陳文杰

【摘要】文件材料歸檔完整是企業(yè)一項(xiàng)非常重要的工作，但受種種因素的影響，新成立企業(yè)不容易保證文件材料歸檔完整性。因此，企業(yè)宜在成立之初開展系列工作，建立各項(xiàng)制度，采取多種管理手段及措施，搭建歸檔完整性保障平臺(tái)，確保企業(yè)檔案的齊全、完整、安全。

【關(guān)鍵詞】新成立企業(yè);文件材料;歸檔;完整性保障

文件材料歸檔完整既是國(guó)家相關(guān)管理部門的要求，也是對(duì)股東員工利益的保障;重要文檔的缺失，甚至可能導(dǎo)致企業(yè)受相應(yīng)處罰。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科技研發(fā)、突發(fā)事件處理等活動(dòng)中產(chǎn)生大量文件材料，這其中部分文件材料因產(chǎn)生的不確定性，給文件材料的收集帶來(lái)困難，從而導(dǎo)致檔案歸檔不齊全完整，為企業(yè)的合法合規(guī)性經(jīng)營(yíng)埋下隱患。對(duì)于一個(gè)新成立的企業(yè)而言，其文件材料齊全完整歸檔常常會(huì)受到以下挑戰(zhàn)：企業(yè)從籌建階段向運(yùn)營(yíng)階段過(guò)渡，機(jī)構(gòu)變動(dòng)導(dǎo)致籌建檔案及企業(yè)成立前期檔案易丟失;企業(yè)成立初期，未及時(shí)確定企業(yè)的歸檔范圍，歸檔實(shí)施缺乏依據(jù)，易造成歸檔不全;企業(yè)文檔部門與其它部門聯(lián)系不足，難以掌握歸檔變化信息;隨企業(yè)業(yè)務(wù)擴(kuò)展，分企業(yè)及外地項(xiàng)目的檔案管理缺乏相應(yīng)制度，文件材料的歸檔工作不能規(guī)范開展等等。

一、搭建歸檔完整性保障平臺(tái)

為解決上述問(wèn)題，企業(yè)宜在成立初期開展系列工作，搭建歸檔完整性保障平臺(tái)，確保企業(yè)檔案的齊全、完整、安全。這些工作包括：

（一）編制企業(yè)第一版歸檔范圍。文檔部門應(yīng)將編制第一版歸檔范圍清單作為首要任務(wù)，及早深入企業(yè)各業(yè)務(wù)部門，了解各部門業(yè)務(wù)范疇及業(yè)務(wù)流程，梳理各部門產(chǎn)生文件材料的狀況，與各業(yè)務(wù)部門共同完成企業(yè)第一版的歸檔范圍清單的編制。

（二）收集的企業(yè)籌建檔案及成立檔案。企業(yè)籌建及成立初期具有機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定、人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)，導(dǎo)致企業(yè)籌建檔案及成立檔案易散失。文檔管理部門應(yīng)在第一時(shí)間查找線索，組織籌建檔案及成立檔案的歸檔入庫(kù)，保證了籌建檔案及成立檔案的完整。

（三）及早建立并實(shí)施重大項(xiàng)目文檔部門參加制度。文檔部門應(yīng)推動(dòng)將重大項(xiàng)目文檔部門參加制度寫入企業(yè)的政策中，規(guī)范重大項(xiàng)目的文檔管理;文檔部門應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系企業(yè)科研部門、生產(chǎn)部門、經(jīng)營(yíng)部門，參加重大項(xiàng)目開工會(huì)、產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收、合同結(jié)算支付等活動(dòng)相關(guān)環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性。

（四）建立并實(shí)施歸檔協(xié)調(diào)人制度。文檔部門應(yīng)組織推動(dòng)各部門設(shè)立部門歸檔協(xié)調(diào)人，負(fù)責(zé)本部門反饋部門歸檔范圍變化情況，協(xié)調(diào)部門文件材料收集、組卷、歸檔及移交，負(fù)責(zé)本部門歸檔信息反饋。

（五）適時(shí)開展異地項(xiàng)目歸檔研究。企業(yè)發(fā)展到一定階段，很可能會(huì)在異地設(shè)立分企業(yè)、項(xiàng)目部，地域的變化性及多樣性，給歸檔工作帶來(lái)困難，對(duì)歸檔完整性產(chǎn)生威脅。針對(duì)這種情況，企業(yè)應(yīng)開展異地項(xiàng)目歸檔研究， 對(duì)哪些文件材料具有歸檔價(jià)值、異地產(chǎn)生的文件材料采用什么方式在什么時(shí)間歸檔等問(wèn)題進(jìn)行探討，建立異地檔案歸檔制度，建立異地文檔庫(kù)，為異地項(xiàng)目文檔管理的深入開展奠定基礎(chǔ)。

（六）建立企業(yè)特色檔案管理制度。企業(yè)特色檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的最具本企業(yè)特色，最能反映企業(yè)在一段時(shí)間內(nèi)各項(xiàng)活動(dòng)特點(diǎn)，因此，這類檔案具有很強(qiáng)的獨(dú)特性，是企業(yè)利用價(jià)值較高的檔案。企業(yè)應(yīng)建立企業(yè)特色檔案管理制度，注重典型事例檔案、微觀活動(dòng)檔案的收集，例如建立并實(shí)施新聞資料收集歸檔制度，建立并實(shí)施榮譽(yù)類實(shí)物檔案收集歸檔制度等。通過(guò)這些工作對(duì)特色檔案的歸檔進(jìn)行規(guī)范，實(shí)現(xiàn)對(duì)特色檔案的精細(xì)化管理。

二、加強(qiáng)歸檔工作的管理手段和措施

經(jīng)過(guò)上述制度建設(shè)及平臺(tái)搭建工作，企業(yè)的歸檔完整性保障體系已初步建立;在這個(gè)體系的基礎(chǔ)上，還需通過(guò)多種管理手段及措施，進(jìn)一步確保歸檔完整性。

（一）歸檔清單的跟蹤與維護(hù)。企業(yè)應(yīng)對(duì)歸檔清單進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤與動(dòng)態(tài)維護(hù)、年度審查與定期維護(hù)兩種方式對(duì)歸檔清單進(jìn)行管理。設(shè)定專門的文檔人員跟蹤企業(yè)重要信息，在企業(yè)的機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)發(fā)生重大變化時(shí)，及時(shí)對(duì)歸檔范圍進(jìn)行梳理，對(duì)歸檔清單進(jìn)行維護(hù);每年制定歸檔計(jì)劃及實(shí)施歸檔計(jì)劃時(shí)，在全方位的信息收集后，對(duì)各部門的歸檔清單進(jìn)行總梳理，確保清單的完整準(zhǔn)確。

（二）歸檔計(jì)劃制定時(shí)全方位信息收集。企業(yè)可在每年年初發(fā)布?xì)w檔計(jì)劃，各部門按歸檔計(jì)劃規(guī)定的時(shí)間和內(nèi)容完成歸檔工作。若歸檔計(jì)劃制定得不科學(xué)，歸檔實(shí)施時(shí)，往往發(fā)現(xiàn)或是歸檔計(jì)劃所列的文件，業(yè)務(wù)部門說(shuō)實(shí)際未產(chǎn)生;或是業(yè)務(wù)部門重大項(xiàng)目、重大事件未在歸檔計(jì)劃中體現(xiàn)。為保證歸檔計(jì)劃的科學(xué)性，制定歸檔計(jì)劃時(shí)，應(yīng)進(jìn)行全方位的信息收集。1.查看各部門上一年度的歸檔計(jì)劃。通常而言，各部門的主要業(yè)務(wù)在一段時(shí)期內(nèi)會(huì)比較穩(wěn)定，其一段時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生的文件材料也會(huì)比較相近，因此，可以將上一年度的歸檔計(jì)劃作為基礎(chǔ)編制下一年度的歸檔計(jì)劃。2.查看企業(yè)歸檔范圍，將上一年度歸檔計(jì)劃中缺少的項(xiàng)補(bǔ)充到歸檔計(jì)劃中。3.查看上一年度歸檔實(shí)際情況，是否有遺留到本年度歸檔的文件，是否有新增的歸檔點(diǎn)，根據(jù)情況對(duì)本年度的歸檔計(jì)劃進(jìn)行更新。4.查看各部門上一年年初編制的工作計(jì)劃及年底編制的工作總結(jié)。通過(guò)部門的年度工作計(jì)劃及工作總結(jié)，可以充分了解部門全年完成的工作任務(wù)，有助于文檔人員推斷該部門此年度產(chǎn)生了哪些文件材料，從而更新本年度的歸檔計(jì)劃。5.查看企業(yè)大事記及企業(yè)主頁(yè)上的新聞，可了解各部門上一年度的重大事件，據(jù)此判斷其產(chǎn)生了哪些文件材料。6.查看各部門上一年度新編寫或修改的業(yè)務(wù)規(guī)范中提到的實(shí)施業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種記錄，將這些記錄列入本年度歸檔計(jì)劃及文件材料歸檔范圍中。7.查看外部機(jī)構(gòu)及企業(yè)內(nèi)控部門對(duì)各部門監(jiān)查中發(fā)現(xiàn)的歸檔工作中的缺陷，梳理歸檔計(jì)劃中是否需要增加相應(yīng)條目。文檔部門確定了歸檔計(jì)劃初稿后，將歸檔計(jì)劃發(fā)各部門審核，經(jīng)過(guò)溝通確認(rèn)后，正式發(fā)布?xì)w檔計(jì)劃。

（三）實(shí)時(shí)歸檔與年度歸檔相結(jié)合。對(duì)常規(guī)文件材料，通過(guò)制定歸檔計(jì)劃實(shí)施年度歸檔，基本上能保證歸檔的完整性與系統(tǒng)性;但對(duì)于一些突發(fā)事件及一些實(shí)物、照片，如果不在文件材料產(chǎn)生的第一時(shí)間進(jìn)行控制，文件材料很有可能隨時(shí)間推移湮滅或丟失，對(duì)于這類文件材料，宜實(shí)時(shí)進(jìn)行歸檔。文檔部門通過(guò)查看企業(yè)要聞、每月大事記、總經(jīng)理部會(huì)議紀(jì)要，掌握企業(yè)動(dòng)態(tài)，對(duì)文件材料及時(shí)組織歸檔。

（四）項(xiàng)目登記與跟蹤。文檔部門與企業(yè)經(jīng)營(yíng)部門、科研部門、生產(chǎn)部門合作，獲取各部門項(xiàng)目開展情況，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行登記與跟蹤，開展項(xiàng)目階段性歸檔或完結(jié)歸檔。

三、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)采取上述措施，可確保各類型文件材料歸檔的完整性與系統(tǒng)性;文檔人員能更好地了解和掌握企業(yè)的重要信息，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而使文檔工作更好地服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng);與各部門進(jìn)行溝通合作，獲得各部門的理解，各部門主動(dòng)歸檔的意識(shí)也將得到提高。