丁淑芹 陳江波

[摘 要] 信息技術(shù)的發(fā)展使得企業(yè)逐步實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息化，規(guī)范的業(yè)務(wù)核算已由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)完成，企業(yè)的會(huì)計(jì)人員要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，關(guān)注業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化策略。文章梳理了企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，建立了業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)單據(jù)與賬務(wù)處理之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并在此基礎(chǔ)上分析了銷售與收款的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化策略。

[關(guān)鍵詞] 銷售與收款；業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化；策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 09. 030

[中圖分類號(hào)] F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2019）09- 0066- 04

0 前 言

隨著信息技術(shù)的廣泛深入應(yīng)用，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程中越來越多的業(yè)務(wù)可以由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)完成；另一方面，企業(yè)內(nèi)外部經(jīng)營(yíng)環(huán)境發(fā)生了極大的變化，競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造成為經(jīng)營(yíng)管理的首要任務(wù)。由此，人們開始研究將不能增值的業(yè)務(wù)由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)完成，而相關(guān)人員更多地關(guān)注整個(gè)流程中的增值環(huán)節(jié)與業(yè)務(wù)。對(duì)于財(cái)務(wù)人員而言，就需要進(jìn)行財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，由原先的專注于以賬務(wù)處理為主的核算轉(zhuǎn)為以立足業(yè)務(wù)關(guān)注價(jià)值增值為主的價(jià)值增值與管理，即財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化?？梢?，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的基本思想是互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)環(huán)境下，將企業(yè)經(jīng)營(yíng)中業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程、管理流程有機(jī)融合，同時(shí)將計(jì)算機(jī)的“事件驅(qū)動(dòng)”概念引入到企業(yè)的整個(gè)流程設(shè)計(jì)中，建立以業(yè)務(wù)流程為起點(diǎn)，根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)自動(dòng)觸發(fā)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化信息處理流程，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體。在這一指導(dǎo)思想下，本文以用友ERP為例，梳理銷售與收款業(yè)務(wù)流程中的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化策略。

1 銷售與收款業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)單據(jù)與賬務(wù)處理的關(guān)系

銷售與收款流程的基本目標(biāo)是向客戶銷售和交付產(chǎn)品和服務(wù)并收取相應(yīng)的款項(xiàng)。如果沒有一個(gè)有效的銷售與收款流程，一個(gè)組織將很難生存下去。無效流程產(chǎn)生的原因可能有很多種，比如公司的產(chǎn)品和服務(wù)缺乏需求、市場(chǎng)占有率低或者缺乏良好的信貸政策等。那么，一個(gè)有效的銷售與收款流程應(yīng)該包括哪些步驟呢？

盡管銷售的商品和服務(wù)有所不同，企業(yè)具體的組織結(jié)構(gòu)也不盡相同，但是多數(shù)企業(yè)的銷售與收款業(yè)務(wù)過程會(huì)包括以下幾個(gè)關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程。

1.1 收到銷售訂單

企業(yè)可以通過傳統(tǒng)的方式如電話、面談或電話溝通等方式洽談業(yè)務(wù)，但現(xiàn)在更多的是客戶通過在網(wǎng)上瀏覽企業(yè)的產(chǎn)品細(xì)節(jié)并在線與企業(yè)洽談的方式。銷售業(yè)務(wù)員根據(jù)產(chǎn)品的銷售政策以及客戶的信用等因素給客戶提供銷售報(bào)價(jià)，雙方進(jìn)行協(xié)商。

1.2 信用審核

企業(yè)的銷售部門收到客戶的訂單，雙方進(jìn)行協(xié)商之后，如果欲達(dá)成合作意向，便要想企業(yè)的信用審核部門請(qǐng)求對(duì)客戶的信用情況進(jìn)行審核，包括是否允許客戶使用信用政策、可以使用信用政策的客戶的信用額度是多少等。

1.3 簽訂銷售訂單

客戶的信用政策通過審核后可以正式簽訂銷售訂單。企業(yè)根據(jù)簽訂的銷售訂單安排生產(chǎn)。

1.4 發(fā)貨

產(chǎn)品生產(chǎn)出來后，發(fā)運(yùn)部門根據(jù)銷售部門已批準(zhǔn)的銷貨通知單安排從倉(cāng)儲(chǔ)部提貨和發(fā)運(yùn)貨物，并將發(fā)貨資料傳遞給開單部門；同時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)部門記錄發(fā)貨情況。

1.5 為顧客開具賬單

開單部核對(duì)銷貨通知單與發(fā)貨單據(jù)，依據(jù)銷售訂單、產(chǎn)品的價(jià)格目錄等資料開出銷售發(fā)票和提貨單給客戶，同時(shí)把發(fā)票的副聯(lián)傳遞給財(cái)會(huì)部門?？蛻魬{借銷售發(fā)票辦理銷售結(jié)算，憑借提貨單到倉(cāng)庫(kù)部門提取貨物。會(huì)計(jì)部門根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)以及相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)進(jìn)行會(huì)計(jì)確認(rèn)，并做出賬務(wù)處理。

1.6 收款

銷售業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)后，企業(yè)要從客戶處收取相應(yīng)的貨款。如果是現(xiàn)銷業(yè)務(wù)，客戶會(huì)及時(shí)支付貨款，但是如果是賒銷業(yè)務(wù)，就存在售后應(yīng)收賬款回收的問題。

1.7 壞賬處理

企業(yè)根據(jù)應(yīng)收賬款的賬齡情況和提取壞賬準(zhǔn)備的相關(guān)制度要求，按期進(jìn)行壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提。假如出現(xiàn)確實(shí)無法收回的應(yīng)收賬款，經(jīng)批準(zhǔn)后，應(yīng)該給予注銷。而對(duì)于確認(rèn)為壞賬又收回的，應(yīng)進(jìn)行壞賬收回的處理。

銷售與收款業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的單據(jù)有的只是滿足業(yè)務(wù)流程管理的需求，不影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，有的單據(jù)不僅滿足業(yè)務(wù)流程管理的需求，同時(shí)也會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生影響。對(duì)于后者來講，需要根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的財(cái)務(wù)確認(rèn)并制單。將業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、業(yè)務(wù)單據(jù)與財(cái)務(wù)處理三者進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，可以得到三者之間的關(guān)系，如表1所示。

從表1可以看出，在銷售與收款業(yè)務(wù)過程中，銷售發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票、銷售發(fā)貨單、收款單需要進(jìn)行財(cái)務(wù)確認(rèn)與核算。

2 銷售與收款的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化策略

銷售與收款子系統(tǒng)借助各種單據(jù)已經(jīng)全面收集了銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)信息，同時(shí)系統(tǒng)初始設(shè)置時(shí)也將銷售與收款流程中的檔案信息、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)關(guān)聯(lián)關(guān)系（主要通過業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)科目等建立關(guān)聯(lián)關(guān)系來實(shí)現(xiàn)）進(jìn)行了相關(guān)的設(shè)置，因此，通過轉(zhuǎn)賬處理即可將業(yè)務(wù)信息按照一定的規(guī)則轉(zhuǎn)化為憑證形式體現(xiàn)的會(huì)計(jì)信息，實(shí)現(xiàn)銷售、收款與財(cái)務(wù)的信息集成。銷售與收款業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化的實(shí)現(xiàn)可以拆分為兩個(gè)主要功能：定義憑證模板與生成記賬憑證。其中，定義憑證模板主要完成定義信息轉(zhuǎn)化規(guī)則的功能；生成記賬憑證是根據(jù)定義的轉(zhuǎn)賬流程，將銷售發(fā)票和收款單等業(yè)務(wù)單據(jù)所記載的業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)化為記賬憑證形式的會(huì)計(jì)信息。

2.1 定義憑證模板

2.1.1 銷售發(fā)票

銷售發(fā)票中存儲(chǔ)銷售業(yè)務(wù)客戶的名稱，初始設(shè)置的客戶關(guān)聯(lián)科目設(shè)置中設(shè)置了客戶關(guān)聯(lián)的應(yīng)收科目，因此，銷售發(fā)票對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)憑證的借方科目可以直接來源于“銷售發(fā)票中客戶的關(guān)聯(lián)科目”。值得注意的是，銷售發(fā)票對(duì)應(yīng)的如果是現(xiàn)銷的話，必然是直接收取現(xiàn)金或銀行存款，那么就會(huì)對(duì)收款單，收款信息中必然有結(jié)算方式，那么現(xiàn)銷對(duì)應(yīng)的借方科目便可以根據(jù)結(jié)算方式關(guān)聯(lián)的科目（庫(kù)存現(xiàn)金、銀行存款等）確定。

對(duì)于銷售業(yè)務(wù)憑證的貸方科目而言，銷售發(fā)票中存有銷售的商品的詳細(xì)信息，而初始設(shè)置中物料關(guān)聯(lián)科目的設(shè)置中直接設(shè)置了各種物料對(duì)應(yīng)的銷售收入科目、銷售稅金科目。由此，業(yè)務(wù)憑證的貸方科目可以由銷售發(fā)票中物料的關(guān)聯(lián)科目直接獲取。銷售業(yè)務(wù)憑證中的金額可以直接從銷售發(fā)票中獲得。具體的憑證信息獲取來源如表2所示。

2.1.2 銷售出庫(kù)單

銷售出庫(kù)業(yè)務(wù)是存貨不同狀態(tài)的結(jié)轉(zhuǎn)，即借貸方科目均為存貨科目。初始設(shè)置的存貨對(duì)方科目設(shè)置中可以針對(duì)銷售出庫(kù)類型設(shè)置各類存貨對(duì)應(yīng)的存貨科目以及存貨的對(duì)方科目，在此為主營(yíng)業(yè)務(wù)成本。因此，銷售出庫(kù)業(yè)務(wù)憑證的借方科目可以直接來源于銷售出庫(kù)單中對(duì)應(yīng)的出庫(kù)類型下特定的物料關(guān)聯(lián)的存貨對(duì)方科目，貸方直接來源于銷售出庫(kù)單中對(duì)應(yīng)的出庫(kù)類型下特定的物料關(guān)聯(lián)的存貨科目。銷售出庫(kù)業(yè)務(wù)憑證的金額可以直接來源于銷售出庫(kù)單中的金額合計(jì)。銷售出庫(kù)業(yè)務(wù)憑證信息來源如表3所示。

2.1.3 收款單

收款單中存儲(chǔ)有結(jié)算方式或結(jié)算科目字段信息，由此收款單業(yè)務(wù)憑證的借方科目可以直接由結(jié)算方式的關(guān)聯(lián)科目或是收款單中的收款科目直接獲取。對(duì)于憑證的貸方科目而言，首先系統(tǒng)根據(jù)收款單中的客戶的關(guān)聯(lián)科目可以確定貸方科目為“應(yīng)收賬款”或“預(yù)收賬款”，接著系統(tǒng)通過收款單中的“款項(xiàng)類型”字段信息來確定貸方科目是“應(yīng)收賬款”還是“預(yù)收賬款”。如果“款項(xiàng)類型”是收款，則貸方科目為“應(yīng)收賬款”；如果“款項(xiàng)類型”為預(yù)收款，則貸方科目為“預(yù)收賬款”。業(yè)務(wù)憑證的金額直接來源于收款單中的金額。

收款單業(yè)務(wù)憑證信息來源如表4所示。

2.1.4 計(jì)提壞賬

在初始設(shè)置的壞賬計(jì)提設(shè)置中分別設(shè)置了壞賬準(zhǔn)備科目、對(duì)方科目，這便是計(jì)提壞賬業(yè)務(wù)憑證的借貸科目來源。同時(shí)，壞賬計(jì)提中設(shè)置了計(jì)提比率、初始應(yīng)收賬款余額，系統(tǒng)可以根據(jù)壞賬計(jì)提的方法自動(dòng)根據(jù)特定的計(jì)算計(jì)算壞賬計(jì)提的金額，這便是業(yè)務(wù)憑證的金額③。

值得注意的是，如果計(jì)提的壞賬準(zhǔn)備金額為負(fù)數(shù)時(shí)，壞賬準(zhǔn)備應(yīng)該在借方，資產(chǎn)減值損失應(yīng)該在貸方。因此，系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)借貸科目的確定應(yīng)根據(jù)壞賬金額的正負(fù)來確定科目方向。計(jì)提壞賬業(yè)務(wù)憑證信息來源如表5所示。

2.1.5 壞賬發(fā)生

壞賬發(fā)生業(yè)務(wù)的借方科目在初始設(shè)置的壞賬計(jì)提設(shè)置中設(shè)置完成，業(yè)務(wù)憑證的貸方科目也已在銷售發(fā)票確認(rèn)環(huán)節(jié)由客戶關(guān)聯(lián)科目轉(zhuǎn)化完成，因此，系統(tǒng)可以按照預(yù)制的壞賬發(fā)生規(guī)則直接由系統(tǒng)自動(dòng)獲取相關(guān)信息。業(yè)務(wù)憑證的金額可以由實(shí)際發(fā)生的壞賬金額產(chǎn)生。壞賬發(fā)生業(yè)務(wù)憑證信息來源如表6所示。

2.1.6 壞賬收回

壞賬收回業(yè)務(wù)憑證中涉及的會(huì)計(jì)科目庫(kù)存現(xiàn)金等科目可以由收款單中的結(jié)算科目直接獲得，應(yīng)收賬款科目可以由客戶的關(guān)聯(lián)科目獲得，壞賬準(zhǔn)備直接從壞賬計(jì)提的初始設(shè)置中獲得，因此，系統(tǒng)按照壞賬收回的規(guī)則自動(dòng)獲取相關(guān)信息，生成憑證。壞賬收回的業(yè)務(wù)憑證金額即為實(shí)際收回壞賬的金額。壞賬收回業(yè)務(wù)憑證信息來源如表7所示。

2.2 生成記賬憑證

憑證模板定義完成后，在轉(zhuǎn)賬生成環(huán)節(jié)要進(jìn)行記賬憑證的生成，即系統(tǒng)根據(jù)憑證模板上的轉(zhuǎn)賬規(guī)則，自動(dòng)將業(yè)務(wù)單據(jù)上的數(shù)據(jù)傳送給對(duì)應(yīng)科目的借貸方，生成完整的記賬憑證。

假設(shè)企業(yè)發(fā)生一筆銷售業(yè)務(wù)，開具的銷售發(fā)票中客戶為“青梅公司”，銷售的商品為“202商品”和“301商品”。根據(jù)銷售發(fā)票憑證模板的定義，系統(tǒng)首先對(duì)銷售發(fā)票的客戶簡(jiǎn)稱“青梅公司”、存貨名稱“202商品”與“301商品”進(jìn)行識(shí)別，進(jìn)而搜索“青梅公司”關(guān)聯(lián)的應(yīng)收科目“應(yīng)收賬款”“202商品”與“301商品”關(guān)聯(lián)的銷售收入科目“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”和關(guān)聯(lián)的銷售稅金科目“應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅——銷項(xiàng)稅額”，然后系統(tǒng)將從初始設(shè)置以及銷售發(fā)票中獲取的相關(guān)科目信息、科目對(duì)應(yīng)的金額信息一并傳遞給記賬憑證，從而生成“借：應(yīng)收賬款 貸：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入 應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅——銷項(xiàng)稅額”的業(yè)務(wù)憑證。

3 小 結(jié)

本文梳理了銷售與收款業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本業(yè)務(wù)流程，并建立了業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)單據(jù)與賬務(wù)處理之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并以用友的ERP為例，總結(jié)了銷售與收款業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化策略。通過對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)向賬務(wù)憑證轉(zhuǎn)化的分析，可以更好地把握業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息之間的關(guān)系，更好地根據(jù)財(cái)務(wù)信息的結(jié)果去反思產(chǎn)生業(yè)務(wù)信息的業(yè)務(wù)流程是否合理，或是根據(jù)業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)信息分析判斷其對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告、企業(yè)價(jià)值的影響，從而實(shí)現(xiàn)立足業(yè)務(wù)實(shí)施財(cái)務(wù)的價(jià)值增值管理。

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