孫百明 石星明

【摘要】由于辦公室行政管理工作具有十分重要的作用，但在實際管理工作中存在內(nèi)容繁瑣及責(zé)任重大的問題，一旦處理不當(dāng)，則會對單位的正常運(yùn)行帶來較大的影響。因此針對辦公室行政管理工作，需要實施精細(xì)化管理，加快推動辦公室行政管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，全面提高辦公室行政管理的水平。

【關(guān)鍵詞】辦公室;精細(xì)化行政管理;策略

在辦公室行政管理工作中，通過融入標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化管理理念，能夠有效提高整體管理效率，降低管理成本，確保行政管理工作達(dá)到預(yù)期的效果。特別是在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，辦公室行政管理工作中可以充分融入各種先進(jìn)的管理理念，加快推動辦公室行政管理工作的精細(xì)化發(fā)展，為單位各項工作的順利實施奠定良好的基礎(chǔ)。

一、加強(qiáng)協(xié)同化、經(jīng)濟(jì)化意識，融入流程和標(biāo)準(zhǔn)化理論

辦公室行政管理工作要想實現(xiàn)精細(xì)化，需要不同部門及不同環(huán)節(jié)之間的相互配合和協(xié)同，這就要求各部門及相關(guān)成員要樹立良好的協(xié)同化意識，并注意投入與產(chǎn)出的關(guān)系，即要具備經(jīng)濟(jì)化意識，強(qiáng)化成本控制，確保在不增加成本投入的情況下，全面提高精細(xì)化管理工作的效率。而且在當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢下，辦公室行政管理工作可以充分的借鑒流水線式的管理模式，將流程化管理理念融入行政管理工作中來，并通過分解各項工作和任務(wù)，理順好各項工作的順序，確保各環(huán)節(jié)之間的良好銜接。將標(biāo)準(zhǔn)化理念融入辦公室行政管理工作中來，通過對傳統(tǒng)管理流程進(jìn)行梳理，構(gòu)建完善和科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)，為辦公室行政管理精細(xì)化的實現(xiàn)提供重要的保障。

二、對管理科目不斷細(xì)化與量化，明確具體的崗位職責(zé)

當(dāng)前有大部分辦公室管理工作中都沒有實現(xiàn)延續(xù)性和實效性，辦公室行政管理工作長期處于模糊化的狀態(tài)，管理者往往是憑借個人經(jīng)驗和能力來開展管理工作，對管理工作的細(xì)化和量化缺乏足夠的重視。在當(dāng)前推進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化過程中，需要改變傳統(tǒng)的管理模式，對具體管理科目進(jìn)行細(xì)化和量化，并針對行政管理工作和任務(wù)特征將其進(jìn)行劃分，為管理者管理精細(xì)化管理提供重要的依據(jù)。在實際工作中，需要各部門對相關(guān)工作和任務(wù)進(jìn)行有效配合，并對工作流程進(jìn)行不斷改進(jìn)，有效實現(xiàn)對管理工作的管控，全面提高辦公室行政管理工作的水平。

由于辦公室行政管理工作具有較強(qiáng)的針對性和實效性特點(diǎn)，在實踐工作中，一旦辦公室崗位設(shè)置具有隨機(jī)性和任意性，則不同崗位之間容易出現(xiàn)重疊或是無法有效銜接的問題，導(dǎo)致同一事務(wù)的重復(fù)處理，存在管理混亂及資源浪費(fèi)等問題，這不僅會影響到辦公室職員工作的積極性，而且不利于工作效率的提高。因此在實際工作中，辦公室崗位職責(zé)要進(jìn)行明確和細(xì)化，針對辦公室行政管理要求來明確設(shè)置崗位職責(zé)，并針對臨時交辦的任務(wù)要指派專人負(fù)責(zé)，確保辦公室行政管理工作能夠有序進(jìn)行，全面提高行政管理工作的效率和水平。

三、強(qiáng)化制度建設(shè)

為了能夠真正實現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細(xì)化，并確保其達(dá)到預(yù)期的效果，則需要建立健全激勵和約束機(jī)制，構(gòu)建完善的流程化管理體系和內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，針對各項業(yè)務(wù)流程進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。通過制定一套完善和系統(tǒng)的規(guī)章制度，可以為推行辦公室精細(xì)化行政管理工作起到重要的支撐和制度保障。而且制度建設(shè)無論是對于單位的整體發(fā)展還是辦公室行政管理工作都具有非常重要的意義，通過嚴(yán)格遵循具體的制度來開展各項工作，并在統(tǒng)一制度規(guī)范下實施管理，可以有效推動自身的健康、持續(xù)發(fā)展，為辦公室精細(xì)化行政管理的實現(xiàn)奠定良好的基礎(chǔ)。

四、大力推廣文化建設(shè)

文化作為單位的無形資產(chǎn)，一個好的公司文化會增強(qiáng)員工的歸屬感，激發(fā)其工作熱情。在辦公室行政管理工作中加強(qiáng)文化的推廣建設(shè)，以此來增強(qiáng)員工的凝聚力。在實際工作中，需要定期開展一些文化活動來宣傳精神文化，為員工創(chuàng)造一個輕松的工作氛圍。同時還要時刻關(guān)注員工的一些想法?？赏ㄟ^開晨會和年會的方式來宣講單位的價值觀念，讓員工通過自我總結(jié)和自我評判來對自身工作是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行判定。利用單位網(wǎng)站來宣傳具體的思想和方針，并公布單位內(nèi)部一些重大事件，定期開展團(tuán)建活動，將單位的文化價值觀貫穿于整個活動過程。

五、結(jié)束語

在現(xiàn)代社會發(fā)展過程中，精細(xì)化管理是現(xiàn)代管理工作的必要要求，辦公室行政管理實現(xiàn)精細(xì)化管理，可以有效解決辦公室行政管理工作中存在的一些混亂情況，有效的匹配行政管理工作崗位、職責(zé)和人員，實現(xiàn)管理成本的節(jié)約及管理效率的提高，為辦公室各項工作的有序開展奠定良好的基礎(chǔ)。在實際工作中，還要強(qiáng)化制度建設(shè)，并對崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化和明確，全面提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，確保辦公室行政管理精細(xì)化水平全面提升。

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