喬金 平安

摘 要：外文圖書招標(biāo)采購(gòu)是圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)中的一項(xiàng)重要任務(wù)，受到業(yè)界的廣泛重視。鑒于外文圖書招標(biāo)頭緒繁雜、制約因素多，文章從外文圖書招標(biāo)的分包設(shè)計(jì)以及對(duì)投標(biāo)方的監(jiān)管兩方面著手，提出了圖書館外文文獻(xiàn)資源招標(biāo)采購(gòu)優(yōu)化策略，以期為圖書館外文圖書招標(biāo)采購(gòu)工作的規(guī)范化與科學(xué)化提供參考，促進(jìn)圖書館外文圖書招標(biāo)采購(gòu)工作更加有效地開展。關(guān)鍵詞：圖書館；外文圖書；招標(biāo)采購(gòu)

中圖分類號(hào)：G253.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-1588（2019）05-0072-03

自《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》和《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》頒布實(shí)施至今，經(jīng)過10多年的發(fā)展，通過招標(biāo)方式購(gòu)置外文圖書已逐漸成為圖書館采購(gòu)的主要渠道。外文圖書是圖書館藏書的重要組成部分，在圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)中占有重要地位。從招標(biāo)內(nèi)容和質(zhì)量方面看，外文圖書招標(biāo)采購(gòu)相對(duì)于中文圖書招標(biāo)采購(gòu)具有遴選的出版社多，圖書遴選要求高、難度大，圖書到貨周期長(zhǎng)及圖書采購(gòu)流程更為復(fù)雜等特點(diǎn)。近年來，我國(guó)圖書館界圍繞圖書招標(biāo)采購(gòu)的研究雖然有很多，但多數(shù)偏向論證中文圖書招標(biāo)采購(gòu)工作中的問題及解決思路，對(duì)于外文圖書招標(biāo)采購(gòu)優(yōu)化策略的研究相對(duì)較少。據(jù)此，筆者將招標(biāo)采購(gòu)的研究對(duì)象進(jìn)一步細(xì)化，從國(guó)家圖書館外文圖書招標(biāo)采購(gòu)的具體工作實(shí)踐出發(fā)，總結(jié)近年來外文圖書招標(biāo)采購(gòu)中遇到的難點(diǎn)問題，并提出關(guān)于外文圖書招標(biāo)采購(gòu)的優(yōu)化策略。

1 圖書招標(biāo)采購(gòu)的主要流程

1.1 招標(biāo)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，圖書市場(chǎng)空前活躍與繁榮，圖書館的外文圖書招標(biāo)工作要根據(jù)有關(guān)規(guī)定、原則和館內(nèi)實(shí)際情況及要求，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上編制出科學(xué)合理的招標(biāo)文件。招標(biāo)人按招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間召開發(fā)標(biāo)會(huì)議，向投標(biāo)人發(fā)放招標(biāo)文件及有關(guān)資料。

1.2 投標(biāo)和開標(biāo)

投標(biāo)是投標(biāo)人根據(jù)招標(biāo)書響應(yīng)招標(biāo)、參加投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)的行為。投標(biāo)人根據(jù)招標(biāo)文件編制投標(biāo)書，招標(biāo)人根據(jù)投標(biāo)書對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)，投標(biāo)人應(yīng)該如實(shí)填寫相關(guān)內(nèi)容。開標(biāo)由招標(biāo)人主持，所有的投標(biāo)人代表和相關(guān)人員在監(jiān)督機(jī)構(gòu)的監(jiān)督下公開進(jìn)行投標(biāo)程序。招標(biāo)人依據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，開啟所有投標(biāo)人按規(guī)定提交的投標(biāo)文件，公開宣布投標(biāo)人的名稱、投標(biāo)價(jià)格及招標(biāo)文件中要求的主要內(nèi)容。

1.3 評(píng)標(biāo)、中標(biāo)及簽訂合同

開標(biāo)后，圖書館應(yīng)立即組織評(píng)標(biāo)以保證招標(biāo)活動(dòng)的公正與效率。評(píng)標(biāo)由依法組建的評(píng)標(biāo)委員會(huì)負(fù)責(zé)，按照規(guī)定需回避的人員不得擔(dān)任評(píng)委。評(píng)標(biāo)委員會(huì)根據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)方法，對(duì)投標(biāo)人的投標(biāo)文件按程序要求進(jìn)行全面、認(rèn)真、系統(tǒng)的評(píng)審和比較后，確定中標(biāo)候選人，并標(biāo)明排列順序。招標(biāo)人根據(jù)招標(biāo)文件要求和評(píng)標(biāo)委員會(huì)推薦的合格中標(biāo)候選人確定中標(biāo)人，并對(duì)中標(biāo)結(jié)果按有關(guān)要求進(jìn)行公示。中標(biāo)人應(yīng)依法簽訂書面合同，簽訂的合同是甲乙雙方共同遵守的法律文件，圖書館對(duì)書商的要求應(yīng)盡可能詳細(xì)地寫入合同，以保證整個(gè)合同期的供書質(zhì)量及服務(wù)質(zhì)量。

2 外文圖書招標(biāo)采購(gòu)存在的問題

2.1 外文圖書招標(biāo)采購(gòu)情況復(fù)雜，制約因素多

外文圖書招標(biāo)采購(gòu)不同于設(shè)備、貨物等標(biāo)準(zhǔn)化物品的招標(biāo)，也有別于中文圖書的招標(biāo)。中文圖書招標(biāo)較容易確定出版社、采購(gòu)數(shù)量和出版物名稱等信息，也可以較為清晰地劃分分包范圍。而圖書館在采購(gòu)?fù)馕膱D書時(shí)面對(duì)的國(guó)外出版社有上萬家，需要從每年上百萬冊(cè)新書中遴選出適合館藏的圖書，因而外文圖書采購(gòu)具有訂購(gòu)批次多、到貨周期長(zhǎng)、書目不確定、圖書價(jià)格不透明等特點(diǎn)[1]，并且是在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)持續(xù)的采購(gòu)行為，而非短期或一次性的采購(gòu)活動(dòng)。

外文書刊價(jià)格構(gòu)成較為復(fù)雜，不僅有目錄報(bào)價(jià)、關(guān)稅變動(dòng)，還有加乘系數(shù)等，參考值較多，不像中文書刊價(jià)格易于把握[2]。外文圖書采購(gòu)流程復(fù)雜，其報(bào)關(guān)、入關(guān)、審查、運(yùn)輸環(huán)節(jié)都增加了到貨時(shí)間的不確定性以及運(yùn)輸成本。此外，外文圖書的采購(gòu)數(shù)量受人民幣匯率影響較大，如人民幣對(duì)其他主要外幣價(jià)格發(fā)生貶值，則對(duì)應(yīng)購(gòu)買的外文圖書實(shí)洋增加，這意味著圖書館每年相對(duì)固定的購(gòu)書經(jīng)費(fèi)可以采購(gòu)的圖書數(shù)量會(huì)相應(yīng)減少，不利于圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)。

2.2 外文圖書招標(biāo)分包設(shè)計(jì)難度大

由于外文圖書在招標(biāo)時(shí)能確定的只有上級(jí)單位審批后下?lián)艿馁?gòu)書經(jīng)費(fèi)預(yù)算的實(shí)際采購(gòu)總金額，而沒有對(duì)采購(gòu)數(shù)量和單價(jià)等做具體規(guī)定，因此大多數(shù)圖書館招的是“資格標(biāo)”，這就需要進(jìn)行招標(biāo)分包設(shè)計(jì)。外文圖書出版行業(yè)比較復(fù)雜，主要體現(xiàn)在外文出版地域范圍廣，除北美、歐洲、日本等傳統(tǒng)外文圖書出版強(qiáng)國(guó)外，其他地區(qū)和國(guó)家也出版相當(dāng)數(shù)量的各語種的外文圖書。此外，國(guó)外出版社之間的隸屬關(guān)系復(fù)雜，如出版社兼并重組，整體轉(zhuǎn)讓或部分轉(zhuǎn)讓事件頻繁，這些因素都為外文圖書招標(biāo)分包的制定帶來了困難。由于各類型國(guó)外出版社的出版特色、出版數(shù)量、學(xué)術(shù)質(zhì)量、定價(jià)策略不同，因此如何科學(xué)合理地制定分包設(shè)計(jì)，是圖書館招標(biāo)工作的基本要件，也是難點(diǎn)問題之一。

2.3 對(duì)外文圖書招標(biāo)供應(yīng)商的要求高

外文圖書招標(biāo)比中文圖書困難和復(fù)雜，書商除要具備中文書商資質(zhì)外，還需具備進(jìn)出口營(yíng)業(yè)證，同時(shí)要求商家有一定的人力資源為終端用戶提供良好的外文文獻(xiàn)信息及難度更大的附加服務(wù)[3]。由于外文圖書單價(jià)昂貴，且對(duì)于外文圖書入藏的專業(yè)性和學(xué)術(shù)性要求較高，因此多數(shù)圖書館對(duì)外文文獻(xiàn)資源建設(shè)的要求以少而精為主。隨著圖書館的發(fā)展，圖書館對(duì)供應(yīng)商專業(yè)化的服務(wù)能力要求越來越高，由原來單一的采購(gòu)需求擴(kuò)展到多方面的服務(wù)需求，如要求投標(biāo)方熟悉圖書館的館藏要求、采購(gòu)流程、編目數(shù)據(jù)格式、自動(dòng)化系統(tǒng)、加工要求等[4]。以國(guó)家圖書館為例，該館的外文采訪方針是“外文求精”，同時(shí)采選又分為全面采選、重點(diǎn)采選、適當(dāng)采選和不予采選四個(gè)等級(jí)，具有學(xué)科完整、覆蓋地區(qū)廣泛、多種類、多語種、多版次、不采購(gòu)復(fù)本、有精裝則不采購(gòu)平裝版本等特點(diǎn)。在招標(biāo)需求中，國(guó)家圖書館很注重投標(biāo)方在書目報(bào)道方面的編目專業(yè)水平，要求其能夠編制符合國(guó)家圖書館需要的學(xué)科范圍，有的放矢地報(bào)道高質(zhì)量的外文書目。

2.4 外文圖書招標(biāo)對(duì)投標(biāo)方履約能力監(jiān)管困難

從圖書館招標(biāo)采購(gòu)的實(shí)踐看，對(duì)投標(biāo)方缺乏行之有效的評(píng)估考核標(biāo)準(zhǔn)是目前我國(guó)圖書館外文書刊招標(biāo)采購(gòu)中存在的另一個(gè)難點(diǎn)問題。雖然采購(gòu)合同規(guī)定了服務(wù)的基本內(nèi)容，如到貨率、到貨時(shí)間、圖書品相、原始碼洋、增值服務(wù)等，也規(guī)定了相應(yīng)的違約責(zé)任，但在實(shí)際執(zhí)行過程中缺乏靈活且行之有效的考核評(píng)估手段。圖書館易于考核的內(nèi)容包括投標(biāo)方發(fā)票清單是否完整、準(zhǔn)確，價(jià)格有無出入，駐館服務(wù)加工是否符合業(yè)務(wù)規(guī)范等，而對(duì)于體現(xiàn)投標(biāo)方履約能力的指標(biāo)，如書目信息收集能力、到貨率、退書等內(nèi)容，仍缺乏科學(xué)合理且易于操作的標(biāo)準(zhǔn)。

3 外文圖書招標(biāo)采購(gòu)的優(yōu)化策略

圖書館在文獻(xiàn)資源建設(shè)中引入招標(biāo)采購(gòu)，可以依法保護(hù)自身的權(quán)益，有效提高采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的使用效益，不僅節(jié)約了購(gòu)書成本，還有利于獲得更多的配套增值服務(wù)，能夠促進(jìn)文獻(xiàn)采訪業(yè)務(wù)的發(fā)展，規(guī)范采購(gòu)行為，以及減少腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。因此，建立合理規(guī)范的外文圖書招標(biāo)流程以及行之有效的監(jiān)管機(jī)制，逐漸成為目前圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的重要內(nèi)容之一。筆者根據(jù)多年工作實(shí)踐，主要從外文圖書招標(biāo)的分包設(shè)計(jì)及對(duì)投標(biāo)方的監(jiān)管兩個(gè)方面，介紹外文圖書采購(gòu)的經(jīng)驗(yàn)和方法。

3.1 注重招標(biāo)分包設(shè)計(jì)的合理性，建立分包激勵(lì)機(jī)制

3.1.1 分包的合理性策略。通過分析國(guó)內(nèi)外書商提供的外文書目信息，合理安排出版社分包內(nèi)容是圖書館外文圖書招標(biāo)工作的一個(gè)核心環(huán)節(jié)。按照?qǐng)D書館文獻(xiàn)資源建設(shè)要求，分包可以兼顧出版社供書能力、各分包金額、出版社的涵蓋率、重點(diǎn)出版社的保障率等四個(gè)方面，確保各出版社書目報(bào)道的連續(xù)性和完整性，保證圖書館可以每年順利入藏優(yōu)質(zhì)的新書出版物。

3.1.2 分包的公平性策略。通常來講，重點(diǎn)出版社的圖書學(xué)術(shù)價(jià)值普遍較高，供書渠道也較為通暢，且圖書定價(jià)較為合理，外文圖書投標(biāo)方給的折扣率普遍較低。而自助出版社和中小型出版社的圖書學(xué)術(shù)價(jià)值有限，且供書渠道不太通暢，定價(jià)策略不穩(wěn)定，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)價(jià)格虛高現(xiàn)象，圖書館遴選圖書的選中率低，但外文圖書投標(biāo)方給的折扣率通常較高。因此，圖書館在分包的時(shí)候，應(yīng)充分考慮投標(biāo)方的綜合服務(wù)能力，抵制低價(jià)中標(biāo)，對(duì)于綜合能力較強(qiáng)的投標(biāo)方應(yīng)給予較多的分包，盡量發(fā)揮其強(qiáng)大的海外圖書搜尋能力；對(duì)于綜合能力有限的投標(biāo)方，也應(yīng)該給予其一定的分包機(jī)會(huì)，如可以給其一些重點(diǎn)出版社的分包，這既不會(huì)影響圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)，又能較公平地促進(jìn)各投標(biāo)方之間的良性競(jìng)爭(zhēng)。

3.1.3 分包的激勵(lì)策略。圖書館在對(duì)出版社分包設(shè)計(jì)過程中，一定要在出版社的遴選方面下足功夫，重點(diǎn)采選規(guī)模大、口碑好的出版社，并對(duì)采選數(shù)量和采選比例做好規(guī)劃；對(duì)于不符合館藏要求且口碑較差的出版社，應(yīng)當(dāng)建立慎選出版社名單，提醒投標(biāo)方盡量不要耗費(fèi)精力對(duì)其進(jìn)行過度的書目報(bào)道；對(duì)于一些供貨渠道受限的大學(xué)出版社、中小出版社、學(xué)會(huì)（協(xié)會(huì)）出版組織等，圖書館可以放開分包，讓更多的投標(biāo)方參與良性競(jìng)爭(zhēng)，促使投標(biāo)方努力發(fā)掘更多的供書渠道，增加圖書的報(bào)道數(shù)量。這樣做一方面可以充分挖掘投標(biāo)方在經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)、進(jìn)貨渠道、合作出版社方面的優(yōu)勢(shì)，調(diào)動(dòng)中標(biāo)方的積極性，增加其銷售收入；另一方面則可以擴(kuò)大采訪范圍，提高圖書館文獻(xiàn)采訪的質(zhì)量，可謂一舉兩得。

3.2 合理規(guī)劃招標(biāo)采購(gòu)需求，建立外文圖書供應(yīng)商監(jiān)管機(jī)制

外文圖書供應(yīng)商在中標(biāo)后，有可能會(huì)存在不按照應(yīng)標(biāo)承諾履約的現(xiàn)象。圖書館若不重視合同制定和履約過程的監(jiān)管，就會(huì)弱化采購(gòu)招標(biāo)工作的效果。因此，隨著招投標(biāo)體系引入圖書館采購(gòu)工作，圖書館越來越重視中標(biāo)后對(duì)供應(yīng)商履約能力的監(jiān)管問題。圖書館開展優(yōu)質(zhì)、高效的外文圖書招標(biāo)采購(gòu)工作，必須建立外文圖書供應(yīng)商監(jiān)管機(jī)制，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和漏洞，并總結(jié)招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)規(guī)律，在完善外文圖書招標(biāo)采購(gòu)工作的同時(shí)，使管理水平也得到進(jìn)一步提高。

3.2.1 精細(xì)化制定圖書招標(biāo)采購(gòu)合同。實(shí)踐證明，標(biāo)書及中標(biāo)后簽訂的合同是圖書館圖書招標(biāo)工作的核心內(nèi)容，也是圖書館向書商要求滿足己方需求的重要依據(jù)。因此，標(biāo)書不能僅簡(jiǎn)單地列出招標(biāo)金額、時(shí)間等，而應(yīng)明確提出具體的采購(gòu)需求，包括學(xué)科專業(yè)要求、訂到率、到貨率、送貨時(shí)間、咨詢響應(yīng)時(shí)長(zhǎng)、到貨期、數(shù)據(jù)和圖書加工質(zhì)量要求、正版要求、驗(yàn)收與退貨規(guī)范、違反合同的具體處罰條例，收取履約保證金及質(zhì)量保證金等內(nèi)容，進(jìn)而形成招標(biāo)合同書[5]。采購(gòu)需求既要滿足圖書館文獻(xiàn)采購(gòu)入藏的業(yè)務(wù)流程，又要切合實(shí)際，考慮投標(biāo)方的服務(wù)能力，盡量做到將每一個(gè)細(xì)節(jié)具體化。以國(guó)家圖書館外文圖書的招標(biāo)情況為例，其招標(biāo)需求提到了投標(biāo)方應(yīng)具有良好的圖書信息渠道和信息搜集能力，書目學(xué)科范圍廣，出版社覆蓋率高，對(duì)書目進(jìn)行編目加工處理能力強(qiáng)等。具體內(nèi)容要細(xì)化到投標(biāo)方應(yīng)了解國(guó)家圖書館外文圖書的采訪方針和重點(diǎn)建設(shè)學(xué)科，能及時(shí)提供月度最新、全學(xué)科、多文種的新書目錄；現(xiàn)報(bào)圖書在訂單發(fā)出后4個(gè)月內(nèi)應(yīng)到貨，平均到貨率應(yīng)不低于90%；對(duì)圖書館發(fā)出1年以上未到書的訂單，應(yīng)主動(dòng)對(duì)外做好催詢工作；中標(biāo)書商應(yīng)提供良好完善的配送服務(wù)，為到書提供發(fā)票和簡(jiǎn)潔、完整、清晰的總清單等。

3.2.2 制定清晰嚴(yán)格的責(zé)罰措施。為了獲得供貨資格，投標(biāo)書商在應(yīng)標(biāo)時(shí)對(duì)圖書館提出的商業(yè)及技術(shù)需求普遍表示完全響應(yīng)，但在實(shí)際履約過程中發(fā)生偏差的情況屢見不鮮。中標(biāo)商在開展實(shí)際采訪業(yè)務(wù)的時(shí)候，會(huì)發(fā)生書目報(bào)道不及時(shí)、報(bào)道內(nèi)容有誤、到書不及時(shí)、復(fù)本圖書到貨、退書困難、發(fā)票清單錯(cuò)誤等問題。究其原因，雖然存在出版社問題、貨物運(yùn)輸?shù)瓤陀^原因，但同時(shí)也反映出圖書館對(duì)外文圖書供應(yīng)商履約監(jiān)管環(huán)節(jié)薄弱的問題。圖書館在訂立合同文本時(shí)，必須明確外文圖書供應(yīng)商的違約責(zé)任，制定未達(dá)到采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的懲罰措施，按嚴(yán)重違約及一般違約分級(jí)制定具體的責(zé)罰措施，最大限度地減少風(fēng)險(xiǎn)和損失，以維護(hù)圖書館的利益。

3.2.3 建立外文圖書供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估反饋機(jī)制[6]。招標(biāo)后，圖書館的采訪人員應(yīng)根據(jù)外文圖書供應(yīng)商的履約情況，定期對(duì)其進(jìn)行客觀準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，并建立外文圖書供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估反饋機(jī)制。建立這樣的機(jī)制后，圖書館能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)外文圖書供應(yīng)商工作中存在的問題，并敦促其采取改進(jìn)措施。圖書館應(yīng)根據(jù)招標(biāo)商業(yè)及技術(shù)需求書中對(duì)外文圖書供應(yīng)商的要求制定評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)供應(yīng)商的具體運(yùn)作情況進(jìn)行評(píng)估，做到招標(biāo)前后考核重點(diǎn)一致，并將評(píng)估結(jié)果通過電話、郵件等方式及時(shí)向其進(jìn)行反饋和溝通，使供應(yīng)商的服務(wù)更加貼近圖書館的需求。圖書館在設(shè)計(jì)評(píng)估指標(biāo)時(shí)，可以考慮在不同供應(yīng)商之間進(jìn)行橫向比較，發(fā)現(xiàn)它們各自的優(yōu)缺點(diǎn)，敦促其彌補(bǔ)不足，相互借鑒和學(xué)習(xí)，共同提高服務(wù)質(zhì)量。外文圖書采購(gòu)人員以合同為依據(jù)，對(duì)外文圖書供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估和及時(shí)反饋，以形成良性循環(huán)，進(jìn)而形成行之有效的監(jiān)督管理機(jī)制。合同執(zhí)行完畢后，圖書館要組織審校人員、專家及有關(guān)部門對(duì)合同的履行結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收，確定供應(yīng)商提供的圖書和服務(wù)是否符合要求，同時(shí)將供應(yīng)商的考核情況上報(bào)館內(nèi)相關(guān)部門，如業(yè)務(wù)管理處、國(guó)有資產(chǎn)處等，以決定是否續(xù)約。只有這樣，圖書館才能在招標(biāo)工作的后續(xù)運(yùn)作中真正掌握?qǐng)D書采購(gòu)的自主權(quán)，做好質(zhì)量控制工作，鞏固招標(biāo)的成果。

4 結(jié)語

圖書館外文圖書的招標(biāo)采購(gòu)有其自身特點(diǎn)，如流程長(zhǎng)、批次多等，因此，圖書館對(duì)在招標(biāo)過程中出現(xiàn)的各種問題不能一概而論，應(yīng)保持清醒的頭腦，采用靈活多樣的辦法予以解決。圖書館作為招標(biāo)方，需在招標(biāo)采購(gòu)的制度研究和合同執(zhí)行策略上進(jìn)行不斷思考和總結(jié)，構(gòu)建質(zhì)量?jī)?yōu)先、公平科學(xué)的圖書招標(biāo)采購(gòu)體系和招標(biāo)管理制度；在制定針對(duì)投標(biāo)方的激勵(lì)和懲罰策略時(shí)，應(yīng)主動(dòng)了解投標(biāo)方的運(yùn)營(yíng)成本，在保障自身利益的同時(shí)，也應(yīng)考慮館配商的合理利潤(rùn)，激勵(lì)館配商更好地為圖書館服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)雙贏。

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（編校：徐黎娟）