周申晨

摘要：追求卓越、在市場(chǎng)中長(zhǎng)久立于高地、實(shí)現(xiàn)組織的可持續(xù)發(fā)展是每個(gè)組織創(chuàng)立和經(jīng)營(yíng)所追求的最高境界，也是所有組織經(jīng)營(yíng)努力的目標(biāo)和方向。采購(gòu)過(guò)程作為組織經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起到舉足輕重的作用;而風(fēng)險(xiǎn)暗藏于采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，通過(guò)有效的風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)現(xiàn)采購(gòu)資源的有效配置、控制生產(chǎn)成本，對(duì)組織提高總體生產(chǎn)效益、增加核心競(jìng)爭(zhēng)能力至關(guān)重要，從而使組織的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)組織實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。本文主要從ISO 9001-2015體系標(biāo)準(zhǔn)提出的“風(fēng)險(xiǎn)管理”相關(guān)要求的角度出發(fā)，對(duì)組織采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)行簡(jiǎn)要論述。

關(guān)鍵詞：風(fēng)險(xiǎn)管理;采購(gòu)過(guò)程;組織可持續(xù)發(fā)展;ISO 9001-2015

中圖分類號(hào)：F273 ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

組織在設(shè)立之初，最大的愿景便是將組織變大變強(qiáng)，做到長(zhǎng)久生存于市場(chǎng)，可持續(xù)發(fā)展[1]。當(dāng)下我國(guó)正處于完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的大環(huán)境下，又逢中美貿(mào)易戰(zhàn)，中國(guó)國(guó)內(nèi)的一些組織面臨著不容忽視的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。然而在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中，有的組織能夠沐百年風(fēng)雨而基業(yè)長(zhǎng)青，有的組織則如曇花一現(xiàn)，剎那精彩就消失在茫茫市場(chǎng)中;有的組織在市場(chǎng)上欣欣向榮，攻城略地，有的卻屢戰(zhàn)屢敗，漸漸銷聲匿跡。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，短兵相接的無(wú)疑是硬實(shí)力上的，也就是經(jīng)營(yíng)效益的比拼[2]，而組織的運(yùn)行流程一般為先采購(gòu)后生產(chǎn)，最后進(jìn)行銷售的過(guò)程，采購(gòu)活動(dòng)是組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)鏈條上的頂端，因此，采購(gòu)過(guò)程如果出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)帶來(lái)后續(xù)一系列的連鎖反應(yīng)，而后續(xù)生產(chǎn)活動(dòng)、銷售和資金周轉(zhuǎn)等如果受到嚴(yán)重影響，將會(huì)導(dǎo)致組織無(wú)法正常運(yùn)作。所以管理好采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，相當(dāng)于從組織運(yùn)行源頭進(jìn)行控制，使公司的整體運(yùn)營(yíng)有所保障，增強(qiáng)組織的生存和持續(xù)發(fā)展的能力。

采購(gòu)過(guò)程中運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)管理的目的是使組織在一個(gè)有風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)境里，把采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)降至最低，包括對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估、選擇和實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施方案的過(guò)程，也要對(duì)措施落實(shí)的有效性進(jìn)行驗(yàn)證，保持動(dòng)態(tài)持續(xù)改進(jìn)。

1 采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

組織的采購(gòu)活動(dòng)一般包括采購(gòu)任務(wù)的采購(gòu)計(jì)劃、物料的詢價(jià)、報(bào)預(yù)算、合格供方的審查、做合同、下單、催單、到料簽收、交驗(yàn)、質(zhì)量問(wèn)題的協(xié)調(diào)、庫(kù)房管理、對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)控（供應(yīng)商績(jī)效）等諸多環(huán)節(jié)，會(huì)因各種情況的影響，導(dǎo)致采購(gòu)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)都存在不同的風(fēng)險(xiǎn)。

ISO 9001—2015標(biāo)準(zhǔn)明確風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源主要包括與組織宗旨和戰(zhàn)略方向相關(guān)并影響其實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系預(yù)期結(jié)果的能力的各種外部和內(nèi)部因素，以及與質(zhì)量管理體系相關(guān)方的需求和期望（若相關(guān)方的需求和期望未能得到滿足，將對(duì)組織的持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)）[3]。

1.1 外部環(huán)境因素導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)

1.1.1 技術(shù)因素

由于科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，使市場(chǎng)對(duì)新產(chǎn)品的需求不斷變化，原有的研發(fā)、采購(gòu)、生產(chǎn)規(guī)律與新技術(shù)無(wú)法適應(yīng)，便會(huì)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。技術(shù)的革新會(huì)縮短產(chǎn)品的生命周期，可能造成組織庫(kù)存的積壓，導(dǎo)致庫(kù)存產(chǎn)品貶值甚至淘汰，增加組織的庫(kù)存成本。若產(chǎn)品的研發(fā)速度落后于技術(shù)的變革，組織就有被時(shí)代淹沒(méi)的風(fēng)險(xiǎn)[1-4]。

1.1.2 市場(chǎng)與競(jìng)爭(zhēng)

當(dāng)下的中美貿(mào)易戰(zhàn)，導(dǎo)致人民幣匯率降低，購(gòu)買進(jìn)口原料的成本會(huì)大大增加，長(zhǎng)期的價(jià)格波動(dòng)會(huì)引起組織商品出售價(jià)格的升高，進(jìn)而可能失去在市場(chǎng)中價(jià)格優(yōu)勢(shì)的競(jìng)爭(zhēng)力。加上日益激烈的同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，市場(chǎng)資源重新整合，業(yè)務(wù)布局更加復(fù)雜，組織的生存更加充滿挑戰(zhàn)。

1.2 內(nèi)部環(huán)境因素導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)

1.2.1 組織知識(shí)

采購(gòu)人員需不斷跟進(jìn)當(dāng)下最新環(huán)境政策，更新自身知識(shí)儲(chǔ)備。知識(shí)素養(yǎng)的欠缺會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)活動(dòng)中的分析、預(yù)測(cè)能力不夠，談判中處于被動(dòng)位置，甚至無(wú)法確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確且符合要求。知識(shí)不僅指需要學(xué)習(xí)的理論知識(shí)，而且包括實(shí)踐中總結(jié)性的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)，組織中多數(shù)為師徒制傳授經(jīng)驗(yàn)，這會(huì)導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)比較主觀且不全面，采購(gòu)人員無(wú)法從其他同事處吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可能使組織重復(fù)犯相同的錯(cuò)誤。

1.2.2 人員能力

此處的人員指的是組織內(nèi)部采購(gòu)人員，采購(gòu)人員能力與崗位職責(zé)的匹配度直接決定采購(gòu)工作的順利與否。除了崗位基礎(chǔ)能力，采購(gòu)人員的思想品質(zhì)、職業(yè)道德、收集與分析信息的能力、談判和預(yù)測(cè)等能力同樣重要。

1.3 相關(guān)方的需求和期望導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)

獲得和保持相關(guān)方的支持，是組織獲得持續(xù)成功的必要條件。在采購(gòu)活動(dòng)中，主要的相關(guān)方為顧客及外部供方，分析出相關(guān)方的需求和期望，能使組織設(shè)立目標(biāo)更加有方向性。

1.3.1 顧客

顧客的需求是產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)到要求、價(jià)格可接受、交付的及時(shí)性及售后的服務(wù)保障工作中服務(wù)人員的態(tài)度、專業(yè)度、問(wèn)題處理并解決的及時(shí)率等。質(zhì)量、價(jià)格、交付都會(huì)受到采購(gòu)過(guò)程的影響，產(chǎn)品交期延遲可能會(huì)導(dǎo)致組織產(chǎn)生重大經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失，嚴(yán)重的可能失去與該顧客未來(lái)合作的機(jī)會(huì)。

1.3.2 外部供方

采購(gòu)過(guò)程中，外部供方的質(zhì)量會(huì)對(duì)采購(gòu)結(jié)果的好壞造成最直接的影響。外部供方的需求是與組織建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，希望組織履行合同，及時(shí)交付合同金額等。如未能滿足外部供方的需求與期望，會(huì)使外部供方產(chǎn)生不良情緒，進(jìn)而影響溝通的暢通度，造成產(chǎn)品質(zhì)量存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。

2 采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

在制訂采購(gòu)計(jì)劃的過(guò)程中，組織可以建立起內(nèi)外部采購(gòu)信息網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)獲取當(dāng)下市場(chǎng)的采購(gòu)信息，這些信息有助于組織進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和預(yù)先評(píng)估，為后續(xù)采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行打下基礎(chǔ)。對(duì)識(shí)別出的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的接受與否和應(yīng)對(duì)方式的決定，需要依托于對(duì)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的評(píng)估結(jié)果，可以通過(guò)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重度和發(fā)生可能性做出等級(jí)的分類，在每個(gè)評(píng)估元素中做出等級(jí)判斷，再使用風(fēng)險(xiǎn)矩陣法得出風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。不同組織具體的等級(jí)評(píng)價(jià)準(zhǔn)則應(yīng)貼近組織實(shí)際情況。表1至表5[5]為采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)價(jià)準(zhǔn)則示例。

3 采購(gòu)過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)控制的措施

3.1 外部環(huán)境因素導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施

3.1.1 技術(shù)因素

技術(shù)的高速發(fā)展要求組織要投入大量財(cái)力物力到技術(shù)研發(fā)中，進(jìn)而壓縮采購(gòu)成本，并且要在研發(fā)部門快速推出新技術(shù)的同時(shí)，采購(gòu)部門及時(shí)購(gòu)入最新的配件，以推進(jìn)新產(chǎn)品的盡快投產(chǎn)，搶占市場(chǎng)先機(jī)。這就意味著采購(gòu)活動(dòng)要提高管理水平，可以利用信息化手段建立信息化內(nèi)控管理系統(tǒng)，將采購(gòu)計(jì)劃的上報(bào)、審批、簽訂合同、檢驗(yàn)驗(yàn)收等環(huán)節(jié)均使用信息化反饋，縮短人為工作消耗的時(shí)間，提高采購(gòu)管理和風(fēng)險(xiǎn)控制的效率[6]。

3.1.2 市場(chǎng)與競(jìng)爭(zhēng)

組織的成本受到匯率的影響而波動(dòng)無(wú)可厚非，組織應(yīng)提前做好防范準(zhǔn)備，提高匯率風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避意識(shí)，引進(jìn)相關(guān)人才，完善市場(chǎng)預(yù)測(cè)及應(yīng)對(duì)機(jī)制，選擇適當(dāng)?shù)慕Y(jié)算方式和結(jié)算時(shí)機(jī)，利用貿(mào)易融資工具規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)[7]。組織想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，要增強(qiáng)組織核心競(jìng)爭(zhēng)力，知識(shí)管理、信息化管理、專業(yè)化優(yōu)勢(shì)等。

3.2 內(nèi)部環(huán)境因素導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施

3.2.1 組織知識(shí)

組織的知識(shí)管理是員工完善知識(shí)儲(chǔ)備、共享經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的必要手段，通過(guò)知識(shí)管理，能夠更加有效率地共享和傳播知識(shí)，一改單向傳播、知識(shí)傳達(dá)不到位的情況。知識(shí)管理將信息處理和人的創(chuàng)新能力相結(jié)合，增強(qiáng)組織對(duì)環(huán)境的適應(yīng)能力，提升組織核心競(jìng)爭(zhēng)力[8]。

3.2.2 人員能力

人員應(yīng)做到分工明確，優(yōu)化人力配置，定期培訓(xùn)，使員工跟隨技術(shù)發(fā)展的新形勢(shì)，提高在不斷變化的市場(chǎng)環(huán)境中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和防范意識(shí)，保持對(duì)外部風(fēng)險(xiǎn)的警惕性。還需建立考核制度，確立采購(gòu)人員的考評(píng)準(zhǔn)則，量化工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)人員的工作內(nèi)容有確定的評(píng)價(jià)，考核制度可作為獎(jiǎng)懲實(shí)施的判斷依據(jù)[9]。

3.3 相關(guān)方的需求和期望導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施

3.3.1 顧客

要滿足顧客的需求和期望，需建立健全的組織內(nèi)部管理機(jī)制。顧客滿意的過(guò)程會(huì)涉及市場(chǎng)、計(jì)劃、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、服務(wù)保障等多個(gè)部門與采購(gòu)部門進(jìn)行溝通和配合，所以組織健全的內(nèi)部管理機(jī)制非常必要。采購(gòu)過(guò)程中一方面應(yīng)加強(qiáng)上報(bào)計(jì)劃管理，對(duì)上報(bào)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)查與預(yù)測(cè)，確保計(jì)劃可操作性強(qiáng)，可以實(shí)現(xiàn)任務(wù)按期交付的要求;另一方面，組織的采購(gòu)方案應(yīng)明確責(zé)任主體，建立跟蹤監(jiān)管制度，確保采購(gòu)的原材料符合計(jì)劃的成本，質(zhì)量過(guò)關(guān)，后續(xù)生產(chǎn)中發(fā)現(xiàn)的原料問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向供方反饋，防止生產(chǎn)斷檔，延長(zhǎng)生產(chǎn)周期[10]。

3.3.2 外部供方

組織要避免外部供方的需求和期望導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)，首要是“選擇”（符合標(biāo)準(zhǔn)供方的進(jìn)入公司的合格供方名錄），建立供方評(píng)估準(zhǔn)則，對(duì)供應(yīng)商完成成本、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、配送、員工能力、工作環(huán)境等方面的評(píng)估，進(jìn)行周期監(jiān)管，通過(guò)量化統(tǒng)計(jì)和比較，確定能否進(jìn)行合作。當(dāng)下是互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的時(shí)代，應(yīng)利用天眼查等大數(shù)據(jù)分析APP，通過(guò)第三方更公平公正的方式，將供應(yīng)商的上市信息、企業(yè)背景、企業(yè)發(fā)展、司法風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)狀況、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)等攬入合格供方評(píng)估準(zhǔn)則當(dāng)中[11]。還應(yīng)注意，創(chuàng)造一個(gè)良性供方競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，避免被過(guò)度控制或缺乏技術(shù)創(chuàng)新[12]。確保供方的選擇之后，組織應(yīng)做到滿足供方需求和期望，做好合同管理工作，加強(qiáng)對(duì)合同內(nèi)容等的審查，確保合同合法和準(zhǔn)確，并由監(jiān)督部門進(jìn)行合同履行的監(jiān)督。

3.4 采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控管理

組織應(yīng)通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估、應(yīng)對(duì)、監(jiān)視測(cè)量的整合，對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控管理，某公司風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別控制表示例如表6所示。其中，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方式包括規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)、消除風(fēng)險(xiǎn)、改變風(fēng)險(xiǎn)的可能性、分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)、保留風(fēng)險(xiǎn)。公司應(yīng)定期評(píng)審措施的有效性。

4 結(jié)語(yǔ)

采購(gòu)中的風(fēng)險(xiǎn)管理是組織運(yùn)營(yíng)中面對(duì)的永恒主題，它是持續(xù)變化的，并且不斷復(fù)雜化、多元素化。按照ISO 9001-2015中的風(fēng)險(xiǎn)管理要求，從組織內(nèi)外環(huán)境因素、相關(guān)方的需求與期望3個(gè)方向?qū)M織的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和分析，有助于提高組織的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力，確保將采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)降到最小，利于組織質(zhì)量管理體系的保持和組織經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而促進(jìn)組織的可持續(xù)發(fā)展。

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