王秋星

摘 要：當(dāng)今時(shí)代的文書檔案管理工作，由于以信息化作為社會(huì)背景，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法正常處理日益增加的文書檔案，因而使文書檔案的管理工作也要不斷地對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作相對(duì)于信息化背景下的文書檔案管理工作則顯得比較陳舊，信息化背景下的文書檔案管理工作是非常便利的，相對(duì)于傳統(tǒng)的管理方式也是變得更加的精確。信息化其實(shí)是一個(gè)時(shí)期的標(biāo)志，對(duì)于文書檔案的管理工作也帶來(lái)了一定程度的挑戰(zhàn)。在這種情況下，想要緊緊地跟隨時(shí)代的腳步，只有將文書檔案的管理工作也實(shí)現(xiàn)信息化，從而可以大大地提高工作效率，增加管理精確度。但是信息化背景下的文書檔案管理工作也并不是十全十美的，這種管理方式也存在著或多或少的問(wèn)題，等待著人們?nèi)ソ鉀Q它。在現(xiàn)實(shí)生活中滋生出來(lái)的任何的事與物，它們并不是一出生就是十全十美的，都是會(huì)有瑕疵的，它們之所以完美，都是從發(fā)展的過(guò)程中不斷地優(yōu)化與完善。

關(guān)鍵詞：信息化；文書檔案；管理

1 信息化背景下文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求

在信息化社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，世界上的各個(gè)行業(yè)各個(gè)領(lǐng)域幾乎都或多或少地使用到了計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)。當(dāng)然，文書檔案的管理工作也在其中。隨著社會(huì)的發(fā)展，文書檔案管理工作的工作要求也變得越來(lái)越高。只有文書檔案的管理理念與信息化理念相符合，只有這樣，文書檔案管理工作才能跟隨時(shí)代地潮流，不被社會(huì)所遺忘。從而不斷地促進(jìn)文書檔案管理工作的工作效率。

2 文書檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

2.1 加快文書檔案查詢的速度、提高管理工作的效率

信息化的文書檔案管理工作變得更加便利，不斷地滿足人們的生活需求。信息化的文書檔案管理工作與傳統(tǒng)的管理工作相比顯示出了突出的優(yōu)勢(shì)。信息化的文書檔案管理可以實(shí)時(shí)地顯示出文書檔案的存儲(chǔ)情況，對(duì)于現(xiàn)實(shí)的情況來(lái)講，利用信息化實(shí)現(xiàn)文書檔案的管理工作，人們事先將文書檔案輸入到計(jì)算機(jī)中，然后當(dāng)想要查閱想要了解的文書檔案時(shí)，只要輸入關(guān)鍵詞就可以快速地查閱到信息。這樣，管理人員就可以不用到處去查詢文字信息，利用網(wǎng)絡(luò)就可以查詢到檔案信息，不受時(shí)間與空間的限制，這也就大大地加快了管理工作的工作效率。

2.2 可以保障文書檔案管理的高效性

一般情況下，文書檔案都是非常重要的，并且保密性較強(qiáng)的。對(duì)于一個(gè)政府部門來(lái)說(shuō)，文書檔案中則記載了一項(xiàng)工作的開(kāi)展情況、工作環(huán)節(jié)、員工信息、財(cái)務(wù)方面的信息、機(jī)密文件工程等信息。所以文書檔案管理工作是到頭重要的，需要大大加強(qiáng)它的管理工作。當(dāng)然，文書檔案的精確度也是非常重要的，也是不可忽視的。傳統(tǒng)的文書檔案管理模式是非常繁瑣的，若管理工作人員稍微出些差錯(cuò)，對(duì)于政府部門來(lái)說(shuō)其影響有可以都會(huì)是致使性的。傳統(tǒng)的工作模式會(huì)導(dǎo)致工作量非常大，以致于工作效率低下，然而信息化的文書檔案管理則可以解決這些問(wèn)題。

3 信息化背景下文書檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 文書檔案管理理念極其陳舊

在檔案管理的工作當(dāng)中，文書檔案管理工作是極為重要的，也是非常關(guān)鍵的一個(gè)部分。所以說(shuō)在一定的程度中提升信息化的文書檔案管理建設(shè)，對(duì)于文書檔案管理工作也是具有極大的促進(jìn)作用的。但是，有很多的政府部門單位對(duì)信息化的文書檔案管理方式?jīng)]有足夠的了解，也不信任信息化。因此它們不支持信息化的文書檔案管理工作，不知道信息化的文書檔案管理方式對(duì)于管理工作具有極大的促進(jìn)，仍然使用傳統(tǒng)的管理方式。由此可以看出，若是領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有這種意識(shí)，那么管理人員則不會(huì)接受相關(guān)的知識(shí)培訓(xùn)，所以無(wú)法使用更加有效管理方式 。

3.2 管理工作信息化程度有限

就算領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于信息化的文書檔案管理工作有相關(guān)的了解與認(rèn)識(shí)，并且支持管理人員利用這種方式，并且為增加了文書檔案信息化的建設(shè)，引進(jìn)了相關(guān)的設(shè)備。即使是這樣，也很難改變工作人員的思維。對(duì)于這些先進(jìn)高級(jí)的設(shè)備，文書檔案管理人員沒(méi)有相關(guān)技術(shù)操作水平，無(wú)法正確的使用這些設(shè)備。如果利用文字來(lái)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理的話，管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，這樣的話，引進(jìn)的那些先進(jìn)高級(jí)的設(shè)備的價(jià)值也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)了。如果是將紙上的文字設(shè)置成為電子的數(shù)據(jù)，然后再對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，這種方式也是非常便利的。但與此同時(shí)，這種方式對(duì)于管理工作人員的要求也是非常嚴(yán)格的，一般的傳統(tǒng)工作人員是無(wú)法完成這項(xiàng)工作的，對(duì)于工作人員的素質(zhì)要求很高。當(dāng)然，這對(duì)于政府部門單位又提出了巨大的要求，要求政府部門重視管理工作人員的知識(shí)培養(yǎng)，全面提高工作人員的整體素養(yǎng)，使工作人員可以利用信息化的文書檔案管理方式，使管理工作變得更加的高效。

3.3 文書檔案的保密性管理低下

上面 已經(jīng)論述到了，一般情況下文書檔案的保密性是非常強(qiáng)的。若將紙上的文字信息轉(zhuǎn)化成為電子信息，這種方式也是非常不安全的，因?yàn)殡娮有畔⑹强梢噪S意的更改的，所以說(shuō)文書檔案的保密性管理低下，也是有待提高的。電子信息與紙上的文書檔案就更加地不同了，紙上的文字在更改后，一般情況下都是會(huì)留下痕跡的，但更改電子信息就更加地容易了。當(dāng)電子信息更改后，人們是很難看出有修改的痕跡的，所以信息的真實(shí)性就無(wú)法辨別了。

4 對(duì)于信息化背景下文書檔案管理存在問(wèn)題的解決措施

4.1 為單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員灌輸思想理念

無(wú)論是哪一件事件，都是需要有一個(gè)正確的思想觀念的。文書檔案的管理方式也是一樣的，只有當(dāng)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理工作人員都存在正確的思想觀念，對(duì)于信息化管理?yè)碛凶銐虻恼J(rèn)識(shí)，高效的文書檔案管理的愿望也有希望實(shí)現(xiàn)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)信息化的文書檔案管理方式，提供足夠的資金，引進(jìn)高級(jí)的信息化設(shè)備，并且要充分發(fā)展領(lǐng)導(dǎo)的能力，不斷地增強(qiáng)管理人員的信息化意識(shí)， 并且要經(jīng)常開(kāi)展一些講座，對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使它們可以正確且高效地利用信息化來(lái)完成文書檔案的管理工作。

4.2 為文書檔案管理工作提供一個(gè)高素養(yǎng)的團(tuán)隊(duì)

對(duì)于信息化的文書檔案管理工作，不僅僅只有對(duì)于單位中的領(lǐng)導(dǎo)有要求，對(duì)于工作人員的要求也是非常大的。管理人員也應(yīng)該要積極向上，積極主動(dòng)地去學(xué)習(xí)信息化管理的相關(guān)知識(shí)，提高自身的知識(shí)素養(yǎng)，使自己可以完全地勝任這項(xiàng)工作。只有這樣才可以完全熟練地進(jìn)行信息化的文書檔案管理工作。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，信息化的文書檔案管理與傳統(tǒng)的文書檔案管理工作相比，具有很突出的優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作也已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今時(shí)代的需求。若文書檔案管理不跟隨時(shí)代的快速發(fā)展，不使用信息化的文書檔案管理方式，這在一定情況下也制約了社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。所以，各政府部門單位的文書檔案管理工作都應(yīng)該利用信息化，提升工作人員的工作效率，也可以促進(jìn)信息化網(wǎng)絡(luò)發(fā)展。

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