù)檢索統(tǒng)計的效率。在進行業(yè)績考評和工作發(fā)放的過程中，通過計算機檢索可以快速的分析出匹配的人員，完成對工資發(fā)放的統(tǒng)計工作，極大的提升統(tǒng)計部門的統(tǒng)計效率。另外計算機可以對人員的調(diào)動情況和績效考評進行評估分析，方便管理人員對單位運行狀況的了解。

2.3 計算機技術(shù)提升了人事檔案管理的效率

當出現(xiàn)人事安排調(diào)動等管理變動時，可以對人事檔案數(shù)據(jù)進行及時的數(shù)據(jù)修改，確保數(shù)據(jù)檔案的及時性和準確性。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄修改手段，計算機檔案管理系統(tǒng)，無疑提升了數(shù)據(jù)運行的效率，減少了人工的工作時間和工作量。

3 計算機技術(shù)在檔案管理中的作用分析

3.1 計算機技術(shù)提升了人事檔案管理的效率

現(xiàn)代計算機的數(shù)據(jù)控制管理技術(shù)，對數(shù)據(jù)的處理和分析能力大大的加強，通過計算機的處理能力，有效的提升了數(shù)據(jù)處理效率，解放了人的腦力勞動。3人事檔案管理是數(shù)據(jù)管理中比較龐雜的數(shù)據(jù)管理項目，人事檔案的記錄必須保證對每個在職人員的工作經(jīng)歷負責，數(shù)據(jù)的調(diào)動和修改頻率也比較高，造成了人事檔案管理工作冗長復雜。另外對在職人員的檔案調(diào)用和查看也是檔案管理的重要任務之一。通過計算機數(shù)據(jù)庫的檢索功能，可以輕松的實現(xiàn)以上的數(shù)據(jù)管理要求。當面對人事檔案管理較多的情況時，通過計算機的輔助大大提升了人事檔案管理的效率，相比于傳統(tǒng)方式實現(xiàn)了本質(zhì)的飛躍。

3.2 計算機數(shù)據(jù)處理的普及，節(jié)省了一定的時間和人工成本

人事檔案管理的復雜性體現(xiàn)在：人事檔案是對每個工作人員的工作履歷記錄、人事檔案面臨著多次查看調(diào)用的情況、人事檔案涉及的記錄廣度非常龐雜，以上這些原因使人事檔案管理工作成為繁重復雜的工作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，不僅占用了大量的資源和空間，同時在保存的過程中，還有注意防潮防蛀的工作。對數(shù)據(jù)的整理和調(diào)用消耗了大量的資源。計算機數(shù)據(jù)處理技術(shù)有效的緩解以上資源消耗的問題，通過計算機的數(shù)據(jù)整合不僅提升了工作效率，同時節(jié)省了大量的資源成本。4同時對認識檔案進行計算機線上管理，通過網(wǎng)絡(luò)的傳輸分享功能，既減少了重復勞動，同時減少了紙質(zhì)材料的使用，提升了人事檔案管理調(diào)用的效率。

4 計算機技術(shù)在管理人事檔案工作中應該注意的問題

4.1 不斷優(yōu)化計算機的數(shù)據(jù)處理程序，建設(shè)更加高效的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)

計算機的數(shù)據(jù)處理能力在不斷的進行發(fā)展，新的編程程序和軟件也在不斷的開發(fā)和應用。通過對計算機數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的不斷優(yōu)化和翻新，提升計算機的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析能力，優(yōu)化錄入數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和完整性。

4.2 錄用一批熟悉檔案管理和計算機技術(shù)的人才進行人事檔案管理工作

在人事檔案管理的工作中，需要工作人員對檔案記錄和計算機程序檢索進行熟練的操作，同時對計算機發(fā)展和程序編輯有一定的了解，保證人事檔案管理系統(tǒng)能夠正常的運行，保證數(shù)據(jù)調(diào)用的效率。

4.3 加強對人事信息檔案的保密工作

對人事檔案的管理人員進行保密方面的教育和考核，防止工作人員泄漏檔案數(shù)據(jù)的可能出現(xiàn)。同時加強對人事信息檔案的網(wǎng)絡(luò)保護，和調(diào)用保護，防止人事檔案數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)上遭到攻擊而泄漏，或者在調(diào)用分享的過程中，出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄漏的情況。對存放數(shù)據(jù)的機器設(shè)施進行必要的監(jiān)控，防止數(shù)據(jù)出現(xiàn)無端的損毀或者篡改的情況。

5 結(jié)束語

隨著我國現(xiàn)代化道路上的不斷進步，對現(xiàn)代技術(shù)的使用和應用范圍不斷擴大。人事檔案管理在傳統(tǒng)方法是耗時耗力的工作，計算機技術(shù)的應用，極大的方便了人事檔案信息的處理。人事檔案管理工作在新的要求下，面臨著新的挑戰(zhàn)和問題，不斷加深對計算技術(shù)和檔案數(shù)據(jù)相結(jié)合的處理方法的研究，是高效進行人事檔案管理的必然要求。在現(xiàn)今的人事檔案管理中，我國的計算機技術(shù)在人事數(shù)據(jù)處理方面已經(jīng)取得了巨大的進步，提升了企業(yè)單位的人事檔案管理效率，但是計算機進行數(shù)據(jù)處理的能力也在不斷的發(fā)生著變化，需要檔案管理人員和計算機技術(shù)人員進行緊密的聯(lián)系和配合，不斷的提升人事檔案管理的水平。

參考文獻

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[3]路海玉.淺析計算機在現(xiàn)代檔案管理中的應用[J].科學技術(shù)創(chuàng)新，2016（20）：158-158.

[4]陳思音.計算機信息技術(shù)在人事檔案管理中的應用[J].科技風，2017（15）：55-55.

作者簡介

朱永瓊（1975-），女，興山縣中醫(yī)醫(yī)院（興山縣昭君鎮(zhèn)衛(wèi)生院），副院長，館員，研究方向檔案管理和運用。