徐樅

3月19日-21日， 第十三屆中國(guó)（上海）國(guó)際會(huì)獎(jiǎng)旅游博覽會(huì)暨第五屆中國(guó)國(guó)際商旅大會(huì)（IT&CM China and CTW China）在上?？鐕?guó)采購(gòu)會(huì)展中心舉行，19日晚，一場(chǎng)主題為“提升服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)亞太區(qū)會(huì)獎(jiǎng)業(yè)發(fā)展”的會(huì)獎(jiǎng)專(zhuān)業(yè)論壇如期舉行。參與嘉賓有拜耳（中國(guó)）有限公司會(huì)議活動(dòng)管理運(yùn)營(yíng)部高級(jí)經(jīng)理徐思，馬來(lái)西亞樺鋒旅游公司董事總經(jīng)理梁偉虹，上海錦江旅游控股有限公司會(huì)獎(jiǎng)會(huì)展中心副總經(jīng)理、總裁助理林宇，泰康保險(xiǎn)集團(tuán)股份有限公司采購(gòu)物控部供應(yīng)商主管李鋒，康輝集團(tuán)國(guó)際會(huì)議展覽有限公司總經(jīng)理許勁喬，主持人為中國(guó)商務(wù)會(huì)展聯(lián)盟副秘書(shū)長(zhǎng)賈紫薇。本期思想?yún)R將該論壇主要內(nèi)容進(jìn)行整理，將嘉賓主要觀點(diǎn)呈現(xiàn)給大家。（備注：論壇開(kāi)始前，中國(guó)貿(mào)促會(huì)商業(yè)行業(yè)委員會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)姚歆作了關(guān)于“會(huì)獎(jiǎng)服務(wù)行業(yè)呼喚標(biāo)準(zhǔn)化”的演講，演講提到了會(huì)獎(jiǎng)業(yè)的一些行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的擬定）

賈紫薇：公司如何操作一些大型的會(huì)獎(jiǎng)活動(dòng)，是否會(huì)外包給更加專(zhuān)業(yè)的第三方服務(wù)商？

徐思：我所在的這個(gè)部門(mén)，也就是拜耳（中國(guó)）有限公司會(huì)議活動(dòng)管理運(yùn)營(yíng)部，它負(fù)責(zé)整個(gè)拜耳集團(tuán)在中國(guó)所有分支機(jī)構(gòu)會(huì)議活動(dòng)的運(yùn)營(yíng)和管理，當(dāng)公司某個(gè)會(huì)議的預(yù)算在八萬(wàn)以上，這個(gè)項(xiàng)目就會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到我們這個(gè)部門(mén)來(lái)，其中具體事項(xiàng)由我們部門(mén)統(tǒng)一規(guī)劃管理。

我們公司有非常專(zhuān)業(yè)的會(huì)議策劃運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)，但我們并不是自己去執(zhí)行項(xiàng)目，例如自己去和會(huì)展中心、酒店、車(chē)隊(duì)等等進(jìn)行溝通洽談，我們主要是將活動(dòng)委托給國(guó)內(nèi)專(zhuān)業(yè)的旅行社來(lái)進(jìn)行操作。但也有些非常著名的企業(yè)，例如瑞士的一家大型制藥企業(yè)，他們?cè)凇案鹛m素史克事件”后成立了自己的會(huì)獎(jiǎng)部門(mén)，并且停止了和專(zhuān)業(yè)的MICE團(tuán)隊(duì)的合作，這樣做會(huì)導(dǎo)致被服務(wù)對(duì)象對(duì)服務(wù)質(zhì)量的要求減低，盡管這個(gè)部門(mén)人員都具備非常專(zhuān)業(yè)的技能，但是和有一個(gè)非常有經(jīng)驗(yàn)的旅行社來(lái)支持他們做一些項(xiàng)目，結(jié)果還是有差異。

另外，如果一家大型企業(yè)沒(méi)有一個(gè)會(huì)議活動(dòng)管理部門(mén)，而是把會(huì)議活動(dòng)直接外包給供應(yīng)商，目前很多外資企業(yè)的總部是這樣操作，他們可能會(huì)有很大的服務(wù)商來(lái)幫助他們對(duì)全國(guó)的會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行管理，本部只留一兩個(gè)人對(duì)該服務(wù)商進(jìn)行管理，但在中國(guó)，到目前為止，還沒(méi)有一家公司能夠有這樣的體量能夠接待一家大型外資企業(yè)在中國(guó)的全部會(huì)議活動(dòng)。但是相信在未來(lái)，中國(guó)會(huì)出現(xiàn)更多大體量的旅行社能夠幫助大型的外資企業(yè)開(kāi)展會(huì)議活動(dòng)，由1-2家服務(wù)商來(lái)直接與總部進(jìn)行對(duì)接，這樣也能夠避免花費(fèi)大量的人力財(cái)力致力于公司內(nèi)部會(huì)獎(jiǎng)部門(mén)的打造。

李鋒：對(duì)于我們公司而言，一些小型會(huì)議是由各個(gè)部門(mén)來(lái)自行操作，對(duì)于一些大型會(huì)議活動(dòng)，一般是外包給會(huì)展公司，沒(méi)有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的部門(mén)來(lái)做管理。

賈紫薇：企業(yè)在和供應(yīng)商簽訂合同時(shí)會(huì)遇到什么樣的糾紛？該如何解決？

徐思：旅行社和大型外資企業(yè)在簽訂合同時(shí)屬于劣勢(shì)方，像大型外資企業(yè)的相關(guān)合同都有自己的模板，完成采購(gòu)前期的背景調(diào)查等事項(xiàng)后，在簽訂合同的階段，旅行社能夠再去談判的空間比較小，基本以公司的模板為主。這其中，賬期就是一個(gè)主要的問(wèn)題，外資企業(yè)的總部在國(guó)外，一個(gè)大型項(xiàng)目的確認(rèn)過(guò)程就非常繁雜，會(huì)造成付款的時(shí)間較長(zhǎng)，這就需要外資企業(yè)在中國(guó)的負(fù)責(zé)人能夠清晰透明的將項(xiàng)目對(duì)總部闡述清楚；另外，還有一個(gè)現(xiàn)象，甲方企業(yè)在招標(biāo)過(guò)程中，多家供應(yīng)商進(jìn)行競(jìng)標(biāo)，最后中標(biāo)的只有一家，甲方企業(yè)很難保證落標(biāo)創(chuàng)意的亮點(diǎn)不會(huì)被使用，這就對(duì)其他落標(biāo)供應(yīng)商不公平，但是這類(lèi)現(xiàn)象可以提前在合同上體現(xiàn)并且避免，這也是未來(lái)中國(guó)會(huì)獎(jiǎng)人共同努力的方向。

賈紫薇：供應(yīng)商在與甲方進(jìn)行溝通時(shí)，有哪些地方需要注意？有哪些點(diǎn)很難達(dá)到共識(shí)，解決辦法是什么？

許勁喬：現(xiàn)在很多會(huì)展公司已經(jīng)到達(dá)了生死存亡的地步，它們必須先解決活下來(lái)的問(wèn)題，才能進(jìn)一步去更好地發(fā)展。供應(yīng)商在談判的過(guò)程中是絕對(duì)的劣勢(shì)，我們收到的合同幾乎百分之九十九不可更改，即使我們法務(wù)部提出很多不同意見(jiàn)，包括一些不是談判性的合同更改意見(jiàn)，最后可能都是不了了之。其實(shí)我們供應(yīng)商現(xiàn)在在對(duì)相關(guān)合同問(wèn)題的實(shí)際操作中，幾乎是沒(méi)有什么可以回旋的余地。

一些關(guān)于會(huì)議產(chǎn)業(yè)的案件立案后，法院其實(shí)也會(huì)非常困惑，他們也需要重新梳理有關(guān)這個(gè)產(chǎn)業(yè)的信息，才能更好地做出判斷，這也說(shuō)明了相應(yīng)法律法規(guī)的不夠完善，合規(guī)性不能更好的體現(xiàn)。也是從2013年后，很多會(huì)展公司成立了專(zhuān)門(mén)的法律部、合規(guī)部，這些部門(mén)也被投入了很多人力和資本，使得甲乙方在溝通時(shí)更加順暢。但這其中也會(huì)有一些小的問(wèn)題，其中最明顯的就是賬期問(wèn)題。通常來(lái)講，我們現(xiàn)在百分之五十的客戶(hù)賬期在3個(gè)月左右，醫(yī)藥公司可能會(huì)長(zhǎng)些，在6-9個(gè)月。就這點(diǎn)而言，我們認(rèn)為延遲付款是一個(gè)非常正常的現(xiàn)象，這樣可以約束供應(yīng)商的一些服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題。但是，賬期過(guò)長(zhǎng)有時(shí)也會(huì)從側(cè)面影響項(xiàng)目的完成，因?yàn)檫@個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈非常長(zhǎng)，我們屬于乙方，另外還有丙方、丁方。相對(duì)來(lái)講現(xiàn)在能活下來(lái)的乙方，背后會(huì)有一個(gè)比較龐大的資金在支持，但是我們下游供應(yīng)商并不都是這樣，所以我們現(xiàn)在采取的措施就是，我們會(huì)跟甲方爭(zhēng)取最好的賬期，但是即使甲方不按時(shí)付給我們項(xiàng)目款，我們也會(huì)及時(shí)向我們的下游供應(yīng)商支付我們的費(fèi)用，我對(duì)我們的供應(yīng)商賬期最長(zhǎng)不超過(guò)三個(gè)月，這樣來(lái)保證項(xiàng)目的正常進(jìn)行。

林宇：上海錦江旅游控股有限公司的客戶(hù)很多都是世界五百?gòu)?qiáng)企業(yè)，這些企業(yè)的優(yōu)勢(shì)在，它們的制度較為完善，部門(mén)較為齊全，采購(gòu)業(yè)務(wù)比較集中，而且非常開(kāi)放，我們可以非常輕松的與其進(jìn)行業(yè)務(wù)對(duì)接。在與一些企業(yè)簽訂合同時(shí)，雖然大體上無(wú)法更改，但是其中會(huì)有一些可以溝通的條款。例如，很多公司會(huì)在合同里保留審計(jì)的權(quán)利，他們會(huì)來(lái)查賬，基于這點(diǎn)，合規(guī)上會(huì)花費(fèi)很多功夫，一些企業(yè)的合規(guī)部門(mén)需要花多長(zhǎng)時(shí)間來(lái)進(jìn)行核查，而這也會(huì)對(duì)賬期造成影響。旅行社在前期溝通時(shí)將可以接受企業(yè)合規(guī)部門(mén)操作的時(shí)間表明給對(duì)方，并盡可能地征得同意，這也是縮短賬期的方法；另外，以前通常是甲方給到一個(gè)定制版合同，我們非常被動(dòng)的接受，慢慢的我們也會(huì)從這些合同中總結(jié)出一些相同的地方，然后自己做一些合同，這些合同可以幫助到一些沒(méi)有合同模板的企業(yè)，幫助他們進(jìn)行參考，來(lái)更好的使項(xiàng)目進(jìn)行下去；最后，在和大客戶(hù)對(duì)接的時(shí)候，我們法務(wù)的力量非常弱，但是我們?cè)趦?nèi)部一定會(huì)有一個(gè)流程，流程中法務(wù)會(huì)告訴我們諸如“合同有幾個(gè)點(diǎn)我們想改但是改不了”等問(wèn)題，并且存在風(fēng)險(xiǎn)。這些我們都需要在項(xiàng)目前清楚掌握，提前制定好應(yīng)對(duì)方案。

我們公司在碰到問(wèn)題時(shí)，基本不會(huì)采取仲裁的方式，因?yàn)橹俨脹](méi)有第二次第三次調(diào)解的機(jī)會(huì)，通常我們會(huì)和客戶(hù)商量在所在地的法院進(jìn)行調(diào)解。但是根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，更多MICE項(xiàng)目的糾紛最終不是靠法律來(lái)解決，還是需要通過(guò)雙方自行進(jìn)行協(xié)商。

賈紫薇：馬來(lái)西亞樺鋒旅游公司作為一個(gè)外方服務(wù)機(jī)構(gòu)，在服務(wù)中國(guó)的會(huì)獎(jiǎng)團(tuán)隊(duì)時(shí)，還會(huì)有一個(gè)文化的差異問(wèn)題出現(xiàn)以及兩國(guó)之間的法律法規(guī)或者約定俗成的規(guī)章制度的差異，您在工作中會(huì)遇到哪些問(wèn)題？

梁偉虹：主要有三個(gè)問(wèn)題，首先，現(xiàn)在很多大型企業(yè)進(jìn)行會(huì)獎(jiǎng)活動(dòng)時(shí)，酒店和場(chǎng)地都是直采，我們境外DMC只能收取很小的一部分操作費(fèi)，但是實(shí)際操作中，我們的工作并不止這些，可能會(huì)造成付出和收入不等的情況；另外，在接項(xiàng)目時(shí)，我們會(huì)有一些代付款，這些代付款有時(shí)比我們的服務(wù)費(fèi)還高，并且這些費(fèi)用的結(jié)算需要和整個(gè)項(xiàng)目保持一致，這也會(huì)對(duì)我們?cè)斐蓧毫?；最后，我們丙方往往是最被?dòng)的，項(xiàng)目進(jìn)行得是否順暢幾乎是看甲乙雙方的談判效率，這對(duì)我們也很不利。

李鋒：泰康保險(xiǎn)集團(tuán)股份有限公司屬于世界五百?gòu)?qiáng)企業(yè)，因?yàn)槊總€(gè)甲方乙方的情況都不一樣，合同需要多次的制定審查。另外，與我們公司合作的供應(yīng)商很多都有十多年的時(shí)間，溝通起來(lái)較為容易，產(chǎn)生的合同糾紛也較少，有問(wèn)題及時(shí)溝通，及時(shí)解決。

賈紫薇：如果以后糾紛出現(xiàn)，并且無(wú)法協(xié)商解決時(shí)，除了法律途徑，是否希望出現(xiàn)一個(gè)像貿(mào)促會(huì)這樣的機(jī)構(gòu)制定相關(guān)規(guī)范并進(jìn)行調(diào)解，這樣又是否能讓會(huì)獎(jiǎng)市場(chǎng)更健康地發(fā)展？

許勁喬：現(xiàn)階段的行業(yè)規(guī)范來(lái)之不易。這么多年來(lái)，會(huì)獎(jiǎng)行業(yè)背后只有一條《旅游法》在做支撐，未來(lái)是否會(huì)立法也不得而知，沒(méi)有一個(gè)具體的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，這會(huì)給行業(yè)帶來(lái)很多的不安感。會(huì)獎(jiǎng)行業(yè)的高速發(fā)展必然會(huì)帶來(lái)一些問(wèn)題，如果沒(méi)有一套健全的、規(guī)范的、賦予行政力量的管理體系來(lái)監(jiān)管整個(gè)市場(chǎng)，讓整個(gè)會(huì)獎(jiǎng)市場(chǎng)更加合規(guī)，第二個(gè)、第三個(gè)葛蘭素史克事件必然還會(huì)出現(xiàn)，所以，一個(gè)類(lèi)似貿(mào)促會(huì)這樣的非常中立的、權(quán)威的第三方來(lái)對(duì)行業(yè)進(jìn)行評(píng)估非常有必要。

徐思：像貿(mào)促會(huì)這樣的能夠保護(hù)合同雙方利益的機(jī)構(gòu)出現(xiàn)非常有利于市場(chǎng)發(fā)展，通過(guò)相關(guān)規(guī)范的制定與推廣使得市場(chǎng)更加條理化。另外，我認(rèn)為，甲乙雙方一定都不希望走到通過(guò)法律來(lái)解決問(wèn)題的這一步，如果能有這樣的一個(gè)橋梁能夠幫助大家能夠更順暢的溝通，這非常有利于行業(yè)發(fā)展。

梁偉虹：對(duì)于境外的DMC，我也有這樣的同感，如果是貿(mào)促會(huì)能夠介入并且制定標(biāo)準(zhǔn)的程序，當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，我們就不用馬上在進(jìn)入法律途徑。像貿(mào)促會(huì)這樣權(quán)威的、耳熟能詳?shù)臋C(jī)構(gòu)也能夠使合作的多方更加具有安全感。

李鋒：如果有貿(mào)促會(huì)這樣一個(gè)機(jī)構(gòu)制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，讓更多的評(píng)估能夠落地，做一些合規(guī)方面的認(rèn)證，這能夠使甲乙雙方的合作更加規(guī)范順暢。

林宇：我還想提兩個(gè)建議，首先，我們?cè)瓉?lái)做過(guò)ISO9001的認(rèn)證，但是這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)適用于所有行業(yè)，并不僅僅針對(duì)會(huì)獎(jiǎng)行業(yè)，我覺(jué)得后期應(yīng)該有類(lèi)似貿(mào)促會(huì)這樣的機(jī)構(gòu)依據(jù)會(huì)獎(jiǎng)行業(yè)的特殊性來(lái)針對(duì)性制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，這樣的標(biāo)準(zhǔn)更容易被行業(yè)所接受；另外，現(xiàn)在更多的MICE業(yè)務(wù)會(huì)和國(guó)外的DMC產(chǎn)生聯(lián)系，我們也可以建立一些數(shù)據(jù)庫(kù)，收錄一些較好的、能夠認(rèn)可我們標(biāo)準(zhǔn)的DMC，這樣也能使相應(yīng)業(yè)務(wù)進(jìn)行的更加快捷。