胡金星

醫(yī)院的辦公室檔案管理工作時(shí)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的一項(xiàng)重要組成部分，關(guān)系著醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展?；诖耍疚墓P者結(jié)合自身相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院辦公室檔案管理工作的特征做了相關(guān)分析，對(duì)于其中存在的問(wèn)題，也給出了一些處理措施，希望可以對(duì)提升醫(yī)院檔案管理工作效率作出一點(diǎn)貢獻(xiàn)。

1 引言

我國(guó)的醫(yī)院辦公室檔案管理工作經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的發(fā)展時(shí)期，在多年的不斷實(shí)踐中得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，目前也已經(jīng)逐漸完善。但是伴隨著時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院辦公室檔案管理為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，必須在新時(shí)期做一些適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，才能更好的為醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)提供更好的支持與服務(wù)。

2 當(dāng)前醫(yī)院辦公室文檔管理存在的問(wèn)題分析

2.1 檔案管理觀念薄弱

當(dāng)下，很多醫(yī)院的管理者還未完全意識(shí)到檔案管理的重要性，因此不夠重視檔案管理;而且檔案管理部門(mén)和工作人員的檔案管理觀念意識(shí)也不強(qiáng)，很難在檔案管理工作上有大的創(chuàng)新和進(jìn)步。甚至很多檔案管理者在對(duì)檔案管理的認(rèn)知上存在誤區(qū)，就更遑論科學(xué)的進(jìn)行檔案管理了。

2.2 檔案管理機(jī)制不健全

實(shí)際上在很多醫(yī)院都有修訂的檔案管理制度，然而修訂制度的最初的目的不是為了服務(wù)于檔案管理本身，而是為了應(yīng)付上級(jí)檢查。這種表面功夫?qū)n案管理工作的實(shí)質(zhì)性幫助并不大。同時(shí)，很多醫(yī)院的檔案管理制度還存在更新不及時(shí)的問(wèn)題，一直沿用老路子、老方法，不能隨著時(shí)代的發(fā)展變化而及時(shí)進(jìn)行變更，無(wú)法適用于新時(shí)期的檔案管理工作，大大降低了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.3 檔案管理者素質(zhì)偏低

一貫以來(lái)，人們對(duì)檔案管理的理解就是一項(xiàng)十分簡(jiǎn)單的機(jī)械化工作，不存在技術(shù)性問(wèn)題，因此對(duì)檔案管理工作者的綜合素質(zhì)要求不高，只要差不多都能做。這種現(xiàn)象導(dǎo)致的結(jié)果就是現(xiàn)如今很多醫(yī)院的檔案管理工作者素質(zhì)偏低，不具備專業(yè)的檔案管理素養(yǎng)。缺乏專業(yè)的檔案管理理論知識(shí)作為支撐，醫(yī)院的檔案管理工作效率自然而然就無(wú)法提升起來(lái)。

2.4 硬件設(shè)備陳舊

當(dāng)前還有很多醫(yī)院的檔案管理設(shè)備仍然是沿用以往的，設(shè)備老化陳舊，大大降低了檔案管理工作效率。很多醫(yī)院的檔案管理模式還用的是人工手敲錄入電腦的方法，不僅在錄入過(guò)程中耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，在查詢時(shí)也很耗時(shí)費(fèi)力。甚至還有些醫(yī)院還沒(méi)有建立獨(dú)立的檔案管理辦公室，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的發(fā)展。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理策略

3.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

當(dāng)前，醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率底下的一個(gè)主要原因就是院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者不夠重視檔案管理工作，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不全面，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。因此，要加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理工作的重視程度。首先是領(lǐng)導(dǎo)者正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，從管理層強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，下面的工作人員才能重視檔案管理工作。其次，檔案管理部門(mén)要正確看待自己的工作，加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳和引導(dǎo)，積極引導(dǎo)大家正確看待檔案管理工作，從而一起提升檔案管理工作環(huán)境和工作效率。

3.2 制定完善的制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立符合時(shí)代特征的檔案管理制度，以更好的為檔案管理工作服務(wù)，提升檔案管理工作效率。健全的制度是指引檔案管理工作開(kāi)展的有效保障。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家發(fā)布的規(guī)章機(jī)制，再結(jié)合自身醫(yī)院的基本特征和需求，制定符合醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展的檔案管理制度，使之系統(tǒng)化、體制化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為檔案管理工作本身服務(wù)。

3.3 提升檔案管理者的綜合素質(zhì)

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)的對(duì)檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)知，做好檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)考核。在錄用檔案管理工作人員時(shí)，就應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)檔案管理工作的崗位職責(zé)和要求，選拔符合崗位特征的專業(yè)人才;在日常工作過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的專業(yè)技能培訓(xùn)與考核，通過(guò)與時(shí)俱進(jìn)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，來(lái)提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。

3.4 加強(qiáng)數(shù)字化管理方式

時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，敦促檔案管理工作開(kāi)展與時(shí)俱進(jìn)的變革，傳統(tǒng)的方式方法顯然不能適應(yīng)新時(shí)期的需求，因此我們要及時(shí)變更思想，轉(zhuǎn)變管理模式和方法。數(shù)字化的管理方式是當(dāng)下較為普遍也較為高校的管理方法，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在新時(shí)期加大對(duì)檔案管理的投資力度，積極地引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，提升硬件和軟件設(shè)施，例如，引進(jìn)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀、打印機(jī)等，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，創(chuàng)建數(shù)字系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理。數(shù)字化檔案管理模式是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是提升檔案管理工作效率的重要手段之一。

4 結(jié)論

綜上所述，檔案管理屬于一項(xiàng)和現(xiàn)實(shí)息息相關(guān)的任務(wù)，即可以使人們以史為鑒，防患于未然，計(jì)劃未來(lái)。醫(yī)院內(nèi)辦公室文檔管理要引起重視，這是促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)建設(shè)必不可少的工作。醫(yī)院要對(duì)檔案管理加強(qiáng)研究，掌握管理方法和技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀，用科學(xué)的技術(shù)方式及現(xiàn)代化手段，對(duì)檔案管理加以建設(shè)與發(fā)展，使之能夠發(fā)揮出宣傳教育作用，提高醫(yī)院在患者心中的信賴度、提高知名度，為醫(yī)院的科研及學(xué)術(shù)探究帶來(lái)依據(jù)，在最大限度上發(fā)揮出檔案管理的作用。

（作者單位：博興縣人民醫(yī)院）