周香怡

摘 要：伴隨著會(huì)計(jì)檔案進(jìn)入信息化階段，會(huì)計(jì)檔案發(fā)生了質(zhì)的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法滿足新時(shí)代的需要，探索新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法顯得尤為重要，本文從信息化時(shí)代會(huì)計(jì)檔案所呈現(xiàn)的新特點(diǎn)入手探究當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理模式中需要解決的幾點(diǎn)問(wèn)題，并據(jù)此提出幾點(diǎn)舉措以此完善會(huì)計(jì)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：信息化；會(huì)計(jì)檔案；管理

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展及互聯(lián)網(wǎng)的普及，社會(huì)各個(gè)行業(yè)開(kāi)始進(jìn)入信息化時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案管理工作也進(jìn)入電子化管理階段，與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，信息化時(shí)代下的會(huì)計(jì)檔案呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能完全適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需要，因此探索信息化時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案的管理勢(shì)在必行。

1 信息化時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的區(qū)別

信息化時(shí)代下的會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容更加豐富，范圍更加廣泛。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案主要是指紙質(zhì)的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，信息化時(shí)代下的會(huì)計(jì)檔案既包含傳統(tǒng)的以紙張為介質(zhì)的傳統(tǒng)檔案同時(shí)也包含以磁性介質(zhì)和光盤(pán)形式存在的電子檔案，具體主要指打印輸出的各種紙質(zhì)憑證報(bào)表賬簿和會(huì)計(jì)系統(tǒng)軟件中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序和其他文檔資料。電子會(huì)計(jì)檔案以電子數(shù)據(jù)形式記錄、傳輸及使用，較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)涵更加豐富完整。

信息化時(shí)代下的會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案對(duì)外部環(huán)境的要求更高。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案由于以紙質(zhì)為載體進(jìn)行保存，對(duì)外部的環(huán)境要求不高，不容易受到外界的破壞，保密性和安全性更強(qiáng)。信息化時(shí)代下的電子會(huì)計(jì)檔案依靠磁性介質(zhì)為信息的存儲(chǔ)載體，雖然占用的空間小便于攜帶，但是磁性介質(zhì)對(duì)環(huán)境依賴性較強(qiáng)，因?yàn)殡娮訑?shù)據(jù)容易遭人惡意篡改，需要配置較為安全的軟硬件設(shè)備，另外電子數(shù)據(jù)也容易因溫度、濕度而發(fā)生意外丟失，因此在平時(shí)的管理中要強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)安全的管理，注意防火、防潮、防水、防磁，否則數(shù)據(jù)容易遭到破壞。

信息化時(shí)代下的會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案使用效率更高，資源共享更為便捷。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案記載于紙上，雖然更加直觀，也更利于保密和保護(hù)，但是在信息化大背景下不能更好的滿足高效的辦公需求，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用，信息化時(shí)代下的電子會(huì)計(jì)檔案一方面便于日常查詢、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表制作等工作，大大提高了會(huì)計(jì)檔案的使用效率，另一方面通過(guò)實(shí)時(shí)網(wǎng)絡(luò)傳輸，使得會(huì)計(jì)資源的共享更加的便捷。

2 信息化時(shí)代會(huì)計(jì)檔案存在的問(wèn)題

2.1 信息化時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案管理制度缺乏科學(xué)性、規(guī)范性

科學(xué)合理的制度規(guī)范是信息化時(shí)代會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)，現(xiàn)階段由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作還不夠重視，會(huì)計(jì)檔案的歸檔仍然沿襲傳統(tǒng)管理制度，電子會(huì)計(jì)檔案管理行業(yè)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)仍有落實(shí)，目前依然只注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔整理，即將打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿及會(huì)計(jì)報(bào)表的紙質(zhì)檔案歸檔，沒(méi)有按照要求對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行編號(hào)和著錄，也沒(méi)有對(duì)這些信息化載體制定相應(yīng)的管理辦法，使得電子會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的效能。

2.2 信息化時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案外部環(huán)境存在安全隱患

如前所訴電子會(huì)計(jì)檔案依賴于磁盤(pán)網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)等外部環(huán)境，它實(shí)現(xiàn)了資源的高效共享，而同時(shí)也加大了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)被篡改、破壞的風(fēng)險(xiǎn)。電腦病毒的入侵導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險(xiǎn)加大，電子數(shù)據(jù)被修改后不容易被人察覺(jué)，這給惡意篡改者留下了可乘之機(jī)，在這種情況下，電子會(huì)計(jì)檔案如果沒(méi)有很好的安全防護(hù)措施很容易失真。

2.3 會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)有待提高

信息化時(shí)代下的會(huì)計(jì)檔案管理工作是一個(gè)綜合性的工作，對(duì)管理人員提出了更高的要求，需要有一定的財(cái)務(wù)知識(shí)基礎(chǔ)熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的綜合性檔案管理人才對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)的軟、硬件設(shè)備的操作和維護(hù)都有一定的認(rèn)識(shí)才能確保電子會(huì)計(jì)檔案歸檔的準(zhǔn)確性、完整性及安全性?，F(xiàn)階段各個(gè)單位對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠，仍然停留在傳統(tǒng)的檔案管理層面，利用非專業(yè)化人員或者兼職人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理歸檔導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案歸檔不規(guī)范，不完整，檔案安全性也很難達(dá)到預(yù)期的要求。

3 信息化時(shí)代會(huì)計(jì)檔案管理完善舉措

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好信息化時(shí)代會(huì)計(jì)檔案管理工作的前提和關(guān)鍵，對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案而言，其完整性與完全性不容小視，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性， 首先在思想上重視，不斷的組織財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理制度規(guī)范，確保會(huì)計(jì)檔案管理人員認(rèn)識(shí)到電子會(huì)計(jì)檔案管理的重要性。其次要加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作人力與財(cái)力的投入，為會(huì)計(jì)檔案的管理提供各種有利的環(huán)境創(chuàng)造良好的氛圍。

3.2 完善會(huì)計(jì)檔案管理體系，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部控制力度

要想全面做好電子會(huì)計(jì)檔案的管理工作，必須要制定完善的管理制度，各單位應(yīng)該結(jié)合本單位的實(shí)際制定出電子會(huì)計(jì)檔案管理辦法，這些辦法應(yīng)該細(xì)化到每一個(gè)辦理程序，以確保會(huì)計(jì)檔案有序存放，妥善保管，防止損壞、泄密、丟失。引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)保證電子數(shù)據(jù)的安全，防止惡意篡改者對(duì)書(shū)籍進(jìn)行破壞。同時(shí)強(qiáng)化內(nèi)部控制管理力度，通過(guò)建立內(nèi)部審計(jì)及內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)機(jī)制加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行審查與核對(duì)，建立嚴(yán)格的崗位責(zé)任制，增強(qiáng)每一個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，以確保責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人。

3.3 建立數(shù)據(jù)安全防范機(jī)制

電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)于磁盤(pán)介質(zhì)中對(duì)數(shù)據(jù)的安全性提出了很高的要求，一方面各單位要在設(shè)計(jì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的流程中增加監(jiān)控程序，對(duì)電子信息的歸檔、查詢建立相應(yīng)的授權(quán)審批制度，使得電子數(shù)據(jù)不會(huì)被輕易的篡改，保證電子會(huì)計(jì)檔案歸檔整理的安全性和完整性。另一當(dāng)面，應(yīng)增強(qiáng)硬件投入，存放電子會(huì)計(jì)檔案場(chǎng)所要具備防火、防潮、防磁等條件，應(yīng)利用防火墻、殺毒軟件等先進(jìn)的技術(shù)手段確保電子數(shù)據(jù)的安全，此外必須對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并定期對(duì)以前年度存放的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查。

3.4 加大培訓(xùn)力度提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在信息化時(shí)代，各單位應(yīng)積極引進(jìn)一些同時(shí)掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、精通檔案管理知識(shí)及財(cái)務(wù)知識(shí)的綜合性人才來(lái)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的管理。在日常工作中，一是加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，電子會(huì)計(jì)檔案因其特殊性很容易被管理人員私自篡改，一旦會(huì)計(jì)檔案管理人員缺乏良好的職業(yè)道德很容易造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)缺乏真實(shí)性和準(zhǔn)確性。二是加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，定期組織財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門人員學(xué)習(xí)相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理辦法，通過(guò)多門類多層次的知識(shí)培訓(xùn)完善檔案管理人員的知識(shí)體系。三是各單位要根據(jù)單位實(shí)際制定合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，確保每一位會(huì)計(jì)檔案管理人員在自身所處的崗位上具備一定的責(zé)任意識(shí)。

4 結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代下，電子會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)檔案相輔相成，密切聯(lián)系，會(huì)計(jì)檔案工作面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，一方面要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展抓住機(jī)遇，另一方面要正視當(dāng)前檔案管理工作中存在的問(wèn)題，通過(guò)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善會(huì)計(jì)檔案管理體系，建立數(shù)據(jù)安全防范機(jī)制，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)來(lái)提高會(huì)計(jì)檔案管理的效率，保障會(huì)計(jì)檔案的安全，使會(huì)計(jì)檔案利用信息化時(shí)代的契機(jī)發(fā)揮更大的效能。

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